How Too Many Rules at Work Keep You from Getting Things Done | Yves Morieux | TED Talks

Translator: Ngoc Do Reviewer: Minh Nhật Trịnh

Paul Krugman, the Nobel Prize [winner] in economics, once wrote:

Paul Krugman, nhà Nobel kinh tế học, đã từng viết rằng:

"Productivity is not everything, but in the long run,

"Tuy năng suất không phải là tất cả, nhưng về lâu dài,

it is almost everything."

nó hầu như là tất cả."

So this is serious.

Nói vậy tức nó rất quan trọng.

There are not that many things on earth that are "almost everything."

Không có nhiều thứ trên đời này được coi là "hầu như là tất cả" đâu.

Productivity is the principal driver of the prosperity of a society.

Năng suất là động lực chính thúc đẩy sự phát triển của xã hội.

So we have a problem.

Vậy chúng ta có một vấn đề.

In the largest European economies,

Ở những nền kinh tế lớn nhất châu Âu,

productivity used to grow five percent per annum

năng suất lao động đã từng tăng 5% mỗi năm

in the '50s, '60s, early '70s.

trong những thập niên 50, 60 và đầu thập niên 70.

From '73 to '83: three percent per annum.

Từ 1973 đến 1983 tăng 3% mỗi năm.

From '83 to '95: two percent per annum.

Từ 1983 đến 1995 tăng 2% mỗi năm.

Since 1995: less than one percent per annum.

Từ 1995 trở đi thì chỉ tăng dưới 1% mỗi năm.

The same profile in Japan.

Ở Nhật Bản cũng tương tự.

The same profile in the US,

Ở Mỹ cũng vậy,

despite a momentary rebound 15 years ago,

dù có sự phục hồi tạm thời 15 năm trước,

and despite all the technological innovations

và bất chấp những đổi mới công nghệ

around us: the Internet, the information,

xung quanh chúng ta: Internet, thông tin,

the new information and communication technologies.

các công nghệ về truyền thông và thông tin.

When productivity grows three percent per annum,

Bạn có biết khi năng suất tăng 3% một năm,

you double the standard of living every generation.

chất lượng cuộc sống sẽ tăng gấp đôi sau mỗi thế hệ.

Every generation is twice as well-off as its parents'.

Thế hệ con cái sẽ có một cuộc sống tốt hơn gấp đôi so với bố mẹ mình.

When it grows one percent per annum,

Còn khi năng suất tăng 1% mỗi năm,

it takes three generations to double the standard of living.

phải sau 3 thế hệ, chất lượng sống mới tăng lên gấp đôi.

And in this process, many people will be less well-off than their parents.

Và trong thời gian đó, nhiều người sẽ không được sung túc bằng bố mẹ mình.

They will have less of everything:

Mỗi thứ họ có sẽ ít đi một chút:

smaller roofs, or perhaps no roof at all,

nhà cửa nhỏ hơn này, hoặc chẳng có nhà mà ở,

less access to education, to vitamins, to antibiotics, to vaccination --

khó tiếp cận hơn với giáo dục, vitamin, kháng sinh, vắc xin,

tất cả mọi thứ.

to everything.

Think of all the problems that we're facing at the moment.

Tất cả những vấn để phải đối mặt hiện nay.

All.

Tất cả.

Chances are that they are rooted in the productivity crisis.

Có thể chúng đều xuất phát từ cuộc khủng hoảng năng suất.

Why this crisis?

Tại sao là khủng hoảng năng suất?

Because the basic tenets about efficiency --

Bởi những nguyên tắc cơ bản về sự hiệu quả

effectiveness in organizations, in management --

trong các tổ chức, cách quản lí

have become counterproductive for human efforts.

đã trở nên phản tác dụng.

Everywhere in public services -- in companies, in the way we work,

Tất cả mọi nơi từ những dịch vụ công cộng, ở công ty, ở cách chúng ta làm việc,

the way we innovate, invest -- try to learn to work better.

cách chúng ta sáng tạo, đầu tư, học hỏi để làm việc tốt hơn.

Take the holy trinity of efficiency:

đều dựa trên bộ ba không thể thiếu về sự hiệu quả gồm:

clarity, measurement, accountability.

sự minh bạch, thước đo và trách nhiệm

They make human efforts derail.

Chúng khiến công sức của nhân loại bị đổ xuống sông xuống bể.

There are two ways to look at it, to prove it.

Có 2 cách nhìn nhận cũng như chứng minh điều trên.

One, the one I prefer,

Cách thứ nhất, cách tôi thích hơn,

is rigorous, elegant, nice -- math.

là những phép toán chặt chẽ mà tao nhã.

But the full math version takes a little while,

Nhưng sự chứng minh bằng toán học này sẽ hơi lâu một chút.

so there is another one.

Nên chúng ta có cách thứ hai.

It is to look at a relay race.

Đó là xem một cuộc chạy đua tiếp sức.

This is what we will do today.

Chính là điều chúng ta sẽ làm ngày hôm nay.

It's a bit more animated, more visual and also faster -- it's a race.

Cách này thì sinh động và cũng nhanh hơn. Nó là một cuộc chạy đua.

Hopefully, it's faster.

Hy vọng nó sẽ nhanh hơn.

(Laughter)

(Cười)

World championship final -- women.

Chung kết vô địch thế giới dành cho nữ.

Eight teams in the final.

Có tám đội tuyển trong trận chung kết.

The fastest team is the US team.

Đội tuyển nhanh nhất là Mỹ.

They have the fastest women on earth.

Họ có những nữ vận động viên chạy nhanh nhất thế giới.

They are the favorite team to win.

Không có gì lạ nếu họ thắng.

Notably, if you compare them to an average team,

đặc biệt khi so sánh họ với một đội tầm trung

say, the French team,

ví như đội tuyển Pháp.

(Laughter)

(Cười)

based on their best performances in the 100-meter race,

Dựa vào thành tích chạy 100 mét tốt nhất của họ,

if you add the individual times of the US runners,

nếu cộng tổng thời gian chạy của các vận động viên Mỹ,

they arrive at the finish line 3.2 meters ahead of the French team.

thì họ sẽ về đích trước tuyển Pháp tới 3.2 mét.

And this year, the US team is in great shape.

Và năm nay, tuyển Mỹ đang có phong độ tốt.

Nếu dựa theo thành tích tốt nhất của họ trong năm nay,

Based on their best performance this year,

they arrive 6.4 meters ahead of the French team,

thì họ sẽ về đích trước người Pháp 6.4 mét,

based on the data.

được căn cứ theo số liệu.

We are going to look at the race.

Chúng ta sẽ xem cuộc đua.

At some point you will see, towards the end,

Một số thời điểm về phía cuối, bạn sẽ thấy rằng

that Torri Edwards, the fourth US runner, is ahead.

Torri Edwards, VĐV Mỹ thứ 4 vượt trước.

Not surprising -- this year she got the gold medal in the 100-meter race.

Hẳn không ngạc nhiên khi cô ấy đã giành HCV trong nội dung chạy 100 mét năm nay.

And by the way, Chryste Gaines, the second runner in the US team,

Ngoài ra, Chryste Gaines, VĐV thứ hai của tuyển Mỹ

is the fastest woman on earth.

hiện là người phụ nữ chạy nhanh nhất thế giới.

So, there are 3.5 billion women on earth.

Vậy trong số 3.5 triệu phụ nữ trên thế giới,

Where are the two fastest? On the US team.

hai người chạy nhanh nhất nằm ở đâu? Nằm ở tuyển Mỹ.

And the two other runners on the US team are not bad, either.

Và hai VĐV còn lại của họ cũng không đến nỗi nào.

(Laughter)

(Cười)

So clearly, the US team has won the war for talent.

Không nghi ngờ gì nếu tuyển Mỹ vô địch.

But behind, the average team is trying to catch up.

Nhưng đằng sau là đội tuyển tầm trung đang cố bắt kịp.

Let's watch the race.

Chúng ta hãy cùng xem cuộc đua.

(Video: French sportscasters narrate race)

(Tường thuật)

(Video: Race narration ends)

(Hết)

Yves Morieux: So what happened?

Điều gì đã xảy ra vậy?

The fastest team did not win; the slower one did.

Đội chạy nhanh nhất đã không chiến thắng mà là đội chậm hơn.

By the way, I hope you appreciate

Nhân tiện, tôi hy vọng các bạn sẽ đánh giá cao

the deep historical research I did to make the French look good.

việc tôi nghiên cứu lịch sử kỹ lưỡng để làm đẹp mặt người Pháp.

(Laughter)

(Cười)

But let's not exaggerate -- it's not archeology, either.

Đó cũng không phải là khảo cổ học.

(Laughter)

(Cười)

But why?

Nhưng tại sao lại như vậy?

Because of cooperation.

Bởi vì đó là sự phối hợp.

When you hear this sentence:

Khi các bạn nghe câu này:

"Thanks to cooperation, the whole is worth more than the sum of the parts."

"Nhờ phối hợp mà tập thể có giá trị hơn tổng cộng từng cá nhân.",

This is not poetry; this is not philosophy.

đừng cho đó là thơ hay triết học.

This is math.

Nó đơn thuần là toán học mà thôi.

Those who carry the baton are slower,

Những người cầm gậy đó chạy chậm hơn

but their baton is faster.

nhưng họ lại về đích sớm hơn.

Miracle of cooperation:

Đó là điều kì diệu của sự phối hợp.

it multiplies energy, intelligence in human efforts.

Nó cộng hưởng năng lượng, trí tuệ của con người.

It is the essence of human efforts:

Nó là bản chất những nỗ lực của con người,

how we work together, how each effort contributes to the efforts of others.

cách chúng ta làm việc cùng nhau, cách mỗi người đóng góp vào nỗ lực chung.

With cooperation, we can do more with less.

Hợp tác giúp ta gặt hái được nhiều mà không phải làm nhiều.

Now, what happens to cooperation when the holy grail --

Điều gì xảy ra với sự phối hợp khi bộ ba "thần thánh",

the holy trinity, even --

bộ ba nguyên tắc bất di bất dịch:

of clarity, measurement, accountability --

sự minh bạch, thước đo và trách nhiệm

appears?

xuất hiện?

Clarity.

Sự minh bạch.

Management reports are full of complaints about the lack of clarity.

Các báo cáo quản trị đều than vãn rằng thiếu sự minh bạch,

Compliance audits, consultants' diagnostics.

các kiểm toán tuân thủ, các phân tích cố vấn.

We need more clarity, we need to clarify the roles, the processes.

Chúng ta cần thêm sự minh bạch. Chúng ta cần làm rõ vai trò, quá trình.

It is as though the runners on the team were saying,

Điều đó giống như việc các VĐV nói rằng,

"Let's be clear -- where does my role really start and end?

"Hãy làm rõ nào. Vai trò của tôi thực sự bắt đầu và kết thúc ở đâu?

Am I supposed to run for 95 meters, 96, 97...?"

Tôi sẽ phải chạy 95 mét ư, hay 96 hay 97 mét...?"

It's important, let's be clear.

Điều này rất quan trọng. Hãy nói cho rõ ràng."

If you say 97, after 97 meters,

Nếu bạn nói 97 mét, sau khi họ chạy xong quãng đường trên,

people will drop the baton, whether there is someone to take it or not.

họ sẽ cứ thế thả chiếc gậy mà chẳng cần biết liệu có người nhận nó hay không.

Accountability.

Trách nhiệm.

We are constantly trying to put accountability

Chúng ta liên tục cố gắng đẩy trách nhiệm

in someone's hands.

vào tay người khác.

Who is accountable for this process?

"Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho quá trình này?

We need somebody accountable for this process.

Chúng ta cần có ai đó chuyên trách việc này."

So in the relay race, since passing the baton is so important,

Và trong cuộc đua tiếp sức, do việc chuyền gậy là vô cùng quan trọng,

then we need somebody clearly accountable for passing the baton.

nên chúng ta cần có một ai đó có trách nhiệm truyền gậy.

So between each runner,

Và giờ giữa những VĐV,

now we will have a new dedicated athlete,

chúng ta lại có thêm một VĐV nữa,

clearly dedicated to taking the baton from one runner,

chỉ chuyên truyền gậy từ tay người này

and passing it to the next runner.

sang tay người khác.

And we will have at least two like that.

Và sẽ phải có ít nhất 2 vị trí như vậy.

Well, will we, in that case, win the race?

Vâng, chúng ta có thể thắng cuộc đua với cách thức như vậy không ạ?

That I don't know, but for sure,

Điều đó thì tôi chẳng biết, nhưng chắc chắn

we would have a clear interface,

chúng ta có sự minh bạch,

a clear line of accountability.

và trách nhiệm được phân chia rõ ràng.

We will know who to blame.

Chúng ta sẽ biết phải quy lỗi cho ai.

But we'll never win the race.

Nhưng rồi chúng ta sẽ chẳng bao giờ về đích đầu tiên.

If you think about it, we pay more attention

Nếu bạn để ý sẽ thấy chúng ta tập trung

to knowing who to blame in case we fail,

vào việc đổ trách nhiệm lên đầu ai trong trường hợp chúng ta thất bại

than to creating the conditions to succeed.

hơn là tìm cách để giành chiến thắng.

All the human intelligence put in organization design --

Chúng ta đã dồn hết trí óc để nghĩ ra các sơ đồ tổ chức,

urban structures, processing systems --

các cơ cấu hạ tầng đô thị, các hệ thống xử lý.

what is the real goal?

Mục đích thực sự là gì?

To have somebody guilty in case they fail.

Là có ai đó để đổ lỗi trong trường hợp thất bại.

We are creating organizations able to fail,

Chúng ta đang tạo ra những tổ chức có khả năng thất bại

but in a compliant way,

theo cách đã định trước,

with somebody clearly accountable when we fail.

với người phải chịu trách nhiệm khi chúng ta thất bại.

And we are quite effective at that -- failing.

Và sự thực là chúng ta khá hiệu quả trong việc thất bại.

Measurement.

Thước đo.

What gets measured gets done.

Phải được đánh giá thì việc mới xong.

Look, to pass the baton, you have to do it at the right time,

Hãy xem! Khi chuyền gậy, bạn phải chuyền sao cho đúng thời điểm,

in the right hand, at the right speed.

vào đúng tay, và ở một tốc độ hợp lý.

Nhưng để làm điều đó, bạn phải truyền năng lượng vào cánh tay mình.

But to do that, you have to put energy in your arm.

This energy that is in your arm will not be in your legs.

Năng lượng này sẽ ở tay bạn chứ không ở chân.

It will come at the expense of your measurable speed.

Nó sẽ khiến tốc độ của bạn bị ảnh hưởng

You have to shout early enough to the next runner

Bạn cũng phải hét lên ra hiệu cho đồng đội của mình,

when you will pass the baton, to signal that you are arriving,

khi bạn sắp chuyền gậy,

so that the next runner can prepare, can anticipate.

như thế thì người chạy tiếp theo mới chuẩn bị và đón nhận được.

And you have to shout loud.

Và bạn sẽ phải hét thật lớn.

But the blood, the energy that will be in your throat

Đồng nghĩa năng lượng sẽ ở cổ họng bạn

will not be in your legs.

chứ không phải ở chân.

Because you know, there are eight people shouting at the same time.

Bạn biết rằng có tám người hét lên cùng một lúc,

So you have to recognize the voice of your colleague.

do đó bạn phải nhận ra giọng đồng đội của mình.

You cannot say, "Is it you?"

Không có chuyện bạn hỏi lại "Có phải anh không?"

Too late!

Quá trễ.

(Laughter)

(Cười)

Now, let's look at the race in slow motion,

Hãy cùng xem thước phim quay chậm

and concentrate on the third runner.

và tập trung vào người chạy thứ ba.

Look at where she allocates her efforts,

Xem cô ấy phân bổ sự nỗ lực,

her energy, her attention.

sức lực, sự tập trung của cô ấy vào đâu.

Not all in her legs -- that would be great for her own speed --

Không phải tất cả nằm ở đôi chân, dù điều đó có khiến cô ấy chạy nhanh hơn,

but in also in her throat, arm, eye, brain.

mà còn ở cả cổ họng, cánh tay, đôi mắt và trí óc nữa.

That makes a difference in whose legs?

Điều đó sẽ tạo nên sự khác biệt cho ai?

In the legs of the next runner.

Cho người chạy tiếp theo.

But when the next runner runs super-fast,

Nhưng khi người này chạy siêu nhanh,

is it because she made a super effort,

đó là do nỗ lực bản thân cô ấy,

or because of the way the third runner passed the baton?

hay bởi vì cách thức chuyền gậy của người chạy trước đó?

There is no metric on earth that will give us the answer.

Sẽ không có một phép đo nào có thể cho ta câu trả lời.

And if we reward people on the basis of their measurable performance,

Và nếu chúng ta cứ thưởng người dựa trên thứ có thể đo lường của họ,

they will put their energy, their attention, their blood

họ sẽ tập trung hết tất cả mồ hôi, nước mắt

in what can get measured -- in their legs.

vào những thứ có thể đo đếm được, chính là ở đôi chân của họ.

And the baton will fall and slow down.

Kết quả là gậy sẽ bị rơi và họ sẽ bị chậm lại.

To cooperate is not a super effort,

Hợp tác không đòi hỏi một nỗ lực phi thường.

it is how you allocate your effort.

Nó là cách bạn phân bổ sự nỗ lực.

It is to take a risk,

Nó sẽ có rủi ro,

because you sacrifice the ultimate protection

bởi vì bạn hy sinh kết quả cá nhân,

granted by objectively measurable individual performance.

thứ có thể đo lường một cách khách quan,

It is to make a super difference in the performance of others,

để tạo ra sự khác biệt trong kết quả của người khác,

with whom we are compared.

cũng chính là đối thủ cạnh tranh của bạn.

It takes being stupid to cooperate, then.

Chắc phải bị tâm thần thì người ta mới hợp tác.

And people are not stupid; they don't cooperate.

Và con người ta đâu bị tâm thần, họ sẽ không hợp tác.

You know, clarity, accountability, measurement were OK

Bạn biết đấy, sự minh bạch, trách nhiệm, và thước đo chỉ ổn

when the world was simpler.

khi thực tế ngoài đời đơn giản hơn.

But business has become much more complex.

Nhưng việc kinh doanh đang trở nên ngày càng phức tạp.

With my teams, we have measured

Nhóm của chúng tôi đã đo lường

the evolution of complexity in business.

những tiến triển của sự phức tạp trong kinh doanh này.

It is much more demanding today to attract and retain customers,

Ngày nay việc kiếm thêm khách mới và giữ chân khách cũ đang rất bức thiết

to build advantage on a global scale,

để có thể xây dựng được một lợi thế quy mô toàn cầu,

to create value.

để tạo dựng giá trị.

And the more business gets complex,

Và khi kinh doanh càng phức tạp

the more, in the name of clarity, accountability, measurement

thì nhân danh sự minh bạch, trách nhiệm và thước đo

we multiply structures, processes, systems.

chúng ta càng nghĩ ra nhiều cơ cấu, chu trình, hệ thống.

You know, this drive for clarity and accountability triggers

Bạn biết không, chính sự đòi hỏi về minh bạch và trách nhiệm đã sinh ra,

a counterproductive multiplication of interfaces, middle offices,

một cách phản ác dụng, các giao diện, các văn phòng trung gian,

coordinators that do not only mobilize people and resources,

các điều phối viên, những thứ không chỉ khiến con người và tài nguyên linh động

but that also add obstacles.

mà còn tạo ra các cản trở nữa.

And the more complicated the organization,

Và khi tổ chức càng phức tạp,

the more difficult it is to understand what is really happening.

càng khó nhìn sâu vào bản chất bên trong.

So we need summaries, proxies, reports,

Rồi chúng ta cần những bản tổng hợp, giấy ủy quyền, các báo cáo,

key performance indicators, metrics.

những thước đo năng lực, chỉ số.

So people put their energy in what can get measured,

Do đó người ta sẽ dành sức lực vào những thứ đo đếm được

at the expense of cooperation.

thay vì hợp tác.

And as performance deteriorates,

Và khi kết quả đi xuống,

we add even more structure, process, systems.

chúng ta lại nghĩ ra thêm những cơ cấu, chu trình, hệ thống.

People spend their time in meetings,

Người ta dành nhiều thời gian để họp hành,

writing reports they have to do, undo and redo.

viết báo cáo, rồi họ phải làm đi làm lại.

Based on our analysis, teams in these organizations

Theo phân tích của chúng tôi, các đội nhóm trong những tổ chức này

spend between 40 and 80 percent of their time wasting their time,

dành từ 40-80% thời gian của họ cho những việc không đâu.

but working harder and harder, longer and longer,

Tuy làm việc ngày càng chăm chỉ hơn, lâu hơn

on less and less value-adding activities.

nhưng những giá trị lao động họ tạo ra ngày càng ít.

This is what is killing productivity,

Chính nó là giết chết năng suất lao động,

what makes people suffer at work.

và khiến con người ta phải khổ sở với nơi làm việc.

Our organizations are wasting human intelligence.

Những tổ chức của chúng ta đang lãng phí nguồn lực trí tuệ.

They have turned against human efforts.

Chúng đã đi ngược lại những nỗ lực của nhân loại nói chung.

When people don't cooperate,

Khi người ta bất hợp tác,

don't blame their mindsets, their mentalities, their personality --

đừng đổ lỗi cho những cách nghĩ, tâm lý, hay tính cách của họ.

look at the work situations.

Hãy nhìn vào thực tế công việc.

Is it really in their personal interest to cooperate or not,

Bản thân họ có thực sự muốn hợp tác hay không?

if, when they cooperate, they are individually worse off?

Nếu họ hợp tác, thì bản thân họ có bị thiệt gì hơn không?

Why would they cooperate?

Tại sao họ phải hợp tác?

When we blame personalities

Khi chúng ta đổ lỗi cho tính cách,

instead of the clarity, the accountability, the measurement,

thay vì sự minh bạch, trách nhiệm và thước đo,

we add injustice to ineffectiveness.

chúng ta chỉ thêm sự bất công vào sự thiếu hiệu quả vốn có mà thôi.

We need to create organizations

Chúng ta cần tạo ra những tổ chức

in which it becomes individually useful for people to cooperate.

mà mỗi cá nhân trong đó được khuyến khích hợp tác.

Remove the interfaces, the middle offices --

Hãy dỡ bỏ các giao diện, các văn phòng trung gian,

all these complicated coordination structures.

tất cả những cơ cấu phối hợp phức tạp đó,

Don't look for clarity; go for fuzziness.

Đừng tìm kiếm sự minh bạch, hãy dành chỗ cho sự lộn xộn.

Fuzziness overlaps.

Sự lộn xộn, sự chồng chéo.

Remove most of the quantitative metrics to assess performance.

Hãy xóa bỏ hầu hết những phép đo định lượng để đánh giá kết quả.

Speed the "what."

Tăng cường thêm "Cái gì".

Look at cooperation, the "how."

Tập trung vào sự phối hợp, phương thức.

How did you pass the baton?

Bạn chuyền gậy bằng cách nào?

Did you throw it, or did you pass it effectively?

Bạn sẽ ném hay bạn sẽ chuyền một cách hiệu quả?

Am I putting my energy in what can get measured --

Tôi sẽ tập trung sức lực vào những thứ có thể đo lường,

my legs, my speed -- or in passing the baton?

tức đôi chân tôi, tốc độ chạy của tôi, hay vào cách tôi chuyền cây gậy?

You, as leaders, as managers,

Các bạn, là những nhà lãnh đạo, những nhà quản lý,

are you making it individually useful for people to cooperate?

Các bạn có tạo điều kiện để người ta hợp tác với nhau không?

The future of our organizations,

Tương lai của tổ chức của chúng ta,

our companies, our societies

công ty chúng ta, xã hội chúng ta

hinges on your answer to these questions.

đều phụ thuộc vào cách bạn trả lời những câu hỏi này.

Thank you.

Cám ơn.

(Applause)

(Vỗ tay)