David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Tradutor: Ricardo Couto Revisora: Margarida Ferreira

Picture this:

Imaginem:

It's Monday morning,

Segunda-feira de manhã, estão no escritório,

you're at the office,

you're settling in for the day at work,

a preparar-se para um dia de trabalho.

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

Um homem, que vos é mais ou menos familiar,

walks right into your cubicle

entra no vosso cubículo

and he steals your chair.

e rouba a vossa cadeira.

Doesn't say a word —

just rolls away with it.

Não diz uma palavra, apenas sai com ela.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Não vos dá qualquer informação sobre porque retirou a cadeira

out of all the other chairs that are out there.

entre todas as cadeiras que estavam por ali.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Nem pensa que podem precisar da vossa cadeira

to get some work done today.

para fazer algum trabalho hoje.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Não iriam aceitar. Fariam barulho.

You'd follow that guy back to his cubicle

Seguiriam esse homem até ao seu cubículo e diriam:

and you'd say, "Why my chair?"

"Porquê a minha cadeira?"

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Agora é terça-feira de manhã, vocês estão no escritório.

and a meeting invitation pops up in your calendar.

Aparece no vosso calendário um convite para uma reunião.

(Laughter)

(Risos)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Vem de uma mulher que vos é mais ou menos familiar.

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

O assunto da reunião é sobre um projeto de que ouviram falar um pouco.

But there's no agenda.

Mas não tem tópicos.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Não há informação sobre porque é que foram convidados.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

No entanto, aceitam o convite e vão à reunião.

And when this highly unproductive session is over,

Quando esta sessão extremamente improdutiva acaba,

you go back to your desk,

voltam à vossa secretária, param em frente dela e dizem:

and you stand at your desk and you say,

"Boy, I wish I had those two hours back,

"Quem me dera ter estas duas horas de volta,

like I wish I had my chair back."

"assim como a minha cadeira."

(Laughter)

(Risos)

Every day, we allow our coworkers,

Todos os dias, permitimos que os nossos colegas

who are otherwise very, very nice people,

que, no geral, são muito boas pessoas,

to steal from us.

nos roubem.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Estou a falar de algo muito mais valioso do que mobiliário de escritório.

I'm talking about time. Your time.

Estou a falar do tempo. O vosso tempo.

In fact, I believe that

Na realidade,

we are in the middle of a global epidemic

acredito que estamos no meio de uma epidemia global,

of a terrible new illness known as MAS:

de uma nova doença terrível conhecida como SAI:

Mindless Accept Syndrome.

"Síndroma da Aceitação Irracional".

(Laughter)

(Risos)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

O sintoma principal do SAI

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

é aceitar um convite para uma reunião mal este aparece na vossa agenda.

(Laughter)

(Risos)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

É um reflexo involuntário — "ding, click, bing" — está na vossa agenda,

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

"Tenho que ir, já estou atrasado para uma reunião."

(Risos)

Meetings are important, right?

As reuniões são importantes, certo?

And collaboration is key to the success of any enterprise.

A colaboração é a chave para o sucesso de qualquer empresa.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

E uma reunião bem-sucedida pode produzir resultados positivos e úteis.

But between globalization

Mas entre a globalização

and pervasive information technology,

e a invasão da tecnologia da informação,

the way that we work

a maneira como trabalhamos

has really changed dramatically over the last few years.

mudou drasticamente durante os últimos anos.

And we're miserable. (Laughter)

E somos infelizes.

(Risos)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Somos infelizes não só porque alguém não sabe gerir uma boa reunião,

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

mas por causa do SAI, o Síndroma da Aceitação Irracional,

which is a self-inflicted wound.

que é uma ferida autoinflingida.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

(Risos)

Na realidade, eu tenho provas que o SAI é uma epidemia global.

Let me tell you why.

Vou dizer-vos porquê.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Há alguns anos, coloquei um vídeo no Youtube,

onde encenava todas as horríveis reuniões para que somos chamados.

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

It goes on for about five minutes,

Dura cerca de cinco minutos

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

e tem todas as coisas que odiamos em reuniões muito más.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Temos o moderador que não faz a menor ideia de como se gere uma reunião.

There are the participants who have no idea why they're there.

Temos os participantes que não sabem porque estão ali.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Tudo se funde para criar um desastre colaborativo.

And everybody leaves very angry.

E todos saem da reunião muito chateados.

It's kind of funny.

Até é divertido.

(Laughter)

(Risos)

Let's take a quick look.

Vamos dar uma vista de olhos.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Vídeo) O nosso objetivo é chegar a um acordo sobre uma proposta muito importante

As a group, we need to decide if —

Em grupo, precisamos de decidir se...

bloop bloop —

— bip bip —

(Risos)

Hi, who just joined?

Olá, quem está aí?

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Olá, sou o Joe. Hoje, estou a trabalhar em casa.

(Laughter)

(Risos)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Olá Joe. Obrigado por te juntares a nós.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Há muitas pessoas ao telefone que gostaríamos de contactar,

so let's skip the roll call

por isso não vamos fazer a chamada

and I'm gonna dive right in.

e vamos começar já.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Risos)

O nosso objetivo é chegar a um acordo sobre uma proposta muito importante.

As a group, we need to decide if —

Em grupo, precisamos de decidir se...

bloop bloop —

— bip bip —

(Laughter)

(Risos)

Hi, who just joined?

Olá, quem está aí?

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Não? Pensava ter ouvido um som.

(Risos)

Sound familiar?

É-vos familiar?

Yeah, it sounds familiar to me, too.

A mim também.

A couple of weeks after I put that online,

Semanas depois de pôr o vídeo "online",

500,000 people in dozens of countries,

meio milhão de pessoas em dezenas de países,

I mean dozens of countries,

repito, dezenas de países,

watched this video.

viram este vídeo.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Três anos depois, ainda é visto milhares de vezes todos os meses.

It's close to about a million right now.

Está quase num milhão de visualizações.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Algumas das maiores empresas do mundo,

companies that you've heard of but I won't name,

empresas conhecidas mas que não vou mencionar,

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

pediram a minha permissão para usar este vídeo na formação de novatos,

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

para ensinar aos seus novos empregados

como não se faz uma reunião na sua empresa.

And if the numbers —

E se o número de visualizações

there are a million views and it's being used by all these companies —

— e o seu uso por todas essas empresas —

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

não é prova suficiente de que temos um problema global com reuniões,

there are the many, many thousands

há os muitos, muitos milhares de comentários publicados "online"

of comments posted online

after the video went up.

depois da publicação do vídeo.

Thousands of people wrote things like,

Milhares de pessoas escreveram:

"OMG, that was my day today!"

"Meu Deus, foi assim o meu dia!"

"That was my day every day!"

"São assim todos os meus dias!"

"This is my life."

"Esta é a minha vida."

One guy wrote,

Alguém escreveu,

"It's funny because it's true.

"É divertido porque é verdade.

Eerily, sadly, depressingly true.

"Estranha e tristemente verdadeiro.

It made me laugh until I cried.

"Fez-me rir até chorar.

And cried. And I cried some more."

"E chorei. Chorei um pouco mais."

(Laughter)

(Risos)

This poor guy said,

Este pobre homem disse,

"My daily life until retirement or death, sigh."

"O meu dia-a-dia até me reformar ou morrer. (suspiro)"

These are real quotes

(Risos)

São testemunhos reais, e é realmente triste.

and it's real sad.

A common theme running through all of these comments online

Um tema comum a todos estes comentários "online"

is this fundamental belief that we are powerless

é a crença universal de que não temos qualquer poder

to do anything other than go to meetings

para fazer algo diferente de ir a reuniões,

and suffer through these poorly run meetings

aguentar estas reuniões mal geridas,

and live to meet another day.

e sobreviver para chegar ao dia seguinte.

But the truth is, we're not powerless at all.

Mas a verdade é que nós temos poder.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

Na realidade, a cura para o SAI está nas nossas mãos.

It's right at our fingertips, literally.

Está na ponta dos nossos dedos, literalmente.

It's something that I call ¡No MAS!

É algo a que eu chamo: "Basta!"

(Laughter)

(Risos)

Which, if I remember my high school Spanish,

O que, se me lembro do espanhol que aprendi,

means something like, "Enough already, make it stop!"

significa algo como: "Já chega!"

Here's how No MAS works. It's very simple.

É assim que o BASTA funciona. É muito simples.

First of all, the next time you get a meeting invitation

Primeiro, a próxima vez que receberem um convite para uma reunião

that doesn't have a lot of information in it at all,

que não tem qualquer informação sobre essa mesma reunião

click the tentative button!

cliquem no botão "talvez"!

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

É permitido, por isso é que está ali.

It's right next to the accept button.

É mesmo ao lado do "aceitar".

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Cliquem em qualquer botão que vos permita não aceitar imediatamente.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Depois, entrem em contacto com a pessoa que vos pediu para estar na reunião.

Tell them you're very excited to support their work,

Digam que estão entusiasmados em apoiar o seu trabalho,

ask them what the goal of the meeting is,

perguntem-lhe qual o objetivo dessa reunião,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

e perguntem-lhe como a podem ajudar a atingir esse objetivo.

And if we do this often enough,

Se fizermos isto vezes suficientes,

and we do it respectfully,

com respeito,

people might start to be a little bit more thoughtful

talvez se comece a ter mais de cuidado

about the way they put together meeting invitations.

a comunicar estes convites para reuniões.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

Podemos ponderar melhor sobre se os aceitamos ou não.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

As pessoas podem até começar a enviar os tópicos. Imaginem!

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Talvez deixem de marcar videoconferências com 12 pessoas para falar de algo

when they could just do a quick email and get it done with.

que poderia ser decidido rapidamente com um "email".

People just might start to change their behavior because you changed yours.

As pessoas podem começar a mudar de comportamento por vocês mudarem o vosso

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

E talvez também vos devolvam a cadeira.

(Risos)

No MAS!

BASTA!

Thank you.

(Applause).

Obrigado.

(Aplausos)