David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Translator: sann tint Reviewer: Myo Aung

မြင်ယောင်ကြည့်လိုက်ပါ။

Picture this:

It's Monday morning,

တနင်္လာနေ့ မနက်၊

you're at the office,

ခင်ဗျားကရုံးမှာ

you're settling in for the day at work,

တစ်နေ့တာ အလုပ်အတွက် နေသားတကျဖြစ်နေတာပေါ့။

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

ခန်းမက နေ ခင်ဗျားမှတ်မိသလိုလို ဖြစ်နေတဲ့ ငနဲတစ်ကောင်

walks right into your cubicle

ဆင်းချလာပြီး၊ ခင်ဗျားအခန်းထဲဝင်လာကာ၊

ခင်ဗျားထိုင်ခုံကို မသိမသာယူသွားတယ်။

and he steals your chair.

Doesn't say a word —

ဘာတစ်ခွန်းမှမပြောဘဲ

just rolls away with it.

လှိမ့်ထွက်သွားတယ်။

Doesn't give you any information about why he took your chair

အခြားထိုင်ခုံတွေထဲကမှ ခင်ဗျားထိုင်ခုံကိုမှ

out of all the other chairs that are out there.

ယူရတဲ့အကြောင်းရင်း တစ်ခုကိုမှ ခင်ဗျားကိုပေးမသွားဖူး။

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

ဒီနေ့ ခင်ဗျားတစ်ခုခုလုပ်ဖို့ ထိုင်ခုံ လိုကောင်းလိုမယ်ဆိုတာကို

to get some work done today.

အသိအမှတ်ပြုဖော်မရဘူး။

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

ဒါကို ခင်ဗျား ခွင့်ပြုမှာမဟုတ်ဘူးလေ။

ခင်ဗျားစိတ်တိုသွားတော့မှာပေါ့။

You'd follow that guy back to his cubicle

အဲဒီကောင် အခန်းကိုလိုက်ပြီး

and you'd say, "Why my chair?"

ပြောလိုက်မှာက "ဘာလို့ ငါ့ထိုင်ခုံကိုယူတာလဲကွ။

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

ကောင်းပြီ၊ အခု အင်္ဂါနေ့မနက်၊ ခင်ဗျားကရုံးမှာပါ။

and a meeting invitation pops up in your calendar.

အစည်းအဝေးတစ်ခု ပြက္ခဒိန်ထဲမှာပေါ်လာတယ်။

(Laughter)

(ရယ်သံများ)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

ပြီးတော့ ခန်းမထဲက ခင်ဗျားသိသလို ရှိတဲ့ ဒီအမျိုးသမီးဆီကပါ။

အကြောင်းအရာအရာက ခင်ဗျားနည်းနည်းလေးပဲ

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

ကြားဖူးထားတဲ့ စီမံကိန်းတစ်ခုခုကို ရည်ညွန်းပါတယ်။

But there's no agenda.

ဒါပေမဲ့ အစည်းအဝေးအစီအစဉ် မပါဘူးဗျ။

There's no information about why you were invited to the meeting.

အစည်းအဝေးဖိတ်ကြားတဲ့ အကြောင်းရင်းမပါဘူး။

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

ဒါပေမဲ့ စည်းအဝေးဖိတ်တာကို လက်ခံပြီး၊ ခင်ဗျားသွားလိုက်တယ်။

And when this highly unproductive session is over,

အရမ်းကို အချည်းအနှီးဖြစ်တဲ့ အစည်းအဝေးပြီးသွားတော့

you go back to your desk,

ခင်ဗျားစားပွဲဆီပြန်လာပြီး

and you stand at your desk and you say,

ရပ်ကာ ပြောလိုက်တာက

"Boy, I wish I had those two hours back,

"ဟာကွာ၊ အဲဒီအချိန် ၂ နာရီကို ပြန်လိုချင်လိုက်တာ၊

like I wish I had my chair back."

ငါ့ထိုင်ခုံကို ပြန်လိုချင်သလိုမျိုးပဲကွာ။"

(Laughter)

(ရယ်သံများ)

Every day, we allow our coworkers,

နေ့တိုင်း ကျွန်တော်တို့ဟာ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေကို

who are otherwise very, very nice people,

တော်တော်ကောင်းတဲ့လူတွေကို၊

to steal from us.

ကျွန်တော်တို့ဆီက ခိုးယူခွင့်ကို ပေးထားတာဗျာ။

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

ကျွန်တော် ပြောနေတာက ရုံသုံး ပရိဘောဂထက်

အများကြီး ပိုတန်ဖိုးရှိတာကိုပါ။

I'm talking about time. Your time.

အချိန်အကြာင်းပြောနေတာပါ။ ခင်ဗျားရဲ့အချိန်ပါ။

In fact, I believe that

တကယ်တော့ ကျွန်တော်တို့အားလုံး

we are in the middle of a global epidemic

MAS ခေါ် စိတ်မကျန်းမာခြင်းအသစ်တစ်ခုရဲ့

of a terrible new illness known as MAS:

ကမ္ဘာ့ ကပ်ရောဂါတစ်ခုရဲ့ အလယ်မှာရှိနေတယ်လို့ ထင်မိတယ်။

Mindless Accept Syndrome.

Mindless Accept Syndrome ဆိုတာပါ။

(Laughter)

(ရယ်သံများ)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

MAS ရဲ့ ဦးဆုံး ရောဂါလက္ခဏာ ကတော့

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

အစည်းဝေးဖိတ်ကြားခြင်းကို ပြက္ခဒိန်မှာ

ပေါ်လာခိုက်မှာကို လက်ခံလိုက်ခြင်းပါ။

(Laughter)

(ရယ်သံများ)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

ဒါက အလိုအလျောက်တုံ့ပြန်မှုပါ

ဒင်၊ ကလစ်၊ ဘင် လိုက်တော့ ခင်ဗျားရဲ့ ပြက္ခဒိန်ထဲမှာပါ။

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"လစ်ပြီဗျို့၊ အစည်းအဝေးတောင် နောက်ကျနေပြီဗျ။" (ရယ်သံများ)

Meetings are important, right?

အစည်အဝေးတွေဟာ အရေးကြီးတယ်နော်။

ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်ခြင်းဟာ

And collaboration is key to the success of any enterprise.

စီပွားရေးလုပ်ငန်းတိုင်းရဲ့ အောင်မြင်မှုမှာအဓိကပါ။

ပြီးတော့ ကောင်းမွန်စွာစီမံထားတဲ့ အစည်းအဝေးဟာ

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

တကယ့်ကို အပြုသဘောဆောင်ပြီး၊

အကျိုးရလာဒ်တွေ ပေါ်ထွက်နိုင်တယ်။

But between globalization

ဒါပေမဲ့ ကမ္ဘာအနှံ့ဖြစ်လာခြင်းနဲ့

and pervasive information technology,

သတင်းအချက်အလက် နည်းပညာအကြား

ကျွန်တော်တို့ အလုပ်လုပ်ပုံဟာ

the way that we work

လွန်ခဲ့တဲ့ နှစ်အနည်းငယ်ကျော်မှာ

has really changed dramatically over the last few years.

တကယ်ကိုပဲ အံ့မခန်း ပြောင်းလဲခဲ့ပါပြီ။

And we're miserable. (Laughter)

ကျွန်တော်တို့တွေ စိတ်ပျက်နေကြတာပေါ့။ (ရယ်သံများ)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

အခြားတစ်ကောင်က အစည်းအဝေးကောင်းကို မကျင်းပနိုင်လို့ စိတ်ပျက်တာ မဟုတ်ဘူးဗျ၊

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

MAS ကြောင့်ပါ။ "ထင်ရာမြင်ရာ လက်ခံတဲ့ရောဂါလက္ခဏာစု"ကြောင့်ပါ။

which is a self-inflicted wound.

ဒါက ကိုယ့်ဒုက္ခကိုယ်ရှာတာပဲလေ။

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

တကယ်တော့ MAS ဟာ တစ်ကမ္ဘာလုံးဖြစ်နေတဲ့ ကပ်ရောဂါဆိုတာ သက်သေထူပြနိုင်တယ်။

Let me tell you why.

ဘာကြောင့်ဆိုတာကို ပြောပြပါရစေ။

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

ပြီးခဲ့တဲ့ ၁နှစ်၂နှစ်လောက်က Youtube မှာ ဗီဒီယိုတစ်ခု တင်ခဲ့တယ်။

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

ကျွန်တော်ကြုံခဲ့ဖူးတဲ့ အဆိုးဝါးဆုံး ဖုန်းဖြင့် ဆွေးနွေးမှုတိုင်းကို သရုပ်ဆောင်ခဲ့ပါတယ် ။

It goes on for about five minutes,

၅မိနစ် လောက်ကြာပါတယ်။

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

ဆိုးလွန်းလို့ ကျွန်တော်တို့မုန်းကြတဲ့ အစည်းအဝေအကြာင်းအကုန်ပါတယ်ဗျာ။

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

အစည်းအဝေးကို ဘယ်လိုလုပ်ရတယ်ဆိုတာကို မသိတဲ့ သဘာပတိကရှိသေးတယ်။

There are the participants who have no idea why they're there.

အစည်းအဝေးတက်လာသူတွေက သူတို့အဲဒီမှာရှိနေတာ ဘာကြောင့်လဲဆိုတာ မသိတဲ့လူတွေဗျာ။

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

ယိုယွင်းနေတဲ့ ဖြစ်ရပ်ကြီးတစ်ခုလုံးက ဒီပူးပေါင်းဆောင်ရွက်တဲ့ ရထားပျက်ထဲမှာ ။

And everybody leaves very angry.

လူတိုင်း အရမ်းဒေါသထွက်ကျန်ရစ်ကြတယ်။

It's kind of funny.

အူကြောင်ကြောင်နိုင်တာပဲဗျာ။

(Laughter)

(ရယ်သံများ)

Let's take a quick look.

နည်းနည်းလေးကြည့်ကြရအောင်။

(ဗွီဒီယို) ယနေ့တွင် ကျွန်တော်တို့ဟာ အရေးကြီးတဲ့ အဆိုပြုချက်ကို သဘောတူညီမှုရရှိဖို့ပါ။

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

As a group, we need to decide if —

အဖွဲ့တစ်ဖွဲ့အနေနဲ့ ကျွန်တော်တို့ဆုံးဖြတ်ရမှာက...

bloop bloop —

ပလွတ်၊ ပလွတ်၊

(ရယ်သံများ)

Hi, who just joined?

ဟိုင်း၊ အခုပါဝင်လာတာ ဘယ်သူလဲကွ၊

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

ဟိုင်း ဂျိုးပါ။ ငါဒီနေ့ အိမ်ကနေ အလုပ်လုပ်နေတာကွ။

(Laughter)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

ဟိုင်း ဂျိုး၊ ဒီနေ့ လာပူးပေါင်းတာကို ကျေးဇူးတင်တယ်။ ကောင်းတယ်။

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

ကျွန်တော်အခုပြောနေတာက ဖုန်းနဲ့ဆက်သွယ် ခေါ်ချင်တဲ့ လူတွေက အများကြီးပဲ။

so let's skip the roll call

ဒါကြာင့် ခေါ်ရမယ့်စာရင်းကို ကျော်လိုက်ရအောင်။

and I'm gonna dive right in.

ကျွန်တော်ချက်ချင်းပဲ နှိုက်လိုက်တော့မယ်။

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

ယနေ့ကျွန်တော်တို့ရဲ့ ရည်ရွယ်ချက်ကအရေးကြီးတဲ့

အဆိုပြုချက်တစ်ကို သဘောတူညီမှုရရှိဖို့ဖြစ်ပါတယ်။

As a group, we need to decide if —

အဖွဲ့တစ်ဖွဲ့အနေနဲ့

bloop bloop —

ပလွတ်၊ ပလွတ်၊

(Laughter)

(ရယ်သံများ)

Hi, who just joined?

ဟိုင်း၊ အခုပါဝင်လာတာ ဘယ်သူလဲကွ၊

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

မဟုတ်ဘူးလား။ တတီတီနဲ့မြည်သံ ကြားလိုက်သလားလို့။(ရယ်သံများ)

Sound familiar?

ရင်းနှီးနေတယ်မို့လား။

Yeah, it sounds familiar to me, too.

ကျွန်တော်လည်းရင်းနှီးနေတာပေါ့ဗျာ။

A couple of weeks after I put that online,

ဒါကိုကျွှန်တော်အွန်လိုင်းမှာတင်ပြီး ၁ ပတ်၂ ပတ်အကြာမှာ

500,000 people in dozens of countries,

နိုင်ငံပေါင်းများစွာက လူ ၅ သိန်းဟာ၊

I mean dozens of countries,

နိုင်ငံပေါင်းများစွာကလို့ ပြောတာနော်၊

watched this video.

ဒီဗွီဒီယိုကို ကြည့်ခဲ့တယ်။

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

နောက် ၃ နှစ်ကြာပြီးမှာလည်း လစဉ် ထောင်နဲ့ချီ ကြည့်ရှုနေတုန်းပဲ။

It's close to about a million right now.

အခုဆို ၁ သန်းနီးပါးရှိပါတယ်။

And in fact, some of the biggest companies in the world,

တကယ်တမ်းကကမ္ဘာမှာရှိတဲ့ တစ်ချို့အကြီးဆုံးကုမ္ပဏီကြီးတွေက၊

companies that you've heard of but I won't name,

ခင်ဗျားတို့သိထားတော့ အမည်တွေမပြောတော့ပါဘူး၊

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

သူတို့ဝန်ထမ်းသစ်တွေကို ကုမ္ပဏီအစည်းအဝေးကို ဘယ်လိုမလုပ်ရဘူးဆိုတာ သင်ကြားပေးတဲ့

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

ဝန်ထမ်းသစ် လေ့ကျင့်ရေးမှာ ဒီဗီဒီယိုကို အသုံးပြုဖို့ ခွင့်ပြုချက်တောင်းခဲ့ကြပါတယ်။

And if the numbers —

ပြီးတော့ တကယ်လို့ကြည်ရှုမှု ၁ သန်းရှိပြီး

ကုမ္ပဏီတွေအားလုံးက သုံးနေပါတယ်ဆိုတဲ့

there are a million views and it's being used by all these companies —

ဒီကိန်းဂဏန်းတွေဟာ အစည်းအဝေးတွေနဲ့ပတ်သက်ပြီး

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

ကမ္ဘာလုံးဆိုင်ရာ ပြဿနာရှိနေတယ်ဆိုတာ

there are the many, many thousands

of comments posted online

သက်သေပြဖို့မလုံလောက်ဘူးဆိုရင်

after the video went up.

ဒီဗီဒီယို တက်လာပြီး နောက်မှာရေးကြတဲ့

Thousands of people wrote things like,

ထောင်ပေါင်းများစွာရှိတဲ့ မှတ်ချက်တွေရှိပါတယ်။

"OMG, that was my day today!"

"ဘုရားရေ၊ ဒါဟာ ငါ့နေ့ပဲကွ"။

"That was my day every day!"

"ဒါဟာ နေ့တိုင်း ငါ့နေ့ပဲကွ"။

"This is my life."

"ဒါဟာ ငါ့ဘဝပဲဟေ့"။

One guy wrote,

တစ်ယောက် ရေးထားတာက"ရယ်ရတယ်ဟေ့၊

"It's funny because it's true.

ဘာဖြစ်လို့လဲဆိုတော့ အမှန်ဖြစ်နေတာကိုး။"

Eerily, sadly, depressingly true.

မထိတ်သာမလန့်သာ၊ စိတ်ပျက်ဝမ်းနည်း လောက်အောင်ကို မှန်နေတာပါ။

It made me laugh until I cried.

အော်ငိုချင်လာက်အောင်ကို ရယ်မိသွားစေပါတယ်။

And cried. And I cried some more."

ငိုမိတယ်ဗျာ။ ပြီးတော့ ထပ်ငိုမိပါတယ်။

(Laughter)

(ရယ်သံများ}

This poor guy said,

ဒီသနားစရာငနဲက ပြောသေးတာက

"My daily life until retirement or death, sigh."

"အငြိမ်းစာမယူခင် ဒါမှမဟုတ် မသေခင်အထိ ကျွန်တော့ဘဝ ဟင်းချလိုက်တယ်"။

These are real quotes

ဒါတွေ တကယ့်ကိုးကားချက်တွေဖြစ်ပြီး၊

and it's real sad.

တကယ် ဝမ်းနည်းစရာပါ။

A common theme running through all of these comments online

အွန်လိုင်းပေါ်က ဒီမှတ်ချက်မှာဖော်ပြထားတဲ့ တွေ့နေကြအကြောင်းအရာက

is this fundamental belief that we are powerless

ကျွန်တော်တို့ဟာ အစည်းဝေးတက်ရုံကလွဲပြီး ဘာမှလုပ်နိုင်စွမ်းမရှိဘဲ၊

to do anything other than go to meetings

ခပ်ဖျင်းဖျင်းနဲ့လုပ်နေတဲ့ အစည်းဝေးပွဲတွေမှာ

and suffer through these poorly run meetings

ဒုက္ခခံကာ နောက်တစ်နေ့ကို ရင်ဆိုင်ဖို့အသက်ရှင်နေကြတယ်ဆိုတဲ့

and live to meet another day.

အခြေခံယုံကြည်ချက်ပါ။

But the truth is, we're not powerless at all.

ဒါပေမဲ့ တကယ်တော့ ကျွန်တော်တို့ဟာ လုံးဝကြီး အစွမ်းအစမဲ့နေတာ မဟုတ်ပါဘူး။

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

တကယ်တမ်းက MAS ကိုကုသဖို့နည်းလမ်း ကျွန်တော်တို့လက်ထဲမှာ ရှိနေတာပါ။

It's right at our fingertips, literally.

တည့်တည့်ပြောရရင် ကျွန်တော်တို့ လက်ဖျားတွေမှာကို ရှိနေတာပါ။

It's something that I call ¡No MAS!

ဒါက ကျွန်တော်ခေါ်ဆိုနိုင်တာပါ။ MAS အလိုမရှိ။

(Laughter)

(ရယ်သံများ)

Which, if I remember my high school Spanish,

ဒါက ကျွန်တော် အထက်တန်းတုန်းက စပိန်စာကို မှတ်မိသေးရင်ပေါ့ဗျာ

means something like, "Enough already, make it stop!"

ဒီလိုမျိုးအဓိပ္ပါယ်ပေးတယ်ဗျ။ "တော်ပါတော့၊ ရပ်ပါတော့။"တဲ့

Here's how No MAS works. It's very simple.

ဒါက"MASအလိုမရှိ" ဘယ်လိုအလုပ်လုပ်တယ် ဆိုတာပါ။ အရမ်းရှင်းတယ်။

First of all, the next time you get a meeting invitation

ပထမဆုံးက နောက်တစ်ခါ သတင်းအချက်အလက်

that doesn't have a lot of information in it at all,

အများကြီးမပါတဲ့ ဖိတ်ကြားချက်တစ်ခုရတဲ့အခါ

click the tentative button!

အစမ်းခလုပ်ကို နှိပ်ကြည့်လိုက်ပါ။

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

ခင်ဗျားလုပ်လို့ရပါတယ်။ ဒါကြောင့် အဲဒီမှာရှိနေတာပေါ့။

It's right next to the accept button.

လက်ခံဖို့ခလုတ်နဲ့ ကပ်လျက်ရှိတတ်တယ်။

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

ဖြစ်နိုင်ရင် လက်မခံဖို့အတွက် ရှိနေတဲ့ ခလုတ်ကို ပြောတာပါ။

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

နောက်ပြီး အစည်းအဝေးတက်ဖို့ ပြောတဲ့လူကို ဆက်သွယ်ပါ။

Tell them you're very excited to support their work,

သူတို့ရဲ့လုပ်ရပ်ကိုအားပေးဖို့ စိတ်ထက်သန်တာကို ပြောလိုက်ပါ၊

ask them what the goal of the meeting is,

အစည်းအဝေးရဲ့ရည်ရွယ်ချက်ကို မေးလိုက်ပါ။

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

သူတို့ရည်မှန်းချက် အောင်မြင်ဖို့ ကူရမှာကို လေ့လာဖို့ စိတ်ဝင်စားပါတယ်လို့ ပြောပါ။

And if we do this often enough,

တကယ်လို့ ကျွန်တော်တို့ဒါကို တော်တော်များများလေးနဲ့

and we do it respectfully,

လေးလေးစားစားနဲ့လုပ်မယ်ဆိုရင်တော့

people might start to be a little bit more thoughtful

လူတွေဟာ သူတို့ရဲ့အစည်းအဝေးဖိတ်ကြားတာ ပြင်ဆင်ပုံနဲ့ပတ်သက်ပြီး နည်းနည်းလေး

about the way they put together meeting invitations.

ပိုပြီး ဆင်ဆင်ခြင်ခြင်ရှိလာဖို့စတင်လာနိုင်မလားပဲဗျာ။

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

ဒါကိုလက်ခံတာနဲ့ပတ်သက်ပြီး ပိုပြီးစဉ်းစားဆင်ခြင်တဲ့ ဆုံးဖြတ်ချက်တွေချနိူင်တာပေါ့။

People might actually start sending out agendas. Imagine!

လူတွေဟာ တကယ်ကိုပဲ အစည်းအဝေအစီအစဉ်တွေကို စတင်ပေးပို့နိုင်လောက်ပါတယ်။ စိတ်ကူးကြည့်လိုက်ပါ။

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

ဒါမှမဟုတ်လျှပ်တစ်ပြက် အီးမေးလ်လေးတစ်စောင်ပို့ပြီး ပြီးစီးနိုင်တာကြောင့်

when they could just do a quick email and get it done with.

လူတွေဟာ လူ၁၂ယောက်နဲ့ အခြေအနေတစ်ခုကို ဆွေးနွေးဖို့ ဖုန်းခေါ်ဆိုမှုတွေလုပ်လုပ်ချင်မှလုပ်တော့မှာပါ

People just might start to change their behavior because you changed yours.

ခင်ဗျားရဲ့အပြုအမူတွေပြောင်းတာကြောင့် သူတို့အပြုအမူတွေ စပြီးပြောင်းနိုင်ပါတယ်။

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

နောက်ပြီး ခင်ဗျားရဲ့ထိုင်ခုံကို လည်းပြန်ယူလာပေးချင်ပေးမှာပါ။ (ရယ်သံများ)

No MAS!

MAS အလိုမရှိနော်။

Thank you.

ကျေးဇူးတင်ပါတယ်။

(Applause).