David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Translator: Luize Kurme Reviewer: Kristaps Kadiķis

Picture this:

Iedomājieties:

It's Monday morning,

ir pirmdienas rīts,

you're at the office,

jūs esat birojā,

you're settling in for the day at work,

jūs iekārtojaties darba dienai,

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

kad kāds kolēģis, kuru puslīdz pazīstat,

walks right into your cubicle

ienāk jūsu kabinetā

and he steals your chair.

un savāc jūsu krēslu.

Doesn't say a word —

Nepasaka ne vārda,

just rolls away with it.

vienkārši aizstumj to projām.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Nepaskaidro, kāpēc paņēma tieši jūsu krēslu,

out of all the other chairs that are out there.

no visiem citiem krēsliem.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Neatzīst, ka jums krēslu varētu vajadzēt,

lai šodien varētu pastrādāt.

to get some work done today.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Jūs to nepieļautu! Jūs celtu traci.

You'd follow that guy back to his cubicle

Jūs sekotu viņam uz kabinetu

and you'd say, "Why my chair?"

un jautātu: „Kāpēc tieši manu krēslu?”

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Nu ir otrdienas rīts, un jūs esat birojā,

and a meeting invitation pops up in your calendar.

un kalendārā izlec ielūgums uz sapulci.

(Laughter)

(Smiekli)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Tas ir no kolēģes, kuru puslīdz pazīstat,

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

un pie temata ir ierakstīts projekts, par ko esat kaut ko dzirdējuši.

But there's no agenda.

Bet nav dienaskārtības.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Nav informācijas, kāpēc uz sanāksmi aicina jūs,

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

taču jūs apstiprināt ielūgumu un piedalāties.

And when this highly unproductive session is over,

Kad šī ārkārtīgi nelietderīgā tikšanās ir galā,

you go back to your desk,

jūs dodaties atpakaļ uz kabinetu,

and you stand at your desk and you say,

stāvat pie sava galda un sakāt:

"Boy, I wish I had those two hours back,

„Ak, kaut es varētu atgūt tās divas stundas!"

like I wish I had my chair back."

Jā, un es tāpat gribētu atgūt savu krēslu. (Smiekli)

(Laughter)

Every day, we allow our coworkers,

Katru dienu mēs ļaujam saviem kolēģiem,

who are otherwise very, very nice people,

kuri visādi citādi ir ļoti jauki cilvēki,

to steal from us.

mūs apzagt.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Es runāju par kaut ko daudz vērtīgāku nekā biroja mēbeles.

I'm talking about time. Your time.

Es runāju par laiku. Jūsu laiku.

In fact, I believe that

Es patiesībā domāju,

we are in the middle of a global epidemic

ka mūs ir piemeklējusi globāla epidēmija,

of a terrible new illness known as MAS:

briesmīga, jauna slimība ar nosaukumu MAS:

Mindless Accept Syndrome.

Muļķīgās apstiprināšanas sindroms.

(Laughter)

(Smiekli)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Muļķīgās apstiprināšanas sindroma galvenais simptoms

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

ir tikšanās ielūgumu apstiprināšana, tiklīdz tie parādās kalendārā.

(Smiekli)

(Laughter)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

Tas ir reflekss — ding, klik, bing — un tas ir jūsu kalendārā:

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

„Jāskrien, jau kavēju tikšanos.”

(Smiekli)

Meetings are important, right?

Tikšanās ir svarīgas, vai ne?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

Un sadarbība ir jebkura uzņēmuma panākumu atslēga.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

Labi novadīta tikšanās var dot tiešām pozitīvus rezultātus,

But between globalization

taču ar globalizāciju

and pervasive information technology,

un visuresošo informācijas tehnoloģiju

the way that we work

tas, kā mēs strādājam,

has really changed dramatically over the last few years.

pēdējo gadu laikā ir krasi mainījies,

And we're miserable. (Laughter)

un mēs esam nelaimīgi.

(Smiekli)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Esam nelaimīgi ne tāpēc, ka citi nemāk vadīt sanāksmes,

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

bet MAS dēļ, mūsu Muļķīgā apstiprināšanas sindroma dēļ,

which is a self-inflicted wound.

ko mēs paši izraisām.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

Man ir pierādījumi, ka MAS ir globāla epidēmija.

Let me tell you why.

Ļaujiet paskaidrot!

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Pirms dažiem gadiem es YouTube ieliku video.

Šajā video es izspēlēju katru konferences zvanu,

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

kādā jelkad esat piedalījušies.

It goes on for about five minutes,

Tas ilgst aptuveni piecas minūtes

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

un ataino visu, ko neciešam nejēdzīgās sapulcēs

Tur ir moderators, kuram nav ne jausmas, kā vadīt sanāksmes.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

There are the participants who have no idea why they're there.

Tur ir dalībnieki, kuri nesaprot, kādēļ tur atrodas.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Tas viss vairāk vai mazāk aiziet pa pieskari,

And everybody leaves very angry.

un visi dodas projām ļoti dusmīgi.

It's kind of funny.

Vispār tas ir visai smieklīgs.

(Laughter)

(Smiekli)

Let's take a quick look.

Uzmetīsim aci!

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Video) Mūsu uzdevums šodien ir panākt vienošanos par ļoti svarīgu priekšlikumu.

As a group, we need to decide if —

Kā grupai mums jāizlemj, vai...

bloop bloop —

Blop, blop!

Hi, who just joined?

Sveiki! Kurš tikko pievienojās?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

(Smiekli)

Sveiki, te Jānis. Es šodien strādāju no mājām.

(Laughter)

(Smiekli)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Sveiks, Jāni! Paldies, ka pievienojies.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Kā jau teicu, sarunā piedalās daudz cilvēku,

so let's skip the roll call

tāpēc nesaukšu visus vārdā un ķeršos pie lietas.

and I'm gonna dive right in.

(Smiekli)

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Mūsu uzdevums šodien ir panākt vienošanos par ļoti svarīgu priekšlikumu

As a group, we need to decide if —

Kā grupai mums ir jāizlemj, vai...

bloop bloop —

Blop, blop!

(Laughter)

(Smiekli)

Hi, who just joined?

Sveiki, kurš pievienojās?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Nē? Man likās es kaut ko dzirdēju. (Smiekli)

Sound familiar?

Pazīstama situācija?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Jā, man arī.

A couple of weeks after I put that online,

Dažas nedēļas pēc video publicēšanas

500,000 people in dozens of countries,

500 000 cilvēki no dažādām valstīm

I mean dozens of countries,

— tiešām desmitiem dažādu valstu —

watched this video.

noskatījās šo video.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Trīs gadus vēlāk tam joprojām ir tūkstošiem skatījumu katru mēnesi.

It's close to about a million right now.

Šobrīd tas tuvojas miljonam.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Daži no lielākajiem uzņēmumiem pasaulē

companies that you've heard of but I won't name,

— vārdā nesaukšu, bet tie ir visiem zināmi —

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

man ir lūguši atļauju izmantot šo video jauno darbinieku apmācībām,

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

lai mācītu, kā nevadīt sanāksmes viņu uzņēmumā.

And if the numbers —

Un, ja šie skaitļi

there are a million views and it's being used by all these companies —

— miljons skatījumu, izmantošana apmācībās —

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

nav pietiekami pierādījumi, ka mums ir globāla problēma ar sanāksmēm,

there are the many, many thousands

tad ir tūkstošiem publicēto komentāru

of comments posted online

after the video went up.

pēc video augšupielādes.

Thousands of people wrote things like,

Tūkstošiem cilvēku rakstīja:

"OMG, that was my day today!"

„Ak dievs, tā bija mana šodiena!”

"That was my day every day!"

„Tāda ir mana ikdiena!”

"This is my life."

„Tāda ir mana dzīve.”

One guy wrote,

Cits rakstīja:

"It's funny because it's true.

„Tas ir smieklīgi, jo tā ir patiesība. Baisa, skumja, nomācoša patiesība.

Eerily, sadly, depressingly true.

It made me laugh until I cried.

Es smējos līdz asarām.

And cried. And I cried some more."

Un raudāju. Un raudāju vēl.”

(Laughter)

(Smiekli)

This poor guy said,

Šis nabaga cilvēks teica:

"My daily life until retirement or death, sigh."

„Mana ikdiena līdz pensijai vai nāvei, ehh.”

(Smiekli)

These are real quotes

Šie ir īsti citāti,

and it's real sad.

un tas patiešām ir skumji.

A common theme running through all of these comments online

Kopīgais visiem šiem interneta komentāriem

is this fundamental belief that we are powerless

ir pārliecība, ka nav mūsu spēkos

to do anything other than go to meetings

darīt ko citu, kā vien iet uz sanāksmēm

and suffer through these poorly run meetings

un mocīties šajās slikti vadītajās sanāksmēs,

and live to meet another day.

un darīt to no jauna rītdien.

But the truth is, we're not powerless at all.

Bet patiesībā mēs nemaz neesam bezspēcīgi.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

Zāles pret MAS ir mūsu rokās.

It's right at our fingertips, literally.

Tās mums ir burtiski acu priekšā!

It's something that I call ¡No MAS!

Es to saucu par ¡No MAS!

(Laughter)

(Smiekli)

Which, if I remember my high school Spanish,

Ja pareizi atceros no spāņu valodas,

means something like, "Enough already, make it stop!"

tas nozīmē „Pietiek taču vienreiz!”

Here's how No MAS works. It's very simple.

Lūk, kā darbojas ¡No MAS!, tas ir ļoti vienkārši.

First of all, the next time you get a meeting invitation

Pirmkārt, nākamreiz, kad saņemsiet ielūgumu uz sanāksmi,

that doesn't have a lot of information in it at all,

par ko nav daudz informācijas,

click the tentative button!

nospiediet pogu „Varbūt”!

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Jūs drīkstat to darīt, tāpēc jau tā tur ir.

It's right next to the accept button.

Tā ir blakus pogai „Apstiprināt”.

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Vai nospiediet jebkuru citu pogu, kas ļauj atlikt ielūguma pieņemšanu.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Tad sazinieties ar cilvēku, kurš jūs uzaicināja.

Tell them you're very excited to support their work,

Pasakiet, ka ar prieku atbalstīsiet viņa darbu,

ask them what the goal of the meeting is,

pajautājiet, kāds ir tikšanās mērķis,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

un pasakiet, ka vēlaties uzzināt, kā varat palīdzēt sasniegt šo mērķi.

And if we do this often enough,

Ja mēs to darītu pietiekami bieži

and we do it respectfully,

un mēs to darītu godprātīgi,

people might start to be a little bit more thoughtful

cilvēki varbūt kļūtu uzmanīgāki,

about the way they put together meeting invitations.

izsūtot ielūgumus uz sanāksmēm.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

Un jūs varētu būt uzmanīgāki ar ielūgumu apstiprināšanu.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Cilvēki varbūt pat sāktu izsūtīt dienaskārtības. Iedomājieties!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Vai varbūt pat iztiktu bez konferences zvana starp 12 cilvēkiem

when they could just do a quick email and get it done with.

reizēs, kad pietiktu ar īsu e-pastu.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Cilvēki varbūt sāktu mainīt savu uzvedību, jo jūs būsit mainījis savējo.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

Un viņi pat varētu atnest atpakaļ jūsu krēslu. (Smiekli)

No MAS!

¡No MAS!

Thank you.

Paldies.

(Applause).

(Aplausi)