How Too Many Rules at Work Keep You from Getting Things Done | Yves Morieux | TED Talks

Översättare: Anette Smedberg Granskare: Lisbeth Pekkari

Paul Krugman, the Nobel Prize [winner] in economics, once wrote:

Paul Krugman, Nobelprisvinnare i ekonomi, skrev en gång:

"Productivity is not everything, but in the long run,

"Produktivitet är inte allt, men i det långa loppet,

it is almost everything."

är det nästan allt."

So this is serious.

Så det här är allvarligt.

There are not that many things on earth that are "almost everything."

Det finns inte så många saker på jorden som är "nästan allt."

Productivity is the principal driver of the prosperity of a society.

Produktiviteten är den främsta drivkraften i ett välfärdssamhälle.

So we have a problem.

Alltså har vi ett problem.

In the largest European economies,

I Europas största ekonomier,

productivity used to grow five percent per annum

ökade produktiviteten med fem procent per år,

in the '50s, '60s, early '70s.

under 50-talet, 60-talet och början av 70-talet.

From '73 to '83: three percent per annum.

Från 1973 till 1983: med tre procent årligen.

From '83 to '95: two percent per annum.

Från 1983 till 1995: med två procent årligen.

Since 1995: less than one percent per annum.

Sedan 1995: med mindre än en procent per år.

The same profile in Japan.

I Japan har det sett likadant ut.

The same profile in the US,

Samma utveckling även i USA,

trots en tillfällig återhämtning för 15 år sedan,

despite a momentary rebound 15 years ago,

and despite all the technological innovations

och trots alla tekniska innovationer

around us: the Internet, the information,

omkring oss: Internet, växande informationsmängder,

the new information and communication technologies.

och nya tekniska lösningar för kommunikation.

When productivity grows three percent per annum,

När produktiviteten ökar med tre procent per år,

you double the standard of living every generation.

dubbleras levnadsstandarden för varje generation.

Every generation is twice as well-off as its parents'.

Varje generation är dubbelt så välbärgad som generationen före.

When it grows one percent per annum,

När ökningen är en procent per år,

tar det tre generationer att dubblera levnadsstandarden.

it takes three generations to double the standard of living.

And in this process, many people will be less well-off than their parents.

Och i den processen, kommer många att bli fattigare än sina föräldrar.

They will have less of everything:

De kommer att ha mindre av allt:

smaller roofs, or perhaps no roof at all,

mindre hus, eller kanske inget hus alls,

less access to education, to vitamins, to antibiotics, to vaccination --

sämre tillgång till utbildning, vitaminer, antibiotika, vaccination --

to everything.

till allt.

Think of all the problems that we're facing at the moment.

Tänk på alla de problem vi står inför just nu.

All.

Alla.

Chances are that they are rooted in the productivity crisis.

Risken är att de kommer sig av produktivitetskrisen.

Why this crisis?

Varför denna kris?

Because the basic tenets about efficiency --

På grund av att de grundläggande principerna för effektivitet --

effectiveness in organizations, in management --

effektiviteten i organisationerna, i ledningsrummen --

have become counterproductive for human efforts.

har blivit kontraproduktiva för människans ansträngningar.

Everywhere in public services -- in companies, in the way we work,

Överallt i de offentliga tjänsterna -- i företagen, i vårt sätt att arbeta,

the way we innovate, invest -- try to learn to work better.

hur vi utvecklar, investerar -- försöker lära oss arbeta effektivare.

Take the holy trinity of efficiency:

Ta effektivitetens heliga treenighet:

clarity, measurement, accountability.

tydlighet, mätningar, ansvarsutkrävande.

They make human efforts derail.

De gör att människors ansträngningar äventyras.

There are two ways to look at it, to prove it.

Det finns två sätt att se på det här, att bevisa det.

One, the one I prefer,

Det ena, vilket jag föredrar,

is rigorous, elegant, nice -- math.

är noggrannt, elegant och trevligt -- matte.

But the full math version takes a little while,

Men matteversionen är tidskrävande,

so there is another one.

så det finns en annan.

It is to look at a relay race.

Det är att se det som ett stafettlopp.

This is what we will do today.

Det kommer vi att göra här idag.

It's a bit more animated, more visual and also faster -- it's a race.

Det är mer levande, mer visuellt och också snabbare -- det är ett lopp.

Hopefully, it's faster.

Förhoppningsvis snabbare.

(Laughter)

(Skratt)

World championship final -- women.

Final i världsmästerskapen i stafett -- för kvinnor.

Eight teams in the final.

Åtta lag deltar i finalen.

The fastest team is the US team.

Det snabbaste laget är USA.

They have the fastest women on earth.

De har de snabbaste kvinnorna i världen.

They are the favorite team to win.

De är vinnarfavoriter.

Notably, if you compare them to an average team,

I synnerhet om du jämför med ett medelmåttigt lag,

say, the French team,

som det franska laget,

(Laughter)

(Skratt)

based on their best performances in the 100-meter race,

baserat på deras snabbaste tider på 100 meter,

if you add the individual times of the US runners,

lägger vi ihop de individuella tiderna för amerikanskorna,

they arrive at the finish line 3.2 meters ahead of the French team.

går de i mål 3,2 meter före det franska laget.

And this year, the US team is in great shape.

I år är USAs lag i fantastisk form.

Based on their best performance this year,

Räknat på deras bästa tider i år,

they arrive 6.4 meters ahead of the French team,

går de i mål 6,4 meter före det franska laget,

based on the data.

baserat på denna data.

We are going to look at the race.

Vi ska titta på loppet.

At some point you will see, towards the end,

Mot slutet av loppet kommer vi att se,

that Torri Edwards, the fourth US runner, is ahead.

att Torri Edwards, USAs fjärdelöpare, ligger först.

Not surprising -- this year she got the gold medal in the 100-meter race.

Inget förvånande i det -- i år vann hon guld på 100 meter.

And by the way, Chryste Gaines, the second runner in the US team,

Förresten, Chryste Gaines, andrelöparen i USAs lag,

is the fastest woman on earth.

är världens snabbaste kvinna.

So, there are 3.5 billion women on earth.

Det finns 3,5 miljarder kvinnor på jorden.

Where are the two fastest? On the US team.

Var finns de två snabbaste? I USAs lag.

And the two other runners on the US team are not bad, either.

De två andra löparna i deras lag är inte dåliga heller.

(Laughter)

(Skratt)

So clearly, the US team has won the war for talent.

Helt klart har USAs lag vunnit slaget om talangerna.

But behind, the average team is trying to catch up.

Men där bakom, försöker det medelmåttiga laget komma ikapp.

Let's watch the race.

Låt oss titta på loppet.

(Video: French sportscasters narrate race)

(Video: Fransk sport- kommentator skildrar loppet)

(Video: Race narration ends)

(Video: Kommentatorn tystnar)

Yves Morieux: So what happened?

Yves Morieux: Så vad hände?

The fastest team did not win; the slower one did.

Det snabbaste laget vann inte; det gjorde det långsammare.

By the way, I hope you appreciate

Förresten, jag hoppas att ni uppskattar

the deep historical research I did to make the French look good.

den grundliga efterforskning jag gjort för att få franska laget att se bra ut.

(Laughter)

(Skratt)

But let's not exaggerate -- it's not archeology, either.

Men låt oss inte överdriva -- det är ju inte precis arkeologi heller.

(Laughter)

(Skratt)

But why?

Men varför?

Because of cooperation.

På grund av samarbete.

When you hear this sentence:

När du hör följande:

"Thanks to cooperation, the whole is worth more than the sum of the parts."

"Tack vare samarbete, är helheten värd mer än summan av dess delar."

This is not poetry; this is not philosophy.

Det är inte poesi; och inte heller filosofi.

This is math.

Det är matte.

Those who carry the baton are slower,

De som har stafettpinnen är långsammare,

but their baton is faster.

men deras stafettpinne är snabbare.

Miracle of cooperation:

Det är samarbetets mirakel:

it multiplies energy, intelligence in human efforts.

det mångfaldigar energi, intelligensen i insatserna.

It is the essence of human efforts:

Det utgör kärnan i människans ansträngningar,

how we work together, how each effort contributes to the efforts of others.

hur vi arbetar tillsammans, hur varje enskild insats bidrar till de andras.

With cooperation, we can do more with less.

Samarbetar vi, kan vi göra mer med mindre.

Now, what happens to cooperation when the holy grail --

Vad händer med samarbetet när den heliga graalen --

the holy trinity, even --

den heliga treenigheten --

of clarity, measurement, accountability --

tydlighet, mätning, ansvarsutkrävande --

appears?

dyker upp?

Clarity.

Tydlighet.

Management reports are full of complaints about the lack of clarity.

Ledningsrapporter är fulla av klagomål om bristen på tydlighet.

Compliance audits, consultants' diagnostics.

Granskning av regelefterlevnad, rapporter skrivna av konsulter.

We need more clarity, we need to clarify the roles, the processes.

Vi behöver ökad tydlighet, vi behöver tydliggöra rollerna, processerna.

It is as though the runners on the team were saying,

Det är som att löparna i laget skulle säga,

"Let's be clear -- where does my role really start and end?

Låt oss vara tydliga -- var startar och slutar mitt uppdrag?

Am I supposed to run for 95 meters, 96, 97...?"

Förväntas jag springa 95 meter, 96, 97...?

It's important, let's be clear.

Det är viktigt, det måste utredas.

If you say 97, after 97 meters,

Om du säger 97, efter 97 meter,

people will drop the baton, whether there is someone to take it or not.

kommer löparen släppa stafettpinnen, även om ingen tar emot den.

Accountability.

Ansvarsutkrävande.

We are constantly trying to put accountability

Vi försöker hela tiden lägga ansvaret

in someone's hands.

i någons händer.

Who is accountable for this process?

Vem är ansvarig för den här processen?

We need somebody accountable for this process.

Vi behöver någon som ansvarar för den här processen.

So in the relay race, since passing the baton is so important,

Så i en stafett, där stafettpinnen är så viktig,

then we need somebody clearly accountable for passing the baton.

behöver vi klargöra vem som ansvarar för att lämna över den.

So between each runner,

Så för varje löpare,

now we will have a new dedicated athlete,

behöver vi ha en ansvarig,

clearly dedicated to taking the baton from one runner,

en som är tydligt utsedd att ta över stafettpinnen från föregående löpare,

and passing it to the next runner.

och lämna över den till nästa.

And we will have at least two like that.

Och minst två stycken måste utses.

Well, will we, in that case, win the race?

Innebär då det att vi vinner loppet?

That I don't know, but for sure,

Det kan jag inte svara på, men säkert är,

we would have a clear interface,

vi skulle ha ett tydlig gränssnitt,

a clear line of accountability.

en tydlig ansvarsfördelning.

We will know who to blame.

Vi skulle veta vem vi skulle skylla på.

But we'll never win the race.

Men vi skulle aldrig vinna loppet.

If you think about it, we pay more attention

Om du tänker på det, lägger vi mer energi på

to knowing who to blame in case we fail,

att hitta en syndabock om vi misslyckas,

than to creating the conditions to succeed.

än på att skapa förutsättningar för att lyckas.

All the human intelligence put in organization design --

Alla ansträngningar som läggs på organisationsdesign --

urban structures, processing systems --

strukturer, processer, flöden --

what is the real goal?

vilka är dess verkliga mål?

To have somebody guilty in case they fail.

Att peka ut en skyldig om de misslyckas.

We are creating organizations able to fail,

Vi skapar organisationer som kan misslyckas,

but in a compliant way,

men på ett sätt som följer reglerna,

with somebody clearly accountable when we fail.

där någon tydligt ansvarar för det dåliga resultatet.

And we are quite effective at that -- failing.

Och vi är ganska effektiva på det -- att få dåliga resultat.

Measurement.

Mätning.

What gets measured gets done.

Det som mäts blir utfört.

Look, to pass the baton, you have to do it at the right time,

För att lämna över stafettpinnen, måste du göra det vid rätt tidpunkt,

in the right hand, at the right speed.

med rätt hand och med rätt hastighet.

But to do that, you have to put energy in your arm.

Men för att göra det, måste armen få energi.

This energy that is in your arm will not be in your legs.

Energin som då är i armen kommer inte att vara i benen.

It will come at the expense of your measurable speed.

Den finns i armen på bekostnad av din mätbara hastighet.

You have to shout early enough to the next runner

Du måste skrika i god tid till nästa löpare

when you will pass the baton, to signal that you are arriving,

för att signalera att du ämnar lämna över stafettpinnen,

so that the next runner can prepare, can anticipate.

så att nästa löpare kan förbereda sig.

And you have to shout loud.

Och du behöver skrika högt.

But the blood, the energy that will be in your throat

Men blodet, energin som finns i din hals just då,

will not be in your legs.

kommer inte vara i dina ben.

Because you know, there are eight people shouting at the same time.

Som du vet, är det åtta löpare som skriker samtidigt.

So you have to recognize the voice of your colleague.

Så du måste kunna urskilja din kollegas röst.

You cannot say, "Is it you?"

Du kan inte fråga, "Är det du?"

Too late!

För sent!

(Laughter)

(Skratt)

Now, let's look at the race in slow motion,

Låt oss se loppet i ultrarapid;

and concentrate on the third runner.

och koncentrera oss på den tredje löparen.

Look at where she allocates her efforts,

Se hur hon fördelar sina krafter,

her energy, her attention.

sin energi, sitt fokus.

Not all in her legs -- that would be great for her own speed --

Inte bara till benen -- vilket vore bra för hennes egen fart --

but in also in her throat, arm, eye, brain.

utan också till halsen, armen, ögonen, hjärnan.

That makes a difference in whose legs?

Det gör skillnad för nästa par ben. Vems?

In the legs of the next runner.

För efterkommande löpare.

But when the next runner runs super-fast,

Men när nästa löpare springer jättesnabbt,

is it because she made a super effort,

är det för att hon ansträngde sig maximalt,

or because of the way the third runner passed the baton?

eller på grund av hur löparen före räckte över stafettpinnen?

There is no metric on earth that will give us the answer.

Det finns inga mätetal i världen som kan ge oss svaret.

And if we reward people on the basis of their measurable performance,

Om vi belönar människor utifrån deras mätbara prestation,

they will put their energy, their attention, their blood

kommer de använda sina krafter, sin uppmärksamhet, sitt blod,

in what can get measured -- in their legs.

för det som kan mätas - i sina ben.

And the baton will fall and slow down.

Stafettpinnen kommer falla och tappa fart.

To cooperate is not a super effort,

Att samarbeta är ingen jätteprestation,

it is how you allocate your effort.

det är hur du fördelar dina ansträngningar.

It is to take a risk,

Det är att ta en risk,

because you sacrifice the ultimate protection

för du offrar ditt ultimata skydd

granted by objectively measurable individual performance.

skapat av objektiva mätetal för individuell prestation.

It is to make a super difference in the performance of others,

Din prestation gör skillnad för de andras prestation,

with whom we are compared.

för dem som du jämförs med.

It takes being stupid to cooperate, then.

Då får man vara dum om man samarbetar.

And people are not stupid; they don't cooperate.

Och folk är inte dumma; de samarbetar inte.

You know, clarity, accountability, measurement were OK

Tydlighet, ansvarsutkrävande och mätetal var okej

when the world was simpler.

när världen var enklare.

But business has become much more complex.

Men arbetslivet har blivit mer komplext.

With my teams, we have measured

Mina forskargrupper har studerat

the evolution of complexity in business.

utvecklingen av dessa komplexa samband.

It is much more demanding today to attract and retain customers,

Idag är det mer krävande att attrahera och bibehålla kunder,

to build advantage on a global scale,

att bygga globala fördelar,

to create value.

att skapa värde.

And the more business gets complex,

Ju mer komplex affärsverksamheten blir,

the more, in the name of clarity, accountability, measurement

desto fler, i tydlighetens, mätetalens och ansvarsutkrävandets namn,

we multiply structures, processes, systems.

strukturer, processer och flöden skapar vi.

You know, this drive for clarity and accountability triggers

Denna jakt på tydlighet och ansvarsutkrävande

a counterproductive multiplication of interfaces, middle offices,

är en kontraproduktiv dubblering av gränssnitten, mellancheferna,

coordinators that do not only mobilize people and resources,

samordnarna som inte bara lägger beslag på människor och resurser,

but that also add obstacles.

utan också skapar hinder.

And the more complicated the organization,

Ju mer komplicerad en organisation är,

the more difficult it is to understand what is really happening.

desto svårare är det att förstå vad som verkligen händer.

So we need summaries, proxies, reports,

Så vi behöver sammandrag, redogörelser, rapporter,

key performance indicators, metrics.

nyckeltal, mätetal.

So people put their energy in what can get measured,

Så människor lägger sin energi på det som kan mätas,

at the expense of cooperation.

vilket sker på bekostnad av samarbetet.

And as performance deteriorates,

Och då prestationen sjunker,

we add even more structure, process, systems.

skapar vi ännu fler strukturer, processer och system.

People spend their time in meetings,

Människor tillbringar sin tid i möten,

writing reports they have to do, undo and redo.

tvingas skriva rapporter, som de skriver om och gör om.

Based on our analysis, teams in these organizations

Baserat på våra analyser, spenderar anställda i sådana organisationer,

spend between 40 and 80 percent of their time wasting their time,

mellan 40-80 procent av sin tid med att slösa tid,

but working harder and harder, longer and longer,

men jobbar hårdare och hårdare, längre och längre,

on less and less value-adding activities.

med färre och färre värdeskapande uppgifter.

This is what is killing productivity,

Detta dödar produktiviteten,

what makes people suffer at work.

det får människor att må dåligt på arbetet.

Our organizations are wasting human intelligence.

Våra organisationer slösar bort människors intelligens.

They have turned against human efforts.

De har vänt sig mot människors engagemang.

When people don't cooperate,

Om människor inte samarbetar,

don't blame their mindsets, their mentalities, their personality --

skyll inte på deras tankeförmåga, deras attityd, eller personlighet --

look at the work situations.

utan titta på arbetssituationen.

Is it really in their personal interest to cooperate or not,

Ligger det verkligen i deras egenintresse att samarbeta,

if, when they cooperate, they are individually worse off?

om de får det sämre när de samarbetar, än om de inte gör det?

Why would they cooperate?

Varför skulle de samarbeta?

When we blame personalities

När vi skuldbelägger enskilda personer

instead of the clarity, the accountability, the measurement,

istället för tydligheten, ansvarsfördelningen och mätetalen

we add injustice to ineffectiveness.

adderar vi en orättvisa till ineffektiviteten.

We need to create organizations

Vi måste skapa organisationer

in which it becomes individually useful for people to cooperate.

där det blir givande för individen att samarbeta.

Remove the interfaces, the middle offices --

Ta bort mellankontoren --

all these complicated coordination structures.

alla dessa komplicerade strukturer.

Don't look for clarity; go for fuzziness.

Leta inte efter tydlighet, gilla det oklara.

Fuzziness overlaps.

Oklarheter lappar över.

Remove most of the quantitative metrics to assess performance.

Ta bort de flesta av de kvantitativa mätetalen för att mäta prestation.

Speed the "what."

Fokusera på "Vad."

Look at cooperation, the "how."

Titta efter samarbetsmöjligheter, "Hur."

How did you pass the baton?

Hur räckte du över stafettpinnen?

Did you throw it, or did you pass it effectively?

Kastade du den, eller räckte du över den på rätt sätt?

Am I putting my energy in what can get measured --

Lägger jag min energi i det som kan mätas --

my legs, my speed -- or in passing the baton?

i benen, farten -- eller i att räcka över stafettpinnen?

You, as leaders, as managers,

Ni, som ledare, som chefer,

are you making it individually useful for people to cooperate?

skapar ni samarbetsfördelar för individerna?

The future of our organizations,

Framtiden för våra organisationer,

our companies, our societies

våra bolag och våra samhällen

hinges on your answer to these questions.

hänger på vad ni svarar på dessa frågor.

Tack.

Thank you.

(Applause)

(Applåder)