Yves Morieux: As work gets more complex, 6 rules to simplify

Yves Morieux: Mit nur 6 Regeln wird Arbeit einfacher

Übersetzung: Patricia Calderón Koch Lektorat: P Hakenberg

I have spent the last years

Ich verbrachte die letzten Jahre

trying to resolve two enigmas:

mit dem Versuch, zwei Rätsel zu lösen:

Why is productivity so disappointing

Warum ist die Produktivität in allen Unternehmen,

in all the companies where I work?

in denen ich arbeite, so enttäuschend?

I have worked with more than 500 companies.

Ich habe mit über 500 Unternehmen zusammengearbeitet.

Despite all the technological advances --

Trotz aller technischer Fortschritte --

computers, I.T., communications, telecommunications,

Computer, IT, Kommunikation, Telekommunikation,

the Internet.

dem Internet.

Enigma number two:

Rätsel Nummer Zwei:

Why is there so little engagement at work?

Warum sehen wir so wenig Engagement bei der Arbeit?

Why do people feel so miserable,

Warum fühlen sich die Menschen so elend,

even actively disengaged?

gar innerlich losgelöst,

Disengaging their colleagues.

und ziehen damit auch ihre Kollegen runter?

Acting against the interest of their company.

Sie handeln entgegen der Interessen ihres Unternehmens --

Despite all the affiliation events,

trotz aller Firmenveranstaltungen zur Steigerung des Zugehörigkeitsgefühls,

the celebration, the people initiatives,

Feiern, Förderung von Eigeninitiativen,

the leadership development programs to train

der Trainingsprogramme für Führungskräfte,

managers on how to better motivate their teams.

um diese in besserer Teammotivation zu schulen.

At the beginning, I thought there was

Erst dachte ich, wir hätten es mit einem Henne-Ei-Problem zu tun:

a chicken and egg issue:

Because people are less engaged, they are less productive.

Weil Menschen weniger Engagement zeigen, sind sie weniger produktiv.

Or vice versa, because they are less productive,

Oder umgekehrt: Weil sie weniger produktiv sind,

we put more pressure and they are less engaged.

erhöhen wir den Druck und sie engagieren sich weniger.

But as we were doing our analysis

Bei unserer Analyse zeigte sich,

we realized that there was a common root cause

dass diese Probleme einen gemeinsamen Ursprung haben,

to these two issues

that relates, in fact, to the basic pillars of management.

der auf elementare Management- Grundlagen zurückzuführen ist.

The way we organize is based on two pillars.

Die Art und Weise, wie wir organisieren, beruht auf zwei Säulen.

The hard -- structure, processes, systems.

Das Harte -- Struktur, Prozesse, Systeme.

The soft --

Das Weiche --

feelings, sentiments, interpersonal relationships, traits, personality.

Gefühle, Empfindungen, zwischenmenschliche Beziehungen, Charakter, Persönlichkeit.

And whenever a company

Immer wenn ein Unternehmen

reorganizes, restructures, reengineers,

sich umorganisiert, restrukturiert oder sich neu erfindet,

goes through a cultural transformation program,

durchläuft es ein kulturelles Transformationsprogramm.

it chooses these two pillars.

Es wählt dieses Zwei-Säulen-System.

Now, we try to refine them,

Jetzt versuchen wir, sie zu verfeinern; wir versuchen, sie zu kombinieren.

we try to combine them.

The real issue is --

Das wahre Problem ist --

and this is the answer to the two enigmas --

und dies ist die Antwort auf beide Rätsel --

these pillars are obsolete.

diese Säulen sind überholt.

Everything you read in business books is based

Alles, was man in Wirtschaftsbüchern liest,

either on one or the other

beruht auf der einen oder anderen Säule, oder einer Kombination beider.

or their combination.

They are obsolete.

Sie sind veraltet.

How do they work

Wie funktionieren sie,

when you try to use these approaches

wenn man versucht, diese Ansätze umzusetzen,

in front of the new complexity of business?

angesichts der neuen Komplexität unseres Wirtschaftslebens?

The hard approach, basically is that you start from strategy,

Beim harten Ansatz beginnt man mit einer Strategie,

requirements, structures, processes, systems, KPIs, scorecards,

Anforderungen, Strukturen, Prozessen, Systemen, Leistungsindikatoren,

committees, headquarters, hubs, clusters,

Wertungslisten, Ausschüssen, Hauptsitzen, wichtigen Drehkreuzen, Clustern etc.

you name it.

I forgot all the metrics, incentives, committees, middle offices and interfaces.

Ich vergaß die Matrix, all die Anreize,

Komitees, Mittelsmänner und Schnittstellen.

What happens basically on the left,

Im Grunde geschieht auf der linken Seite,

you have more complexity, the new complexity of business.

dass man mehr Komplexität erzielt, die neue geschäftliche Komplexität.

We need quality, cost, reliability, speed.

Wir brauchen Qualität, Kosten, Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit.

And every time there is a new requirement,

Und mit jeder neuen Anforderung folgen wir demselben Ansatz.

we use the same approach.

We create dedicated structure processed systems,

Wir schaffen gezielte strukturabhängige Abläufe,

basically to deal with the new complexity of business.

um mit der neuen Komplexität der Geschäftsprozesse klar zu kommen.

The hard approach creates just complicatedness

Der harte Weg macht in einem Unternehmen

in the organization.

alles bloß komplizierter.

Let's take an example.

Ein Beispiel:

An automotive company, the engineering division

Ein Automobilhersteller, der Bereich Maschinenbau,

is a five-dimensional matrix.

ist eine fünfdimensionale Matrix.

If you open any cell of the matrix,

Öffnet man jede beliebige Zelle dieser Matrix,

you find another 20-dimensional matrix.

findet man eine weitere 20-dimensionale Matrix.

You have Mr. Noise, Mr. Petrol Consumption,

Wir haben Herrn Lärm, Herrn Benzinverbrauch,

Mr. Anti-Collision Properties.

Herrn Antikollisionseigenschaften.

For any new requirement,

Für jede neue Anforderung gibt es eine bestimmte Funktion,

you have a dedicated function

in charge of aligning engineers against

die Ingenieure davon abhält,

the new requirement.

der neuen Anforderung entgegenzutreten.

What happens when the new requirement emerges?

Was passiert, wenn eine neue Anforderung auftritt?

Some years ago, a new requirement

Vor einigen Jahren erschien eine neue Maßgabe auf dem Markt:

appeared on the marketplace:

the length of the warranty period.

die Länge der Garantiezeit.

So therefore the new requirement is repairability,

Die dazugehörige neue Vorgabe ist die Reparaturfähigkeit:

Autos sollen einfach zu reparieren sein.

making cars easy to repair.

Otherwise when you bring the car to the garage to fix the light,

Denn anderenfalls:

Soll das Auto in die Werkstatt, zur Reparatur eines Lichts,

if you have to remove the engine

und der Motor muss ausgebaut werden, um an die Lichter zu gelangen,

to access the lights,

würde das Auto eine Woche in der Werkstatt stehen müssen,

the car will have to stay one week in the garage

instead of two hours, and the warranty budget will explode.

statt 2 Stunden, und das Budget für die Garantie würde explosionsartig steigen.

So, what was the solution using the hard approach?

Was hat der harte Ansatz also gebracht?

If repairability is the new requirement,

Wenn Reparaturfähigkeit die neue Anforderung ist,

the solution is to create a new function,

kreiert man als Lösung eine neue Funktion:

Mr. Repairability.

Herrn Reparaturfähigkeit.

And Mr. Repairability creates the repairability process.

Herr Reparaturfähigkeit löst den Reparaturfähigkeitsprozess aus --

With a repairability scorecard, with a repairability metric

mit einer Reparaturfähigkeitswertungsliste,

einer Reparaturfähigkeits-Matrix

and eventually repairability incentive.

und vielleicht auch Reparaturfähigkeits-Anreizen.

That came on top of 25 other KPIs.

Das kam zu 25 zusätzlichen KPIs hinzu.

What percentage of these people is variable compensation?

Wie drückt sich diese Verbesserung in Prozenten aus?

Twenty percent at most, divided by 26 KPIs,

20 %, wenn's hochkommt, geteilt durch 26 KPIs --

repairability makes a difference of 0.8 percent.

Reparaturfähigkeit macht einen Unterschied von 0,8 % aus.

What difference did it make in their actions,

Was brachte es ihren Tätigkeiten,

their choices to simplify? Zero.

ihren Optionen Dinge zu vereinfachen? Null.

But what occurs for zero impact? Mr. Repairability, process,

Aber was implementierte man für diesen Null-Effekt?

Herrn Reparaturfähigkeit, Prozesse,

scorecard, evaluation, coordination with the 25 other coordinators

Wertungsliste, Evaluation, Koordination mit 25 weiteren Koordinatoren --

to have zero impact.

alles für einen Null-Effekt.

Now, in front of the new complexity of business,

In einer zunehmend komplexeren Geschäftswelt

the only solution is not drawing boxes

ist die einzige Lösung,

keine neuen Einheiten mit zusätzlichen Kommunikationswegen aufzumachen.

with reporting lines.

It is basically the interplay.

Es geht vielmehr um das Zusammenspiel --

How the parts work together.

wie die Abläufe ineinandergreifen:

The connections, the interactions, the synapses.

die Verbindungen, die Interaktionen, die Synapsen.

It is not the skeleton of boxes, it is the nervous system

Es geht nicht um das Einheiten-Schema;

es geht um das Nervensystem der Anpassungsfähigkkeit und Intelligenz.

of adaptiveness and intelligence.

You know, you could call it cooperation, basically.

Es geht im Grunde um das Miteinander.

Whenever people cooperate,

Immer wenn Menschen zusammenarbeiten,

they use less resources. In everything.

verbrauchen sie weniger Ressourcen -- bei allem.

You know, the repairability issue

Nehmen wir die Sache mit dem Reparieren.

is a cooperation problem.

Es ist eigentlich ein Problem des Zusammenarbeitens.

When you design cars, please take into account

Entwerfen Sie ein Auto, achten Sie bitte auf die Bedürfnisse derer,

the needs of those who will repair the cars

die es später in einer Werkstatt -- nach dem Verkauf --

in the after sales garages.

reparieren werden.

When we don't cooperate we need more time,

Wenn wir nicht miteinander arbeiten, brauchen wir mehr Zeit,

more equipment, more systems, more teams.

mehr Geräte, mehr Systeme, mehr Teams.

We need -- When procurement, supply chain, manufacturing don't cooperate

Wenn wir bei der Beschaffung, den Ersatzteilen,

der Produktion nicht miteinander arbeiten,

brauchen wir mehr Lagerbestände, mehr Inventuren, mehr Arbeitskapital.

we need more stock, more inventories, more working capital.

Who will pay for that?

Wer bezahlt dafür die Rechnung?

Shareholders? Customers?

Die Aktieninhaber? Die Kunden?

No, they will refuse.

Nein, sie werden sich weigern.

So who is left? The employees,

Wer bleibt dann übrig? Die Angestellten.

who have to compensate through their super

Sie müssen durch ihr unermüdliches Engagement

individual efforts for the lack of cooperation.

das fehlende Miteinander kompensieren --

Stress, burnout, they are overwhelmed, accidents.

Stress, Burnout, Überforderung, Unfälle.

No wonder they disengage.

Kein Wunder, dass sie innerlich kündigen.

How do the hard and the soft try to foster cooperation?

Wie begünstigt die harte und die weiche Linie das Miteinander?

The hard: In banks, when there is a problem

Die harte: Gibt es bei Banken ein Problem

between the back office and the front office,

zwischen dem Backoffice und dem Hauptbüro, arbeiten sie nicht miteinander.

they don't cooperate. What is the solution?

Wie lösen wir das?

They create a middle office.

Sie führen eine mittlere Verwaltungsstufe ein.

What happens one year later?

Was passiert nach einem Jahr?

Statt einem Problem zwischen dem Hauptbüro und dem Backoffice

Instead of one problem between the back and the front,

now I have two problems.

hat man nun zwei Probleme.

Between the back and the middle

and between the middle and the front.

Zwischen dem Backoffice und der Mitte und der Mitte und dem Hauptbüro.

Plus I have to pay for the middle office.

Hinzu kommt noch die Zahlung des Verbindungsbüros.

The hard approach is unable to foster cooperation.

Die harte Linie begünstigt kein Miteinander.

It can only add new boxes, new bones in the skeleton.

Sie fügt nur neue Einheiten hinzu, dem Skelett neue Knochen.

The soft approach:

Die weiche Linie:

To make people cooperate, we need to make them like each other.

Für ein gutes Miteinander müssen die Leute sich mögen.

Verbessern wir die zwischenmenschlichen Beziehungen:

Improve interpersonal feelings,

the more people like each other, the more they will cooperate.

Je mehr sich die Leute mögen, desto besser arbeiten sie miteinander.

It is totally wrong.

Das ist gänzlich verfehlt.

It is even counterproductive.

Sogar kontraproduktiv.

Look, at home I have two TVs. Why?

Ich habe zu Hause zum Beispiel zwei Fernseher? Wozu?

Precisely not to have to cooperate with my wife.

Genau deshalb, um das Miteinander mit meiner Frau zu vermeiden.

(Laughter)

(Lachen)

Not to have to impose tradeoffs to my wife.

Um keine Kompromisse mit ihr eingehen zu müssen.

And why I try not to impose tradeoffs to my wife

Und warum möchte ich keine Kompromisse mit ihr verhandeln?

is precisely because I love my wife.

Genau darum: Weil ich sie liebe.

If I didn't love my wife, one TV would be enough:

Würde ich sie nicht lieben, reichte ein Fernseher aus:

You will watch my favorite football game,

Du guckst mein Lieblingsfußballspiel an.

if you are not happy, how is the book or the door?

Bist du damit nicht zufrieden: Wie wär's mit einem Buch oder der Tür?

(Laughter)

(Lachen)

The more we like each other,

Je mehr wir uns mögen,

the more we avoid the real cooperation

desto mehr vermeiden wir wirkliche Zusammenarbeit,

that would strain our relationships by imposing tough tradeoffs.

die unsere Beziehung belasten würde und taffe Kompromisse zur Folge hätte.

And we go for a second TV or we escalate

Dann kaufen wir einen zweiten Fernseher

the decision above for arbitration.

oder überlassen die Entscheidung einer höheren Instanz.

Definitely, these approaches are obsolete.

Diese Herangehensweisen sind definitiv veraltet.

To deal with complexity, to enhance the nervous system,

Um die Komplexität zu erfassen, um ein neues System zu vergrößern,

we have created what we call the smart simplicity approach

haben wir uns das smarte Einfachheitsprinzip ausgedacht,

based on simple rules.

das auf sehr einfachen Regeln basiert.

Simple rule number one:

Einfache Regel Nummer eins:

Understand what others do.

Verstehen Sie, was Ihre Kollegen tun.

What is their real work?

Worin besteht ihre Arbeit eigentlich?

We need to go beyond the boxes,

Wir müssen das Einheitensystem überwinden,

the job descriptions, beyond the surface

die Tätigkeitsbeschreibungen müssen über ihre "Einheit" hinaus reichen,

of the container, to understand the real content.

um den Kern zu erfassen.

Me, designer, if I put a wire here,

Ich, Designer, ich lege hier ein Kabel,

I know that it will mean that we will have to

dann weiß ich aber, dass das bedeutet,

remove the engine to access the lights.

dass wir den Motor entfernen müssen, um an die Lichter zu kommen.

Second, you need to reenforce integrators.

Zweitens: Integratoren müssen mehr Macht erhalten.

Integrators are not middle offices, they are managers,

Integratoren sind keine Verbindungsbüros;

es sind Manager, die es schon gibt, und die sie stärken,

existing managers that you reinforce

so that they have power and interest

damit sie Macht haben und daran interessiert sind,

to make others cooperate.

dass andere sich gegenseitig helfen.

How can you reinforce your managers as integrators?

Wie können sie diese Manager zu Integratoren werden lassen?

By removing layers.

Indem sie Zwischenstufen abschaffen.

When there are too many layers

Gibt es zu viele Zwischenstufen,

people are too far from the action,

entfernen sich die Menschen zu sehr von der Tätigkeit,

therefore they need KPIs, metrics,

deshalb brauchen sie dann KPIs, Matrix,

they need poor proxies for reality.

weniger Zwischenvertreter.

They don't understand reality

Sie verstehen die Wirklichkeit nicht

and they add the complicatedness of metrics, KPIs.

und verkomplizieren die Matrix der KPIs.

By removing rules -- the bigger we are,

Beseitigen wir die Regeln: Je größer wir sind,

the more we need integrators,

desto mehr Integratoren brauchen wir,

therefore the less rules we must have,

um so weniger Regeln benötigen wir,

to give discretionary power to managers.

um den Managern ein Ermessensspielraum zu ermöglichen.

And we do the opposite --

Aber wir machen das Gegenteil:

the bigger we are, the more rules we create.

Je größer wir werden, desto größer wird unser Regelwerk.

And we end up with the Encyclopedia Britannica of rules.

Zum Schluss haben wir Definitionen wie im Brockhaus.

You need to increase the quanitity of power

[Regel 3] Wir müssen die Qualität der Macht verbessern,

so that you can empower everybody

damit jeder dazu ermächtigt wird,

to use their judgment, their intelligence.

sein Urteilsvermögen, seine Intelligenz einzusetzen.

You must give more cards to people

Man muss den Menschen mehr Spielraum geben,

so that they have the critical mass of cards

damit sie eine kritische Masse an Karten haben

to take the risk to cooperate,

und es riskieren miteinander zu arbeiten

to move out of insulation.

und die Isolation aufgeben.

Otherwise, they will withdraw. They will disengage.

Sonst werden sie sich zurückziehen, innerlich kündigen.

These rules, they come from game theory

Diese Regeln stammen aus der Spieltheorie

and organizational sociology.

und der Organisationssoziologie.

You can increase the shadow of the future.

[Regel 4] Wir können den Schatten der Zukunft vergrößern;

Create feedback loops that expose people

Feedbackschleifen kreieren,

to the consequences of their actions.

die die Menschen den Konsequenzen ihrer Taten aussetzen.

This is what the automotive company did

Das ist, was die Automobilunternehmen taten,

when they saw that Mr. Repairability had no impact.

als sie sahen, dass Herr Reparaturfähigkeit nichts brachte.

They said to the design engineers:

Sie sagten den Designern:

Now, in three years, when the new car is launched on the market,

Wenn das neue Auto in drei Jahren auf den Markt kommt,

you will move to the after sales network, and become in charge

müsst ihr wettbewerbsfähig bleiben

of the warranty budget,

und Herr des Budgets der Garantien werden.

and if the warranty budget explodes,

Und wenn diese explodieren,

it will explode in your face. (Laughter)

werden sie in Ihrem Gesicht explodieren. (Lachen)

Much more powerful than 0.8 percent variable compensation.

Viel effektiver als die 0,8 % Kompensationsvariabel.

You need also to increase reciprocity,

[Regel 5] Wir müssen auch die Gegenseitigkeit fördern,

by removing the buffers that make us self-sufficient.

indem wir die Puffer beseitigen, die uns selbstgenügsam machen.

When you remove these buffers,

Wenn man diese Puffer beseitigt,

you hold me by the nose, I hold you by the ear.

halten Sie mich an der Nase, ich Sie am Ohr.

We will cooperate.

Wir arbeiten miteinander.

Remove the second TV.

Entfernen wir den 2. Fernseher.

There are many second TVs at work

Es gibt zu viele 2. Fernsehapparate am Arbeitsplatz,

that don't create value,

die keinen Gewinn bedeuten.

they just provide dysfunctional self-sufficiency.

Sie produzieren nur dysfunktionale Selbstgenügsamkeit.

You need to reward those who cooperate

[Regel 6] Wir müssen die, die miteinander arbeiten, belohnen,

and blame those who don't cooperate.

und die, die es nicht tun, rügen.

The CEO of The Lego Group,

Der Firmenvorstand der Lego Gruppe,

Jorgen Vig Knudstorp, has a great way to use it.

Jorgen Vig Knudstorp, macht das toll.

He says, blame is not for failure,

Das Rügen ist nicht für den Misserfolg,

it is for failing to help or ask for help.

es ist für mangelnde Hilfsbereitschaft oder Hilfegesuche.

It changes everything.

Das verändert alles.

Suddenly it becomes in my interest to be transparent

Plötzlich möchte ich transparent sein,

mit meinen tatsächlichen Schwächen, meinem realen Potenzial,

on my real weaknesses, my real forecast,

because I know I will not be blamed if I fail,

denn ich werde nicht bestraft, wenn ich versage,

but if I fail to help or ask for help.

sondern nur dann, wenn ich nicht helfe oder um Hilfe bitte.

When you do this, it has a lot of implications

Wenn man das tut,

hat das große Auswirkungen in der Aufbauorganisation.

on organizational design.

Man bildet keine neuen Einheiten mehr, gestrichelte und durchgehende Linien,

You stop drawing boxes, dotted lines, full lines;

you look at their interplay.

man achtet auf das Zusammenspiel.

It has a lot of implications on financial policies

Es hat große Auswirkungen auf die Finanzpolitik,

that we use.

die wir anwenden,

On human resource management practices.

auf die Art und Weise der Personalführung.

When you do that, you can manage complexity,

So kann man die Komplexität in den Griff bekommen,

the new complexity of business,

die neue Komplexität der Geschäftswelt,

without getting complicated.

ohne das alles dabei kompliziert wird.

You create more value with lower cost.

Man erzielt mit weniger Aufwand mehr Gewinn.

You simultaneously improve performance and satisfaction at work

Gleichzeitig verbessert man die Leistung und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz,

because you have removed the common root cause

weil man die Ursachen entfernt hat,

that hinders both.

die die Verkomplizierung auf beiden Seiten verhindert.

Complicatedness: This is your battle, business leaders.

Kompliziertheit: Dies ist euer Kampf, Unternehmensführer!

The real battle is not against competitors.

Der eigentliche Kampf gilt nicht den Konkurrenten.

This is rubbish, very abstract.

Das ist Unsinn, zu abstrakt.

When do we meet competitors to fight them?

Wann treffen wir auf diese Konkurrenten, um sie zu besiegen?

The real battle is against ourselves,

Der wirkliche Kampf ist gegen uns selbst,

against our bureaucracy, our complicatedness.

gegen unsere Bürokratie, unsere Verkomplizierung.

Only you can fight, can do it.

Nur Sie können dafür kämpfen und es anpacken.

Thank you.

Vielen Dank.

(Applause)

(Applaus)