Yves Morieux: As work gets more complex, 6 rules to simplify

Yves Morieux: Seis regras para simplificar a crescente complexidade profissional

Tradutor: Ryan Martinez Revisor: Leonardo Leidens

I have spent the last years

Eu passei os últimos anos

trying to resolve two enigmas:

tentando desvendar dois enigmas:

Why is productivity so disappointing

por que a produtividade é tão decepcionante

in all the companies where I work?

em todas as empresas em que trabalhei?

I have worked with more than 500 companies.

Trabalhei com mais de 500 empresas.

Despite all the technological advances --

Apesar de todos os avanços tecnológicos:

computers, I.T., communications, telecommunications,

computadores, T.I., comunicações, telecomunicações,

the Internet.

a internet.

Enigma number two:

Enigma número dois:

Why is there so little engagement at work?

por que há tão pouco comprometimento com o trabalho?

Why do people feel so miserable,

Por que as pessoas se sentem tão tristemente

even actively disengaged?

e até ativamente descomprometidas?

Disengaging their colleagues.

Desmotivando seus colegas.

Acting against the interest of their company.

Indo contra os interesses da própria empresa.

Despite all the affiliation events,

Apesar de todos os eventos de afiliação,

the celebration, the people initiatives,

da celebração, das iniciativas pessoais,

the leadership development programs to train

dos programas de desenvolvimento de lideranças para ensinar

managers on how to better motivate their teams.

gestores a motivar melhor as suas equipes.

At the beginning, I thought there was

No começo, achei que fosse uma questão

a chicken and egg issue:

como "o ovo e a galinha":

Because people are less engaged, they are less productive.

por estarem menos comprometidas, as pessoas produzem menos.

Or vice versa, because they are less productive,

Ou vice-versa: quando alguém é menos produtivo,

we put more pressure and they are less engaged.

é mais pressionado e seu comprometimento diminui.

But as we were doing our analysis

Mas, quando fizemos nossa análise,

we realized that there was a common root cause

percebemos que um motivo em comum

to these two issues

era a raiz dos dois problemas,

that relates, in fact, to the basic pillars of management.

que está relacionado, de fato, aos pilares básicos da gestão.

The way we organize is based on two pillars.

A organização se baseia em dois pilares.

The hard -- structure, processes, systems.

O hard: estruturas, processos, sistemas;

The soft --

e o soft:

feelings, sentiments, interpersonal relationships, traits, personality.

sentimentos, emoções, relações interpessoais, particularidades, personalidade.

And whenever a company

E sempre que uma empresa

reorganizes, restructures, reengineers,

reorganiza, reestrutura, reprojeta,

goes through a cultural transformation program,

passando por um programa de transformação cultural,

it chooses these two pillars.

ela escolhe esses dois pilares.

Now, we try to refine them,

Agora, tentamos aperfeiçoá-los,

we try to combine them.

procuramos juntar os dois.

The real issue is --

Mas o verdadeiro problema é que,

and this is the answer to the two enigmas --

e essa é a resposta dos dois enigmas,

these pillars are obsolete.

esses pilares estão obsoletos.

Everything you read in business books is based

Tudo o que se lê em livros de administração é baseado

either on one or the other

em um ou no outro,

or their combination.

ou nos dois juntos.

They are obsolete.

Eles estão obsoletos.

How do they work

Como eles funcionam

when you try to use these approaches

quando você tenta usar essas abordagens

in front of the new complexity of business?

diante da nova complexidade empresarial?

The hard approach, basically is that you start from strategy,

A abordagem hard é, basicamente, partir de estratégias,

requirements, structures, processes, systems, KPIs, scorecards,

requerimentos, estruturas, processos, sistemas, indicadores de desempenho, scorecards,

committees, headquarters, hubs, clusters,

comitês, sedes, centros, grupos

you name it.

e tudo mais.

I forgot all the metrics, incentives, committees, middle offices and interfaces.

Esqueci de mencionar a organização matricial, incentivos, comitês, middle-offices e interfaces.

What happens basically on the left,

Basicamente, o que acontece é que, à esquerda,

you have more complexity, the new complexity of business.

há maior complexidade, a nova complexidade empresarial.

We need quality, cost, reliability, speed.

Precisamos de qualidade, custo, confiabilidade, agilidade.

And every time there is a new requirement,

E sempre que se cria uma nova exigência,

we use the same approach.

usamos a mesma abordagem.

We create dedicated structure processed systems,

Criamos sistemas estruturais específicos,

basically to deal with the new complexity of business.

basicamente para lidar com a nova complexidade empresarial.

The hard approach creates just complicatedness

A abordagem hard só complica

in the organization.

a organização.

Let's take an example.

Vejamos um exemplo.

An automotive company, the engineering division

Em uma empresa automotiva, a divisão de engenharia

is a five-dimensional matrix.

é uma matriz de cinco dimensões.

If you open any cell of the matrix,

Se você abrir qualquer célula da matriz,

you find another 20-dimensional matrix.

você encontra outra matriz de 20 dimensões.

You have Mr. Noise, Mr. Petrol Consumption,

Lá estão o Sr. Barulho, o Sr. Consumo de Petróleo,

Mr. Anti-Collision Properties.

o Sr. Propriedades Anticolisão...

For any new requirement,

Para cada nova exigência,

you have a dedicated function

é criado um cargo específico,

in charge of aligning engineers against

com o propósito de organizar engenheiros diante

the new requirement.

da nova exigência.

What happens when the new requirement emerges?

O que acontece quando a nova exigência surge?

Some years ago, a new requirement

Alguns anos atrás, uma nova exigência

appeared on the marketplace:

surgiu no mercado:

the length of the warranty period.

a duração do prazo de garantia.

So therefore the new requirement is repairability,

E, portanto, a nova exigência é consertabilidade:

making cars easy to repair.

tornar os carros mais fáceis de consertar.

Otherwise when you bring the car to the garage to fix the light,

Se não, quando você levar o carro para a oficina, para consertar os faróis,

if you have to remove the engine

se você precisar tirar o motor

to access the lights,

para ter acesso aos faróis,

the car will have to stay one week in the garage

o carro terá que ficar uma semana na oficina,

instead of two hours, and the warranty budget will explode.

em vez de duas horas, o que acaba com o prazo de garantia.

So, what was the solution using the hard approach?

Então, qual seria a solução, usando a abordagem hard?

If repairability is the new requirement,

Se consertabilidade é a nova exigência,

the solution is to create a new function,

a solução é criar um novo cargo:

Mr. Repairability.

o Sr. Consertabilidade.

And Mr. Repairability creates the repairability process.

E o Sr. Consertabilidade inventa o processo de consertabilidade,

With a repairability scorecard, with a repairability metric

com um scorecard de consertabilidade, matriz de consertabilidade

and eventually repairability incentive.

e, por fim, um incentivo de consertabilidade.

That came on top of 25 other KPIs.

E isso tudo por cima de outros 25 indicadores de desempenho.

What percentage of these people is variable compensation?

Que porcentagem dessas pessoas recebe remuneração variável?

Twenty percent at most, divided by 26 KPIs,

Vinte por cento, no máximo, dividido por 26 indicadores,

repairability makes a difference of 0.8 percent.

a consertabilidade faz uma diferença de 0,8%.

What difference did it make in their actions,

Que diferença isso fez em suas atitudes,

their choices to simplify? Zero.

a opção de simplificar? Nenhuma.

But what occurs for zero impact? Mr. Repairability, process,

Mas o que se fez pelo impacto nulo? Sr. Consertabilidade, processos,

scorecard, evaluation, coordination with the 25 other coordinators

scorecard, avaliação, coordenação com os outros 25 coordenadores

to have zero impact.

para, no fim, ter impacto nulo.

Now, in front of the new complexity of business,

Agora, diante da nova complexidade empresarial,

the only solution is not drawing boxes

a única solução não é projetar caixas

with reporting lines.

com hierarquias.

It is basically the interplay.

É, basicamente, a interação.

How the parts work together.

É como os processos se integram.

The connections, the interactions, the synapses.

As conexões, as interações, as sinapses.

It is not the skeleton of boxes, it is the nervous system

Não é projetar caixas, mas sim o sistema nervoso

of adaptiveness and intelligence.

de adaptabilidade e inteligência.

You know, you could call it cooperation, basically.

Sabe, pode-se usar a palavra "cooperação", basicamente.

Whenever people cooperate,

Sempre que as pessoas cooperam,

they use less resources. In everything.

menos recursos são utilizados. Em tudo.

You know, the repairability issue

Sabe, a questão da consertabilidade

is a cooperation problem.

é um problema de cooperação.

When you design cars, please take into account

Ao projetar carros, favor levar em conta

the needs of those who will repair the cars

as necessidades de quem vai consertar os carros

in the after sales garages.

nas oficinas do pós-venda.

When we don't cooperate we need more time,

Quando não cooperamos, precisamos de mais tempo,

more equipment, more systems, more teams.

mais equipamento, mais sistemas, mais equipes.

We need -- When procurement, supply chain, manufacturing don't cooperate

Precisamos... Quando os compradores, fornecedores e fabricantes não cooperam,

we need more stock, more inventories, more working capital.

precisamos de maior estoque, mais inventários, mais capital de giro.

Who will pay for that?

Quem paga por isso?

Shareholders? Customers?

Os acionistas? Os clientes?

No, they will refuse.

Não, eles se negarão a fazer isso.

So who is left? The employees,

Então, sobra quem? Os empregados,

who have to compensate through their super

que terão de compensar a falta de cooperação,

individual efforts for the lack of cooperation.

aumentando seus esforços individuais.

Stress, burnout, they are overwhelmed, accidents.

Estresse, síndrome de burnout, sobrecarga, acidentes.

No wonder they disengage.

Não é de se admirar que haja descompromisso.

How do the hard and the soft try to foster cooperation?

Como se incentiva a cooperação a partir do hard e do soft?

The hard: In banks, when there is a problem

O hard: nos bancos, quando existe um problema

between the back office and the front office,

entre o escritório de apoio e a linha de frente,

they don't cooperate. What is the solution?

não há cooperação entre eles. Qual é a solução?

They create a middle office.

Criar um middle-office.

What happens one year later?

O que acontece um ano depois?

Instead of one problem between the back and the front,

Em vez de um problema entre apoio e linha de frente,

now I have two problems.

existem agora dois problemas:

Between the back and the middle

entre o apoio e o middle-office

and between the middle and the front.

e entre o middle-office e a linha de frente.

Plus I have to pay for the middle office.

Além disso, é preciso pagar o middle-office.

The hard approach is unable to foster cooperation.

A abordagem hard não é capaz de incentivar a cooperação.

It can only add new boxes, new bones in the skeleton.

Ela só consegue colocar mais caixas, mais ossos no esqueleto.

The soft approach:

A abordagem soft:

To make people cooperate, we need to make them like each other.

para as pessoas cooperarem, elas precisam gostar umas das outras.

Improve interpersonal feelings,

Melhorar os sentimentos interpessoais:

the more people like each other, the more they will cooperate.

quanto mais as pessoas gostam umas das outras, mais elas cooperam.

It is totally wrong.

Isso está totalmente errado.

It is even counterproductive.

Isso é até contraproducente.

Look, at home I have two TVs. Why?

Veja, em casa eu tenho duas televisões. Por quê?

Precisely not to have to cooperate with my wife.

Justamente para não ter que cooperar com minha esposa.

(Laughter)

(Risos)

Not to have to impose tradeoffs to my wife.

Para não ter que obrigá-la a negociar.

And why I try not to impose tradeoffs to my wife

E procuro não obrigá-la a negociar

is precisely because I love my wife.

justamente porque a amo.

If I didn't love my wife, one TV would be enough:

Se eu não a amasse, bastaria ter uma televisão só:

You will watch my favorite football game,

"Você vai assistir ao meu jogo de futebol.

if you are not happy, how is the book or the door?

Se não gostar, que tal um livro ou a porta?"

(Laughter)

(Risos)

The more we like each other,

Quanto mais gostamos um do outro,

the more we avoid the real cooperation

mais evitamos cooperar de verdade,

that would strain our relationships by imposing tough tradeoffs.

porque as negociações difíceis acabariam com os nossos relacionamentos.

And we go for a second TV or we escalate

Então, arranjamos outra televisão ou podemos deixar

the decision above for arbitration.

que a decisão seja tomada pelos que estão acima.

Definitely, these approaches are obsolete.

Definitivamente, essas abordagens estão obsoletas.

To deal with complexity, to enhance the nervous system,

Para lidar com a complexidade, para desenvolver um novo sistema,

we have created what we call the smart simplicity approach

criamos o que chamamos de abordagem da simplicidade inteligente,

based on simple rules.

com base em regras simples.

Simple rule number one:

Regra simples número um:

Understand what others do.

entenda o que os outros fazem.

What is their real work?

Qual é o trabalho deles de verdade?

We need to go beyond the boxes,

Precisamos ir além das caixas,

the job descriptions, beyond the surface

das descrições de cargo, além da superfície

of the container, to understand the real content.

do recipiente, para entender o verdadeiro conteúdo.

Me, designer, if I put a wire here,

Eu, enquanto designer, se eu colocar um fio aqui,

I know that it will mean that we will have to

eu sei que isso significa que precisamos

remove the engine to access the lights.

tirar o motor para ter acesso aos faróis.

Second, you need to reenforce integrators.

Em segundo lugar, é necessário dar mais ênfase aos integradores.

Integrators are not middle offices, they are managers,

Integradores não são middle-offices, são gestores

existing managers that you reinforce

já existentes que você precisa fortalecer,

so that they have power and interest

para que eles tenham poder e interesse

to make others cooperate.

de fazer com que os outros cooperem.

How can you reinforce your managers as integrators?

Como fazer com que seus gestores sejam integradores?

By removing layers.

Removendo camadas hierárquicas.

When there are too many layers

Quando existem camadas demais,

people are too far from the action,

as pessoas ficam longe demais da ação,

therefore they need KPIs, metrics,

e acabam precisando de indicadores de desempenho, matrizes,

they need poor proxies for reality.

precisam desses mediadores ruins para visualizar a realidade.

They don't understand reality

Eles não entendem a realidade

and they add the complicatedness of metrics, KPIs.

e criam essas complicações de matrizes e medidores.

By removing rules -- the bigger we are,

Remover regras: quanto mais crescemos,

the more we need integrators,

mais precisamos de integradores.

therefore the less rules we must have,

Portanto, menos regras devemos ter,

to give discretionary power to managers.

dando maior poder de decisão aos gestores.

And we do the opposite --

Só que fazemos o contrário:

the bigger we are, the more rules we create.

quanto mais crescemos, mais regras criamos.

And we end up with the Encyclopedia Britannica of rules.

E, no final, as regras dão uma Enciclopédia Britannica.

You need to increase the quanitity of power

É preciso dar mais poderes,

so that you can empower everybody

tornando todos capazes

to use their judgment, their intelligence.

de usar seu próprio discernimento, sua inteligência.

You must give more cards to people

É necessário garantir que as pessoas tenham mais acesso,

so that they have the critical mass of cards

para que tenham acesso o suficiente

to take the risk to cooperate,

para correr o risco de cooperar,

to move out of insulation.

e sair do isolamento.

Otherwise, they will withdraw. They will disengage.

Se não, os funcionários recuam e se descomprometem.

These rules, they come from game theory

Essas regras foram tiradas da teoria dos jogos

and organizational sociology.

e da sociologia organizacional.

You can increase the shadow of the future.

Faça com que o futuro esteja presente.

Create feedback loops that expose people

Crie ciclos de feedback que mostrem às pessoas

to the consequences of their actions.

as consequências de suas ações.

This is what the automotive company did

Isso é o que a empresa automotiva fez

when they saw that Mr. Repairability had no impact.

quando viu que o Sr. Consertabilidade não teve impacto algum.

They said to the design engineers:

Eles disseram aos engenheiros de projeto:

Now, in three years, when the new car is launched on the market,

"Daqui a três anos, quando o novo carro for lançado no mercado,

you will move to the after sales network, and become in charge

você será enviado para a rede pós-venda e tomará conta

of the warranty budget,

do orçamento de garantia,

and if the warranty budget explodes,

e se o orçamento de garantia explodir,

it will explode in your face. (Laughter)

vai explodir na sua cara". (Risos)

Much more powerful than 0.8 percent variable compensation.

Muito mais eficiente do que a remuneração variável de 0,8%.

You need also to increase reciprocity,

Também é necessário melhorar a reciprocidade,

by removing the buffers that make us self-sufficient.

removendo as barreiras que nos tornam autossuficientes.

When you remove these buffers,

Quando removemos essas barreiras,

you hold me by the nose, I hold you by the ear.

você me pega pelo nariz e eu te pego pela orelha.

We will cooperate.

Nós começamos a cooperar.

Remove the second TV.

Tire a outra televisão.

There are many second TVs at work

Existem muitas "outras televisões" no ambiente de trabalho

that don't create value,

que não agregam valor

they just provide dysfunctional self-sufficiency.

e só promovem uma autossuficiência disfuncional.

You need to reward those who cooperate

É preciso recompensar aqueles que cooperam

and blame those who don't cooperate.

e culpar os que não cooperam.

The CEO of The Lego Group,

O CEO do Grupo Lego,

Jorgen Vig Knudstorp, has a great way to use it.

Jorgen Vig Knudstorp, sabe uma ótima maneira de fazer isso.

He says, blame is not for failure,

Ele diz que não devemos ser culpados por falhas,

it is for failing to help or ask for help.

mas por falhar em ajudar ou pedir ajuda.

It changes everything.

E isso muda tudo.

Suddenly it becomes in my interest to be transparent

De repente, parece-me uma vantagem ser transparente

on my real weaknesses, my real forecast,

em relação às minhas verdadeiras fraquezas e expectativas,

because I know I will not be blamed if I fail,

porque sei que não serei responsabilizado se errar,

but if I fail to help or ask for help.

mas serei se falhar em ajudar ou pedir ajuda.

When you do this, it has a lot of implications

Colocar isso em prática traz várias implicações

on organizational design.

para o design organizacional.

You stop drawing boxes, dotted lines, full lines;

Você para de desenhar caixas, linhas pontilhadas e cheias,

you look at their interplay.

e passa a pôr o foco na interação.

It has a lot of implications on financial policies

Isso traz várias implicações para as políticas financeiras

that we use.

que empregamos

On human resource management practices.

e para as práticas de gestão de recursos humanos.

When you do that, you can manage complexity,

Fazendo isso, você pode lidar com a complexidade,

the new complexity of business,

a nova complexidade empresarial,

without getting complicated.

sem criar complicações.

You create more value with lower cost.

Você agrega mais valor com menor custo.

You simultaneously improve performance and satisfaction at work

Você melhora o desempenho e a satisfação no ambiente de trabalho simultaneamente,

because you have removed the common root cause

porque você elimina a raiz

that hinders both.

que causa os dois problemas.

Complicatedness: This is your battle, business leaders.

Essa é a luta de vocês, líderes empresariais.

The real battle is not against competitors.

A verdadeira luta não é contra os concorrentes.

This is rubbish, very abstract.

Isso é bobagem, é muito abstrato.

When do we meet competitors to fight them?

Quando nos encontramos com os concorrentes para combatê-los?

The real battle is against ourselves,

A verdadeira luta é contra nós mesmos,

against our bureaucracy, our complicatedness.

contra nossa burocracia, nossa complicação.

Only you can fight, can do it.

Somente vocês podem lutar e vencer.

Thank you.

Obrigado.

(Applause)

(Aplausos)