Yves Morieux: As work gets more complex, 6 rules to simplify

Yves Morieux: 6 règles pour simplifier le travail de plus en plus complexe

Traducteur: Tanish Jain Relecteur: Nhu PHAM

I have spent the last years

J'ai passé les dernières années

trying to resolve two enigmas:

à essayer de résoudre deux énigmes :

Why is productivity so disappointing

pourquoi la productivité est si décevante

in all the companies where I work?

dans toutes les entreprises où j'ai travaillé ?

I have worked with more than 500 companies.

J'ai travaillé avec plus de 500 entreprises.

Despite all the technological advances --

Malgré tous les progrès technologiques --

computers, I.T., communications, telecommunications,

ordinateurs, informatique, communications, télécommunications,

the Internet.

et Internet.

Enigma number two:

La deuxième énigme est :

Why is there so little engagement at work?

pourquoi y a-t-il si peu d'implication au travail ?

Why do people feel so miserable,

Pourquoi les gens se sentent tellement malheureux,

even actively disengaged?

voire vivement désengagés ?

Disengaging their colleagues.

Ils désengagent leurs collègues.

Acting against the interest of their company.

Ils agissent contre l'intérêt de leur entreprise.

Despite all the affiliation events,

Malgré tous les événements qui encouragent le sentiment d'appartenance,

the celebration, the people initiatives,

les fêtes, les initiatives des gens,

the leadership development programs to train

les programmes de développement du leadership

managers on how to better motivate their teams.

pour former les directeurs à mieux motiver leurs équipes.

At the beginning, I thought there was

Au début, je pensais qu'on était face

a chicken and egg issue:

au dilemme de la poule et de l'œuf :

Because people are less engaged, they are less productive.

parce que moins engagés, les gens sont moins productifs

Or vice versa, because they are less productive,

ou vice versa, puisqu'ils sont moins productifs,

we put more pressure and they are less engaged.

mis sous plus de pression, ils sont moins engagés.

But as we were doing our analysis

Cependant, durant nos analyses

we realized that there was a common root cause

on s'est rendu compte d'une cause commune

to these two issues

des deux problèmes, qui concerne, en fait, les piliers de base du management.

that relates, in fact, to the basic pillars of management.

The way we organize is based on two pillars.

La façon dont nous nous organisons est fondée sur deux piliers.

The hard -- structure, processes, systems.

Un dur, qui concerne la structure, les processus, les systèmes.

The soft --

Un flexible qui concerne les sentiments, les relations,

feelings, sentiments, interpersonal relationships, traits, personality.

les caractères et les personnalités.

Chaque fois qu'une entreprise

And whenever a company

reorganizes, restructures, reengineers,

se réorganise, se restructure, se redéfinit,

ou passe par un programme de transformation culturelle,

goes through a cultural transformation program,

it chooses these two pillars.

elle choisit ces deux piliers.

Now, we try to refine them,

Aujourd'hui, nous essayons de les affiner et de les combiner.

we try to combine them.

The real issue is --

Le vrai problème est --

and this is the answer to the two enigmas --

c'est la réponse aux deux énigmes --

these pillars are obsolete.

que ces piliers sont dépassés.

Tout ce que vous lisez dans les livres de management est basé

Everything you read in business books is based

either on one or the other

soit sur l'un ou l'autre ou les deux.

or their combination.

They are obsolete.

Ils sont dépassés.

How do they work

Comment fonctionnent-ils lorsque vous essayez

when you try to use these approaches

de les utiliser contre la nouvelle complexité des entreprises ?

in front of the new complexity of business?

The hard approach, basically is that you start from strategy,

L'approche dure est celle que vous appliquez à partir de la stratégie,

requirements, structures, processes, systems, KPIs, scorecards,

les exigences, les structures, les processus, les systèmes, les ICP,

committees, headquarters, hubs, clusters,

les tableaux de bord prospectifs, les comités, les sièges,

you name it.

Appelez ça comme vous voulez.

I forgot all the metrics, incentives, committees, middle offices and interfaces.

J'ai oublié tous les indicateurs, les primes, les comités,

le suivi de marché, les interfaces.

What happens basically on the left,

Ce qui se passe réellement,

you have more complexity, the new complexity of business.

on se retrouve avec plus de complexité, la nouvelle complexité de l'entreprise.

We need quality, cost, reliability, speed.

Nous avons besoin de qualité, de coût, de fiabilité, de vitesse.

And every time there is a new requirement,

Chaque fois qu'il y a une nouvelle exigence,

we use the same approach.

nous utilisons la même approche.

We create dedicated structure processed systems,

Nous créons des systèmes de traitement avec une structure spécifique,

basically to deal with the new complexity of business.

pour faire face à la nouvelle complexité de l'entreprise.

The hard approach creates just complicatedness

Cette approche dure crée juste plus de complexité

in the organization.

dans l'organisation.

Let's take an example.

Prenons un exemple.

An automotive company, the engineering division

Dans une entreprise d'automobile, la division d'ingénierie

is a five-dimensional matrix.

est une matrice à cinq dimensions.

If you open any cell of the matrix,

Si vous ouvrez n'importe quelle cellule de la matrice,

you find another 20-dimensional matrix.

vous allez trouver une autre matrice avec 20 dimensions.

You have Mr. Noise, Mr. Petrol Consumption,

Vous avez M. Bruit, M. Consommation d'essence,

Mr. Anti-Collision Properties.

M. Anticollision.

For any new requirement,

Pour toute nouvelle exigence,

you have a dedicated function

vous avez une fonction spécifique

in charge of aligning engineers against

responsable de l'alignement des ingénieurs avec

the new requirement.

la nouvelle exigence.

What happens when the new requirement emerges?

Qu'est-ce qui se passe quand il y a une nouvelle exigence ?

Some years ago, a new requirement

Il y a quelques années, une nouvelle exigence

appeared on the marketplace:

est apparue sur le marché :

the length of the warranty period.

la durée de la période de garantie.

So therefore the new requirement is repairability,

C'était la réparation, rendre les voitures faciles à réparer.

making cars easy to repair.

Otherwise when you bring the car to the garage to fix the light,

Autrement dit, quand vous ramenez la voiture

au garage pour réparer l'éclairage,

if you have to remove the engine

si vous devez retirer le moteur

to access the lights,

pour accéder aux phares,

the car will have to stay one week in the garage

la voiture devra rester une semaine dans le garage

instead of two hours, and the warranty budget will explode.

au lieu de deux heures, le budget de garantie va exploser.

So, what was the solution using the hard approach?

Quelle est la solution en utilisant l'approche dure ?

If repairability is the new requirement,

Si la réparation est la nouvelle exigence,

the solution is to create a new function,

la solution est de créer une nouvelle fonction,

Mr. Repairability.

M. Réparation.

And Mr. Repairability creates the repairability process.

M. Réparation crée le processus de la réparation.

With a repairability scorecard, with a repairability metric

Avec une carte de performance et une métrique de la réparation

and eventually repairability incentive.

et finalement une incitation à la réparation.

That came on top of 25 other KPIs.

Il est au top des 25 autres ICP.

What percentage of these people is variable compensation?

Quel pourcentage de ces gens a une rémunération variable ?

Twenty percent at most, divided by 26 KPIs,

20% au plus, divisé par 26 ICP,

repairability makes a difference of 0.8 percent.

la réparation fait une différence de 0,8%.

What difference did it make in their actions,

Quelle différence ça a fait dans leurs actions,

their choices to simplify? Zero.

leurs choix pour simplifier ? Zéro.

But what occurs for zero impact? Mr. Repairability, process,

Mais qu'arrive-t-il à l'impact zéro ? M. Réparation, processus,

scorecard, evaluation, coordination with the 25 other coordinators

carte de performance, l'évaluation,

la coordination avec les 25 autres coordinateurs

to have zero impact.

d'avoir un impact zéro.

Now, in front of the new complexity of business,

Face à la nouvelle complexité de l'entreprise,

the only solution is not drawing boxes

la seule solution est de ne pas dessiner des tableaux

with reporting lines.

avec des rapports managériaux.

It is basically the interplay.

Il s'agit plus précisément de l'interaction.

How the parts work together.

Comment les parties vont travailler ensemble ?

The connections, the interactions, the synapses.

Les connexions, les interactions, les synapses.

It is not the skeleton of boxes, it is the nervous system

Ce n'est pas le squelette des tableaux, c'est le système nerveux

of adaptiveness and intelligence.

de l'adaptabilité et l'intelligence.

You know, you could call it cooperation, basically.

Vous pourriez l'appeler la coopération,

Whenever people cooperate,

chaque fois que les gens coopèrent,

they use less resources. In everything.

ils utilisent moins de ressources. Dans tous les domaines.

You know, the repairability issue

La question de la réparation

is a cooperation problem.

est un problème de coopération.

When you design cars, please take into account

Lorsque vous concevez des voitures, s'il vous plaît, prenez en compte

the needs of those who will repair the cars

les besoins de ceux qui vont réparer les voitures dans les garages.

in the after sales garages.

When we don't cooperate we need more time,

Sans coopération, nous avons besoin de plus de temps,

more equipment, more systems, more teams.

plus d'équipements, plus de systèmes et plus d'équipes.

We need -- When procurement, supply chain, manufacturing don't cooperate

Quand les achats, les approvisionnements, la fabrication

ne coopèrent pas nous avons besoin de plus de stock,

we need more stock, more inventories, more working capital.

plus d'inventaires plus de capitaux.

Who will pay for that?

Qui va payer pour cela ?

Shareholders? Customers?

Les actionnaires ? Les clients ?

No, they will refuse.

Non, ils vont refuser.

So who is left? The employees,

Alors, il nous reste qui ? Les employés,

who have to compensate through their super

qui doivent compenser par leurs efforts individuels

individual efforts for the lack of cooperation.

le manque de coopération.

Stress, burnout, they are overwhelmed, accidents.

Le stress, le surmenage, ils sont débordés, les accidents.

No wonder they disengage.

Pas étonnant qu'ils se désinvestissent !

How do the hard and the soft try to foster cooperation?

Comment l’approche dure et l'approche flexible

essayent-elles de favoriser la coopération ?

The hard: In banks, when there is a problem

L'approche dure : dans les banques, quand il y a un problème

between the back office and the front office,

de coopération entre le back office et le front office,

they don't cooperate. What is the solution?

Alors quelle est la solution ?

They create a middle office.

Ils inventent le suivi de marché.

Qu'est-ce qui se passe un an plus tard ?

What happens one year later?

Instead of one problem between the back and the front,

Au lieu d'un problème, maintenant, j'en ai deux.

now I have two problems.

Between the back and the middle

Entre le back office et le suivi de marché et entre ce dernier et le front office.

and between the middle and the front.

Plus I have to pay for the middle office.

En plus, je dois payer le suivi de marché.

The hard approach is unable to foster cooperation.

L'approche dure n'est pas en mesure de favoriser la coopération.

It can only add new boxes, new bones in the skeleton.

Elle ajoute seulement de nouveaux tableaux,

de nouveaux os au squelette.

Alors que dans l'approche flexible :

The soft approach:

To make people cooperate, we need to make them like each other.

pour faire coopérer les gens, nous devons leur apprendre à s'aimer.

Improve interpersonal feelings,

Améliorer les sentiments interpersonnels,

the more people like each other, the more they will cooperate.

plus les gens s'aiment, plus ils vont coopérer.

It is totally wrong.

C'est totalement faux.

It is even counterproductive.

Il est même contre-productif.

Par exemple, à la maison, j'ai deux téléviseurs. Pourquoi ?

Look, at home I have two TVs. Why?

Precisely not to have to cooperate with my wife.

Pour ne pas avoir à coopérer avec ma femme.

(Laughter)

(Rires)

Not to have to impose tradeoffs to my wife.

Pour ne pas avoir à imposer des compromis à ma femme.

And why I try not to impose tradeoffs to my wife

Pourquoi j'essaie de ne pas imposer des compromis à ma femme ?

is precisely because I love my wife.

Justement parce que je l'aime.

If I didn't love my wife, one TV would be enough:

Si je n'aimais pas ma femme, un téléviseur serait suffisant :

You will watch my favorite football game,

tu vas regarder mon équipe de foot préférée,

if you are not happy, how is the book or the door?

si tu n'es pas heureuse, prend un livre ou la porte. (Rires)

(Laughter)

The more we like each other,

Plus nous nous aimons les uns les autres,

the more we avoid the real cooperation

plus nous évitons la vraie coopération

that would strain our relationships by imposing tough tradeoffs.

qui grèverait nos relations en imposant des compromis difficiles.

And we go for a second TV or we escalate

C'est parti pour un deuxième téléviseur ou nous remontons

the decision above for arbitration.

la décision vers la hiérarchie pour l'arbitrage.

Definitely, these approaches are obsolete.

Et sans aucun doute, ces approches sont obsolètes.

To deal with complexity, to enhance the nervous system,

Pour faire face à la complexité, pour améliorer le système nerveux,

we have created what we call the smart simplicity approach

nous avons créé l'approche de la simplicité intelligente

based on simple rules.

basée sur des règles simples.

Simple rule number one:

La règle simple numéro un :

Understand what others do.

Comprendre ce que les autres font.

What is their real work?

Quel est leur vrai travail ?

We need to go beyond the boxes,

Nous devons aller au-delà des boîtes

the job descriptions, beyond the surface

des descriptions d'emploi, au-delà de la surface du contenant,

of the container, to understand the real content.

pour comprendre le contenu réel.

Me, designer, if I put a wire here,

Moi, concepteur, si je mets un fil ici,

I know that it will mean that we will have to

je sais que ça signifie que nous devrons

remove the engine to access the lights.

enlever le moteur pour accéder aux phares.

Second, you need to reenforce integrators.

Deuxièmement, vous devez renforce les intégrateurs.

Integrators are not middle offices, they are managers,

Les intégrateurs ne sont pas du suivi de marché, ce sont des gestionnaires

existing managers that you reinforce

existants que vous renforcez

so that they have power and interest

afin qu'ils aient le pouvoir et l'intérêt

to make others cooperate.

de pousser les autres à coopérer.

How can you reinforce your managers as integrators?

Comment pouvez-vous rendre vos gestionnaires comme les intégrateurs ?

By removing layers.

En supprimant les couches.

When there are too many layers

Quand il y en a trop, les gens sont trop loin de l'action,

people are too far from the action,

therefore they need KPIs, metrics,

ils ont donc besoin du ICP, les métriques,

they need poor proxies for reality.

de mauvais indicateurs de la réalité.

They don't understand reality

Ils ne comprennent pas la réalité

and they add the complicatedness of metrics, KPIs.

et ils augmentent de la complication des métriques et ICP.

By removing rules -- the bigger we are,

En supprimant les règles, plus on est grand,

the more we need integrators,

plus nous avons besoin des intégrateurs,

therefore the less rules we must have,

nous devons donc avoir moins de règles,

to give discretionary power to managers.

pour donner le pouvoir discrétionnaire aux gestionnaires.

And we do the opposite --

Nous faisons le contraire -- plus on est grand, plus on crée de règles.

the bigger we are, the more rules we create.

And we end up with the Encyclopedia Britannica of rules.

Nous nous retrouvons à la fin avec une encyclopédie de règles.

You need to increase the quanitity of power

Vous devez augmenter la quantité d'énergie pour responsabiliser tout le monde

so that you can empower everybody

to use their judgment, their intelligence.

à utiliser leur jugement, leur intelligence.

You must give more cards to people

Vous devez donner plus de cartes à ces gens

so that they have the critical mass of cards

afin qu'ils aient la masse critique de cartes

to take the risk to cooperate,

pour prendre le risque de coopérer,

to move out of insulation.

de sortir de l'isolement.

Otherwise, they will withdraw. They will disengage.

Sinon, ils vont se retirer et se désengager.

These rules, they come from game theory

Ces règles viennent de la théorie des jeux

and organizational sociology.

et la sociologie des organisations.

You can increase the shadow of the future.

Vous pouvez augmenter l'ombre de l'avenir.

Create feedback loops that expose people

Créer des boucles de rétroaction qui exposent les gens

to the consequences of their actions.

aux conséquences de leurs actes.

This is what the automotive company did

C'est ce que les constructeurs automobiles ont fait

when they saw that Mr. Repairability had no impact.

voyant que M. Réparation n'a eu aucune incidence.

They said to the design engineers:

Ils ont dit aux ingénieurs d'études :

Now, in three years, when the new car is launched on the market,

Désormais, en trois ans, lors du lancement de la nouvelle voiture,

you will move to the after sales network, and become in charge

vous serez transférés au réseau du service après-vente,

of the warranty budget,

vous serez responsable du budget de la garantie,

and if the warranty budget explodes,

et si le budget de la garantie vient à exploser,

it will explode in your face. (Laughter)

vous allez la prendre en plein le visage. (Rires)

Much more powerful than 0.8 percent variable compensation.

Beaucoup plus puissant que 0,8% de la rémunération variable.

You need also to increase reciprocity,

Vous devez également augmenter la réciprocité,

by removing the buffers that make us self-sufficient.

en retirant les tampons qui nous rendent autosuffisants.

When you remove these buffers,

En le faisant,

you hold me by the nose, I hold you by the ear.

nous serons liés et obligés de coopérer.

We will cooperate.

Enlever le deuxième téléviseur.

Remove the second TV.

There are many second TVs at work

Il y en a beaucoup au travail qui n'a aucune valeur ajoutée,

that don't create value,

they just provide dysfunctional self-sufficiency.

ils fournissent juste une autosuffisance dysfonctionnelle.

You need to reward those who cooperate

Vous devez récompenser ceux qui coopèrent

and blame those who don't cooperate.

et blâmer ceux qui ne coopèrent pas.

The CEO of The Lego Group,

Le directeur général du groupe Lego,

Jorgen Vig Knudstorp, has a great way to use it.

Jorgen Vig Knudstorp, a une excellente façon de l'utiliser.

He says, blame is not for failure,

Il dit, on ne blâme pas pour l'échec,

it is for failing to help or ask for help.

mais pour ne pas avoir aidé ou demandé de l'aide.

It changes everything.

Ça change tout.

Suddenly it becomes in my interest to be transparent

Soudain, il devient dans mon intérêt d'être transparent

on my real weaknesses, my real forecast,

quant à mes vraies faiblesses, mes vraies prévisions,

because I know I will not be blamed if I fail,

car je sais que je ne vais pas être blâmé si j'échoue,

but if I fail to help or ask for help.

mais plutôt si je n'ai pas aidé ou demandé de l'aide.

When you do this, it has a lot of implications

Cela a beaucoup de conséquences, lorsque vous le faites,

on organizational design.

sur la conception organisationnelle.

Vous arrêtez de dessiner les tableaux, les lignes pointillées ou complets ;

You stop drawing boxes, dotted lines, full lines;

you look at their interplay.

vous regardez leur interaction.

It has a lot of implications on financial policies

Il influence beaucoup les politiques financières

that we use.

que nous utilisons.

On human resource management practices.

Sur les pratiques de gestion des ressources humaines.

When you do that, you can manage complexity,

En le faisant, vous pouvez gérer la complexité,

the new complexity of business,

la nouvelle complexité de l'entreprise, sans devenir compliqué.

without getting complicated.

You create more value with lower cost.

Vous créez plus de valeur à moindre coût.

You simultaneously improve performance and satisfaction at work

Vous améliorez en même temps la performance et la satisfaction au travail

because you have removed the common root cause

parce que vous avez déraciné la cause commune

that hinders both.

qui les a empêchés de se développer.

Complicatedness: This is your battle, business leaders.

La complexité est votre bataille, à vous les chefs d'entreprise.

The real battle is not against competitors.

Car la vraie bataille n'est pas contre les concurrents.

This is rubbish, very abstract.

C'est faux et très abstrait.

When do we meet competitors to fight them?

Quand avons-nous rencontré des concurrents pour les combattre ?

The real battle is against ourselves,

La vraie bataille est contre nous-mêmes,

against our bureaucracy, our complicatedness.

contre notre bureaucratie, notre complexité.

Only you can fight, can do it.

Vous seul pouvez combattre, vous pouvez le faire.

Thank you.

Merci.

(Applause)

(Applaudissements)