David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

מתרגם: Ido Dekkers מבקר: Tal Dekkers

Picture this:

דמיינו את זה:

It's Monday morning,

זה יום שני בבוקר,

you're at the office,

אתם במשרד,

you're settling in for the day at work,

אתם מתכוננים להתחיל את היום בעבודה,

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

והבחור הזה שאתם סוג של מזהים מהמשך המסדרון,

walks right into your cubicle

נכנס ישר לקיוביק שלכם

and he steals your chair.

וגונב לכם את הכיסא.

Doesn't say a word —

לא אומר מילה --

just rolls away with it.

פשוט מתגלגל איתו הלאה.

Doesn't give you any information about why he took your chair

לא נותן לכם שום מידע בנוגע ללמה הוא לקח לכם את הכיסא

out of all the other chairs that are out there.

מכל הכיסאות שנמצאים שם.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

לא מכיר בעובדה שאולי תצטרכו את הכיסא

to get some work done today.

כדי לעשות קצת עבודה היום.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

לא הייתם מסכימים לזה. הייתם עושים בלגן.

You'd follow that guy back to his cubicle

הייתם עוקבים אחרי הבחור חזרה לקיוביק שלו

and you'd say, "Why my chair?"

והייתם אומרים, "למה את הכיסא שלי?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

אוקיי, אז עכשיו זה יום שלישי בבוקר ואתם במשרד,

and a meeting invitation pops up in your calendar.

והזמנה לפגישה קופצת ביומן שלכם.

(Laughter)

(צחוק)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

וזה מאישה שאתם סוג של מכירים במורד המזדרון,

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

והנושא מתייחס לאיזה פרוייקט ששמעתם מעט עליו.

But there's no agenda.

אבל אין אג'נדה.

There's no information about why you were invited to the meeting.

אין מידע על למה אתם הוזמנתם לפגישה.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

ועדיין אתם מקבלים את ההזמנה, ואתם הולכים.

And when this highly unproductive session is over,

וכשהפגישה המאוד לא יעילה הזו מסתיימת,

you go back to your desk,

אתם חוזרים לשולחן שלכם,

and you stand at your desk and you say,

ועומדים ליד השולחן שלכם ואומרים,

"Boy, I wish I had those two hours back,

"וואי, הלוואי שהיו לי את השעתיים האלו חזרה,

like I wish I had my chair back."

ממש כמו שהלוואי שהיה לי את הכיסא חזרה."

(Laughter)

(צחוק)

Every day, we allow our coworkers,

כל יום, אנחנו מאפשרים לעובדים איתנו,

who are otherwise very, very nice people,

שאחרת הם אנשים ממש נחמדים,

to steal from us.

לגנוב מאיתנו.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

ואני מדבר על משהו בעל ערך הרבה יותר גדול מרהיטי משרד.

I'm talking about time. Your time.

אני מדבר על זמן. הזמן שלכם.

In fact, I believe that

למעשה, אני מאמין

we are in the middle of a global epidemic

שאנחנו באמצע של מגפה גלובלית

of a terrible new illness known as MAS:

של מחלה נוראית חדשה שידועה כ MAS:

Mindless Accept Syndrome.

סינדרום הקבלה ללא מחשבה.

(Laughter)

(צחוק)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

הסימפטום העיקרי של סינדרום הקבלה ללא מחשבה

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

הוא פשוט קבלה של הזמנות לפגישה ברגע שהן קופצות ביומן.

(Laughter)

(צחוק)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

זה רפלקס לא רצוני -- דינג, קליק, בינג -- זה ביומן שלכם,

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"חייב ללכת, אני כבר מאחר לפגישה."(צחוק)

Meetings are important, right?

פגישות הן חשובות, נכון?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

ושיתוף פעולה הוא המפתח להצלחה של הארגון.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

ופגישה שמנוהלת היטב יכולה להוביל לתוצאות ממש חיוביות שמובילות לפעולות.

But between globalization

אבל בין הגלובליזציה

and pervasive information technology,

וטכנולוגיות המידע הנפוצות,

the way that we work

הדרך בה אנחנו עובדים

has really changed dramatically over the last few years.

באמת השתנתה דרמטית במהלך השנים האחרונות.

And we're miserable. (Laughter)

ואנחנו אומללים. (צחוק)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

ואנחנו אומללים לא בגלל שהבחור האחר לא יכול לנהל פגישות טובות,

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

זה בגלל MAS, סינרום הקבלה ללא מחשבה,

which is a self-inflicted wound.

שזה פצע שנגרם עצמית.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

למעשה, יש לי הוכחות שמראות ש MAS הוא תופעה עולמית.

Let me tell you why.

תנו לי לספר לכם למה.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

לפני כמה שנים, העלתי סרטון ליוטיוב, ובסרטון,

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

שיחקתי כל שיחת ועידה ממש גרועה שאי פעם הייתם בה.

It goes on for about five minutes,

הוא באורך של בערך חמש דקות,

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

ויש בו את כל הדברים שאנחנו שונאים בפגישות ממש גרועות.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

יש את המנהל שאין לו מושג איך לנהל פגישה.

There are the participants who have no idea why they're there.

יש את המשתתפים שאין להם מושג למה הם שם.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

כל העניין סוג של מתמוטט לתאונת רכבת שיתופית.

And everybody leaves very angry.

וכולם עוזבים מאוד עצבניים.

It's kind of funny.

זה די משעשע.

(Laughter)

(צחוק)

Let's take a quick look.

בואו נראה.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(סרטון) המטרה שלנו היום היא להגיע להסכמה על הצעה מאוד חשובה.

As a group, we need to decide if —

כקבוצה, אנחנו צריכים להחליט עם --

bloop bloop —

בלופ בלופ --

Hi, who just joined?

היי, מי כרגע הצטרף?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

היי, זה ג'ו, אני עובד מהבית היום.

(Laughter)

(צחוק)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

היי ג'ו, תודה שהצטרפת אלינו היום, מעולה.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

כרגע אמרתי, יש לנו הרבה אנשים על השיחה שהיינו רוצים לעבור,

so let's skip the roll call

אז בואו נדלג על קריאת התפקידים

and I'm gonna dive right in.

ואני אצלול ישר פנימה.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

המטרה שלנו היום היא להגיע להסכמה על הצעה מאוד חשובה.

As a group, we need to decide if —

כקבוצה, אנחנו צריכים להחליט אם --

bloop bloop —

בלופ בלופ --

(Laughter)

(צחוק)

Hi, who just joined?

היי, מי כרגע הצטרף?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

לא? חשבתי ששמעתי ביפ. (צחוק)

Sound familiar?

נשמע מוכר?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

כן, נשמע מוכר גם לי.

A couple of weeks after I put that online,

כמה שבועות אחרי שהעלתי את זה,

500,000 people in dozens of countries,

500,000 אנשים בעשרות מדינות,

I mean dozens of countries,

אני מתכוון עשרות מדינות,

watched this video.

צפו בסרטון הזה.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

ולאחר שלוש שנים, הוא עדיין מקבל אלפי צפיות בחודש,

It's close to about a million right now.

הוא קרוב לבערך מליון עכשיו.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

ולמעשה, כמה מהחברות הגדולות בעולם,

companies that you've heard of but I won't name,

חברות ששמעתם עליהן אבל אני לא אזכיר,

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

ביקשו את הרשות שלי להשתמש בסרטון בהדרכת עובדים חדשים

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

כדי ללמד את העובדים החדשים שלהם איך לא לנהל פדישות בחברה שלהם.

And if the numbers —

ואם המספרים --

there are a million views and it's being used by all these companies —

יש מליון צפיות והוא בשימוש בחברות --

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

לא מספיקים להכיח שיש לנו בעיה עולמית עם פגישות,

there are the many, many thousands

יש הרבה הרבה אלפים

of comments posted online

של הערות ברשת

after the video went up.

אחרי שהסרטון עלה.

Thousands of people wrote things like,

אלפי אנשים כתבו דברים כמו,

"OMG, that was my day today!"

"אוי, זה היה היום שלי היום!"

"That was my day every day!"

"זה היה היום שלי כל יום!"

"This is my life."

"זה החיים שלי."

One guy wrote,

בחור אחד כתב,

"It's funny because it's true.

"זה מצחיק בגלל שזה נכון.

Eerily, sadly, depressingly true.

מפחיד, עצוב, ומדכא כמה שזה נכון.

It made me laugh until I cried.

זה גרם לי לצחוק עד שבכיתי.

And cried. And I cried some more."

ובכיתי, ובכיתי עוד."

(Laughter)

(צחוק)

This poor guy said,

הבחור המסכן הזה אמר,

"My daily life until retirement or death, sigh."

"החיים היום יומיים שלי עד הפרישה או המוות, אנחה."

These are real quotes

אלה ציטוטים אמיתיים

and it's real sad.

וזה ממש עצוב.

A common theme running through all of these comments online

רעיון משותף שעובר בין כל ההערות האלו ברשת

is this fundamental belief that we are powerless

הוא שהאמונה הבסיסית שאנחנו חסרי אונים

to do anything other than go to meetings

לעשות משהו חוץ מללכת לפגישות האלו

and suffer through these poorly run meetings

ולסבול את הפגישות האלו המנוהלות בצורה גרועה

and live to meet another day.

ולחיות כדי לפגוש יום נוסף.

But the truth is, we're not powerless at all.

אבל האמת היא, אנחנו לא חסרי אונים בכלל.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

למעשה, התרופה ל MAS היא ממש פה בידינו.

It's right at our fingertips, literally.

היא ממש פה בקצות אצבעותינו, מילולית.

It's something that I call ¡No MAS!

זה משהו שאני קורא לו, לא MAS!

(Laughter)

(צחוק)

Which, if I remember my high school Spanish,

שזה, אם אני זוכר את הספרדית מהתיכון,

means something like, "Enough already, make it stop!"

אומר משהו כמו, "מספיק כבר, תגרמו לזה להפסיק!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

כך לא MAS עובד. זה מאוד פשוט.

First of all, the next time you get a meeting invitation

ראשית, בפעם הבאה שאתם מקבלים הזמנה לפגישה

that doesn't have a lot of information in it at all,

שאין לכם הרבה מידע עליה אם בכלל,

click the tentative button!

תלחצו על כפתור ההיסוס!

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

זה בסדר, מותר לכם, לכן הוא שם.

It's right next to the accept button.

זה ממש ליד כפתור ההסכמה.

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

או כפתור האולי, או כל כפתור שיש שם כדי לא להסכים מיידית.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

אז, צרו קשר עם האדם שהזמין אתכם לפגישה.

Tell them you're very excited to support their work,

אמרו להם שאתם מאוד מתרגשים לתמוך בעבודה שלהם,

ask them what the goal of the meeting is,

ושאלו אותם מה המטרה של הפגישה הזו,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

ותגידו להם שאתם מעוניינים ללמוד איך אתם יכולים לעזור להם להשיג את המטרה שלהם.

And if we do this often enough,

ואם נעשה את זה מספיק פעמים,

and we do it respectfully,

ונעשה את זה בכבוד,

people might start to be a little bit more thoughtful

אנשים אולי יתחילו להיות יותר מתחשבים

about the way they put together meeting invitations.

בנוגע לדרך בה הם מוציאים הזמנות לפגישות.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

ואתם יכולים לעשות החלטות יותר מושכלות בנוגע ללקבל אותן.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

אנשים אולי למעשה יתחילו לשלוח אג'נדות. דמיינו!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

או שאולי לא יעשו שיחת ועידה עם 12 אנשים כדי לדבר על מצב

when they could just do a quick email and get it done with.

כשהם יכולים פשוט לשלוח אימייל מהיר ולסיים עם זה.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

אנשים אולי יתחילו לשנות את ההתנהגות שלהם בגלל ששיניתם את שלכם.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

והם אולי יחזירו לכם גם את הכיסא. (צחוק)

No MAS!

לא MAS!

Thank you.

תודה לכם.

(Applause).

(מחיאות כפיים)