David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Vertaald door: Roel Verbunt Nagekeken door: Dick Stada

Picture this:

Stel je voor:

It's Monday morning,

het is maandagochtend,

you're at the office,

je bent op kantoor,

you're settling in for the day at work,

je bereidt je voor op de werkdag,

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

en iemand die je vaag herkent van beneden in de hal

walks right into your cubicle

loopt naar jouw werkplek

and he steals your chair.

en pikt jouw stoel.

Doesn't say a word —

Hij zegt niks --

just rolls away with it.

hij rolt hem gewoon weg.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Hij zegt niet waarom hij jouw stoel meeneemt

out of all the other chairs that are out there.

en niet een andere.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Hij staat er niet bij stil dat je je stoel nodig hebt

to get some work done today.

om je werk te kunnen doen.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Dat zou je niet pikken. Je haalt verhaal.

You'd follow that guy back to his cubicle

Je zou die man volgen naar zijn werkplek

and you'd say, "Why my chair?"

en hem vragen: "Waarom mijn stoel?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Dan wordt het dinsdagochtend en je bent weer op kantoor.

and a meeting invitation pops up in your calendar.

Er plopt een uitnodiging in beeld voor een vergadering in je agenda.

(Laughter)

(Gelach)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Verstuurd door een vrouw die je kent uit de hal beneden.

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

Het onderwerp is een project waar je ooit wel van gehoord hebt.

But there's no agenda.

Maar er is geen agenda.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Er staat niet waarom ze jou uitnodigt voor de vergadering.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

Toch accepteer je de uitnodiging en je gaat erheen.

And when this highly unproductive session is over,

Na deze erg improductieve bijeenkomst

you go back to your desk,

loop je terug naar je bureau.

and you stand at your desk and you say,

Je staat daar en zegt:

"Boy, I wish I had those two hours back,

"Ik wou dat ik die twee uur terug kon krijgen,

like I wish I had my chair back."

net als mijn stoel."

(Laughter)

(Gelach)

Every day, we allow our coworkers,

Iedere dag mogen onze collega's,

who are otherwise very, very nice people,

die overigens heel erg aardig zijn,

to steal from us.

van ons stelen.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Dan bedoel ik iets veel kostbaarders dan kantoormeubilair.

I'm talking about time. Your time.

Ik bedoel tijd. Jouw tijd.

In fact, I believe that

Ik denk dat we midden in een wereldwijde epidemie zitten

we are in the middle of a global epidemic

of a terrible new illness known as MAS:

van een vreselijke ziekte die bekend staat als MAS:

Mindless Accept Syndrome.

Meteen Accepteren Syndroom.

(Laughter)

(Gelach)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Het eerste symptoom van het Meteen Accepteren Syndroom

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

is het accepteren van een uitnodiging zodra deze opduikt in je agenda.

(Laughter)

(Gelach)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

Het is een onvrijwillige reflex - pling, klik - hij staat in je agenda.

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"Ik moet weg, ik ben al te laat voor een vergadering." (Gelach)

Meetings are important, right?

Vergaderingen zijn belangrijk, toch?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

Samenwerken is de sleutel tot het succes van elke onderneming.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

Een goede vergadering kan positieve, bruikbare resultaten opleveren.

But between globalization

Door globalisering en

and pervasive information technology,

de doorgedrongen informatietechnologie

the way that we work

is de manier van werken

has really changed dramatically over the last few years.

de laatste jaren ingrijpend veranderd.

And we're miserable. (Laughter)

En we zijn diepongelukkig. (Gelach)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Niet alleen omdat een collega geen vergadering kan leiden.

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

Het komt door MAS, ons Meteen Accepteren Syndroom,

which is a self-inflicted wound.

wat een vorm van zelfverwonding is.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

Ik kan zelfs bewijzen dat MAS een wereldwijde epidemie is.

Let me tell you why.

Ik zal vertellen waarom.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Jaren geleden zette ik een video op Youtube, waarin ik stukjes naspeelde

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

uit al die erge vergaderingen op afstand die ik heb meegemaakt.

It goes on for about five minutes,

Het duurt ongeveer vijf minuten

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

en er zit alles in dat we haten aan slechte vergaderingen.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Een voorzitter die geen vergadering kan leiden.

Deelnemers die geen idee hebben waarom ze erbij zitten.

There are the participants who have no idea why they're there.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Alles ontspoort uiteindelijk in een rampzalige poging om samen te werken.

And everybody leaves very angry.

En iedereen vertrekt heel boos.

It's kind of funny.

Het is best wel grappig.

(Laughter)

(Gelach)

Let's take a quick look.

We zullen eens even kijken.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Video) Vandaag moeten we het eens worden over een belangrijk voorstel.

As a group, we need to decide if —

Als groep moeten we besluiten of...

bloop bloop —

bloep bloep --

Hi, who just joined?

Hoi, wie is erbij gekomen?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Hoi, ik ben Joe. Ik werk thuis vandaag.

(Laughter)

(Gelach)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Hoi, Joe. Bedankt dat je erbij bent vandaag.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Ik zei net dat er veel mensen in de groep zitten. We willen door,

so let's skip the roll call

dus ik noem ze niet allemaal op

and I'm gonna dive right in.

en ik kom meteen ter zake.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Vandaag moeten we het eens worden over een belangrijk voorstel.

As a group, we need to decide if —

Als groep moeten we besluiten of --

bloop bloop —

Bloep bloep ...

(Laughter)

(Gelach)

Hi, who just joined?

Hoi, wie is erbij gekomen?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Niemand? Ik dacht dat ik een piep hoorde. (Gelach)

Sound familiar?

Komt dit je bekend voor?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Ja, ik herken het ook.

A couple of weeks after I put that online,

Een paar weken nadat ik deze video online had gezet

500,000 people in dozens of countries,

was hij bekeken door 500.000 mensen uit tientallen landen.

I mean dozens of countries,

Echt tientallen landen.

watched this video.

En na drie jaar wordt hij elke maand nog steeds duizenden keren bekeken.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

It's close to about a million right now.

Nu al bijna een miljoen keer.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Enkele van de grootste bedrijven,

companies that you've heard of but I won't name,

je kent ze, maar ik noem geen namen,

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

hebben mij gevraagd of ze deze video mogen tonen aan nieuwe medewerkers

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

om ze te leren hoe een vergadering niet hoort te verlopen in hun bedrijf.

And if the numbers —

En alsof de aantallen --

there are a million views and it's being used by all these companies —

een miljoen keer bekeken en gebruikt door die bedrijven --

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

niet voldoende bewijs zijn dat er een wereldwijd probleem is met vergaderingen,

there are the many, many thousands

zijn er vele duizenden online reacties op de video geplaatst.

of comments posted online

after the video went up.

Thousands of people wrote things like,

Duizenden mensen schreven dingen als:

"OMG, that was my day today!"

"Hé, zo ging het vandaag bij mij ook!",

"That was my day every day!"

"Zo gaat het elke dag bij mij!",

"This is my life."

"Dit is mijn leven."

One guy wrote,

Een man schreef: "Het is grappig, omdat het waar is.

"It's funny because it's true.

Eerily, sadly, depressingly true.

Griezelig, treurig en deprimerend waar.

It made me laugh until I cried.

Ik moest huilen van het lachen.

And cried. And I cried some more."

En ik huilde nog wat door."

(Laughter)

(Gelach)

This poor guy said,

Deze zielige man zei:

"My daily life until retirement or death, sigh."

"Mijn dagelijks leven tot mijn pensioen of mijn dood. Zucht."

These are real quotes

Dit zijn echte citaten

and it's real sad.

en het is echt verdrietig.

A common theme running through all of these comments online

Een rode draad door al deze reacties

is this fundamental belief that we are powerless

is de gedachte dat we machteloos zijn

to do anything other than go to meetings

om iets anders te doen dan

naar slecht geleide vergaderingen te gaan en ze maar uit te zitten.

and suffer through these poorly run meetings

and live to meet another day.

in de hoop dat het verbetert.

But the truth is, we're not powerless at all.

Maar in werkelijkheid zijn we helemaal niet machteloos.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

In feite hebben we de oplossing voor MAS in eigen hand.

It's right at our fingertips, literally.

Letterlijk op onze vingertoppen.

It's something that I call ¡No MAS!

Ik noem het: ¡No MAS!

(Laughter)

(Gelach)

Als ik me het Spaans op mijn middelbare school goed herinner

Which, if I remember my high school Spanish,

means something like, "Enough already, make it stop!"

betekent dat zoiets als: "Het is genoeg geweest, hou op!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

No MAS werkt als volgt. Het is heel eenvoudig.

First of all, the next time you get a meeting invitation

Ten eerste. De volgende keer dat je een uitnodiging ontvangt

that doesn't have a lot of information in it at all,

zonder een hoop informatie erin,

click the tentative button!

klik op de Voorlopig-knop!

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Dat mag hoor, daar is hij voor.

It's right next to the accept button.

Hij zit net naast de Accepteren-knop.

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Of de Misschien-knop, of welke knop er is om niet meteen te accepteren.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Neem dan contact op met de persoon die je uitnodigde voor de vergadering.

Tell them you're very excited to support their work,

Vertel dat je hem graag helpt bij zijn werk

en vraag wat het doel van de vergadering is.

ask them what the goal of the meeting is,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

En vertel dat je graag wilt leren hoe je kunt helpen om zijn doel te bereiken.

And if we do this often enough,

Als we dat vaak genoeg doen,

and we do it respectfully,

en met respect,

people might start to be a little bit more thoughtful

zullen mensen er beter over gaan nadenken

about the way they put together meeting invitations.

hoe ze uitnodigingen moeten opstellen.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

Dan kun je weloverwogen besluiten om ze te accepteren.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Mensen zullen misschien zelfs een agenda opstellen. Stel je voor!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Of misschien geen conferentiegesprek met 12 personen over een status

when they could just do a quick email and get it done with.

als het ook met een korte e-mail afgedaan kan worden.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Andere mensen zouden hun gedrag aan dat van jou kunnen aanpassen.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

En misschien brengen ze jouw stoel ook wel terug. (Gelach)

No MAS!

¡No MAS!

Thank you.

Dank je.

(Applause).

(Applaus)