David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Translator: Natta Yantasri Reviewer: Unnawut Leepaisalsuwanna

Picture this:

ลองนึกภาพดูนะครับว่า

It's Monday morning,

นี่เป็นเช้าวันจันทร์

you're at the office,

คุณอยู่ที่ทำงาน

you're settling in for the day at work,

กำลังจะเริ่มทำงาน

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

แล้วผู้ชายที่คุณคุ้น ๆ หน้าอยู่

walks right into your cubicle

ก็เดินเข้ามาในคอกทำงานของคุณ

and he steals your chair.

แล้วก็เอาเก้าอื้ของคุณไป

Doesn't say a word —

โดยไม่บอกไม่กล่าว

just rolls away with it.

แค่ลากมันออกไปเลย

Doesn't give you any information about why he took your chair

ไม่มีคำอธิบายใด ๆ ว่าเขาเอาเก้าอี้คุณไปทำไม

out of all the other chairs that are out there.

ทั้ง ๆ ที่ก็มีเก้าอี้ตัวอื่นอีกตั้งมากมาย

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

ไม่ได้สนใจเลยด้วยซ้ำว่าคุณจะต้องใช้เก้าอี้

to get some work done today.

เพื่อที่วันนี้จะได้ทำงานให้เสร็จ

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

คุณไม่มีทางยอมแน่ ๆ งานนี้เป็นไงเป็นกัน

You'd follow that guy back to his cubicle

คุณคงจะเดินตามเขาไปที่คอกทำงาน

and you'd say, "Why my chair?"

แล้วก็คงถามว่า ทำไมต้องเอาเก้าอี้เราด้วย

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

ทีนี้ ลองสมมุติต่อไปว่านี่คือเช้าวันอังคาร คุณอยู่ที่ออฟฟิศ

and a meeting invitation pops up in your calendar.

แล้วก็มีคนส่งนัดประชุมเข้ามาในปฎิทิน

(Laughter)

(เสียงหัวเราะ)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

คนส่งก็คือผู้หญิงคนหนึ่งที่คุณคุ้น ๆ หน้าอยู่

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

แล้วคุณก็คุ้น ๆ กับหัวข้อการประชุม เหมือนเคยได้ยินที่ไหนมา

But there's no agenda.

แต่มันไม่ได้มากับตารางการประชุม

There's no information about why you were invited to the meeting.

ไม่มีข้อมูลว่าทำไมคุณได้รับเชิญ

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

แต่คุณก็กดตอบรับการประชุม แล้วก็เข้าประชุม

And when this highly unproductive session is over,

และเมื่อการประชุมที่ดูเหมือน จะไร้ประโยชน์สิ้นสุดลง

you go back to your desk,

คุณก็กลับไปที่โต๊ะตัวเอง

and you stand at your desk and you say,

ยืนที่โต๊ะแล้วก็บ่นพึมพำกับตัวเองว่า

"Boy, I wish I had those two hours back,

"โธ่ ขอสองชั่วโมงนั้นคืนกลับมาได้ไหมเนี่ย

like I wish I had my chair back."

เหมือนที่ฉันอยากได้เก้าอี้คืน"

(Laughter)

(เสียงหัวเราะ)

Every day, we allow our coworkers,

ทุกวันนี้เราอนุญาตให้เพื่อนร่วมงาน

who are otherwise very, very nice people,

ที่โดยรวมก็เป็นคนที่น่ารักมาก

to steal from us.

มาขโมยของของเราไป

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

และผมหมายถึงของ ที่มีค่ามากกว่าของใช้ในสำนักงาน

I'm talking about time. Your time.

ผมกำลังพูดถึงเวลา... เวลาของคุณ

In fact, I believe that

เอาจริง ๆ นะ ผมเชื่อว่า

we are in the middle of a global epidemic

เรากำลังเผชิญกับโรคร้ายแรง ที่ระบาดไปทั่วโลก

of a terrible new illness known as MAS:

โรคใหม่นี้มีชื่อว่า MAS

Mindless Accept Syndrome.

Mindless Accept Syndrome (โรคตอบรับแบบไร้สติ)

(Laughter)

(เสียงหัวเราะ)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

อาการหลักของโรคนี้

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

คือการตอบรับการประชุมทันที ที่มันเด้งขึ้นมาในอีเมล

(Laughter)

(เสียงหัวเราะ)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

เป็นการกดแบบไม่รู้ตัว มาปุ๊บ กดปั๊บ เข้าในปฏิทินเรียบร้อย

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"ไปก่อนนะ ไม่ทันประชุมแล้วเนี่ย" (เสียงหัวเราะ)

Meetings are important, right?

การประชุมมันสำคัญใช่ไหมครับ

And collaboration is key to the success of any enterprise.

และความร่วมมือร่วมใจกันก็สำคัญสำหรับองค์กร

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

และการประชุมที่ดี จะสร้างผลลัพธ์เชิงบวกให้กับธุรกิจ

But between globalization

แต่ระหว่างยุคโลกาภิวัฒน์

and pervasive information technology,

และการแพร่หลายของเทคโนโลยี

the way that we work

ทำให้วิธีการทำงานของเรา

has really changed dramatically over the last few years.

เปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิงในไม่กี่ปีที่ผ่านมา

And we're miserable. (Laughter)

และตอนนี้พวกเราก็ทนทุกข์อยู่ (เสียงหัวเราะ)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

พวกเราเป็นทุกข์ ไม่ใช่เพราะคนอื่นจัดประชุมดี ๆ ไม่ได้

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

แต่เพราะไอ้โรค MAS (โรคตอบรับแบบไร้สติ) ของเราเองนี่แหละครับ

which is a self-inflicted wound.

ที่สร้างแผลให้เราเอง

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

จริง ๆ ผมมีหลักฐานมาพิสูจน์นะครับ ว่าโรคนี้ระบาดไปทั่วโลก

Let me tell you why.

ลองฟังเรื่องนี้ดูครับ

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

ไม่กี่ปีก่อน ผมอัพโหลดวิดีโอลงยูทูบ และในวิดีโอนั้น

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

ผมเลียนแบบทุกการประชุมสายแย่ๆ ที่คุณต้องเคยเจอมา

It goes on for about five minutes,

ผมแสดงไปประมาณห้านาทีครับ

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

ในคลิปมีทุกอย่างที่พวกเราเกลียด เกี่ยวกับการประชุมห่วย ๆ

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

เช่น คนนำประชุมที่ไม่รู้เลยด้วยซ้ำ ว่าต้องทำอะไรบ้าง

There are the participants who have no idea why they're there.

คนมาประชุมที่ไม่รู้ว่าพวกเขามาทำไม

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

ทุกอย่างคล้ายๆ จะเป็นการร่วมมือร่วมใจ ที่ไม่ได้เรื่องได้ราว

And everybody leaves very angry.

สุดท้ายทุกคนก็กลับไป ด้วยความรู้สึกโกรธและขุ่นมัว

It's kind of funny.

มันเป็นคลิปที่ตลกดีนะครับ

(Laughter)

(เสียงหัวเราะ)

Let's take a quick look.

ไหนลองมาดูกัน

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(วีดีโอ) วันนี้เป้าหมายของเราคือตกลงกันให้ได้ ต่อข้อเสนอที่สำคัญมากชิ้นหนึ่ง

As a group, we need to decide if —

ในหมู่พวกเรา เราต้องตัดสินใจว่า

bloop bloop —

ตู๊ด ตู๊ด

Hi, who just joined?

สวัสดีครับ ใครเพิ่งเข้าคอลมาครับ

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

ผมโจครับ ผมทำงานที่บ้านวันนี้

(Laughter)

(เสียงหัวเราะ)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

สวัสดีครับ โจ ขอบคุณที่เข้าร่วมประชุมกับเราวันนี้

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

ผมจะบอกว่า พวกเราเข้าประชุมกันหลายคนมาก

so let's skip the roll call

ดังนั้นผมจะขอเข้าเรื่องเลยนะครับ

and I'm gonna dive right in.

จุดประสงค์ของวันนี้

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

เราต้องตกลงกันให้ได้ ต่อข้อเสนอที่สำคัญมากชิ้นหนึ่ง

As a group, we need to decide if —

ในหมู่พวกเราต้องตัดสินใจว่า

bloop bloop —

ตู๊ด ตู๊ด

(Laughter)

(เสียงหัวเราะ)

Hi, who just joined?

สวัสดีครับ ใครครับเนี่ย

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

อ้าว ไม่มีเหรอครับ ผมนึกว่า ผมได้ยินเสียงโทรศัพท์ (เสียงหัวเราะ)

Sound familiar?

คุ้น ๆ ใช่ไหมครับ

Yeah, it sounds familiar to me, too.

ผมก็คุ้นกับเหตุการณ์แบบนี้เหมือนกัน

A couple of weeks after I put that online,

หลังจากที่ผมอัพโหลดวีดีโอนั้นไม่กี่อาทิตย์

500,000 people in dozens of countries,

มีคนกว่าห้าแสนคน จากหลายสิบประเทศ

I mean dozens of countries,

ผมพูดจริงนะครับ หลายสิบประเทศ

watched this video.

ที่กดดูคลิปนั้น

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

สามปีต่อมา ก็ยังมีคนกดดูหลายพันคน ในทุก ๆ เดือน

It's close to about a million right now.

ตอนนี้มีจำนวนผู้ชมเกือบล้านคนแล้ว

And in fact, some of the biggest companies in the world,

และในความจริง บริษัทยักษ์ใหญ่ของโลกหลายบริษัท

companies that you've heard of but I won't name,

ที่ทุกคนในนี้ต้องเคยได้ยิน แต่ผมขอไม่เอ่ยชื่อ

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

ที่ขออนุญาตเอาคลิปผมไปใช้ สำหรับอบรมพนักงานเข้าใหม่

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

ให้พวกเขาได้ดูว่า วิธีผิดๆ ในการจัดประชุมเป็นอย่างไร

And if the numbers —

และถ้าจำนวนผู้ชม

there are a million views and it's being used by all these companies —

ที่เข้าชมนับล้าน ๆ ครั้ง รวมถึงการนำคลิป ไปแชร์ในบริษัทมากมาย

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

ยังไม่เพียงพอที่จะพิสูจน์ ว่าเรามีปัญหาระดับโลกอยู่

there are the many, many thousands

ยังมีคอมเมนท์หลายพันคอมเมนท์

of comments posted online

ที่ถูกเขียนในโลกออนไลน์

after the video went up.

หลังจากที่ผมอัพโหลดวิดีโอนี้ขึ้นไป

Thousands of people wrote things like,

คอมเมนท์พวกเขาก็เช่น

"OMG, that was my day today!"

"โห เหมือนวันนี้ของฉันเป๊ะ"

"That was my day every day!"

"ผมเจอแบบนี้ทุกวันเลยครับ"

"This is my life."

"นี่แหละ ชีวิตหนู"

One guy wrote,

ผู้ชายคนหนึ่งเขียนว่า

"It's funny because it's true.

"มันตลกเพราะมันเป็นเรื่องจริงครับ

Eerily, sadly, depressingly true.

เรื่องจริงที่น่าหดหู่สุด ๆ

It made me laugh until I cried.

ผมหัวเราะจนน้ำตาไหลเลย

And cried. And I cried some more."

แล้วผมก็ร้อง ร้องไห้อยู่อย่างนั้น"

(Laughter)

(เสียงหัวเราะ)

This poor guy said,

ผู้ชายที่น่าสงสารท่านนี้บอกว่า

"My daily life until retirement or death, sigh."

"นี่คือชีวิตประจำวันของผม จนผมเกษียณหรือไม่ก็ตายก่อน.. เฮ้อ"

These are real quotes

ผมไม่ได้กุความเห็นเหล่านี้ขึ้นมา

and it's real sad.

และมันน่าเศร้าจริง ๆ นะครับ

A common theme running through all of these comments online

คอมเมนท์ส่วนใหญ่ ก็มาแนวคล้ายๆ กันนี่แหละครับ

is this fundamental belief that we are powerless

ว่าเรามาถึงจุดที่พวกเราไม่มีอำนาจ

to do anything other than go to meetings

ในการทำอะไรเลย นอกเหนือจากเข้าประชุม

and suffer through these poorly run meetings

และทนนั่งให้จบ ๆ ไป

and live to meet another day.

ให้มันผ่าน ๆ ไปอีกวัน

But the truth is, we're not powerless at all.

จริง ๆ แล้วนะครับ พวกเราสามารถทำได้มากกว่านั้น

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

วิธีการรักษาโรค MAS ง่ายๆ อยู่ในมือของพวกเรา

It's right at our fingertips, literally.

หรือจริง ๆ แล้วด้วยปลายนิ้วของเรา

It's something that I call ¡No MAS!

นั่นคือสิ่งที่ผมเรียกว่า "No MAS!"

(Laughter)

(เสียงหัวเราะ)

Which, if I remember my high school Spanish,

ผมจำได้ว่าคำนี้แปลว่า "พอได้แล้ว หยุดเดี๋ยวนี้"

means something like, "Enough already, make it stop!"

ในภาษาสเปน ที่ผมเรียนสมัยมัธยม

Here's how No MAS works. It's very simple.

No MAS นั่นง่ายมาก ๆ ครับ

First of all, the next time you get a meeting invitation

อย่างแรก เมื่อคุณได้รับอีเมล เชิญให้เข้าประชุม

that doesn't have a lot of information in it at all,

ที่ไม่ได้เขียนรายละเอียดอะไรไว้เลย

click the tentative button!

ให้กด tentative (ไม่แน่นอน) เลยครับ

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

คุณกดได้ครับ ไม่ผิด มันถูกสร้างมาให้กดครับ

It's right next to the accept button.

มันอยู่ข้างๆ ปุ่ม accept (ตกลง)

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

หรือปุ่ม maybe (ไม่แน่) หรือปุ่มอะไรก็ตาม ที่เค้าสร้างไว้ให้คุณไม่ต้องกดตกลงทันที

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

หลังจากนั้นส่งเมลกลับไป

Tell them you're very excited to support their work,

บอกว่าคุณยินดีจะช่วยงาน

ask them what the goal of the meeting is,

และถามว่าจุดประสงค์ของการประชุมคืออะไร

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

และบอกด้วยว่า คุณอยากรู้ว่าคุณสามารถช่วย ให้เขาบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร

And if we do this often enough,

และถ้าเราทำแบบนั้นบ่อย ๆ

and we do it respectfully,

ทำด้วยความจริงใจ

people might start to be a little bit more thoughtful

คนพวกนั้นอาจจะเริ่มคิดมากขึ้น

about the way they put together meeting invitations.

ว่าพวกเขาควรจะส่งการเชิญประชุมอย่างไร

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

และคุณอาจจะหยุดคิดก่อนกดปุ่มตกลง

People might actually start sending out agendas. Imagine!

พวกเขาอาจจะหัดส่งวาระการประชุม ลองคิดดูสิครับ!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

หรือว่าพวกเขาอาจจะไม่ต้องสร้าง การประชุมสายสำหรับ 12 คน

when they could just do a quick email and get it done with.

เพราะทุกอย่างอาจทำเสร็จได้ด้วยการ ส่งอีเมลก็ได้

People just might start to change their behavior because you changed yours.

พวกเขาอาจจะเริ่มเปลี่ยนพฤติกรรม เพราะคุณเปลี่ยนก่อน

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

และพวกเขาอาจจะเอาเก้าอี้มาคืนคุณครับ (เสียงหัวเราะ)

No MAS!

No MAS!

Thank you.

ขอบคุณครับ

(Applause).

(เสียงปรบมือ)