David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Translator: Rūta Gajauskaitė Reviewer: Monika Ciurlionyte

Pabandykit įsivaizduoti:

Picture this:

It's Monday morning,

pirmadienio rytas,

you're at the office,

ateini į biurą,

you're settling in for the day at work,

ruošies pradėt darbo dieną,

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

ir staiga prisistato vyras,

walks right into your cubicle

lyg matytas kažkur koridoriuj,

and he steals your chair.

ir pavogia tavo kėdę.

Doesn't say a word —

Nė žodžio -

just rolls away with it.

nustumia ją ir tiek.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Jokio paaiškinimo,

kodėl iš visų kėdžių išsirinko būtent tavo.

out of all the other chairs that are out there.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Jam nė motais, jog gal tos kėdės prireiks,

to get some work done today.

kad sugebėtum ką nuveikt.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Šito tai jau nepakęsi. Kovosi.

You'd follow that guy back to his cubicle

Nuseksi iki jo vietos ir paklausi,

and you'd say, "Why my chair?"

„Kodėl paėmei būtent mano kėdę?“

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Dabar, įsivaizduokit, antradienis, jūs biure,

and a meeting invitation pops up in your calendar.

ir kalendoriaus lange

(Laughter)

iššoka kvietimas į susirinkimą.

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Kviečia kaip ir pažįstama iš kito koridoriaus galo.

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

Tema – projektas, apie kurį kažkiek girdėjai.

But there's no agenda.

Daugiau jokių detalių.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Neaišku, kodėl tu kviečiamas.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

Nepaisant to, priimi kvietimą ir eini.

And when this highly unproductive session is over,

Po nepaprastai neproduktyvios sesijos

you go back to your desk,

grįžti prie savo darbo stalo,

and you stand at your desk and you say,

stoviniuoji ir ištari:

"Boy, I wish I had those two hours back,

„Vargeli! Jei tik kas grąžintų tas dvi valandas.

like I wish I had my chair back."

Lygiai kaip kas norėčiau, kad gražintų kėdę.“

(Laughter)

(Juokas)

Every day, we allow our coworkers,

Kasdien mes leidžiam savo kolegoms,

who are otherwise very, very nice people,

šiaip jau labai maloniems žmonėms,

to steal from us.

iš mūsų vogti.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Nekalbu apie biuro baldus,

I'm talking about time. Your time.

bet apie kai ką brangesnio – laiką. Tavo laiką.

In fact, I believe that

Esu įsitikinęs,

we are in the middle of a global epidemic

kad išgyvename globalią baisios naujos ligos, MAS, epidemiją.

of a terrible new illness known as MAS:

Mindless Accept Syndrome.

MAS - bereikšmių sutikimų sindromas.

(Laughter)

(Juokas)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Pirminis požymis:

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

kalendoriaus lange iššoka kvietimas ir tu jį kaipmat priimi.

(Laughter)

(Juokas)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

Nesąmoningu refleksu įrašai jį į dienotvarkę

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

ir tau reikia eiti, nes jau vėluoji!

Meetings are important, right?

Susirinkimai yra svarbūs, ar ne taip?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

O bendradarbiavimas – bet kokio projekto sėkmės raktas.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

Geri susirinkimai neša teigiamus, realius rezultatus.

But between globalization

Per paskutinius kelerius metus

and pervasive information technology,

globalizacija ir informacinės technologijos

the way that we work

aukštyn kojom apvertė

has really changed dramatically over the last few years.

mūsų darbo įpročius.

And we're miserable. (Laughter)

Mes labai liūdni.

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Ir ne todėl, kad ne visi rengia kokybiškus susirinkimus,

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

o dėl MAS, mūsų bereikšmių sutikimų sindromo.

which is a self-inflicted wound.

Tai žaizda, kuria patys sau ir atvėrėm.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

Iš tiesų tai aš neturiu jokių įrodymų, kad MAS virsta globalia epidemija.

Let me tell you why.

Pasakysiu kodėl.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Prieš porą metų į Youtube įkėliau įrašą, kuriame suvaidinau

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

patį baisiausią konferencinį skambutį, kuriam esat kada buvę.

It goes on for about five minutes,

Jis tęsiasi apie penkias minutes

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

ir jame rasi visas didžiausias konferencinio skambučio ydas:

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

tai ir moderatorius, neturintis žalio supratimo, kaip jam vadovauti;

There are the participants who have no idea why they're there.

ir dalyviai, nesuprantantys, ko ten susirinko.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Bendromis pastangomis skambutis virsta į traukinio katastrofą.

And everybody leaves very angry.

Visi išsiskirsto baisiai įpykę.

It's kind of funny.

Kažkiek komiška.

(Laughter)

(Juokas)

Let's take a quick look.

Užmeskim akį:

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

„Mūsų tikslas šiandien yra priimti sprendimą labai svarbaus

As a group, we need to decide if —

pasiūlymo klausimu. Turim nuspręst, ar...“

bloop bloop —

– pyp pyp –

Hi, who just joined?

„Sveiki, kas čia?“

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

„Labas, čia Joe. Šiandien dirbu iš namų.“

(Laughter)

(Juokas)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

„Sveikas, Joe. Puiku, kad prisijungei.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Taigi kadangi mūsų daug,

so let's skip the roll call

praleisiu vardų sąrašą

and I'm gonna dive right in.

ir einu tiesiai prie reikalo.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Mūsų tikslas šiandien yra priimti sprendimą labai svarbaus

As a group, we need to decide if —

pasiūlymo klausimu. Kartu turim nuspręst, ar...“

bloop bloop —

– pyp pyp –

(Laughter)

(Juokas)

Hi, who just joined?

„Sveiki, kas čia?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Nieko? Pasigirdo.“

Sound familiar?

Pažįstama?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Taip, man taip pat.

A couple of weeks after I put that online,

Per pora savaičių

500,000 people in dozens of countries,

įrašą peržiūrėjo 500 000 žmonių

I mean dozens of countries,

dešimtyse valstybių.

watched this video.

Dešimtyse.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Ir po trejų metų kas mėnesį jį peržiūri tūkstančiai.

It's close to about a million right now.

Dabar jau beveik milijonas.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Vienos didžiausių pasaulio kompanijų

companies that you've heard of but I won't name,

paprašė manęs leidimo

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

naudoti įrašą darbuotojų apmokymuose,

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

kad parodytų, kaip nereikia vadovauti susirinkimui.

And if the numbers —

Ir jei šie skaičiai neįtikina,

there are a million views and it's being used by all these companies —

kad tai globali problema,

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

kad tai globali problema,

there are the many, many thousands

tai tūkstančiai komentarų,

of comments posted online

pasirodžiusių po įrašo patalpinimo,

after the video went up.

įtikins.

Thousands of people wrote things like,

Žmonės rašė:

"OMG, that was my day today!"

„O Dieve! Tai mano diena!”

"That was my day every day!"

„Čia mano kasdienybė!”

"This is my life."

„Mano gyvenimas.”

One guy wrote,

Kitas parašė:

"It's funny because it's true.

„Juokinga, nes tiesa.

Eerily, sadly, depressingly true.

Liūdna, skaudi tiesi.

It made me laugh until I cried.

Juokiausi, kol apsiverkiau.

And cried. And I cried some more."

Tada dar paverkiau. Ir dar truputį.“

(Laughter)

Šis vargšas žmogus pasakė:

This poor guy said,

„Mano kasdienybė

"My daily life until retirement or death, sigh."

iki pensijos arba mirties.

Atodūsis.”

These are real quotes

Tai tikri žodžiai

and it's real sad.

ir dėl to labai liūdna.

A common theme running through all of these comments online

Visus šiuos komentarus

is this fundamental belief that we are powerless

vienija įsitikinimas,

to do anything other than go to meetings

kad nėra kitos išeities,

and suffer through these poorly run meetings

tik eiti į susirinkimus ir kęsti prastą vadovavimą

and live to meet another day.

ir kaip nors ištverti iki rytdienos.

But the truth is, we're not powerless at all.

Bet mes juk visai ne bejėgiai.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

Vaistas nuo MAS mūsų rankose,

It's right at our fingertips, literally.

pirštų galiukuose, tikrąja to žodžio prasme.

It's something that I call ¡No MAS!

Vadinu tai ¡No MAS!,

(Juokas)

(Laughter)

Which, if I remember my high school Spanish,

Kas, jei pamenu teisingai,

means something like, "Enough already, make it stop!"

Ispaniškai reiškia “Gana! Užtenka!”

Here's how No MAS works. It's very simple.

Viskas labai paprasta.

First of all, the next time you get a meeting invitation

Visų pirma, kitąkart gavę kvietimą į susirinkimą,

that doesn't have a lot of information in it at all,

kuriame nėra jokios informacijos,

click the tentative button!

spauskit neapsisprendimo mygtuką.

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Viskas gerai, nieko blogo, tam jis ten ir yra.

It's right next to the accept button.

Jis prie pat sutikimo mygtuko.

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Jis prie pat sutikimo mygtuko.

Arba tai „gal" mygtukas, ar bet koks kitas nepriimantis susirinkimo.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Tada susisiekit su kviečiančiuoju.

Tell them you're very excited to support their work,

Išreikškit paramą,

ask them what the goal of the meeting is,

paklauskit apie susirinkimo tikslą

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

ir pasakykit, kad norėtumėt padėt jį pasiekti.

And if we do this often enough,

Jei mes tai darysim pakankamai dažnai

and we do it respectfully,

ir su pagarba,

people might start to be a little bit more thoughtful

gal kiti pradės galvoti apie tai,

about the way they put together meeting invitations.

ką ir kaip kviesti į susirinkimus,

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

o jūs geriau pagalvosit prieš sutikdami dalyvauti.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Gal kas netgi atsiųs susitikimo dienotvarkę

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

ar vietoj konferencinio skambučio su dvylika atsakovų

when they could just do a quick email and get it done with.

reikalą išspręs el. paštu.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Žmonės pakeis savo elgesį, nes tu pakeitei savąjį.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

O gal net ir kėdę parneš.

No MAS!

NoMAS.

Thank you.

Ačiū!

(Applause).