David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Traducător: Delia Bogdan Corector: Ariana Bleau Lugo

Picture this:

Imaginează-ţi: e luni dimineaţă,

It's Monday morning,

you're at the office,

eşti la birou şi te pregăteşti de lucru, când un tip, pe care îl ştii din vedere,

you're settling in for the day at work,

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

walks right into your cubicle

intră în boxa ta şi-ţi fură scaunul.

and he steals your chair.

Doesn't say a word —

Nu spune nimic, doar pleacă trăgând scaunul după el.

just rolls away with it.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Nu-ţi spune de ce l-a luat tocmai pe-al tău dintre toate celelalte.

out of all the other chairs that are out there.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Nu contează că tu ai nevoie de scaun ca să-ţi faci treaba.

to get some work done today.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Nu accepţi asta, faci scandal, îl urmezi până în boxa lui

You'd follow that guy back to his cubicle

and you'd say, "Why my chair?"

şi-l întrebi: De ce tocmai scaunul meu?”

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Acum e marţi dimineaţă, eşti la birou şi eşti invitat la o şedinţă.

and a meeting invitation pops up in your calendar.

(Laughter)

(Râsete)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Te invită o femeie pe care o ştii din vedere,

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

iar subiectul e-mail-ului face referire la un proiect despre care ai mai auzit.

But there's no agenda.

Dar nicăieri nu apare programul.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Nu scrie nimic despre motivul pentru care tu eşti invitat.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

Totuşi accepţi să participi şi te duci.

And when this highly unproductive session is over,

Când această şedinţă, teribil de neproductivă, ia sfârşit

you go back to your desk,

te întorci la birou, te aşezi şi-ţi spui:

and you stand at your desk and you say,

"Boy, I wish I had those two hours back,

Îmi vreau cele două ore înapoi, aşa cum mi-am vrut înapoi scaunul."

like I wish I had my chair back."

(Laughter)

(Râsete)

Every day, we allow our coworkers,

Zilnic permitem colegilor noştri, persoane drăguţe de altfel, să ne fure.

who are otherwise very, very nice people,

to steal from us.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Mă refer la ceva mult mai valoros decât mobilierul de birou.

I'm talking about time. Your time.

Şi anume la timp. Timpul vostru.

In fact, I believe that

Cred că ne aflăm la apogeul unei epidemii globale

we are in the middle of a global epidemic

of a terrible new illness known as MAS:

a unei boli noi, teribile, numită SAN (MAS)

Mindless Accept Syndrome.

Sindromul Acceptării pe Negândite. (Mindless Accept Syndrome.)

(Laughter)

(Râsete)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Primul simptom e confirmarea participării la întruniri

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

în clipa în care primim invitaţia. (Râsete)

(Laughter)

E un reflex involuntar: ding, click, bing şi gata, o ai în program:

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

„Trebuie să fug. Deja am întârziat la o şedinţă." (Râsete)

Meetings are important, right?

Sunt importante şedinţele, nu-i aşa?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

Colaborarea e cheia succesului oricărei acţiuni.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

O şedină bine condusă poate genera soluţii bune, fezabile.

But between globalization

Datorită globalizării şi răspândirii informaţiei tehnologice

and pervasive information technology,

the way that we work

modul nostru de lucru s-a schimbat radical în ultimii ani.

has really changed dramatically over the last few years.

And we're miserable. (Laughter)

Şi ne face nefericiţi. (Râsete)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Şi nu pentru că celălalt nu poate să conducă bine o şedinţă,

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

ci din cauza SAN, a Sindromului Acceptării pe Negândite,

which is a self-inflicted wound.

rană ce ne-o provocăm singuri.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

Am şi dovezi că SAN e o epidemie mondială. Vă spun şi de ce.

Let me tell you why.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Acum câţiva ani am pus un video pe Youtube

în care impersonam toate conferinţele îngrozitoare la care se participă.

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

It goes on for about five minutes,

Durează cam 5 minute şi conţine cam toate lucrurile detestabile dintr-o conferinţă.

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

E moderatorul care habar n-are cum să conducă şedinţa.

There are the participants who have no idea why they're there.

Sunt participanţi care habar n-au de ce se află acolo.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Totul se aseamănă cu un accident feroviar la care contribuie toţi.

And everybody leaves very angry.

Şi toţi pleacă nervoşi.

It's kind of funny.

E distractiv. (Râsete)

(Laughter)

Let's take a quick look.

Să privim un pic.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Video) Scopul nostru azi e să ajungem la un acord despre o propunere importantă.

As a group, we need to decide if —

Ca grup, trebuie să decidem dacă - blup, blup - (Râsete)

bloop bloop —

Hi, who just joined?

Salut, cine ni s-a alăturat?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Salut, sunt Joe. Lucrez de acasă azi. (Râsete)

(Laughter)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Salut Joe. Mulţumim că eşti cu noi azi.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Tocmai spuneam că am sunat multă lume care am dori să fie cu noi,

so let's skip the roll call

nu mai fac prezenţa şi intru direct în subiect.

and I'm gonna dive right in.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Scopul nostru azi e să ajungem la un acord despre o propunere importantă.

As a group, we need to decide if —

Ca grup, trebuie să decidem dacă - blup, blup - (Râsete)

bloop bloop —

(Laughter)

Hi, who just joined?

Salut, cine ni s-a alăturat?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Nimeni? Mi s-a părut că aud un bip. (Râsete)

Sound familiar?

Vă pare cunoscut? Da, şi mie.

Yeah, it sounds familiar to me, too.

A couple of weeks after I put that online,

După câteva săptămâni, 500 de mii de oameni din multe ţări,

500,000 people in dozens of countries,

I mean dozens of countries,

realmente zeci de ţări, s-au uitat la acest video.

watched this video.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Acum, după trei ani, încă mai e vizionat lunar, de mii de ori.

It's close to about a million right now.

Acum are aproape 1 milion de vizionări.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Unele din marile companii din lume, de care aţi auzit, dar nu le voi numi,

companies that you've heard of but I won't name,

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

mi-au cerut acordul să-l folosească în trainingurile noilor angajaţi,

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

ca să-i înveţe cum să nu ţină şedinţe la compania lor.

And if the numbers —

Dacă cifrele - 1 milion de vizionări, folosit de companii renumite -

there are a million views and it's being used by all these companies —

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

nu-s sufuciente să dovedească problema globală a şedinţelor,

there are the many, many thousands

atunci sunt miile de comentarii online la adresa filmuleţului.

of comments posted online

after the video went up.

Thousands of people wrote things like,

Mii de oameni au scris: „Oh Doamne, aşa a fost ziua mea azi!"

"OMG, that was my day today!"

"That was my day every day!"

„Asta e viaţa mea în fiecare zi!" „E chiar viaţa mea."

"This is my life."

One guy wrote,

Unul a scris: ,,E amuzant pentru că e adevărat.

"It's funny because it's true.

Eerily, sadly, depressingly true.

Ciudat, trist şi deprimant de adevărat. Am râs cu lacrimi. Apoi am plâns.

It made me laugh until I cried.

And cried. And I cried some more."

Şi iar am plâns." (Râsete)

(Laughter)

This poor guy said,

Ăsta săracu' : „Rutina mea zilnică, până la pensie sau până mor."

"My daily life until retirement or death, sigh."

Oftând. (Râsete)

These are real quotes

Sunt citate reale şi e trist.

and it's real sad.

A common theme running through all of these comments online

Tema comună a comentariilor online e credinţa fundamentală că nu avem de ales

is this fundamental belief that we are powerless

to do anything other than go to meetings

decât să mergem la şedinţe şi să suferim pe durata celor prost ţinute

and suffer through these poorly run meetings

and live to meet another day.

şi să trăim până la următoarea.

But the truth is, we're not powerless at all.

Adevărul e că avem de ales.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

Să scăpăm de acest sindrom stă în puterea noastră.

It's right at our fingertips, literally.

În vârful degetelor, chiar.

It's something that I call ¡No MAS!

E ceva ce eu numesc ¡No MAS! (Râsete)

(Laughter)

Which, if I remember my high school Spanish,

Şi, dacă-mi amintesc spaniola din liceu, înseamnă „Gata, destul!"

means something like, "Enough already, make it stop!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

Iată cum funcţionează. E foarte simplu.

First of all, the next time you get a meeting invitation

În primul rând, la următoarea invitaţie care vine fără detalii,

that doesn't have a lot of information in it at all,

click the tentative button!

dă click pe butonul „Mă tentează"! Ai voie! De aia e acolo butonul.

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

It's right next to the accept button.

E chiar lângă butonul „Accept".

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Pe butonul „Poate" sau pe orice alt buton mai aveţi ca să nu acceptaţi imediat.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Apoi ia legătura cu cei care te-au invitat la întrunire.

Tell them you're very excited to support their work,

Spune-le că abia aştepţi să-i sprijini şi întreabă-i despre ce e vorba,

ask them what the goal of the meeting is,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

apoi spune-le că vrei să ştii cum îi poţi ajuta să-şi atingă scopul.

And if we do this often enough,

Dacă facem asta suficient de des, respectuos,

and we do it respectfully,

people might start to be a little bit more thoughtful

poate oamenii s-ar gândi mai bine cum îşi compun invitaţiile.

about the way they put together meeting invitations.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

Iar tu ai putea decide dacă accepţi sau nu.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Poate ar începe să-ţi trimită programul întrunirilor. Imaginează-ţi!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Sau poate n-ar organiza conferinţe telefonice cu 12 persoane

when they could just do a quick email and get it done with.

când ar putea rezolva problema printr-un simplu e-mail.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Poate că ar începe să se comporte diferit doar pentru că tu te comporţi diferit.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

Şi poate ţi-ar aduce şi scaunul înapoi. (Râsete)

No MAS!

No MAS!

Thank you.

Vă mulţumesc.

(Applause).

(Aplauze)