How to gain control of your free time | Laura Vanderkam | TED

Translator: Leslie Gauthier Reviewer: Camille Martínez

Translator: Lam Nguyen Reviewer: Thuy Nghiem

When people find out I write about time management,

Khi mọi người biết tôi viết sách về cách quản lý thời gian,

they assume two things.

họ ngộ nhận hai điều:

One is that I'm always on time,

Một là: Tôi luôn đúng giờ.

and I'm not.

Không phải vậy đâu!

I have four small children,

Tôi có 4 con nhỏ,

and I would like to blame them for my occasional tardiness,

và tôi hay đổ tại chúng khi tôi thi thoảng bị trễ giờ,

but sometimes it's just not their fault.

nhưng có khi không phải lỗi tại chúng.

I was once late to my own speech on time management.

Tôi từng trễ buổi nói chuyện của mình về quản lý thời gian.

(Cười)

(Laughter)

We all had to just take a moment together and savor that irony.

Đó thực sự là điều vô cùng trớ trêu.

The second thing they assume is that I have lots of tips and tricks

Điều thứ hai họ ngộ nhận là tôi có rất nhiều cách khác nhau

để tiết kiệm thời gian ở đâu đó.

for saving bits of time here and there.

Đôi khi tôi nghe nói từ các tạp chí rằng họ đang viết bài về chủ đề này,

Sometimes I'll hear from magazines that are doing a story along these lines,

generally on how to help their readers find an extra hour in the day.

thường về cách để giúp độc giả có thêm thời gian rảnh vào mỗi ngày.

Ý tưởng chung là ta sẽ tiết kiệm thời gian của mỗi ngày, từng chút một,

And the idea is that we'll shave bits of time off everyday activities,

add it up,

tích tiểu thành đại,

and we'll have time for the good stuff.

và ta sẽ có đủ thời gian làm những thứ ta thích.

I question the entire premise of this piece, but I'm always interested

Tôi nghi ngờ toàn bộ giả thuyết này, nhưng tôi luôn quan tâm

in hearing what they've come up with before they call me.

đến những thứ mà họ kết luận trước khi họ tìm đến tôi.

Some of my favorites:

Vài kết luận tôi thích:

doing errands where you only have to make right-hand turns --

"Làm việc vặt bằng tay trái khi bạn đang lái ô tô và rẽ phải."

(Laughter)

(Cười)

Being extremely judicious in microwave usage:

"Hãy tỏ ra thông thái khi dùng lò vi sóng."

Họ nói rằng thời gian sử dụng nên từ ba tới ba phút rưỡi.

it says three to three-and-a-half minutes on the package,

we're totally getting in on the bottom side of that.

Nhưng cách đó chẳng hiệu quả đâu.

Cái yêu thích của tôi, khá hữu ích ở mức độ nào đó,

And my personal favorite, which makes sense on some level,

là ghi băng lại chương trình bạn thích, vậy bạn có thể tua qua phần quảng cáo.

is to DVR your favorite shows so you can fast-forward through the commercials.

Bằng cách đó, bạn tiết kiệm được tám phút cho mỗi nửa giờ,

That way, you save eight minutes every half hour,

như vậy nếu bạn xem TV trong 2 tiếng,

so in the course of two hours of watching TV,

bạn có 32 phút dư để tập thể dục.

you find 32 minutes to exercise.

(Laughter)

(Cười)

Which is true.

Nó đúng đó.

You know another way to find 32 minutes to exercise?

Bạn biết thêm cách nào để có 32 phút tập thể dục không?

Don't watch two hours of TV a day, right?

Không xem TV 2 giờ mỗi ngày, đúng không?

(Laughter)

(Cười)

Ý tưởng mà ta tiết kiệm thời gian từng chút một, tích tiểu thành đại,

Anyway, the idea is we'll save bits of time here and there, add it up,

we will finally get to everything we want to do.

cuối cùng ta sẽ có đủ thời gian làm việc ta muốn.

But after studying how successful people spend their time

Nhưng sau khi nghiên cứu về cách người thành công làm việc,

and looking at their schedules hour by hour,

và nhìn vào thời gian biểu theo giờ của họ,

I think this idea has it completely backward.

tôi cho rằng ý tưởng này hoàn toàn không thực hiện được.

We don't build the lives we want by saving time.

Ta không xây dựng cuộc sống ta muốn bằng cách tiết kiệm thời gian,

We build the lives we want,

Ta xây dựng cuộc sống của ta

and then time saves itself.

và thời gian tự nó sẽ sinh ra.

Here's what I mean.

Ý tôi là,

I recently did a time diary project

Tôi vừa làm một dự án về ghi nhật ký,

looking at 1,001 days in the lives of extremely busy women.

quan sát 1001 ngày của vài người phụ nữ vô cùng bận rộn,

They had demanding jobs, sometimes their own businesses,

Họ có những công việc áp lực, có thể ở cơ quan,

kids to care for, maybe parents to care for,

việc chăm con, hay chăm sóc bố mẹ,

hoạt động xã hội...

community commitments --

busy, busy people.

Những người rất bận rộn!

I had them keep track of their time for a week

Tôi theo dõi thời gian biểu của họ trong một tuần,

so I could add up how much they worked and slept,

vậy tôi biết họ có bao lâu để làm việc và ngủ,

and I interviewed them about their strategies, for my book.

và tôi phỏng vấn về phương pháp của họ để viết sách,

One of the women whose time log I studied

Một trong số những người phụ nữ đó,

có việc ra ngoài vào tối thứ tư,

goes out on a Wednesday night for something.

cô ấy về nhà và phát hiện ra bồn đun nước đã bị vỡ,

She comes home to find that her water heater has broken,

and there is now water all over her basement.

và nước chảy lênh láng khắp tầng hầm nhà.

If you've ever had anything like this happen to you,

Nếu bạn đã từng trải qua bất cứ điều gì tương tự,

you know it is a hugely damaging, frightening, sopping mess.

bạn biết đó sẽ là một đống bừa bộn thật kinh khủng.

So she's dealing with the immediate aftermath that night,

Cô ấy giải quyết hậu quả ngay sau đêm đó,

next day she's got plumbers coming in,

hôm sau cô ấy gọi thợ sửa,

day after that, professional cleaning crew dealing with the ruined carpet.

ngày tiếp theo, đội vệ sinh đến giải quyết tấm thảm đã hỏng,

All this is being recorded on her time log.

Tất cả những điều này đều được ghi lại,

tổng cộng tốn mất bảy giờ trong tuần của cô ấy.

Winds up taking seven hours of her week.

Seven hours.

BẢY GIỜ.

Giống như bạn có thêm một giờ mỗi ngày vậy.

That's like finding an extra hour in the day.

But I'm sure if you had asked her at the start of the week,

Nhưng tôi chắc rằng, nếu bạn hỏi cô ấy vào đầu tuần:

"Could you find seven hours to train for a triathlon?"

"Bạn có bảy giờ để tập ba môn phối hợp không?"

"Could you find seven hours to mentor seven worthy people?"

"Bạn có bảy giờ để giúp đỡ bảy người khác không?"

I'm sure she would've said what most of us would've said,

Tôi chắc rằng cô ấy sẽ nói những điều chúng ta hay nói,

which is, "No -- can't you see how busy I am?"

"Không, bạn không thấy tôi bận thế nào à?"

Yet when she had to find seven hours

Nhưng khi cô ấy buộc phải có bảy giờ

because there is water all over her basement,

vì nước đã tràn lênh láng khắp tầng hầm nhà cô ấy,

Cô ấy có ngay bảy giờ,

she found seven hours.

và nó cho thấy thời gian có thể điều chỉnh và sắp xếp dễ dàng.

And what this shows us is that time is highly elastic.

We cannot make more time,

Ta không thể tạo ra thêm thời gian,

but time will stretch to accommodate what we choose to put into it.

nhưng thời gian sẽ co giãn để phù hợp với thứ ta chọn để làm.

And so the key to time management

Vì vậy, chìa khoá để quản lý thời gian

is treating our priorities

là hãy đối xử với công việc quan trọng của bạn

as the equivalent of that broken water heater.

như đối xử với cái bồn nước vỡ vậy.

Để làm rõ hơn,

To get at this,

tôi sẽ liên hệ với một trong những người bận rộn nhất mà tôi biết.

I like to use language from one of the busiest people I ever interviewed.

By busy, I mean she was running a small business

Bận rộn vì cô ấy điều hành 1 công ty nhỏ

với 12 nhân viên,

with 12 people on the payroll,

cô ấy chăm sáu con nhỏ vào thời gian rảnh.

she had six children in her spare time.

I was getting in touch with her to set up an interview

Tôi liên lạc với cô ấy để sắp xếp một cuộc phỏng vấn,

on how she "had it all" -- that phrase.

về cách "đối mặt với tất cả chúng."

I remember it was a Thursday morning,

Tôi nhớ hôm đó là sáng thứ năm,

và cô ấy không thể tiếp tôi vì bận.

and she was not available to speak with me.

Of course, right?

Tất nhiên rồi, phải không?

But the reason she was unavailable to speak with me

Nhưng lý do cô ấy không thể tiếp tôi là,

is that she was out for a hike,

cô ấy đi bộ thể dục,

đó là một sáng mùa xuân rất đẹp,

because it was a beautiful spring morning,

nên cô ấy muốn ra ngoài đi bộ.

and she wanted to go for a hike.

So of course this makes me even more intrigued,

Tất nhiên điều đó làm tôi rất tò mò,

and when I finally do catch up with her, she explains it like this.

khi tôi gặp cô ấy, cô ấy giải thích thế này:

"Hãy nghe tôi Laura, mỗi việc tôi làm,

She says, "Listen Laura, everything I do,

every minute I spend, is my choice."

mỗi phút tôi dùng, là lựa chọn của tôi."

And rather than say,

Thay vì nói rằng:

"Tôi không có thời gian làm việc x, y, z"

"I don't have time to do x, y or z,"

she'd say, "I don't do x, y or z because it's not a priority."

Cô ấy nói: "Tôi không làm x, y, z vì nó không phải việc cần ưu tiên."

"I don't have time," often means "It's not a priority."

"Tôi không có thời gian" thường có nghĩa: "Đó không phải việc quan trọng."

Cách diễn đạt đó sẽ đúng hơn nếu bạn thực sự để ý.

If you think about it, that's really more accurate language.

I could tell you I don't have time to dust my blinds,

Có thể nói "Tôi không có thời gian lau rèm cửa,"

but that's not true.

nhưng nó không đúng.

If you offered to pay me $100,000 to dust my blinds,

Nếu bạn trả tôi $100.000 để lau rèm cửa,

tôi sẽ làm ngay và luôn.

I would get to it pretty quickly.

(Laughter)

(Cười)

Since that is not going to happen,

Vì điều đó sẽ không xảy ra,

tôi biết rằng đây không phải vấn đề về thiếu thời gian,

I can acknowledge this is not a matter of lacking time;

tôi không muốn làm việc đó thôi.

it's that I don't want to do it.

Using this language reminds us that time is a choice.

Cách nói này nhắc nhở ta rằng thời gian là do bạn chọn.

Chắc chắn rằng,

And granted,

there may be horrible consequences for making different choices,

nếu sử dụng thời gian không hợp lý sẽ gây ra nhiều hậu quả,

I will give you that.

tôi thừa nhận vậy.

But we are smart people,

Nhưng chúng ta đều thông minh,

and certainly over the long run,

và về lâu dài,

ta đủ sức để lấp đầy cuộc sống của mình

we have the power to fill our lives

bằng những việc quan trọng và đáng để làm.

with the things that deserve to be there.

So how do we do that?

Vậy ta làm việc đó thế nào?

Làm sao để ta xem những việc quan trọng

How do we treat our priorities

as the equivalent of that broken water heater?

giống như bể nước bị vỡ?

Well, first we need to figure out what they are.

Đầu tiên, ta cần tìm hiểu xem chúng là những việc gì.

I want to give you two strategies for thinking about this.

Tôi muốn cho bạn hai cách để làm điều này.

Một, về khía cạnh nghề nghiệp:

The first, on the professional side:

Tôi chắc rằng vào cuối năm, rất nhiều người

I'm sure many people coming up to the end of the year

are giving or getting annual performance reviews.

sẽ gửi hoặc nhận được bản đánh giá công việc hằng năm.

Bạn nhìn lại những thành công của năm qua,

You look back over your successes over the year,

your "opportunities for growth."

những "cơ hội thăng tiến,"

And this serves its purpose,

và việc này có mục đích của nó,

và còn hiệu quả hơn nữa khi bạn làm điều này ở tương lai.

but I find it's more effective to do this looking forward.

So I want you to pretend it's the end of next year.

Vậy nên tôi muốn các bạn giả vờ rằng, bây giờ cuối năm sau.

You're giving yourself a performance review,

Bạn tự cho mình một bản đánh giá công việc cả năm,

and it has been an absolutely amazing year for you professionally.

đó là một năm tuyệt vời cho công việc của bạn.

Bạn đã làm ba đến năm việc nào để giúp điều đó tuyệt vời như vậy?

What three to five things did you do that made it so amazing?

So you can write next year's performance review now.

Vậy bạn có thể viết tổng kết công việc cho năm sau ngay bây giờ.

And you can do this for your personal life, too.

Và bạn cũng có thể làm như vậy cho đời tư của bạn.

I'm sure many of you, like me, come December,

Tôi chắc rất nhiều người giống tôi, bắt đầu tháng 12,

bằng việc nhận thiệp được bọc giấy bằng đủ màu sắc

get cards that contain these folded up sheets of colored paper,

on which is written what is known as the family holiday letter.

nhân dịp ngày lễ mà chúng ta gọi là ngày lễ gia đình.

(Laughter)

(Cười)

Họ viết văn một cách vụng về,

Bit of a wretched genre of literature, really,

going on about how amazing everyone in the household is,

miêu tả những người thân của bạn tuyệt vời thế nào,

or even more scintillating,

hoặc ấn tượng hơn,

những người thân của bạn bận rộn thế nào.

how busy everyone in the household is.

But these letters serve a purpose,

Nhưng những lá thư này có mục đích,

which is that they tell your friends and family

nó kể với bạn bè và người thân của bạn

what you did in your personal life that mattered to you over the year.

rằng bạn đã làm những gì quan trọng với bản thân năm vừa qua.

Đó là những việc bạn phải làm,

So this year's kind of done,

nhưng tôi muốn bạn giả vờ rằng, bây giờ là cuối năm sau,

but I want you to pretend it's the end of next year,

and it has been an absolutely amazing year

đó là một năm vô cùng tuyệt vời

cho cả bạn và những người bạn yêu quý.

for you and the people you care about.

What three to five things did you do that made it so amazing?

Ba đến năm điều bạn đã làm để làm cho năm đó tuyệt vời là gì?

So you can write next year's family holiday letter now.

Ngay bây giờ, bạn có thể viết thư mừng năm mới tới gia đình cho năm sau.

Don't send it.

Nhưng đừng gửi nó.

(Cười)

(Laughter)

Làm ơn, đừng gửi nó,

Please, don't send it.

nhưng bạn hãy viết nó.

But you can write it.

Bây giờ, giữa câu chuyện về lá thư và bản đánh giá công việc,

And now, between the performance review and the family holiday letter,

ta có danh sách từ sáu đến mười mục tiêu để phấn đấu trong năm tới.

we have a list of six to ten goals we can work on in the next year.

Giờ ta cần chia nhỏ chúng ra thành những bước nhỏ, dễ làm hơn.

And now we need to break these down into doable steps.

Có thể bạn muốn viết về tiểu sử gia đình mình.

So maybe you want to write a family history.

First, you can read some other family histories,

Đầu tiên, bạn nên đọc tiểu sử vài gia đình khác,

get a sense for the style.

và hiểu về cách viết chúng.

Sau đó nghĩ về vài câu hỏi mà bạn hỏi người thân,

Then maybe think about the questions you want to ask your relatives,

lập các cuộc gặp để hỏi họ.

set up appointments to interview them.

Hoặc bạn muốn thi chạy 5 km,

Or maybe you want to run a 5K.

So you need to find a race and sign up, figure out a training plan,

vậy bạn cần tìm một cuộc thi và đăng ký, lên kế hoạch tập luyện,

and dig those shoes out of the back of the closet.

và lôi giày tập ở trong tủ ra.

Sau đó, rất quan trọng,

And then -- this is key --

we treat our priorities as the equivalent of that broken water heater,

ta coi những việc quan trọng đó giống như chiếc bồn nước vỡ đó,

bằng cách xếp chúng trên thời gian biểu trước tiên.

by putting them into our schedules first.

We do this by thinking through our weeks before we are in them.

Ta làm việc đó bằng cách nghĩ về tuần làm việc của ta trước khi nó diễn ra.

I find a really good time to do this is Friday afternoons.

Tôi cho rằng chiều thứ sáu là thời gian rất tốt để làm việc này.

Friday afternoon is what an economist might call

Chiều thứ sáu là khoảng thời gian nhà kinh tế cho rằng

a "low opportunity cost" time.

có "chi phí cơ hội" thấp.

Most of us are not sitting there on Friday afternoons saying,

Hầu hết chúng ta sẽ không nói điều này vào chiều thứ sáu:

"I am excited to make progress

"Tôi muốn đẩy nhanh tiến độ

toward my personal and professional priorities

cho công việc của mình

right now."

ngay bây giờ."

(Cười)

(Laughter)

Nhưng ta nên nghĩ về ý nghĩa của những điều này.

But we are willing to think about what those should be.

So take a little bit of time Friday afternoon,

Hãy dành ít thời gian vào chiều thứ sáu,

make yourself a three-category priority list: career, relationships, self.

Tự làm một danh sách gồm 3 việc cần làm: công việc, mối quan hệ, bản thân.

Making a three-category list reminds us

Danh sách ba mục này nhắc ta rằng

that there should be something in all three categories.

Cần có việc ở cả ba mục đó.

Về công việc, ta nghĩ về...

Career, we think about;

relationships, self --

Mối quan hệ, bản thân...

not so much.

Không quá nhiều.

But anyway, just a short list,

Dù sao đây chỉ là danh sách ngắn

có hai đến ba mục.

two to three items in each.

Sau đó hãy nhìn lại cả tuần sau,

Then look out over the whole of the next week,

and see where you can plan them in.

lên kế hoạch cho công việc của mình,

Cách sắp xếp chúng phụ thuộc vào bạn.

Where you plan them in is up to you.

Và tôi biết đối với một số người, việc này sẽ khó khăn hơn.

I know this is going to be more complicated for some people than others.

I mean, some people's lives are just harder than others.

Ý tôi là, một số người có cuộc sống khó khăn hơn những người khác.

It is not going to be easy to find time to take that poetry class

Họ không có thời gian để tham gia lớp học viết văn.

if you are caring for multiple children on your own.

Nếu bạn phải tự chăm sóc nhiều con nhỏ,

Tôi hiểu.

I get that.

Và tôi không muốn hạ thấp khó khăn của người khác,

And I don't want to minimize anyone's struggle.

But I do think that the numbers I am about to tell you are empowering.

Nhưng tôi nghĩ vài con số sau đây sẽ kích thích bạn làm việc nhiều hơn.

There are 168 hours in a week.

Một tuần có 168 giờ.

Twenty-four times seven is 168 hours.

24 nhân 7 là 168 giờ.

That is a lot of time.

Thực sự ta có rất nhiều thời gian.

If you are working a full-time job, so 40 hours a week,

Nếu bạn làm việc toàn thời gian, nghĩa là 40 giờ mỗi tuần,

sleeping eight hours a night, so 56 hours a week --

Ngủ tám giờ mỗi đêm, vậy là 56 giờ mỗi tuần,

that leaves 72 hours for other things.

còn lại 72 giờ cho bạn làm những việc khác.

That is a lot of time.

Thực sự là rất nhiều thời gian.

You say you're working 50 hours a week,

Bạn nói bạn làm 50 giờ mỗi tuần,

maybe a main job and a side hustle.

có thể là nghề chính và nghề tay trái,

Well, that leaves 62 hours for other things.

bạn có 62 giờ cho những việc khác.

You say you're working 60 hours.

Bạn nói bạn làm việc 60 giờ,

bạn có 52 giờ cho những việc khác.

Well, that leaves 52 hours for other things.

You say you're working more than 60 hours.

Bạn nói bạn làm việc hơn 60 giờ,

Well, are you sure?

Bạn chắc không đó?

(Cười)

(Laughter)

Có một nghiên cứu so sánh về thời gian làm việc ước tính theo tuần

There was once a study comparing people's estimated work weeks

bằng nhật ký thời gian.

with time diaries.

They found that people claiming 75-plus-hour work weeks

Họ thấy rằng những người nói rằng họ làm hơn 75 giờ mỗi tuần

were off by about 25 hours.

họ đã phóng đại cỡ 25 giờ.

(Laughter)

(Cười)

Bạn cũng đoán được như vậy, đúng không?

You can guess in which direction, right?

Anyway, in 168 hours a week,

Vậy thì, trong 168 giờ đó,

I think we can find time for what matters to you.

Tôi nghĩ ta có đủ thời gian cho những việc quan trọng.

If you want to spend more time with your kids,

Nếu bạn muốn dành nhiều thời gian hơn cho lũ trẻ,

Bạn muốn ôn thi nhiều hơn,

you want to study more for a test you're taking,

you want to exercise for three hours and volunteer for two,

bạn muốn tập thể dục trong ba tiếng và làm tình nguyện trong hai tiếng,

you can.

bạn có thể,

And that's even if you're working way more than full-time hours.

thậm chí nếu bạn làm việc nhiều hơn toàn thời gian.

So we have plenty of time, which is great,

Như vậy, ta có rất nhiều gian,

because guess what?

bạn biết vì sao không?

Ta còn không cần nhiều thời gian đến vậy để làm những điều tuyệt vời.

We don't even need that much time to do amazing things.

But when most of us have bits of time, what do we do?

Nhưng khi có thời gian, hầu hết chúng ta là gì?

Pull out the phone, right?

Lấy điện thoại ra, phải không?

Start deleting emails.

Bắt đầu xoá vài email.

Otherwise, we're puttering around the house

Hoặc, chúng ta lang thang trong nhà

or watching TV.

hay xem TV.

Nhưng những khoảnh khắc nhỏ ẩn chứa sức mạnh lớn.

But small moments can have great power.

You can use your bits of time

Bạn có thể dùng thời gian rảnh ít ỏi của mình

để làm những điều nho nhỏ.

for bits of joy.

Bạn có thể đọc sách trên xe bus

Maybe it's choosing to read something wonderful on the bus

trên đường đi làm.

on the way to work.

I know when I had a job that required two bus rides

Tôi hiểu khi tôi có một công việc cần hai chuyến bus

and a subway ride every morning,

và một chuyến tàu để đi làm.

Tôi từng đến thư viện vào cuối tuần để tìm sách đọc.

I used to go to the library on weekends to get stuff to read.

Điều đó làm cho toàn bộ trải nghiệm gần như, gần như rất tuyệt vời.

It made the whole experience almost, almost, enjoyable.

Breaks at work can be used for meditating or praying.

Giờ nghỉ giữa giờ có thể dùng để ngồi thiền hoặc cầu nguyện.

If family dinner is out because of your crazy work schedule,

Nếu bạn không thể ăn tối với cả gia đình vì bạn phải đi làm,

maybe family breakfast could be a good substitute.

thì ăn bữa sáng với cả gia đình là một sự thay thế không tồi.

It's about looking at the whole of one's time

Ta nên xem xét cả thời gian biểu của ai đó,

và đánh giá sự chuyển biến tốt đẹp của nó.

and seeing where the good stuff can go.

I truly believe this.

Tôi thực sự tin vào điều sau đây.

Ta có thời gian,

There is time.

Even if we are busy,

thậm chí nếu ta bận,

ta vẫn có thời gian cho những điều quan trọng.

we have time for what matters.

And when we focus on what matters,

Và khi ta tập trung cho chúng,

ta có thể xây dựng cuộc sống ta muốn

we can build the lives we want

in the time we've got.

trong quỹ thời gian của ta.

Thank you.

Cảm ơn.

(Applause)

(Vỗ tay)