David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Comment sauver le monde (ou du moins vous-même) des mauvaises réunions

Traducteur: Helene Abousamra Relecteur: Claire Ghyselen

Picture this:

Imaginez ceci :

It's Monday morning,

c'est lundi matin,

you're at the office,

vous êtes au bureau,

you're settling in for the day at work,

vous vous installez pour une journée de travail,

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

et ce gars du fond du couloir, que vous pensez reconnaître

walks right into your cubicle

se précipite vers votre espace de travail.

and he steals your chair.

et pique votre chaise.

Doesn't say a word —

Il ne dit pas un mot,

just rolls away with it.

et il s'en va avec.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Il ne dit pas pourquoi il a choisi votre chaise en particulier.

out of all the other chairs that are out there.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Il s'en fiche que vous puissiez en avoir besoin

pour travailler normalement aujourd’hui.

to get some work done today.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Ça vous énerve et vous avez envie d'en faire un scandale.

You'd follow that guy back to his cubicle

Vous poursuivriez bien ce gars à son poste

and you'd say, "Why my chair?"

et lui demanderiez : « Pourquoi ma chaise ? »

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Bon, eh bien, c’est mardi matin et vous êtes au bureau,

and a meeting invitation pops up in your calendar.

une demande de réunion apparaît dans votre calendrier.

(Laughter)

(Rires)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Et elle provient de cette femme, du fond du couloir,

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

qu’il vous semble connaître,

l’objet fait référence à un projet

dont vous avez entendu parler.

But there's no agenda.

Mais il n’y a pas d’ordre du jour.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Et rien ne dit pourquoi vous avez été invité.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

Vous acceptez, et y participez.

And when this highly unproductive session is over,

A la fin de cette séance très improductive,

you go back to your desk,

vous retournez à votre bureau

and you stand at your desk and you say,

et vous restez debout en pensant,

"Boy, I wish I had those two hours back,

« Ah ! si je pouvais récupérer ces 2 heures,

like I wish I had my chair back."

ou aussi bien récupérer ma chaise. »

(Laughter)

(Rires)

Every day, we allow our coworkers,

Tous les jours, nous permettons à nos collègues,

who are otherwise very, very nice people,

qui sont souvent, des gens très, très gentils,

to steal from us.

de nous voler.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Et je parle de quelque chose de bien plus précieux que votre chaise.

I'm talking about time. Your time.

Je parle du temps. De votre temps.

In fact, I believe that

En fait, je crois que nous traversons une épidémie mondiale

we are in the middle of a global epidemic

of a terrible new illness known as MAS:

d’une nouvelle maladie terrible connue sous le nom de SAA :

Mindless Accept Syndrome.

Syndrome d’Acceptation Automatique.

(Laughter)

(Rires)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Le premier symptôme du Syndrome d’Acceptation Automatique

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

consiste à accepter une demande de réunion

dès qu’elle apparaît dans votre calendrier.

(Laughter)

(Rires)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

C’est un réflexe involontaire – ding, clic, bing -

c’est dans cotre calendrier,

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

« Je dois filer,

je suis déjà en retard pour une réunion. » (Rires)

Meetings are important, right?

Les réunions, c’est important ? N’est-ce pas ?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

La collaboration est essentielle au succès de l'entreprise ?

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

Certes, une réunion bien gérée

peut générer des résultats positifs qui mènent à des actions.

But between globalization

Mais la mondialisation

and pervasive information technology,

et l’omniprésence de la technologie de l’information,

the way that we work

ont profondément transformé

has really changed dramatically over the last few years.

la façon dont nous travaillons.

And we're miserable. (Laughter)

Ça nous rend malheureux. (Rires)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Ça nous rend malheureux,

pas à cause de cette personne, incapable de gérer une réunion

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

mais à cause du SAA, notre Syndrome d’Acceptation Automatique,

which is a self-inflicted wound.

qui est une blessure que nous nous infligeons.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

En fait, j’ai la preuve que le SAA est une épidémie mondiale.

Je vais vous dire pourquoi.

Let me tell you why.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Il y a quelques années, j’ai posté une vidéo sur YouTube.

Je fais le tour de toutes les mauvaises téléconférences

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

auxquelles vous avez assisté.

It goes on for about five minutes,

La vidéo dure à peu près 5 minutes,

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

et contient tout ce que nous haïssons à propos des mauvaises réunions.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Il y a le modérateur qui n’a aucune idée

de comment mener une réunion.

There are the participants who have no idea why they're there.

Il y a les participants qui ne savent pas

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

pourquoi ils sont présents.

Tout implose comme dans un accident de train collaboratif.

And everybody leaves very angry.

Tout le monde quitte la réunion en colère.

It's kind of funny.

Il vaut mieux en rire qu'en pleurer.

(Laughter)

(Rires)

Let's take a quick look.

Et si on y jetait un coup d’œil.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Vidéo) Notre objectif aujourd’hui est de parvenir à un accord

sur une proposition très importante.

As a group, we need to decide if —

En tant que groupe, nous devons décider si-

bloop bloop —

ploup ploup —

Hi, who just joined?

Allo ? Qui est-ce qui vient de nous rejoindre ?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Salut, c’est Joe. Je travaille de la maison aujourd’hui.

(Laughter)

(Rires)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Salut Joe. Merci de nous avoir rejoints, génial.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Je disais donc, nous avons beaucoup de personnes en ligne

qui participent à cette téléconférence.

so let's skip the roll call

On ne va pas noter les présents,

and I'm gonna dive right in.

pour entrer directement dans le vif du sujet.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Notre objectif aujourd’hui est de parvenir à un accord

sur une proposition très importante.

As a group, we need to decide if —

En tant que groupe, nous devons décider si-

bloop bloop —

ploup ploup -

(Laughter)

(Rires)

Hi, who just joined?

Allo ! Bonjour. Qui est-ce qui nous rejoint ?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Non ? J’ai cru entendre un bip. (Rires)

Sound familiar?

Ça vous dit quelque chose ?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Ouais, pour moi aussi ça sent le vécu.

A couple of weeks after I put that online,

Quelques semaines après avoir posté ça,

500,000 people in dozens of countries,

500 000 personnes dans des dizaines de pays,

I mean dozens of countries,

je dis bien des dizaines de pays,

watched this video.

ont regardé cette vidéo.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Et trois ans après, elle obtient encore

des milliers de vues tous les mois.

It's close to about a million right now.

Là, ça a presque atteint le million.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

En fait, la plupart des plus grandes sociétés au monde,

companies that you've heard of but I won't name,

des sociétés très connues,

mais que je ne citerais pas

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

ont demandé mon autorisation pour utiliser cette vidéo

dans leurs formations pour leurs nouvelles recrues

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

pour leur apprendre

comment ne pas gérer une réunion.

And if the numbers —

Et si ce chiffre-

there are a million views and it's being used by all these companies —

un million de vues et l'utilisation par toutes ces sociétés-

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

ne vous convainquent pas qu'il y a un problème mondial,

there are the many, many thousands

allez lire les milliers de commentaires publiés en ligne.

of comments posted online

after the video went up.

Thousands of people wrote things like,

Des milliers de personnes ont écrit des choses comme,

"OMG, that was my day today!"

« Mon Dieu, ma journée en une vidéo ! »

"That was my day every day!"

« Ma journée typique ! »

"This is my life."

« Le résumé de ma vie ! »

One guy wrote,

Un gars a écrit :

"It's funny because it's true.

« C’est comique parce que c’est vrai.

Eerily, sadly, depressingly true.

Bizarrement, malheureusement, terriblement vrai.

It made me laugh until I cried.

Ça m’a fait rire aux larmes.

And cried. And I cried some more."

Et j'ai pleuré, sans pouvoir m'arrêter. »

(Laughter)

(Rires)

This poor guy said,

Ce pauvre gars-là a dit :

"My daily life until retirement or death, sigh."

« Ma vie quotidienne jusqu’à la retraite ou la mort, soupir. »

These are real quotes

Ce sont de vraies citations

and it's real sad.

Et c’est vraiment triste.

A common theme running through all of these comments online

Le thème commun à travers tous ces commentaires

is this fundamental belief that we are powerless

est la croyance fondamentale que nous sommes impuissants

to do anything other than go to meetings

de faire autre chose qu’aller à des réunions

and suffer through these poorly run meetings

et de souffrir parce qu’elles sont médiocrement menées

and live to meet another day.

et de les subir en attendant le lendemain.

But the truth is, we're not powerless at all.

Mais en fait, nous ne sommes pas impuissants du tout.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

En fait, le remède contre le SAA est entre nos mains.

It's right at our fingertips, literally.

Il est littéralement, sur le bout de nos doigts.

It's something that I call ¡No MAS!

Et je pourrais l’appeler ¡ Plus de SAA ! [No MAS]

(Laughter)

(Rires)

Which, if I remember my high school Spanish,

Si je me souviens de mon espagnol du temps du lycée,

means something like, "Enough already, make it stop!"

« Assez ! Basta ! »

Here's how No MAS works. It's very simple.

Voici comment le principe du « Plus de SAA » fonctionne.

First of all, the next time you get a meeting invitation

C’est très simple.

Tout d’abord, la prochaine fois que vous recevez une demande de réunion,

that doesn't have a lot of information in it at all,

sans information sur celle-ci,

click the tentative button!

cliquez sur bouton « Provisoire» !

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

C’est bon, vous y êtes autorisé, c’est pour ça qu’il existe.

It's right next to the accept button.

Il est juste à côté du bouton « Accepter ».

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Ou le bouton « Peut-être »,

qui vous permet de reporter votre décision.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Ensuite, contactez la personne qui vous a invité à cette réunion.

Tell them you're very excited to support their work,

Dites-lui que vous êtes très enthousiaste à l’idée de soutenir son travail,

ask them what the goal of the meeting is,

demandez-lui quel est l’objectif de la réunion.

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

Précisez que vous voudriez savoir comment l’aider à atteindre son but.

And if we do this often enough,

Et en faisant ça assez souvent,

and we do it respectfully,

et de façon respectueuse,

people might start to be a little bit more thoughtful

les gens finiront par réfléchir davantage

about the way they put together meeting invitations.

avant d'envoyer leurs invitations à participer à une réunion.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

Et ça vous permettra de les accepter en connaissance de cause.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Les gens pourront même commencer à envoyer des ordres du jour. Imaginez !

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Ou même éviter une conférence téléphonique

avec 12 personnes pour parler d'un sujet

when they could just do a quick email and get it done with.

quand un mail est suffisant.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Les gens pourraient commencer à changer de comportement

parce que vous avez changé le vôtre.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

Ils pourraient même vous rendre votre chaise ! (Rires)

No MAS!

Plus de SAA !!!

Thank you.

Merci.

(Applause).

(Applaudissements).