David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Traduttore: Alice Nesti Revisore: Giusy Bicchierri

Picture this:

Immaginatevi

It's Monday morning,

lunedì mattina

you're at the office,

siete in ufficio

you're settling in for the day at work,

avete una giornata di lavoro davanti

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

e questo collega che avete visto un paio di volte

walks right into your cubicle

viene alla vostra postazione

and he steals your chair.

e vi ruba la sedia

Doesn't say a word —

Non dice nulla

just rolls away with it.

la prende e basta.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Non vi dice perché ha preso proprio la vostra

out of all the other chairs that are out there.

tra tutte le sedie tra cui poteva scegliere.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Non si preoccupa del fatto che quella sedia

to get some work done today.

vi serve per lavorare.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Non lo accettereste. Sollevereste un polverone.

You'd follow that guy back to his cubicle

Lo seguireste fino alla sua postazione

and you'd say, "Why my chair?"

e gli chiedereste, "Perché la mia sedia?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Bene. Ora è martedì mattina e siete in ufficio

and a meeting invitation pops up in your calendar.

e compare sulla vostra agenda un invito ad una riunione.

(Laughter)

(Risate)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Viene da questa collega che avrete visto un paio di volte

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

e ha come oggetto un progetto di cui avete sentito vagamente parlare

But there's no agenda.

Ma non c'è un programma.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Nessuna informazione sul perché vi hanno chiamato.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

Ma accettate comunque l'invito e vi presentate alla riunione.

And when this highly unproductive session is over,

E alla fine di questa sessione totalmente improduttiva

you go back to your desk,

tornate alla vostra postazione

and you stand at your desk and you say,

state alla scrivania e pensate,

"Boy, I wish I had those two hours back,

"Vorrei proprio riavere indietro queste due ore

like I wish I had my chair back."

e anche la mia sedia."

(Laughter)

(Risate)

Every day, we allow our coworkers,

Ogni giorno, permettiamo ai nostri colleghi

who are otherwise very, very nice people,

persone in altre occasioni carine e gentili

to steal from us.

di rubarci qualcosa.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Sto parlando di qualcosa di più prezioso dei mobili dell'ufficio.

I'm talking about time. Your time.

Sto parlando del tempo. Il vostro tempo.

In fact, I believe that

In effetti, penso che siamo

we are in the middle of a global epidemic

nel bel mezzo di un'epidemia globale

of a terrible new illness known as MAS:

di una terribile malattia chiamata MAS, in inglese:

Mindless Accept Syndrome.

Sindrome da Accettazione Meccanica.

(Laughter)

(Risate)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Il sintomo principale del MAS

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

è l'accettare un invito ad una riunione l'esatto minuto in cui compare.

(Laughter)

(Risate)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

È un riflesso involontario, ding click bing, eccolo sull'agenda,

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"Devo andare, sono già in ritardo per la riunione" (Risate)

Meetings are important, right?

Le riunioni sono importanti, no?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

E collaborare è la chiave per il successo di qualsiasi azienda.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

Una riunione ben gestita può portare risultati molto positivi e fruibili.

But between globalization

Ma tra la globalizzazione

and pervasive information technology,

e la tecnologia sempre più invadente,

the way that we work

il modo in cui lavoriamo

has really changed dramatically over the last few years.

è veramente cambiato drasticamente negli ultimi anni.

And we're miserable. (Laughter)

E siamo molto infelici. (Risate)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Siamo infelici non perché qualcuno, non sa condurre una buona riunione

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

ma a causa del MAS, la nostra Sindrome da Accettazione Meccanica,

which is a self-inflicted wound.

una ferita che ci autoinfliggiamo.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

In realtà, ho prove che dimostrano che il MAS è un'epidemia globale.

Let me tell you why.

Lasciate che vi spieghi perché.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Un paio di anni fa, ho caricato un video su YouTube, nel quale inscenavo

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

tutte le terribili riunioni a cui può capitare di partecipare.

It goes on for about five minutes,

Dura circa cinque minuti

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

e comprende tutto ciò che odiamo delle riunioni.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Il moderatore che non ha idea di come si gestisca una riunione.

There are the participants who have no idea why they're there.

I partecipanti che non hanno idea del perché sono lì.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Il tutto crolla in questa specie di disastro collettivo,

And everybody leaves very angry.

e tutti se ne vanno arrabbiati.

It's kind of funny.

È quasi divertente.

(Laughter)

(Risate)

Let's take a quick look.

Vediamolo velocemente.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Video) Oggi vogliamo raggiungere un accordo su una proposta molto importante

As a group, we need to decide if —

Come gruppo, dobbiamo decidere se...

bloop bloop —

biiip biiip...

Hi, who just joined?

Buongiorno, chi si è appena aggiunto?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Ciao, sono Joe. Oggi lavoro da casa.

(Laughter)

(Risate)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Ciao Joe. Grazie per esserti unito a noi oggi.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Abbiamo molte persone in collegamento oggi

so let's skip the roll call

quindi saltiamo le presentazioni

and I'm gonna dive right in.

e andiamo direttamente al punto.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Oggi vogliamo raggiungere un accordo su una proposta molto importante

As a group, we need to decide if —

Come gruppo, dobbiamo decidere se...

bloop bloop —

biiip biiip...

(Laughter)

(Risate)

Hi, who just joined?

Buongiorno, chi si è appena aggiunto?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

No? Mi pareva di aver sentito un beep. (Risate)

Sound familiar?

Vi suona familiare?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Già, suona familiare anche a me.

A couple of weeks after I put that online,

Due settimane dopo aver caricato il video

500,000 people in dozens of countries,

500 000 persone da dozzine di paesi,

I mean dozens of countries,

nel senso, dozzine di paesi,

watched this video.

lo hanno guardato.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

E tre anni dopo, ha ancora migliaia di visualizzazioni al mese.

It's close to about a million right now.

Ci stiamo avvicinando al milione.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Alcune tra le aziende più grandi al mondo,

companies that you've heard of but I won't name,

che conoscete ma che non nominerò,

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

mi hanno chiesto il permesso di usare il video per la formazione dei neoassunti

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

per insegnare loro come non si conduce una riunione.

And if the numbers —

E se queste cifre --

there are a million views and it's being used by all these companies —

le visualizzazioni, l'uso da parte delle aziende --

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

non sono una prova sufficiente del problema globale delle riunioni,

there are the many, many thousands

ci sono migliaia

of comments posted online

di commenti pubblicati online

after the video went up.

dalla pubblicazione del video.

Thousands of people wrote things like,

Migliaia di persone hanno scritto cose come,

"OMG, that was my day today!"

"Oh mio Dio, uguale alla mia giornata!"

"That was my day every day!"

"Mi accade ogni giorno!"

"This is my life."

"Ecco la mia vita."

One guy wrote,

Un ragazzo ha scritto,

"It's funny because it's true.

"Fa ridere perché è vero.

Eerily, sadly, depressingly true.

Paurosamente, tristemente vero.

It made me laugh until I cried.

Mi ha fatto piangere dal ridere.

And cried. And I cried some more."

E ho pianto. E pianto ancora."

(Laughter)

(Risate)

This poor guy said,

Questo povero ragazzo ha detto,

"My daily life until retirement or death, sigh."

"Ecco la mia vita ogni giorno fino alla pensione, o alla morte, sigh."

These are real quotes

Sono citazioni reali

and it's real sad.

ed è davvero triste.

A common theme running through all of these comments online

Un filo conduttore di questi commenti online

is this fundamental belief that we are powerless

è questa convinzione di essere impotenti

to do anything other than go to meetings

di poter solo andare alle riunioni

and suffer through these poorly run meetings

e soffrire a queste riunioni mal gestite

and live to meet another day.

per poi trascinarsi al giorno dopo.

But the truth is, we're not powerless at all.

Ma in verità, non siamo per niente impotenti.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

C'è infatti una cura per il MAS.

It's right at our fingertips, literally.

L'abbiamo letteralmente a portata di mano

It's something that I call ¡No MAS!

Io la chiamo no MAS!

(Laughter)

(Risate)

Which, if I remember my high school Spanish,

Che, se ricordo bene lo spagnolo del liceo

means something like, "Enough already, make it stop!"

significa qualcosa del tipo, "Ora basta, smettiamola!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

Ecco come funziona "No MAS". È molto semplice.

First of all, the next time you get a meeting invitation

Prima di tutto, la prossima volta che vi chiameranno ad una riunione

that doesn't have a lot of information in it at all,

senza spiegarvi nel dettaglio in cosa consisterà,

click the tentative button!

cliccate sul tasto "non lo so"!

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Va bene, lo potete fare, è lì per questo.

It's right next to the accept button.

Accanto al tasto "accetta".

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Oppure il tasto "forse", o qualsiasi tasto che vi permetta di non accettare subito.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Poi, contattate la persona che vi ha invitato

Tell them you're very excited to support their work,

e ditele che è un piacere supportare il suo lavoro,

ask them what the goal of the meeting is,

chiedetele che obiettivi ha la riunione,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

e mostrate interesse in una collaborazione per raggiungere questi obiettivi.

And if we do this often enough,

Se agissimo così più spesso,

and we do it respectfully,

se lo facessimo con rispetto,

people might start to be a little bit more thoughtful

le persone comincerebbero a chiedersi

about the way they put together meeting invitations.

come creare un buon invito ad una riunione.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

E voi potreste cominciare ad accettare quegli inviti.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Potrebbero cominciare a spedirvi i programmi dettagliati. Immaginate!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Oppure eviterebbero di convocare 12 persone per un aggiornamento

when they could just do a quick email and get it done with.

quando potrebbero mandare una semplice e-mail e finirla lì.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

I comportamenti delle persone potrebbero cambiare perché è cambiato il vostro.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

E magari, vi riporterebbero anche la sedia. (Risate)

No MAS!

No MAS!

Thank you.

Grazie.

(Applause).

(Applausi)