David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

دیوید گردی: چگونه جهان را (یا حداقل خودمان را) از جلسات بیهوده نجات دهیم

Translator: Saeid Saadat Talab Reviewer: Leila Ataei

Picture this:

این تصویر رو مجسم کنید:

It's Monday morning,

صبح دوشنبه است

you're at the office,

توی دفتر کارتون هستید

you're settling in for the day at work,

خودتون رو برای یک روز کاری آمده می کنید

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

و همکاری که به سختی او رو میشناسید

walks right into your cubicle

از انتهای سالن به سمت شما میاد

and he steals your chair.

و صندلی شما رو برمیداره

Doesn't say a word —

بدون اینکه کلمه ای بگه

just rolls away with it.

با خودش میکشه و میره.

Doesn't give you any information about why he took your chair

درباره اینکه چرا از بین همه صندلی های که اونجا هست

out of all the other chairs that are out there.

صندلی شما رو میبره چیزی به شما نمیگه.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

هیچ اعتنایی به این موضوع نداره که شما ممکنه

to get some work done today.

برای انجام کارهای روزانه به صندلیتون احتیاج داشته باشید.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

شما هم آروم نمی ایستید و یک واکنش جدی نشون میدید.

You'd follow that guy back to his cubicle

اون فرد رو تا اتاقکش دنبال می کنید

and you'd say, "Why my chair?"

و میگین: «چرا صندلی من؟»

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

خب. حالا صبح سه شنبه ست و شما توی دفترتون هستید

and a meeting invitation pops up in your calendar.

و دعوتنامه یه جلسه روی تقویمتون باز میشه.

(Laughter)

(خنده حضار)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

و از طرف خانمی هست که انتهای سالن میشینه و به سختی میشناسینش

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

و عنوان دعوتنامه اشاره به پروژه ای داره که اندکی درباره ش شنیدید

But there's no agenda.

اما هیچ دستورجلسه ای وجود نداره.

There's no information about why you were invited to the meeting.

هیچ اطلاعاتی درباره اینکه چرا شما به این جلسه دعوت شدین هم موجود نیست.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

و با این حال دعوت رو قبول میکنید و به جلسه میرید.

And when this highly unproductive session is over,

و زمانی که این جلسه به شدت به درد نخور به پایان رسید،

you go back to your desk,

به پشت میزتون برمیگردید

and you stand at your desk and you say,

روی میزتون میشینید و با خودتون میگین:

"Boy, I wish I had those two hours back,

«اوه پسر! کاش میتونستم این دو ساعت رو پس بگیرم،

like I wish I had my chair back."

همونطور که دلم میخواست صندلیم رو پس بگیرم.»

(Laughter)

(خنده حضار)

Every day, we allow our coworkers,

هر روز ما اجازه میدیم که همکارانمون

who are otherwise very, very nice people,

کسانی که در عین حال آدمهای بسیار بسیار نازنینی هم هستند،

to steal from us.

از ما دزدی کنند.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

و من دارم درباره چیزی به مراتب با ارزشتر از مبلمان اداری صحبت میکنم.

I'm talking about time. Your time.

درباره زمان حرف میزنم. زمان شما.

In fact, I believe that

در واقع من اعتقاد دارم

we are in the middle of a global epidemic

ما درگیر یک بیماری واگیر جهانی هستیم

of a terrible new illness known as MAS:

یک بیماری وحشتناک به نام MAS

Mindless Accept Syndrome.

سندروم پذیرش بدون تفکر.

(Laughter)

(خنده حضار)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

علامت اصلی سندرم پذیرش بدون تفکر

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

تنها پذیرش دعوت به جلسه ایه که دفعتا روی تقویمتون باز میشه.

(Laughter)

(خنده حضار)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

این یک واکنش غیر ارادیه: دینگ، کلیک، ببینگ! توی تقویم شماست.

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

باید برم! همین الانش هم واسه جلسه دیر کردم! (خنده حضار)

Meetings are important, right?

جلسات مهم هستند. درست؟

And collaboration is key to the success of any enterprise.

و همکاری کلید موفقیت هر سازمانی هست.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

و جلساتی که به خوبی برگزار شن میتونه نتایج واقعا مثبت و عملی داشته باشند.

But between globalization

اما در دوره جهانی شدن

and pervasive information technology,

و فراگیر شدن فناوری اطلاعات

the way that we work

روشهای کاری ما

has really changed dramatically over the last few years.

واقعا به طور چشمگیری در چند سال اخیر تغییر کردن.

And we're miserable. (Laughter)

و ما بیچاره شدیم. (خنده حضار)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

و ما بیچاره شدیم نه به خاطر اینکه دیگران جلسات رو خوب اداره نمی کنند

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

بلکه به خاطر MAS، سندروم پذیرش بدون تفکر ما

which is a self-inflicted wound.

که زخمی از جانب خودمان است.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

در واقع من برای اثبات اینکه MAS یک واگیر جهانی هست مدرک دارم.

Let me tell you why.

اجازه بدین بگم چرا.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

چند سال پیش من یک ویدئو در یوتیوب قرار دادم و در این ویدئو

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

هر افتضاحی رو که توی یک کنفرانس تلفنی تا حال بوده رو بازی کردم.

It goes on for about five minutes,

این ویدئو برای ۵ دقیقه ادامه داره

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

و شامل همه چیزهایی میشه که در یک جلسه بد میتونیم ازش متنفر باشیم.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

مجری که نمیدانست چطور باید جلسه را اداره کنه.

There are the participants who have no idea why they're there.

شرکت کنندگانی که نمیدونند برای چه اونجا هستند.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

همه چیز این قطار جمعی رو به سمت انهدام میبره.

And everybody leaves very angry.

و همه با عصبانیت زیادی جلسه رو ترک می کنند.

It's kind of funny.

به نوعی خنده داره.

(Laughter)

(خنده حضار)

Let's take a quick look.

بیاید نگاهی مختصر بهش بندازیم.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(در ویدئو) هدف ما امروز دستیابی به یک توافق درباره یک پیشنهاد بسیار مهم هست.

As a group, we need to decide if —

به عنوان یک گروه نیاز داریم اگر...

bloop bloop —

بلوپ بلوپ

Hi, who just joined?

سلام. کی به جمع ما اضافه شد؟

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

سلام جو هستم. امروز کارها رو از خونه انجام میدم.

(Laughter)

(خنده حضار)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

سلام جو. ممنون از این که امروز به ما پیوستی.

همین الان داشتم میگفتم ما افراد زیادی رو در این تماس داریم که میخوایم با تمامشون باشیم،

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

پس اجازه بدین از حضور و غیاب صرفنظر کنیم

so let's skip the roll call

و مستقیم میرم سر اصل مطلب.

and I'm gonna dive right in.

هدف ما امروز دستیابی به یک توافق درباره یک پیشنهاد بسیار مهم هست.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

به عنوان یک گروه نیاز داریم اگر...

As a group, we need to decide if —

بلوپ بلوپ

bloop bloop —

(Laughter)

(خنده حضار)

Hi, who just joined?

سلام. کی به ما اضافه شد؟

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

کسی نیست؟ من تصور کردم که صدای بیپ شنیدم. (خنده حضار)

Sound familiar?

به نظر آشنا میاد نه؟

Yeah, it sounds familiar to me, too.

بله برای من هم آشنا به نظر میرسه.

A couple of weeks after I put that online,

چند هفته بعد از اینکه من این ویدئو را آپلود کردم

500,000 people in dozens of countries,

۵۰۰٫۰۰۰ نفر از ده ها کشور

I mean dozens of countries,

بله منظورم ده ها کشور هست

watched this video.

این ویدئو رو تماشا کردند.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

و سه سال بعد هنوز هم هر ماه هزاران بازدید کننده داره.

It's close to about a million right now.

تا الان نزدیک به یک میلیون شده.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

و در واقع بعضی از بزرگترین شرکتهای دنیا

companies that you've heard of but I won't name,

شرکتهایی که نام نمیبرم ولی شما میشناسیدشون

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

از من اجازه خواستند تا این ویدئو رو برای آموزش کارکنان جدیدشون استفاده کنند

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

تا به کارکنان جدید یاد بدن چگونه نباید در جلسات شرکت رفتار کنن.

And if the numbers —

و اگر این اعداد-

there are a million views and it's being used by all these companies —

یک میلیون بازدید کننده و استفاده کننده از این ویدئو توسط همه این شرکتها داریم-

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

برای اثبات اینکه ما یک مشکل جهانی با جلسات داریم کافی نیست،

there are the many, many thousands

هزاران هزار کامنت

of comments posted online

ذیل این ویدئو

after the video went up.

پست شده.

Thousands of people wrote things like,

هزاران نفر چیزهایی مثل این رو نوشتند:

"OMG, that was my day today!"

اوه خدای من! این امروز من بود!

"That was my day every day!"

هر روز من همین شکلی هست!

"This is my life."

زندگی من اینطوریه!

One guy wrote,

یکی نوشته بود:

"It's funny because it's true.

«خنده داره، چون واقعیت داره!

Eerily, sadly, depressingly true.

واقعیتی مهیب، غمگین و افسرده کننده.

It made me laugh until I cried.

من رو اونقدر خندوند تا جایی که به گریه افتادم.

And cried. And I cried some more."

و گریه کردم و گریه کردم و باز گریه کردم»

(Laughter)

(خنده حضار)

This poor guy said,

بیچاره میگفت:

"My daily life until retirement or death, sigh."

«این زندگی روزانه من هست تا بازنشستگی و یا مرگ. آه!»

These are real quotes

اینها نقل قول واقعی هستند

and it's real sad.

و غم واقعی.

A common theme running through all of these comments online

تم مشترکی که در تمام این نظرات جریان داره

is this fundamental belief that we are powerless

این اعتقاد عمیق که ما قدرتی نداریم

to do anything other than go to meetings

تا کاری جز شرکت در این جلسات

and suffer through these poorly run meetings

و رنج کشیدن از برگزاری ضعیف اونها بکنیم

and live to meet another day.

و زندگی میکنیم تا روز دیگه ای دوباره همدیگر رو ملاقات کنیم.

But the truth is, we're not powerless at all.

اما واقعیت این هست که ما به هیچوجه ناتوان نیستیم

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

در واقع درمان MAS همینجا در دستان ماست.

It's right at our fingertips, literally.

به معنای واقعی کلمه درست در نوک انگشتان ما هست.

It's something that I call ¡No MAS!

چیزی که من بهش میگم: No MAS! (در اسپانیایی یعنی: کافی دیگه!)

(Laughter)

(خنده حضار)

Which, if I remember my high school Spanish,

که اگه از اسپانیایی دوران دبیرستان به خاطر داشته باشم

means something like, "Enough already, make it stop!"

به این معنی بود که: «به اندازه کافی هست، بس دیگه!»

Here's how No MAS works. It's very simple.

No MAS اینطوری کار میکنه. خیلی ساده س.

First of all, the next time you get a meeting invitation

اول از همه دفعه بعدی که یک دعوت نامه به جلسه داشتین

that doesn't have a lot of information in it at all,

که اطلاعات کافی به هیچ وجه درون اون نبود

click the tentative button!

دکمه مشروط رو کلیک کنید.

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

مشکلی نیست. شما اجازه این کار رو دارید. برای همین اونجاست.

It's right next to the accept button.

درست کنار دکمه پذیرش.

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

یا دکمه شاید، یا هر دکمه دیگه ای که به شما اجازه میده فورا قبول نکنید.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

بعد با فردی که از شما دعوت کرده تماس بگیرید.

Tell them you're very excited to support their work,

بهش بگین که خیلی مشتاقین که از کار اونها حمایت کنید

ask them what the goal of the meeting is,

سوال کنید که هدف از برگزاری این جلسه چی هست

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

و بهش بگید علاقه مندید که بدونید که چطور میتونید برای رسیدن به هدف کمکشون کنید.

And if we do this often enough,

و اگر ما این کار رو به اندازه کافی انجام بدیم

and we do it respectfully,

و با احترام انجامش بدیم

people might start to be a little bit more thoughtful

ممکنه دیگران شروع کنن به اینکه درباره شیوه ای که برای سرهم کردن دعوتنامه ها

about the way they put together meeting invitations.

استفاده میکنند، اندکی با ملاحظه تر عمل کنند.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

و شما میتونید تصمیم اندیشمندانه تری درباره پذیرش اون بگیرید.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

شاید حتی دیگران شروع کنند به ارسال دستورجلسه. تصور کنید!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

یا ممکنه دیگه جلسه تلفنی با شرکت ۱۲ نفر برگزار نکنند که قرار بوده درباره موقعیتی

when they could just do a quick email and get it done with.

که میشد با فرستادن یک ایمیل کوچیک و کار رو تموم کنن، صحبت شه.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

شاید دیگران شروع به تغییر رفتارشون کنند چون شما رفتارتون رو تغییر دادید.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

و شاید همچنین صندلی شما رو هم پس بدن. (خنده حضار)

No MAS!

(No MAS) کافی دیگه!

Thank you.

سپاسگزارم.

(Applause).

(تشویق حضار)