David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Cómo salvar el mundo (o al menos a ti mismo) de reuniones malas

Traductor: Gustavo Rocha Revisor: Lidia Cámara de la Fuente

Picture this:

Imaginen esto:

It's Monday morning,

Es lunes por la mañana,

you're at the office,

y estás en la oficina,

you're settling in for the day at work,

preparándote para el día de trabajo,

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

y este tipo que reconoces más o menos del pasillo,

walks right into your cubicle

llega a tu cubículo

and he steals your chair.

y te roba la silla.

Doesn't say a word —

No dice una palabra,

just rolls away with it.

solo se la lleva.

Doesn't give you any information about why he took your chair

No te da ninguna explicación para llevarse tu silla

out of all the other chairs that are out there.

de entre tantas otras sillas que están por allí.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

No reconoce que quizás necesites tu silla

to get some work done today.

para hacer tu trabajo hoy.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Tú no lo tolerarías. Armarías un alboroto.

You'd follow that guy back to his cubicle

Seguirías el tipo hasta su cubículo

and you'd say, "Why my chair?"

y le dirías: "¿Por qué mi silla?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Bien, ahora es martes por la mañana y estás en la oficina,

and a meeting invitation pops up in your calendar.

y una invitación a una reunión surge en tu calendario.

(Laughter)

(Risas)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Y es de esta mujer que conoces más o menos del pasillo,

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

y la línea de asunto hace referencia

a algún proyecto de que ya oíste algo.

But there's no agenda.

Pero no hay cualquier programa.

There's no information about why you were invited to the meeting.

No hay explicación de por qué fuiste invitado para la reunión.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

Y sin embargo aceptas la invitación y vas.

And when this highly unproductive session is over,

Y cuando acaba esa sesión altamente improductiva,

you go back to your desk,

regresas a tu mesa,

and you stand at your desk and you say,

te quedas en tu mesa y dices:

"Boy, I wish I had those two hours back,

"Chico, ojalá volviera a recuperar esas dos horas.

like I wish I had my chair back."

así como mi silla."

(Laughter)

(Risas)

Every day, we allow our coworkers,

Todos los días, les permitimos a nuestros compañeros,

who are otherwise very, very nice people,

que por lo demás son muy buenas personas,

to steal from us.

que nos roben.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Y me refiero a algo mucho más valioso

que el mobiliario de oficina.

I'm talking about time. Your time.

Estoy hablando de tiempo. Tu tiempo.

In fact, I believe that

En efecto, creo que estemos en medio a una epidemia global

we are in the middle of a global epidemic

of a terrible new illness known as MAS:

de una nueva enfermedad terrible llamada SAI [MAS]:

Mindless Accept Syndrome.

[Mindless Accept Syndrome]. Síndrome de la Aceptación Insensata

(Laughter)

(Risas)

Los síntomas básicos del Síndrome de la Aceptación Insensata

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

es aceptar inmediatamente invitaciones

tan pronto surjan en tu calendario.

(Laughter)

(Risas)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

Es un reflejo involuntario; ding, clic, bing; está en tu calendario,

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"Ya me tengo que ir, me retraso para una reunión." (Risas)

Meetings are important, right?

Las reuniones son importantes, ¿verdad?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

Y la colaboración es clave para el éxito de una empresa.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

Una reunión bien organizada

puede rendir resultados positivos y aplicables.

But between globalization

Pero en medio de la globalización

and pervasive information technology,

e informática omnipresente,

the way that we work

la manera como trabajamos

has really changed dramatically over the last few years.

se cambió dramáticamente en los últimos años.

And we're miserable. (Laughter)

Y somos desgraciados. (Risas)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Somos desgraciados no porque

los otros no saben hacer una buena reunión,

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

sino debido al SAI, nuestro Síndrome de Aceptación Insensata,

which is a self-inflicted wound.

que es una herida autoinfligida.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

En verdad, puedo evidenciar que el SAI es una epidemia global.

Let me tell you why.

Ya les digo por qué.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Hace algunos años, yo subí un vídeo en Youtube,

y en el vídeo representé todas las llamadas

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

terribles que suceden en conferencias.

It goes on for about five minutes,

Sigue así unos cinco minutos,

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

y contiene todo lo que detestamos de malas reuniones.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Hay el moderador que no tiene idea

de cómo moderar una reunión.

There are the participants who have no idea why they're there.

Están los participantes que no tienen idea

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

de por qué están allí.

Todo se da, en cierto modo,

como un descarrilamiento colaborativo.

And everybody leaves very angry.

Y todos se van enfadados.

It's kind of funny.

Es un poco gracioso.

(Laughter)

(Risas)

Let's take a quick look.

Echemos un rápido vistazo.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Vídeo) Nuestra meta hoy es llegar

a un acuerdo en una importantísima propuesta.

As a group, we need to decide if —

Como grupo debemos decidir...

bloop bloop —

blup blup...

Hi, who just joined?

Hola, ¿quién se conectó?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Hola, soy Joe. Estoy trabajando desde casa hoy.

(Laughter)

(Risas)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Hola, Joe. Gracias por acompañarnos aquí, genial.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Decía, tenemos mucha gente convocada,

so let's skip the roll call

omitamos así pasar lista

and I'm gonna dive right in.

y ya voy a comenzar.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Nuestra meta hoy es llegar a un acuerdo

en una propuesta importantísima.

As a group, we need to decide if —

Como grupo debemos decidir si...

bloop bloop —

blup, blup...

(Laughter)

(Risas)

Hi, who just joined?

Hola, ¿quién se conectó?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

¿Nadie? Me pareció haber oído un bip. (Risas)

Sound familiar?

¿Les suena familiar?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Sí, a mí me suena familiar también.

A couple of weeks after I put that online,

Unas semanas tras haber subido el vídeo,

500,000 people in dozens of countries,

500 mil personas de docenas de países,

I mean dozens of countries,

sí, de docenas de países,

watched this video.

vieron el vídeo.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Y tres años después, aún se ve cientos de veces al mes.

It's close to about a million right now.

Está llegando a un millón ahora mismo.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Y algunas de las mayores empresas del mundo,

companies that you've heard of but I won't name,

empresas que Uds. conocen pero no las nombraré,

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

me pidieron permiso

para usar este vídeo como formación de nuevos trabajadores

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

para enseñarles cómo no conducir una reunión en la empresa.

And if the numbers —

Y si los números...

—un millón de visualizaciones y todas esas empresas—

there are a million views and it's being used by all these companies —

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

no son prueba suficiente

de que reuniones son un problema global,

there are the many, many thousands

hay aún muchos miles

of comments posted online

de comentarios publicados en línea

after the video went up.

después de que el vídeo hubiese sido publicado.

Thousands of people wrote things like,

Miles de personas escribieron cosas como:

"OMG, that was my day today!"

"Dios mío ¡mi día hoy fue lo mismo!"

"That was my day every day!"

"¡Era igual todos los días!"

"This is my life."

"Es mi vida."

One guy wrote,

Un tipo escribió: "Es gracioso porque es verdad.

"It's funny because it's true.

Eerily, sadly, depressingly true.

La verdad inquietante, triste y deprimente.

It made me laugh until I cried.

Me hizo reír hasta llorar.

And cried. And I cried some more."

Y lloré. Y lloré un poco más."

(Laughter)

(Risas)

This poor guy said,

Este pobre hombre dijo:

"My daily life until retirement or death, sigh."

"Mi vida diaria hasta la jubilación o la muerte. Suspiro."

These are real quotes

Son citas reales y es muy triste.

and it's real sad.

A common theme running through all of these comments online

Un tema común que surge en todos esos comentarios en línea

is this fundamental belief that we are powerless

es esta creencia fundamental en nuestra impotencia

to do anything other than go to meetings

para cualquiera otra cosa que no sea ir a reuniones

and suffer through these poorly run meetings

y sufrir con estas reuniones mal conducidas

and live to meet another day.

y vivir para cumplir un día más.

But the truth is, we're not powerless at all.

Pero la verdad es que no somos de manera alguna impotentes.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

De hecho, el remedio del SAI está en nuestras manos.

It's right at our fingertips, literally.

Literalmente al alcance de nuestras manos.

It's something that I call ¡No MAS!

Es algo que llamo ¡No SAI! [No MAS]

(Laughter)

(Risas)

Que si no recuerdo mal a mi profesora de español,

Which, if I remember my high school Spanish,

means something like, "Enough already, make it stop!"

significa algo como: [No MAS] "¡Basta, ya!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

Como funciona el No MAS SAI . Es muy simple.

First of all, the next time you get a meeting invitation

Primero, la próxima vez que Uds. reciban una invitación

that doesn't have a lot of information in it at all,

sin mucha información en sí,

click the tentative button!

hagan clic en el botón de provisional.

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Está bien, pueden hacerlo, por eso está allá.

It's right next to the accept button.

Está al lado del botón de Aceptar.

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Es el botón Quizás o cualquier botón

existente para no aceptar inmediatamente.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Después, pónganse en contacto

con quien les invitó a la reunión.

Tell them you're very excited to support their work,

Díganle de su entusiasmo para respaldar su trabajo,

ask them what the goal of the meeting is,

pregúntenle cuál es el objetivo de la reunión,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

y díganle que les gustaría saber

cómo pueden ayudarlo a alcanzar su objetivo.

And if we do this often enough,

Y si lo hacemos frecuentemente, y con respecto,

and we do it respectfully,

people might start to be a little bit more thoughtful

quizás se vuelven los otros más concienzudos

about the way they put together meeting invitations.

sobre como crean las invitaciones.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

Y Uds. pueden decidir más concienzudamente si las aceptan.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Pueden incluso mismo empezar a enviar programas. ¡Imaginen!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

O pueden no convocar una conferencia

con 12 personas para hablar de un estatus,

when they could just do a quick email and get it done with.

si pueden tan solo

enviar un corto e-mail y resolverlo luego.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Los otros pueden empezar a cambiar su comportamiento

a causa de sus cambios.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

Y quizás incluso le devuelvan la silla. (Risas)

No MAS!

¡No MAS SAI!

Thank you.

Gracias.

(Applause).

(Aplausos)