David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Làm thế nào để cứu thế giới (hay ít nhất là chính bạn) khỏi những buổi họp tệ hại

Translator: Ha Thu Hai Reviewer: Nhu PHAM

Picture this:

Hãy hình dung

It's Monday morning,

một buổi sáng thứ hai

you're at the office,

bạn đến văn phòng

you're settling in for the day at work,

sẵn sàng cho một ngày làm việc

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

đột nhiên, một gã bạn chỉ quen xã giao

walks right into your cubicle

đến phòng và lấy chiếc ghế của bạn đi

and he steals your chair.

Doesn't say a word —

mà không nói lấy một lời.

just rolls away with it.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Chẳng cho bạn chút thông tin nào

về lý do lấy ghế của bạn

out of all the other chairs that are out there.

thay vì biết bao cái khác ngoài kia.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Cũng không cần biết liệu bạn có cần chiếc ghế đó để làm việc hôm nay.

to get some work done today.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Nếu không chống lại bạn sẽ rất khó chịu

You'd follow that guy back to his cubicle

thế là bạn theo về phòng của gã

and you'd say, "Why my chair?"

và nói rằng: "Tại sao lại lấy ghế của tôi?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Giờ là buổi sáng thứ ba và bạn đang ở văn phòng

and a meeting invitation pops up in your calendar.

một lời mời họp bất ngờ hiện ra trên lịch của bạn.

(Laughter)

(Tiếng cười)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Và đó là từ một phụ nữ mà bạn chỉ quen xã giao

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

cuộc họp về một dự án mà bạn chỉ biết sơ sơ

But there's no agenda.

chẳng có chương trình cụ thể

There's no information about why you were invited to the meeting.

không có một thông tin nào về lý do bạn được mời

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

dù gì thì bạn cũng đồng ý đến cuộc họp.

And when this highly unproductive session is over,

Khi cái cuộc họp quá là không hữu ích này kết thúc,

you go back to your desk,

bạn quay lại bàn làm việc đứng đó và than rằng:

and you stand at your desk and you say,

"Trời, giá mà tôi lấy lại được hai tiếng đồng hồ

"Boy, I wish I had those two hours back,

like I wish I had my chair back."

như là với cái ghế của mình vậy"

(Laughter)

(Tiếng cười)

Every day, we allow our coworkers,

Mỗi ngày, chúng ta đã để cho đồng nghiệp

who are otherwise very, very nice people,

những người mà ở mặt khác thì rất rất tốt

to steal from us.

cướp nó đi từ tay chúng ta.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Tôi đang nói về thứ giá trị hơn đồ đạc văn phòng nhiều lần

I'm talking about time. Your time.

Đó là thời gian. Thời gian của các bạn.

In fact, I believe that

Trên thực tế, tôi tin rằng

we are in the middle of a global epidemic

chúng ta đang bị nhiễm một căn bệnh dịch toàn cầu

of a terrible new illness known as MAS:

gọi là MAS: Mindless Accept Syndrome

Mindless Accept Syndrome.

"Hội chứng đồng ý không suy nghĩ"

(Laughter)

(Tiếng cười)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Triệu chứng cơ bản là

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

đồng ý bất kỳ lời mời đi họp nào ngay khi nó xuất hiện trên lịch.

(Laughter)

(Tiếng cười)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

Đó là một phản xạ vô điều kiện - ding, click, bing - thế là vào lịch

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"Rồi, phải đi thôi, trễ họp rồi" (Tiếng cười)

Meetings are important, right?

Họp hành thì rất quan trọng đúng chứ?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

Cộng tác là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

và một cuộc họp tốt có thể mang lại những kết quả tích cực và khả thi.

But between globalization

Nhưng trong sự toàn cầu hóa

and pervasive information technology,

và sự thâm nhập của công nghệ thông tin,

the way that we work

cách chúng ta làm việc

has really changed dramatically over the last few years.

đã bị thay đổi đáng kể những năm gần đây.

And we're miserable. (Laughter)

Và chúng ta thật khổ sở (Tiếng cười).

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Khổ sở không phải vì không điều hành được một cuộc họp tốt

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

mà vì MAS, hội chứng đồng ý không suy nghĩ của chúng ta,

which is a self-inflicted wound.

vết thương do chính chúng ta gây ra.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

Thực ra, tôi có chứng cứ chứng minh MAS là dịch bệnh toàn cầu.

Let me tell you why.

Để tôi giải thích cho các bạn.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Vài năm trước, tôi đăng một video lên Youtube, mà trong đó

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

tôi diễn lại tất cả các cuộc họp kinh khủng mà bạn từng tham gia.

It goes on for about five minutes,

Đoạn video dài khoảng 5 phút

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

và nó có tất cả những gì bạn ghét ở một buổi họp tệ hại.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Có người điều hành cuộc họp không biết cách điều hành.

There are the participants who have no idea why they're there.

Có thành viên tham gia mà không biết tại sao họ tham gia.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Mọi thứ như sụp đổ thành đống đổ nát của con tàu.

And everybody leaves very angry.

Và mọi người bỏ đi trong giận dữ.

It's kind of funny.

Thật buồn cười.

(Laughter)

(Tiếng cười)

Let's take a quick look.

Hãy xem đoạn video đó.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Mục tiêu của chúng ta hôm nay là thỏa thuận về vấn đề rất quan trọng.

As a group, we need to decide if —

Là một tập thể, chúng ta cần quyết định --- bloop bloop ---

bloop bloop —

Hi, who just joined?

Oh, xin chào, ai đó? Joe đây, tôi làm việc tại nhà hôm nay.

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

(Laughter)

(Tiếng cười)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Chào Joe, cám ơn vì đã tham gia.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Có rất nhiều người tham gia hôm nay vì thế, hãy bỏ qua phần điểm danh

so let's skip the roll call

and I'm gonna dive right in.

và tôi sẽ đi ngay vào vấn đề.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Mục tiêu của ta hôm nay là thỏa thuận về một vấn đề rất quan trọng.

As a group, we need to decide if —

Là một tập thể, ta cần quyết định --- bloop bloop — (Tiếng cười)

bloop bloop —

(Laughter)

Hi, who just joined?

Oh, ai vừa vào đấy?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Không có à? Tôi tưởng vừa nghe thấy tiếng beep chứ.(Tiếng cười)

Nghe quen chứ? Đúng rồi, nó cũng quen thuộc với tôi nữa.

Sound familiar?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Vài tuần sau khi tôi đăng nó lên 500,000 người từ hàng tá các quốc gia

A couple of weeks after I put that online,

500,000 people in dozens of countries,

I mean dozens of countries,

đã xem đoạn video này.

watched this video.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Ba năm sau, nó vẫn có hàng nghìn lượt xem mỗi tháng.

It's close to about a million right now.

Giờ đã gần con số một triệu.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Thực tế, vài trong những công ty lớn nhất thế giới,

companies that you've heard of but I won't name,

bạn từng nghe đến và tôi sẽ không nêu tên

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

đã xin phép tôi được dùng đoạn video đó trong buổi huấn luyện người mới

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

để dạy họ điều không nên làm khi điều hành một cuộc họp.

Và nếu những con số, một nghìn lượt xem, những công ty này

And if the numbers —

there are a million views and it's being used by all these companies —

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

không đủ để chứng minh vấn đề toàn cầu từ những cuộc họp

thì hàng ngàn lời bình luận trên mạng

there are the many, many thousands

of comments posted online

sau khi đoạn video được đăng tải

after the video went up.

Thousands of people wrote things like,

hàng ngàn người đã viết thế này "Ôi trời, ngày hôm nay của tôi là thế đấy!"

"OMG, that was my day today!"

"That was my day every day!"

"Ngày nào của tôi cũng thế!" "Đây là chuyện đời tôi!"

"This is my life."

One guy wrote,

Có người còn viết: "Thật buồn cười bởi đó là sự thật.

"It's funny because it's true.

Eerily, sadly, depressingly true.

Đúng một cách kì lạ và đáng buồn. Nó làm tôi cười đến phát khóc.

It made me laugh until I cried.

And cried. And I cried some more."

Tôi khóc và khóc nhiều hơn nữa."

(Tiếng cười)

(Laughter)

Người đàn ông tội nghiệp này viết: "Hàng ngày đến khi nghỉ hưu hay chết"

This poor guy said,

"My daily life until retirement or death, sigh."

These are real quotes

Đây là những lời bình luận thật và đáng buồn.

and it's real sad.

A common theme running through all of these comments online

Điểm chung của chúng là niềm tin rằng

is this fundamental belief that we are powerless

chúng ta không thể làm gì hơn là đến và chịu đựng

to do anything other than go to meetings

những cuộc họp tệ hại thế này và lay lất qua ngày.

and suffer through these poorly run meetings

and live to meet another day.

But the truth is, we're not powerless at all.

Sự thật là, ta không hề bất lực.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

Trên thực tế, cách chữa trị MAS ở ngay trong lòng bàn tay bạn.

It's right at our fingertips, literally.

It's something that I call ¡No MAS!

Đó là một thứ mà tôi gọi là No MAS (Tiếng cười)

(Laughter)

Which, if I remember my high school Spanish,

Làm tôi nhớ đến tiếng Tây Ban Nha hồi cấp ba,

means something like, "Enough already, make it stop!"

nghĩa là "đủ rồi, thôi đi!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

No MAS rất đơn giản.

First of all, the next time you get a meeting invitation

Đầu tiên, khi bạn thấy lời mời họp

mà không có thông tin gì cụ thể

that doesn't have a lot of information in it at all,

ấn "tentative"- tạm thời chưa quyết định

click the tentative button!

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Không sao cả, bạn có quyền, đó là lý do nó ở đó.

It's right next to the accept button.

Ngay cạnh "accept"- đồng ý

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

hay "maybe" - có lẽ hay bất cứ nút nào cho biết bạn chưa đồng ý vội.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Rồi hãy liên lạc với người mời, nói với họ bạn rất muốn giúp,

Tell them you're very excited to support their work,

ask them what the goal of the meeting is,

hỏi họ mục tiêu của cuộc họp

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

và rằng bạn có thể giúp gì để đạt được mục tiêu đó.

And if we do this often enough,

Nếu ta làm điều này thường xuyên, với sự tôn trọng

and we do it respectfully,

people might start to be a little bit more thoughtful

người ta sẽ bắt đầu cẩn trọng hơn trong việc đưa ra những lời mời

about the way they put together meeting invitations.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

và bạn sẽ cẩn trọng hơn trong việc chấp nhận lời mời.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Người ta có thể sẽ gửi lịch trình cuộc họp. Tưởng tượng xem!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Hay sẽ không tổ chức họp đường dài với 12 người, bàn về một việc

when they could just do a quick email and get it done with.

mà họ có thể chỉ gửi mail là xong.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Người ta cũng có thể thay đổi hành động bởi vì bạn thay đổi hành động của chính mình.

Và họ có thể mang trả chiếc ghế cho bạn nữa. (Tiếng cười)

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

No MAS

No MAS!

Thank you.

Xin cảm ơn

(Applause).

(Tiếng vỗ tay)