David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Como salvar o mundo (ou pelo menos a si mesmo) de reuniões ruins

Tradutor: Mario Curiki Revisor: Thiago Hilger

Picture this:

Imaginem o seguinte:

It's Monday morning,

É segunda-feira de manhã, você está no escritório,

you're at the office,

you're settling in for the day at work,

se preparando para um dia de trabalho

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

e um cara que você reconhece dos corredores

walks right into your cubicle

entra no seu cubículo

and he steals your chair.

e rouba a sua cadeira.

Doesn't say a word —

just rolls away with it.

Não diz nada, apenas sai e a leva embora.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Não te dá explicação para ter pego a cadeira

out of all the other chairs that are out there.

entre tantas outras cadeiras que estavam ali.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Nem percebe que você pode precisar da sua cadeira

to get some work done today.

para fazer seu trabalho.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Você não aceitaria. Você faria uma cena.

You'd follow that guy back to his cubicle

Você seguiria o cara até o cubículo dele

and you'd say, "Why my chair?"

e diria: "Por que a minha cadeira?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Certo, agora é terça-feira de manhã e você está no escritório,

and a meeting invitation pops up in your calendar.

e um convite para uma reunião aparece no seu calendário.

(Laughter)

(Risos)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

E é dessa mulher que você reconhece dos corredores,

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

e o assunto menciona um projeto de que você já ouviu falar.

But there's no agenda.

Mas não tem uma pauta.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Não explica por que você foi convidado à reunião,

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

E ainda assim você aceita o convite e vai.

And when this highly unproductive session is over,

E quando essa sessão extremamente improdutiva termina,

you go back to your desk,

e você volta à sua mesa, fica em pé ali, e diz:

and you stand at your desk and you say,

"Boy, I wish I had those two hours back,

"Cara, como eu queria ter essas duas horas de volta,

like I wish I had my chair back."

assim como queria minha cadeira de volta."

(Laughter)

(Risos)

Every day, we allow our coworkers,

Todos os dias, nós permitimos que os nosso colegas,

who are otherwise very, very nice people,

que são pessoas bacanas em outros aspectos,

to steal from us.

nos roubem.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

e eu estou falando de algo muito mais valioso do que móveis de escritório.

I'm talking about time. Your time.

Eu estou falando de tempo. O seu tempo.

In fact, I believe that

De fato, eu acredito que

we are in the middle of a global epidemic

estamos no meio de uma epidemia global

of a terrible new illness known as MAS:

de uma nova doença terrível conhecida como "SAI":

Mindless Accept Syndrome.

Síndrome da Aceitação Impensada

(Laughter)

(Risos)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

O principal sintoma da Síndrome da Aceitação Impensada

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

é aceitar um convite de reunião assim que ele aparece no seu calendário.

(Laughter)

(Risos)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

É um reflexo involuntário; ding, click, bing; está no seu calendário.

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"Tenho que ir, já estou atrasado para uma reunião." (Risos)

Meetings are important, right?

Reuniões são importantes, certo?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

Colaboração é a chave do sucesso de qualquer empresa.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

E uma reunião bem organizada pode gerar resultados positivos e aplicáveis.

But between globalization

Mas em meio à globalização

and pervasive information technology,

e ao acesso à tecnologia da informação

the way that we work

a forma como trabalhamos mudou drasticamente ao longo dos últimos anos.

has really changed dramatically over the last few years.

And we're miserable. (Laughter)

E nós estamos infelizes. (Risos)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

E nós estamos infelizes não porque o outro não sabe conduzir uma reunião,

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

É por causa da SAI, a nossa Síndrome da Aceitação Impensada

which is a self-inflicted wound.

que é um ferimento infligido por nós mesmos.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

Na verdade, eu tenho evidências de que a SAI é uma epidemia global.

Let me tell you why.

Deixem-me dizer porque.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Há dois anos, eu postei um vídeo no Youtube

E no vídeo eu reproduzi todas as terríveis videoconferências que vocês já viram.

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

It goes on for about five minutes,

Ele dura cerca de cinco minutos,

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

e tem todas as coisas que nós odiamos sobre reuniões muito ruins.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Tem o moderador que não faz ideia de como conduzir a reunião.

There are the participants who have no idea why they're there.

Tem os participantes que não fazem ideia de porque estão ali

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

A coisa toda meio que desaba em um desastre colaborativo.

And everybody leaves very angry.

E todo mundo vai embora muito bravo.

It's kind of funny.

É até engraçado.

(Laughter)

(Risos)

Let's take a quick look.

Vamos dar uma olhada.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo sobre uma proposta muito importante.

As a group, we need to decide if —

Enquanto grupo, temos que decidir se...

bloop bloop —

Bloop! Bloop!

Hi, who just joined?

Olá, quem acabou de entrar?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Oi, é o Joe, estou trabalhando em casa hoje.

(Laughter)

(Risos)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Oi, Joe. Obrigado por se juntar a nós hoje.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Eu estava dizendo que somos muitos na chamada e queremos terminá-la

so let's skip the roll call

então vamos pular as apresentações e ir direto ao assunto.

and I'm gonna dive right in.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo sobre uma proposta muito importante.

As a group, we need to decide if —

Enquanto grupo, temos que decidir se...

bloop bloop —

Bloop! Bloop!

(Laughter)

(Risos)

Hi, who just joined?

Olá, quem acabou de entrar?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Ninguém? Eu achei que tinha ouvido um bipe.

(Risos)

Sound familiar?

Soa familiar?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Sim, me soa familiar também.

A couple of weeks after I put that online,

Algumas semanas depois de postá-lo,

500,000 people in dozens of countries,

500.000 pessoas em dezenas de países

I mean dozens of countries,

watched this video.

assistiram a esse vídeo.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

E três anos depois, ainda há milhares de visualizações todos os meses.

It's close to about a million right now.

Agora está perto de um milhão.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

E algumas das maiores empresas do mundo,

companies that you've heard of but I won't name,

empresas conhecidas, mas que não vou citar

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

me pediram permissão para usar esse vídeo nos treinamentos de novo pessoal

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

para ensinar aos novos funcionários como não conduzir uma reunião na empresa.

And if the numbers —

E se os números, um milhão de visualizações,

there are a million views and it's being used by all these companies —

e ser usado por tantas empresas,

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

não são provas suficientes para mostrar que temos problemas com reuniões

there are the many, many thousands

há os milhares de comentários feitos depois que o vídeo foi postado.

of comments posted online

after the video went up.

Thousands of people wrote things like,

Milhares de pessoas escreveram coisas como:

"OMG, that was my day today!"

"Meu Deus, esse foi o meu dia hoje!"

"That was my day every day!"

"Esse é o meu dia todo dia!"

"This is my life."

"Essa é a minha vida."

One guy wrote,

Um cara comentou:

"It's funny because it's true.

"É engraçado porque é verdade,

Eerily, sadly, depressingly true.

assustadora e triste verdade,

It made me laugh until I cried.

E me fez chorar de rir.

And cried. And I cried some more."

E chorar. E chorar e chorar um pouco mais."

(Laughter)

(Risos)

This poor guy said,

Este outro disse:

"My daily life until retirement or death, sigh."

"Minha vida cotidiana até a aposentadoria ou a morte (suspiro)."

These are real quotes

Essas são citações reais, e isso é muito triste.

and it's real sad.

A common theme running through all of these comments online

Um tema comum que passa por esses comentários online

is this fundamental belief that we are powerless

é a crença fundamental de que nós somos impotentes

to do anything other than go to meetings

para fazer algo além de ir a reuniões

and suffer through these poorly run meetings

e sofrer ao longo essas reuniões mal conduzidas

and live to meet another day.

e viver para nos reunir um outro dia.

But the truth is, we're not powerless at all.

Mas a verdade é, que nós não somos nem um pouco impotentes.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

De fato, a cura para a SAI está bem aqui nas nossas mãos.

It's right at our fingertips, literally.

Está bem na ponta dos nossos dedos, literalmente.

It's something that I call ¡No MAS!

É algo que eu chamo de "Sai SAI!"

(Laughter)

(Risos)

Which, if I remember my high school Spanish,

Precisamos espantar o SAI,

means something like, "Enough already, make it stop!"

e dizer "Já chega, pare com isso!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

O Sai SAI funciona assim, é muito simples.

First of all, the next time you get a meeting invitation

Primeiro, a próxima vez que você for convidado a uma reunião

that doesn't have a lot of information in it at all,

que não tem muita informação no convite,

click the tentative button!

clique no botão "Provisório"!

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Você pode fazer isso, é por isso que ele existe,

It's right next to the accept button.

está ao lado do botão "Aceitar".

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Ou o botão "Talvez", ou qualquer botão que não aceite imediatamente.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

E então, entre em contato com a pessoa que enviou o convite.

Tell them you're very excited to support their work,

Diga-lhe que você está muito entusiasmado em apoiá-lo,

ask them what the goal of the meeting is,

pergunte-lhe qual é o objetivo da reunião,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

e diga-lhe que você quer saber como ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

And if we do this often enough,

E se nós fizermos isso com frequência,

and we do it respectfully,

e de forma respeitosa,

people might start to be a little bit more thoughtful

as pessoas podem se tornar mais atenciosas

about the way they put together meeting invitations.

com a forma com a qual elas fazem convites para reuniões.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

E você pode tomar decisões mais informadas sobre aceitar.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

As pessoas podem até começar a mandar pautas, imaginam?

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Ou eles podem evitar uma videoconferência com doze pessoas para tratar de algo

when they could just do a quick email and get it done with.

quando eles poderiam resolver isso com um email rápido.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

As pessoas podem até começar a mudar o seu comportamento pois você mudou o seu.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

E elas podem começar a trazer a sua cadeira de volta, também.

(Risos)

No MAS!

Sai SAI!

Thank you.

Obrigado.

(Applause).

(Aplausos).