David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Översättare: Anette Smedberg Granskare: Annika Bidner

Picture this:

Föreställ dig följande;

It's Monday morning,

det är måndag morgon,

you're at the office,

du är på kontoret,

you're settling in for the day at work,

du förbereder dig för dagens arbete,

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

då killen som ser bekant ut och sitter i samma korridor,

walks right into your cubicle

går rakt in på din plats

and he steals your chair.

och stjäl din stol.

Doesn't say a word —

Säger inte ett ord,

just rolls away with it.

bara rullar iväg med den.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Säger ingeting om varför han tog just din stol

out of all the other chairs that are out there.

av alla stolar som finns på kontoret.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Bryr sig inte om att du kanske behöver stolen

to get some work done today.

för att få något gjort idag.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Du skulle inte acceptera det. Du skulle bråka.

You'd follow that guy back to his cubicle

Du skulle följa efter honom till hans plats

and you'd say, "Why my chair?"

och säga, "Varför just min stol?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Okej, nu är det tisdag morgon och du är på kontoret,

and a meeting invitation pops up in your calendar.

och en mötesinbjudan dyker upp i din kalender.

(Laughter)

(Skratt)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Det är från kvinnan längre ner i korridoren som du nästan känner igen,

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

och ärenderaden refererar till ett projekt som du hört lite om.

But there's no agenda.

Men ingen agenda är bifogad.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Det finns inget som talar om varför just du är inbjuden.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

Och ändå accepterar du mötesbokningen,

och du går dit.

And when this highly unproductive session is over,

Och när detta mycket improduktiva möte är över

you go back to your desk,

går du tillbaka till ditt skrivbord,

and you stand at your desk and you say,

du står där och du säger,

"Boy, I wish I had those two hours back,

"Åh, jag önskar jag kunde få tillbaka de där timmarna,

like I wish I had my chair back."

precis som jag önskar att jag fick min stol."

(Laughter)

(Skratt)

Every day, we allow our coworkers,

Varenda dag tillåter vi våra kollegor,

who are otherwise very, very nice people,

vilka annars är väldigt, väldigt trevliga,

to steal from us.

att stjäla från oss.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Jag pratar om något som är bra mycket mer värdefullt

än kontorsmöbler.

I'm talking about time. Your time.

Jag pratar om tid. Er tid.

In fact, I believe that

Jag tror faktiskt att,

we are in the middle of a global epidemic

vi befinner oss i en global epidemi

of a terrible new illness known as MAS:

en fruktansvärd ny sjukdom känd som MAS:

Mindless Accept Syndrome.

"Mindless Accept Syndrome".

(Laughter)

(Skratt)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Det viktigaste symtomet på Mindless Accept Syndrome

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

är att tacka ja till ett möte direkt när det poppar upp i kalendern.

(Laughter)

(Skratt)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

Det är en ofrivillig reflex - pling, klick, plong - i kalendern,

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"Måste rusa, jag är redan sen till ett möte."

(Skratt)

Meetings are important, right?

Men möten är väl viktiga?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

Och samarbete är nyckeln till framgång för företag.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

Och ett välplanerat möte, kan ge verkligt positiva resultat.

But between globalization

Men mellan globalisering

and pervasive information technology,

och nydanande informationsteknologi,

the way that we work

har sättet vi arbetar på

has really changed dramatically over the last few years.

verkligen förändrats dramatiskt över de senaste åren.

And we're miserable. (Laughter)

Och vi är bedrövade.

(Skratt)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Bedrövade, inte för att någon annan inte skulle kunna hålla ett bra möte,

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

utan på grund av MAS, vårt Mindless Accept Syndrome,

which is a self-inflicted wound.

vilket är ett självförvållat sår.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

Jag har rentav bevis för att MAS är en global epidemi.

Let me tell you why.

Låt mig berätta varför.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

För några år sedan, lade jag ut ett videoklipp på You Tube,

Jag imiterade varenda hemsk telefonkonferens du någonsin deltagit i.

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

It goes on for about five minutes,

Det håller på i cirka fem minuter,

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

och det återspeglar allt som vi avskyr med riktigt dåliga möten.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Det finns en moderator som inte har en aning om hur mötet ska hållas,

There are the participants who have no idea why they're there.

Det finns deltagare som inte har en aning om varför de är där.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Alltihop liksom havererar.

And everybody leaves very angry.

Och alla lämnar mötet arga.

It's kind of funny.

Det är nästan roligt.

(Laughter)

(Skratt)

Let's take a quick look.

Låt oss ta en snabb titt.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Video) Målet idag är att komma överens kring ett väldigt viktigt förslag.

As a group, we need to decide if —

Vi måste ta beslut om --

bloop bloop —

pip pip --

(Skratt)

Hi, who just joined?

Hallå, vem ringde precis in?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Hej, det är Joe. Jag jobbar hemifrån idag.

(Laughter)

(Skratt)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Hej Joe. Tack för att du ringde in, toppen.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Som jag precis sa, vi har många med oss idag,

so let's skip the roll call

så låt oss skippa uppropet

and I'm gonna dive right in.

så dyker jag rakt på ämnet.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Målet idag är att komma överens kring ett väldigt viktigt förslag.

As a group, we need to decide if —

Vi måste ta beslut om --

bloop bloop —

pip pip --

(Laughter)

(Skratt)

Hi, who just joined?

Hallå, vem ringde precis in?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Ingen? Jag tyckte jag hörde ett pip. (Skratt)

Sound familiar?

Känner ni igen detta?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Japp, det är välbekant för mig också.

A couple of weeks after I put that online,

Några veckor efter att jag laddat upp det,

500,000 people in dozens of countries,

hade 500 000 människor i ett dussintal länder,

I mean dozens of countries,

jag menar dussintals länder,

watched this video.

sett videoklippet.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Och tre år senare, får det fortfarande tusentals tittare varje månad.

It's close to about a million right now.

Närmare en miljon har hittills sett det.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Faktum är, några av världens största bolag,

companies that you've heard of but I won't name,

välkända bolag, jag nämner inga namn,

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

har bett om min tillåtelse att använda videon

i sina internutbildningar

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

för att lära de nyanställda hur man inte ska hålla möten i deras företag.

And if the numbers —

Och om siffrorna,

klippet har visats miljoner gånger och använts av många företag,

there are a million views and it's being used by all these companies —

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

inte räcker för att bevisa att vi har ett globalt problem,

there are the many, many thousands

finns det flera, flera tusen

of comments posted online

kommentarer som postades

after the video went up.

efter att videon lades upp.

Thousands of people wrote things like,

Tusentals människor skrev saker som,

"OMG, that was my day today!"

"Ojoj, så såg min dag ut idag!"

"That was my day every day!"

"Sån ser varenda dag ut för mig!"

"This is my life."

"Det där är mitt liv."

One guy wrote,

En kille skrev,

"It's funny because it's true.

"Det är roligt för det är sant.

Eerily, sadly, depressingly true.

Hemskt, sorgligt och deprimerande sant.

It made me laugh until I cried.

Jag skrattade tills jag grät.

And cried. And I cried some more."

Och grät. Och grät lite till."

(Laughter)

(Skratt)

This poor guy said,

Den stackars killen sade,

"My daily life until retirement or death, sigh."

"Det är min vardag fram tills jag pensioneras eller dör, suck."

These are real quotes

Detta är riktiga citat

and it's real sad.

och det är riktigt sorgligt.

A common theme running through all of these comments online

Ett genomgående tema för alla kommentarer online

is this fundamental belief that we are powerless

är den grundläggande övertygelsen att vi är maktlösa

to do anything other than go to meetings

och inte kan göra något annat än gå dit

and suffer through these poorly run meetings

och genomlida dessa dåligt genomförda möten

and live to meet another day.

i hopp om att nästa möte ska bli bättre.

But the truth is, we're not powerless at all.

Men sanningen är att vi inte alls är maktlösa.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

Faktum är att botemedlet mot MAS finns i våra händer.

It's right at our fingertips, literally.

Det finns bokstavligt talat i fingertopparna.

It's something that I call ¡No MAS!

Det är nånting som jag kallar,

Nej till MAS!

(Laughter)

(Skratt)

Which, if I remember my high school Spanish,

Vilket, om jag minns min skolspanska,

means something like, "Enough already, make it stop!"

betyder ungefär, "Det räcker nu, sätt stopp för det!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

Så här fungerar Nej till MAS. Det är väldigt enkelt.

First of all, the next time you get a meeting invitation

För det första, nästa gång du får en mötesinbjudan

that doesn't have a lot of information in it at all,

som inte innehåller någon vettig information,

click the tentative button!

klicka på Preliminärt-knappen!

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Det är tillåtet, det är därför den är där.

It's right next to the accept button.

Den finns bredvid Ja-knappen.

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Eller Kanske-knappen, eller vilken annan så att du inte klickar ja direkt.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Därefter, kontakta personen som bjöd in dig till mötet.

Tell them you're very excited to support their work,

Tala om att du är glad att kunna stötta deras arbete,

ask them what the goal of the meeting is,

fråga vad syftet med mötet är,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

och säg att du är intresserad av att hjälpa dem uppnå sina mål.

And if we do this often enough,

Om vi gör så här tillräckligt ofta,

and we do it respectfully,

och vi gör det med respekt,

people might start to be a little bit more thoughtful

kommer folk att tänka efter lite mer

about the way they put together meeting invitations.

kring hur de sätter ihop mötesinbjudningar.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

Och du kan göra mer genomtänkta val om att delta eller inte.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Folk kanske till och med börjar skicka med mötesagendor. Tänk er det!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

De håller kanske inte telefonmöte med tolv personer

för att prata om en status

when they could just do a quick email and get it done with.

när de istället kan skicka ett snabbt email och få det avklarat.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Folk kanske till och med börjar ändra sitt beteende eftersom du har ändrat ditt.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

Och de kanske till och med lämnar tillbaka din stol. (Skratt)

No MAS!

Inget mer MAS!

Thank you.

Tack.

(Applause).

(Applåder)