David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Μετάφραση: Lucas Kaimaras Επιμέλεια: Stefanos Reppas

Picture this:

Φανταστείτε αυτό:

It's Monday morning,

Είναι Δευτέρα πρωί,

you're at the office,

είστε στο γραφείο,

you're settling in for the day at work,

ετοιμάζεστε για μια μέρα δουλειάς

and this guy that you sort of recognize from down the hall,

και κάποιος τύπος, που δουλεύει λίγο πιο δίπλα,

walks right into your cubicle

έρχεται στο γραφείο σας

and he steals your chair.

και σας κλέβει την καρέκλα.

Doesn't say a word —

Δίχως κουβέντα φεύγει σπρώχνοντάς την.

just rolls away with it.

Doesn't give you any information about why he took your chair

Δεν σας πληροφορεί γιατί πήρε την δική σας καρέκλα

out of all the other chairs that are out there.

από όλες τις καρέκλες εκεί πέρα.

Doesn't acknowledge the fact that you might need your chair

Δεν σκέφτεται ότι πιθανόν να την χρειάζεστε

to get some work done today.

για να δουλέψετε σήμερα.

You wouldn't stand for it. You'd make a stink.

Δεν θα το ανεχτείτε. Θα αναλάβετε δράση.

You'd follow that guy back to his cubicle

Θα τον ακολουθήσετε στο δικό του γραφείο

and you'd say, "Why my chair?"

και θα του πείτε, «Γιατί τη δική μου καρέκλα;»

Okay, so now it's Tuesday morning and you're at the office,

Ωραία, τώρα είναι Τρίτη πρωί και είστε στο γραφείο,

and a meeting invitation pops up in your calendar.

στο πρόγραμμα εμφανίζεται πρόσκληση για συνάντηση εργασίας.

(Laughter)

(Γέλια)

And it's from this woman who you kind of know from down the hall,

Είναι από κάποια γυναίκα, που δουλεύει λίγο πιο δίπλα,

and the subject line references some project that you heard a little bit about.

και το θέμα αναφέρεται σε ένα πρότζεκτ που γνωρίζετε ελάχιστα.

But there's no agenda.

Αλλά κανένα αναλυτικό πρόγραμμα.

There's no information about why you were invited to the meeting.

Καμια ενημέρωση για το λόγο που σας καλούν.

And yet you accept the meeting invitation, and you go.

Παρόλα αυτά αποδέχεστε την πρόσκληση και πάτε.

And when this highly unproductive session is over,

Στο τέλος της αντιπαραγωγικής αυτής συνέυρεσης,

you go back to your desk,

επιστρέφετε στο γραφείο σας,

and you stand at your desk and you say,

στέκεστε όρθιος και λέτε,

"Boy, I wish I had those two hours back,

«Μακάρι να μπορούσα να έπαιρνα πίσω αυτό το δίωρο

like I wish I had my chair back."

καθώς και την καρέκλα μου».

(Laughter)

(Γέλια)

Every day, we allow our coworkers,

Καθημερινά επιτρέπουμε στους συνεργάτες μας,

who are otherwise very, very nice people,

που κατά τ' άλλα είναι καλοί άνθρωποι,

to steal from us.

να μας κλέβουν.

And I'm talking about something far more valuable than office furniture.

Και μιλάω για κάτι πολυτιμότερο από έπιπλα γραφείου.

I'm talking about time. Your time.

Εννοώ τον χρόνο. Τον δικό σας χρόνο.

In fact, I believe that

Για την ακρίβεια, πιστεύω ότι

we are in the middle of a global epidemic

είμαστε εν μέσω μιας παγκόσμιας επιδημίας

of a terrible new illness known as MAS:

μιας τρομερής νέας νόσου γνωστής ως MAS,

Mindless Accept Syndrome.

που σημαίνει Σύνδρομο Απερίσκεπτης Αποδοχής.

(Laughter)

(Γέλια)

The primary symptom of Mindless Accept Syndrome

Το κύριο σύμπτωμα του συνδρόμου αυτού

is just accepting a meeting invitation the minute it pops up in your calendar.

είναι ότι αποδέχεστε μια πρόσκληση αμέσως μόλις εμφανιστεί στο πρόγραμμα.

(Laughter)

(Γέλια)

It's an involuntary reflex — ding, click, bing — it's in your calendar,

Είναι ακούσιο ανακλαστικό, -ντινγκ, κλικ, μπινγκ- καταχωρήθηκε,

"Gotta go, I'm already late for a meeting." (Laughter)

«Πρέπει να φεύγω, ήδη άργησα».

(Γέλια)

Meetings are important, right?

Οι συναντήσεις εργασίας είναι σημαντικές, σωστά;

And collaboration is key to the success of any enterprise.

Η συνεργασία είναι βασικός παράγων επιτυχίας.

And a well-run meeting can yield really positive, actionable results.

Μια σωστή συνάντηση επιφέρει ουσιαστικά εφαρμόσιμα αποτελέσματα.

But between globalization

Αλλά ανάμεσα στην παγκοσμιοποίηση

and pervasive information technology,

και την κυρίαρχη τεχνολογία της πληροφορικής,

the way that we work

ο τρόπος που δουλεύουμε

has really changed dramatically over the last few years.

έχει αλλάξει δραματικά τα πρόσφατα χρόνια

And we're miserable. (Laughter)

και μας έχει κάνει κακόμοιρους.

(Γέλια)

And we're miserable not because the other guy can't run a good meeting,

Είμαστε κακόμοιροι

όχι επειδή κάποιοι δε διοργανώνουν καλές συναντήσεις.

it's because of MAS, our Mindless Accept Syndrome,

Οφείλεται στο MAS, στο Σύνδρομο Απερίσκεπτης Αποδοχής,

which is a self-inflicted wound.

είναι μια πληγή που την προκαλούμε εμείς.

Actually, I have evidence to prove that MAS is a global epidemic.

Υπάρχουν αποδείξεις ότι το MAS είναι παγκόσμια επιδημία.

Let me tell you why.

Να σας πω γιατί.

A couple of years ago, I put a video on Youtube, and in the video,

Πριν από μερικά χρόνια έβαλα ένα βίντεο στο YouTube

στο οποίο διαδραματίζω κάθε απαίσια συνεδρίαση που έχετε πάει.

I acted out every terrible conference call you've ever been on.

It goes on for about five minutes,

Διαρκεί περίπου πέντε λεπτά

and it has all the things that we hate about really bad meetings.

και περιέχει όλα όσα μισούμε σε τέτοιες ανώφελες συναντήσεις.

There's the moderator who has no idea how to run the meeting.

Υπάρχει ο συντονιστής που δεν έχει ιδέα πώς να συντονίσει

There are the participants who have no idea why they're there.

και οι συμμετέχοντες που αγνοούν γιατί είναι εκεί.

The whole thing kind of collapses into this collaborative train wreck.

Όλο το οικοδόμημα καταρρέει σαν συνεργατικό σιδηροδρομικό ατύχημα.

And everybody leaves very angry.

Ολοι φεύγουν εξοργισμένοι.

It's kind of funny.

Έχει λίγο πλάκα.

(Laughter)

(Γέλια)

Let's take a quick look.

Ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά.

(Video) Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

(Βίντεο) Ο στόχος μας σήμερα είναι να συμφωνήσουμε σε μια σημαντική πρόταση.

As a group, we need to decide if —

Πρέπει ομαδικά να αποφασίσουμε εάν,

bloop bloop —

-μπλουπ μπλουπ-

Hi, who just joined?

Γειά σας, ποιος συνδέθηκε;

Hi, it's Joe. I'm working from home today.

Γειά, είμαι ο Τζο. Δουλεύω από το σπίτι σήμερα.

(Laughter)

(Γέλια)

Hi, Joe. Thanks for joining us today, great.

Γεια σου, Τζο.

Ευχαριστούμε που είσαι μαζί μας, ωραία.

I was just saying, we have a lot of people on the call we'd like to get through,

Όπως έλεγα, είναι πολλοί καλεσμένοι στη σημερινή συζήτηση,

so let's skip the roll call

γι' αυτό ας μην πάρουμε παρουσίες

and I'm gonna dive right in.

και να μπω απευθείας στο θέμα.

Our goal today is to come to an agreement on a very important proposal.

Στόχος μας σήμερα είναι να συμφωνήσουμε σε μια πολύ σημαντική πρόταση.

As a group, we need to decide if —

Σαν ομάδα, πρέπει να αποφασίσουμε εάν,

bloop bloop —

-μπλουπ μπλουπ-

(Laughter)

(Γέλια)

Hi, who just joined?

Γεια, ποιος συνδέθηκε;

No? I thought I heard a beep. (Laughter)

Όχι; Νόμισα ότι άκουσα ένα μπιπ.

(Γέλια)

Sound familiar?

Σας θυμίζει κάτι;

Yeah, it sounds familiar to me, too.

Ναι, κι εμένα μου θυμίζει.

A couple of weeks after I put that online,

Μερικές εβδομάδες αφού το ανέβασα,

500,000 people in dozens of countries,

500.000 άνθρωποι σε δεκάδες χώρες,

I mean dozens of countries,

εννοώ πολλές χώρες,

watched this video.

είδαν το βίντεο.

And three years later, it's still getting thousands of views every month.

Τρία χρόνια μετά, ακόμα έχει χιλιάδες προβολές κάθε μήνα.

It's close to about a million right now.

Πλησιάζει το εκατομμύριο τώρα.

And in fact, some of the biggest companies in the world,

Μερικές από τις μεγαλύτερες εταιρείες στον κόσμο,

companies that you've heard of but I won't name,

που δεν θα ονομάσω,

have asked for my permission to use this video in their new-hire training

μου ζήτησαν άδεια να χρησιμοποιήσουν το βίντεο στην εκπαίδευση νεοπροσληφθέντων

to teach their new employees how not to run a meeting at their company.

για να τους διδάσκουν πώς να μην διεξάγουν μια συνάντηση εργασίας στην εταιρεία τους.

And if the numbers —

Και εάν τα νούμερα,

there are a million views and it's being used by all these companies —

-ένα εκατομμύριο προβολές κι όλες αυτές οι εταιρείες-

aren't enough proof that we have a global problem with meetings,

δεν είναι επαρκής απόδειξη για το γενικό πρόβλημα με τις συναντήσεις,

there are the many, many thousands

υπάρχουν πολλές χιλιάδες σχόλια που έχουν δημοσιευθεί

of comments posted online

after the video went up.

μετά τη δημοσίευση του βίντεο.

Thousands of people wrote things like,

Χιλιάδες άνθρωποι έγραψαν πράγματα όπως,

"OMG, that was my day today!"

«Θεέ μου, έτσι ήταν η μέρα μου σήμερα!»

"That was my day every day!"

«Έτσι είναι η μέρα μου κάθε μέρα!»

"This is my life."

«Έτσι είναι όλη μου η ζωή!».

One guy wrote,

Κάποιος έγραψε,

"It's funny because it's true.

«Έχει πλάκα γιατί είναι αληθινό.

Eerily, sadly, depressingly true.

Παράξενα, λυπηρά, καταθλιπτικά αληθινό.

It made me laugh until I cried.

Με έκανε να γελάσω μέχρι δακρύων.

And cried. And I cried some more."

Πολλών-πολλών δακρύων».

(Laughter)

(Γέλια)

This poor guy said,

Κάποιος άμοιρος έγραψε,

"My daily life until retirement or death, sigh."

«Ολόκληρη η ζωή μου μέχρι τη σύνταξη ή το θάνατο, ουφ».

These are real quotes

Είναι πραγματικά σχόλια και αυτό είναι πραγματικά λυπηρό.

and it's real sad.

A common theme running through all of these comments online

Κάτι που έχουν κοινό όλα αυτά τα σχόλια

is this fundamental belief that we are powerless

είναι η ριζωμένη άποψη ότι είμαστε ανίσχυροι

to do anything other than go to meetings

για οτιδήποτε εκτός του να πηγαίνουμε

and suffer through these poorly run meetings

και να ανεχόμαστε αυτές τις ανεπαρκείς συναντήσεις

and live to meet another day.

έτσι για να βγει η μέρα.

But the truth is, we're not powerless at all.

Η αλήθεια όμως είναι ότι δεν είμαστε καθόλου ανίσχυροι.

In fact, the cure for MAS is right here in our hands.

Η θεραπεία για το MAS είναι μέσα στα χέρια μας.

It's right at our fingertips, literally.

Κυριολεκτικά στα δάχτυλά μας.

It's something that I call ¡No MAS!

Είναι κάτι που το λέω No MAS!

(Γέλια)

(Laughter)

Which, if I remember my high school Spanish,

Αν θυμάμαι καλά τα Ισπανικά του Γυμνασίου

means something like, "Enough already, make it stop!"

σημαίνει κάτι σαν «Επιτέλους, αρκετά, σταμάτα το!»

Here's how No MAS works. It's very simple.

Να πώς δουλεύει το No MAS. Είναι πολύ απλό.

First of all, the next time you get a meeting invitation

Κατ' αρχάς, την επόμενη φορά που θα έρθει πρόσκληση για συνάντηση

that doesn't have a lot of information in it at all,

που δεν περιέχει αρκετές πληροφορίες,

click the tentative button!

πατήστε το κουμπί «Πιθανόν»!

It's okay, you're allowed, that's why it's there.

Κανένα πρόβλημα, επιτρέπεται, γι' αυτό είναι εκεί.

It's right next to the accept button.

Δίπλα στην επιλογή «αποδοχή».

Or the maybe button, or whatever button is there for you not to accept immediately.

Ή η επιλογή «Ίσως», ή οποιοδήποτε επιλογή για μη άμεση αποδοχή.

Then, get in touch with the person who asked you to the meeting.

Μετά επικοινωνείτε με το άτομο που σας κάλεσε στη συνάντηση.

Tell them you're very excited to support their work,

Πείτε του ότι πρόθυμα θα στηρίξετε το έργο του,

ask them what the goal of the meeting is,

ρωτήστε για τον στόχο της συνάντησης,

and tell them you're interested in learning how you can help them achieve their goal.

και το πώς μπορείτε να βοηθήσετε στην επίτευξη του στόχου τους.

And if we do this often enough,

Αν το κάνουμε αρκετά συχνά,

and we do it respectfully,

και το κάνουμε εκατέρωθεν,

people might start to be a little bit more thoughtful

οι άνθρωποι ίσως αρχίσουν να επανεξετάζουν

about the way they put together meeting invitations.

τον τρόπο σύνταξης των προσκλήσεων σε συνάντηση.

And you can make more thoughtful decisions about accepting it.

Και εσύ ίσως εξετάζεις περισσότερο την απόφαση να δεχτείς.

People might actually start sending out agendas. Imagine!

Ίσως αρχίσουν να στέλνουν και αναλυτικό πρόγραμμα. Το φαντάζεστε;

Or they might not have a conference call with 12 people to talk about a status

Ή ίσως να μην καλούν 12 άτομα για απλή ενημέρωση υφιστάμενης κατάστασης

when they could just do a quick email and get it done with.

όταν μπορούν να τελειώνουν με ένα email.

People just might start to change their behavior because you changed yours.

Πιθανόν ν' αλλάξουν τη στάση τους επειδή αλλάξατε εσείς τη δική σας.

And they just might bring your chair back, too. (Laughter)

Μπορεί και να σας φέρουν πίσω και την καρέκλα σας. (Γέλια)

No MAS!

No MAS!

Thank you.

Ευχαριστώ.

(Applause).

(Χειροκρότημα)