David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Retten Sie die Welt (oder wenigstens sich selbst) vor schlechten Meetings

Übersetzung: Patricia Calderón Koch Lektorat: Tonia David

Picture this:

Stellen Sie sich vor:

It's Monday morning,

Es ist Montagmorgen,

you're at the office,

Sie sind im Büro,

you're settling in for the day at work,

bereiten sich auf den Arbeitstag vor.

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

Ein Mann, den Sie irgendwie aus der Ferne kennen,

walks right into your cubicle

kommt einfach in Ihr Büro

and he steals your chair.

und klaut Ihren Stuhl.

Doesn't say a word —

Er sagt nichts,

just rolls away with it.

rollt ihn einfach weg.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Er sagt nicht, warum er ausgerechnet Ihren Stuhl nimmt,

out of all the other chairs that are out there.

und nicht einen anderen.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Es kümmert ihn nicht, dass Sie ihn brauchen könnten,

to get some work done today.

um Ihre heutige Arbeit zu erledigen.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Das würden Sie sich nicht gefallen lassen.

You'd follow that guy back to his cubicle

Sie würden ihm hinterhergehen

and you'd say, "Why my chair?"

und fragen: "Warum mein Stuhl?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Jetzt ist es Dienstagmorgen und Sie sind wieder im Büro.

and a meeting invitation pops up in your calendar.

In Ihrem Kalender erscheint eine Einladung zu einem Meeting.

(Laughter)

(Lachen)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Sie kommt von einer Kollegin, die Sie etwas kennen.

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

Die Einladung betrifft etwas, von dem Sie schon ein bisschen gehört haben.

But there's no agenda.

Aber es gibt keine Tagesordnung.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Sie wissen nicht, wieso gerade Sie eingeladen wurden.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

Aber dennoch sagen Sie zu und gehen hin.

And when this highly unproductive session is over,

Sobald dieses unproduktive Treffen vorbei ist,

you go back to your desk,

sind Sie zurück an Ihrem Schreibtisch

and you stand at your desk and you say,

und denken:

"Boy, I wish I had those two hours back,

"Die zwei Stunden hätte ich gerne wieder.

like I wish I had my chair back."

Genau wie meinen Stuhl."

(Laughter)

(Lachen)

Every day, we allow our coworkers,

Jeden Tag erlauben wir unseren Kollegen,

who are otherwise very, very nice people,

die sonst wirklich gute Menschen sind,

to steal from us.

etwas von uns zu stehlen.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Und ich meine etwas sehr viel Wertvolleres als Büromöbel.

I'm talking about time. Your time.

Ich rede von Zeit, Ihrer Zeit.

In fact, I believe that

Ich glaube sogar,

we are in the middle of a global epidemic

dass wir uns inmitten einer globalen Epidemie,

of a terrible new illness known as MAS:

einer schrecklichen neuen Krankheit befinden: MAS

Mindless Accept Syndrome.

-- Mindless Accept Syndrom (Unüberlegtes-Zusage-Syndrom).

(Laughter)

(Lachen)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Das erste Anzeichen des Unüberlegtes-Zusage-Syndroms

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

ist das vorschnelle Annehmen einer Einladung.

(Laughter)

(Lachen)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

Es ist ein ungewollter Reflex: ding, klick, bing, es steht im Kalender.

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"Ich muss los, ich bin schon zu spät." (Lachen)

Meetings are important, right?

Meetings sind wichtig, nicht wahr?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Unternehmens.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

Ein gut geführtes Meeting kann durchaus positive Resultate bringen.

But between globalization

Aber durch Globalisierung

and pervasive information technology,

und weit um sich fassender Informationstechnologie

the way that we work

hat sich unsere Arbeitsweise

has really changed dramatically over the last few years.

in den letzten Jahren drastisch verändert.

And we're miserable. (Laughter)

Wir sind unglücklich. (Lachen)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Wir sind nicht unglücklich, weil der Kollege kein gutes Meeting leiten kann,

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

sondern wegen MAS, unserem unüberlegtem Zusagen.

which is a self-inflicted wound.

Und das ist selbstverschuldet.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

Ich habe tatsächlich Beweise dafür, dass MAS eine globale Epidemie ist.

Let me tell you why.

Ich erkläre Ihnen warum.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Vor einigen Jahren habe ich ein Video auf YouTube hochgeladen.

Ich hab jede schreckliche Telefonkonferenz nachgestellt, die man haben kann.

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

It goes on for about five minutes,

Das Video ist etwa fünf Minuten lang.

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

All das, was wir an schlechten Meetings so hassen, ist dabei.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Der Moderator, der keine Ahnung hat, wie er das Meeting leiten soll.

There are the participants who have no idea why they're there.

Die Teilnehmer, die keine Ahnung haben, wieso sie teilnehmen.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Die ganze Konferenz verwandelt sich in eine Katastrophe.

And everybody leaves very angry.

Jeder verlässt die Konferenz wütend.

It's kind of funny.

Es ist schon irgendwie lustig.

(Laughter)

(Lachen)

Let's take a quick look.

Schauen wir uns das kurz mal an:

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Video) Unser heutiges Ziel ist es, uns in einer wichtigen Sache zu einigen.

As a group, we need to decide if —

Als Gruppe müssen wir entscheiden, ob --

bloop bloop —

blub blub --

Hi, who just joined?

Hallo, wer ist da?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Hi, ich bin's, Joe! Ich arbeite heute von zu Hause aus.

(Laughter)

(Lachen)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Hallo Joe, danke für die Teilnahme.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Ich wollte gerade sagen, dass wir heute viele Leute sind,

so let's skip the roll call

also überspringen wir mal die Anwesenheitskontrolle.

and I'm gonna dive right in.

Ich fange gleich mit dem Wichtigen an.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Unser heutiges Ziel ist es, uns in einer wichtigen Sache zu einigen.

As a group, we need to decide if —

Als Gruppe müssen wir entscheiden, ob --

bloop bloop —

blub blub --

(Laughter)

(Lachen)

Hallo, wer ist da?

Hi, who just joined?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Keiner? Ich dachte, ich hätte etwas gehört. (Lachen)

Sound familiar?

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Ja? Mir auch.

A couple of weeks after I put that online,

Nur wenige Wochen nach dem Upload

500,000 people in dozens of countries,

hatten 500 000 Menschen aus Dutzenden Ländern,

I mean dozens of countries,

ich meine wirklich Dutzende Länder,

watched this video.

sich das Video angeschaut.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Selbst drei Jahre später sind es monatlich noch Tausende.

It's close to about a million right now.

Es ist jetzt fast bei einer Million.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Tatsächlich haben auch einige der größten bekannten Unternehmen,

companies that you've heard of but I won't name,

die ich aber nicht nennen werde,

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

um Erlaubnis gebeten, das Video neuen Angestellten zu zeigen,

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

um zu demonstrieren, wie Meetings nicht abgehalten werden sollten.

And if the numbers —

Wenn diese Zahlen --

there are a million views and it's being used by all these companies —

die Millionen Klicks und die Nutzung der Unternehmen --

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

nicht genug Beweis für ein globales Problem sind,

dann sind da noch die vielen tausend Kommentare,

there are the many, many thousands

of comments posted online

die online gepostet wurden,

after the video went up.

nachdem das Video hochgeladen wurde.

Thousands of people wrote things like,

Tausende haben Sachen geschrieben wie:

"OMG, that was my day today!"

"Oh mein Gott, genau so lief es heute!"

"That was my day every day!"

"So ging es bei mir jeden Tag!"

"This is my life."

"Das beschreibt mein ganzes Leben."

One guy wrote,

"It's funny because it's true.

Einer schrieb:

"Es ist lustig, weil es wahr ist."

Eerily, sadly, depressingly true.

Traurig, aber wahr.

It made me laugh until I cried.

Ich hab vor Lachen Tränen vergossen.

And cried. And I cried some more."

Immer mehr und mehr.

(Laughter)

(Lachen)

This poor guy said,

Dieser arme Kerl schrieb:

"My daily life until retirement or death, sigh."

"Mein Alltag bis zur Rente oder dem Tod, seufz."

These are real quotes

Das sind alles echte Kommentare,

and it's real sad.

und es ist wirklich traurig.

A common theme running through all of these comments online

Was all die Kommentare gemeinsam haben,

is this fundamental belief that we are powerless

ist der Glaube, dass wir nichts tun können,

to do anything other than go to meetings

außer schlecht geleitete Meetings

and suffer through these poorly run meetings

über uns ergehen zu lassen.

and live to meet another day.

Und den nächsten Tag auch wieder.

But the truth is, we're not powerless at all.

Doch die Wahrheit ist: Wir sind überhaupt nicht machtlos.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

Wir halten das Heilmittel sogar in unseren Händen.

It's right at our fingertips, literally.

Es ist buchstäblich greifbar.

It's something that I call ¡No MAS!

Ich nenne es: ¡No MAS! (es reicht)

(Laughter)

(Lachen)

Which, if I remember my high school Spanish,

Wenn ich es aus meinem Spanischunterricht richtig erinnere,

means something like, "Enough already, make it stop!"

heißt das: "Es reicht! Schluss damit!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

Es funktioniert so, wirklich einfach:

First of all, the next time you get a meeting invitation

Das nächste Mal, wenn Sie eine Einladung erhalten,

that doesn't have a lot of information in it at all,

in der kaum Informationen sind,

click the tentative button!

klicken Sie "Vielleicht".

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Das ist in Ordnung, Sie dürfen das!

It's right next to the accept button.

Steht gleich neben Zusage.

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Was auch immer Sie wählen können, ohne sofort zuzusagen.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Außerdem kontaktieren Sie denjenigen, der Sie eingeladen hat.

Tell them you're very excited to support their work,

Sagen Sie, Sie freuen sich, ihn zu unterstützen,

ask them what the goal of the meeting is,

fragen Sie nach dem Ziel des Meetings,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

und dass Sie gerne wissen würden, wie Sie ihn unterstützen können.

And if we do this often enough,

Wenn wir alle das oft genug

and we do it respectfully,

und mit genug Respekt täten,

people might start to be a little bit more thoughtful

würde sich mancher mehr Gedanken machen

about the way they put together meeting invitations.

über die Art und Weise Einladungen zu versenden.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

Und Sie könnten besser entscheiden, ob Sie teilnehmen oder absagen.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Wir hätten sogar Tagesordnungen. Stellen Sie sich das vor.

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Oder es gäbe keine Telefonkonferenz mit zwölf Teilnehmern,

when they could just do a quick email and get it done with.

wenn es auch eine kurze E-Mail tun würde.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Andere könnten ihr Verhalten ändern, wenn Sie Ihr Verhalten ändern.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

Sie bekämen vielleicht sogar Ihren Stuhl wieder. (Lachen)

No MAS!

¡No MAS!

Thank you.

Danke schön.

(Applause).

(Applaus)