Yves Morieux: As work gets more complex, 6 rules to simplify

Tłumaczenie: Rysia Wand Korekta: Magda Komorowska

I have spent the last years

Spędziłem ostatnie lata,

trying to resolve two enigmas:

próbując rozwiązać dwie zagadki.

Why is productivity so disappointing

Dlaczego wydajność tak rozczarowuje

in all the companies where I work?

we wszystkich firmach, gdzie pracowałem?

I have worked with more than 500 companies.

Pracowałem w ponad 500 firmach.

Despite all the technological advances --

Mimo postępu technicznego,

computers, I.T., communications, telecommunications,

komputerów, technologii informacyjnej, komunikacji, telekomunikacji,

the Internet.

Internetu.

Enigma number two:

Druga zagadka:

Why is there so little engagement at work?

Dlaczego zaangażowanie w pracę jest tak małe?

Why do people feel so miserable,

Dlaczego ludzie są tak nieszczęśliwi,

even actively disengaged?

a nawet zniechęceni?

Disengaging their colleagues.

To udziela się ich współpracownikom.

Acting against the interest of their company.

Działają na szkodę swoich firm.

Despite all the affiliation events,

Mimo imprez integracyjnych,

the celebration, the people initiatives,

imprez firmowych, inicjatyw,

the leadership development programs to train

programów rozwoju zarządzania,

managers on how to better motivate their teams.

gdzie menadżerowie uczą się, jak motywować zespoły.

At the beginning, I thought there was

Z początku myślałem,

a chicken and egg issue:

że jest to problem kury i jajka.

Because people are less engaged, they are less productive.

Ludzie są mniej zaangażowani, więc są mniej wydajni.

Or vice versa, because they are less productive,

I na odwrót - ponieważ są mniej wydajni,

we put more pressure and they are less engaged.

angażują się jeszcze mniej z powodu presji.

But as we were doing our analysis

Jednak podczas przeprowadzania badań

we realized that there was a common root cause

odkryliśmy źródło tych problemów

to these two issues

i jaka przyczyna je łączy.

that relates, in fact, to the basic pillars of management.

Tkwi w podstawach zarządzania.

The way we organize is based on two pillars.

Sposób organizacji jest oparty na dwóch filarach.

The hard -- structure, processes, systems.

Twardym - struktura, metody, systemy

The soft --

oraz miękkim,

feelings, sentiments, interpersonal relationships, traits, personality.

czyli emocje, uczucia, relacje, cechy, osobowości.

And whenever a company

Kiedy w firmie dochodzi

reorganizes, restructures, reengineers,

do reorganizacji, restrukturyzacji, zmian,

goes through a cultural transformation program,

gdy realizuje się program transformacji kulturowej,

it chooses these two pillars.

wybiera się te dwa filary.

Now, we try to refine them,

Próbujemy je udoskonalać,

we try to combine them.

próbujemy je łączyć.

The real issue is --

Istotna jest kwestia,

and this is the answer to the two enigmas --

która pozwala odpowiedzieć na te zagadki.

these pillars are obsolete.

Oba filary są przestarzałe.

Everything you read in business books is based

Wszystko, co czytacie w książkach o biznesie,

either on one or the other

opiera się na jednym lub drugim filarze

or their combination.

albo na ich połączeniu.

They are obsolete.

Są przestarzałe.

How do they work

Jak sprawdzają się te podejścia,

when you try to use these approaches

gdy próbujesz je zastosować

in front of the new complexity of business?

wobec nowych wyzwań biznesu?

The hard approach, basically is that you start from strategy,

Twarde podejście polega na określeniu strategii,

requirements, structures, processes, systems, KPIs, scorecards,

wymagań, struktur, procesów, systemów, wskaźników wydajności, kart wyników,

committees, headquarters, hubs, clusters,

komitetów, siedzib, centrów, klasterów,

you name it.

można wymieniać dalej.

I forgot all the metrics, incentives, committees, middle offices and interfaces.

Pominąłem metryki, motywację, komitety, middle offices i interfejsy.

What happens basically on the left,

To, co zachodzi po lewej stronie,

you have more complexity, the new complexity of business.

to większa i nowa złożoność przedsiębiorstw.

We need quality, cost, reliability, speed.

Potrzebujemy jakości, nakładów, rzetelności, szybkości.

And every time there is a new requirement,

Wobec każdej nowej potrzeby

we use the same approach.

stosujemy te same podejścia.

We create dedicated structure processed systems,

Tworzymy dedykowane systemy,

basically to deal with the new complexity of business.

by radzić sobie z nowymi zawiłościami w biznesie.

The hard approach creates just complicatedness

Twarde podejście powoduje tylko komplikacje

in the organization.

w organizacji.

Let's take an example.

Podam pewien przykład.

An automotive company, the engineering division

Oddział inżynieryjny firmy samochodowej

is a five-dimensional matrix.

jest 5-wymiarową macierzą.

If you open any cell of the matrix,

Gdy otworzysz jedną komórkę macierzy,

you find another 20-dimensional matrix.

znajdziesz inną 20-wymiarową macierz.

You have Mr. Noise, Mr. Petrol Consumption,

Mamy pana Hałas, pana Zużycie Paliwa,

Mr. Anti-Collision Properties.

pana Właściwości Antykolizyjne.

For any new requirement,

Dla każdej nowej potrzeby

you have a dedicated function

jest dedykowana funkcja,

in charge of aligning engineers against

którą pełnią inżynierowie

the new requirement.

zajmujący się nową potrzebą.

What happens when the new requirement emerges?

Co dzieje się, gdy pojawia się nowa potrzeba?

Some years ago, a new requirement

Parę lat temu pojawiła się

appeared on the marketplace:

na rynku nowa potrzeba:

the length of the warranty period.

długość okresu gwarancji.

So therefore the new requirement is repairability,

Dlatego nowym zapotrzebowaniem jest naprawialność,

making cars easy to repair.

by auta można było łatwo naprawiać.

Otherwise when you bring the car to the garage to fix the light,

Jeśli przywieziesz samochód do warsztatu, by wymienić lampę

if you have to remove the engine

i musisz wyjąć silnik,

to access the lights,

by się do niej dostać,

the car will have to stay one week in the garage

to auto zostanie w naprawie przez tydzień

instead of two hours, and the warranty budget will explode.

zamiast dwóch godzin, a budżet gwarancyjny eksploduje.

So, what was the solution using the hard approach?

Jakie rozwiązanie proponuje twarde podejście?

If repairability is the new requirement,

Jeśli naprawialność jest nową potrzebą,

the solution is to create a new function,

to trzeba stworzyć nowe stanowisko,

Mr. Repairability.

pana Naprawialność,

And Mr. Repairability creates the repairability process.

a pan Naprawialność tworzy proces naprawiania.

With a repairability scorecard, with a repairability metric

Z kartami wyników i miernikiem naprawialności,

and eventually repairability incentive.

kończąc na bodźcu naprawialności.

That came on top of 25 other KPIs.

To było na czele 25 innych wskaźników wydajności.

What percentage of these people is variable compensation?

Ile procent osób ma zmienne wynagrodzenie?

Twenty percent at most, divided by 26 KPIs,

Najwyżej 20%, dzielone przez 26 wskaźników,

repairability makes a difference of 0.8 percent.

daje różnicę w naprawach na poziomie 0,8%.

What difference did it make in their actions,

Czy była różnica w działaniach, gdy mieli coś upraszczać?

their choices to simplify? Zero.

Żadna.

But what occurs for zero impact? Mr. Repairability, process,

Lecz co wywołuje zerowy wpływ? Pan Naprawialność, proces,

scorecard, evaluation, coordination with the 25 other coordinators

karty wyników, ocena, koordynacja z 25 innymi koordynatorami

to have zero impact.

i mamy zerowy wpływ.

Now, in front of the new complexity of business,

Stojąc wobec nowych wyzwań biznesowych,

the only solution is not drawing boxes

jedynym rozwiązaniem jest nierysowanie wykresów

with reporting lines.

na raportach.

It is basically the interplay.

W zasadzie jest to interakcja.

How the parts work together.

Jak poszczególne części współpracują.

The connections, the interactions, the synapses.

Połączenia, oddziaływania, synapsy.

It is not the skeleton of boxes, it is the nervous system

To nie jest szkielet złożony z ramek,

of adaptiveness and intelligence.

a system nerwowy przystosowywania i inteligencji.

You know, you could call it cooperation, basically.

Można by to po prostu nazwać współpracą.

Whenever people cooperate,

Gdy ludzie współpracują,

they use less resources. In everything.

korzystają z mniejszej liczby zasobów. We wszystkim.

You know, the repairability issue

Problem naprawialności

is a cooperation problem.

jest problemem współpracy.

When you design cars, please take into account

Gdy projektujesz samochód,

the needs of those who will repair the cars

uwzględnij potrzeby tych, którzy będą je naprawiać,

in the after sales garages.

po tym jak kupią auto na wyprzedaży.

When we don't cooperate we need more time,

Gdy nie współpracujemy, potrzebujemy więcej czasu,

more equipment, more systems, more teams.

więcej sprzętów, systemów, zespołów.

We need -- When procurement, supply chain, manufacturing don't cooperate

Gdy zaopatrzenie, łańcuch dostaw, produkcja nie współgrają,

we need more stock, more inventories, more working capital.

potrzeba większego kapitału akcyjnego i obrotowego, więcej zapasów.

Who will pay for that?

Kto za to zapłaci?

Shareholders? Customers?

Akcjonariusze? Klienci?

No, they will refuse.

Nie, oni się nie zgodzą.

So who is left? The employees,

Więc kto pozostał?

who have to compensate through their super

Pracownicy, zmuszeni do większego wysiłku

individual efforts for the lack of cooperation.

z powodu braku współpracy.

Stress, burnout, they are overwhelmed, accidents.

Stres, wypalenie, przytłoczenie, wypadki.

No wonder they disengage.

Nic dziwnego, że nie są zaangażowani.

How do the hard and the soft try to foster cooperation?

Jak twarde i miękkie podejście może zwiększyć współpracę?

The hard: In banks, when there is a problem

Twarde - w bankach,

between the back office and the front office,

gdy back office i front office nie współpracują.

they don't cooperate. What is the solution?

Co jest rozwiązaniem?

They create a middle office.

Tworzą środkowe biuro.

What happens one year later?

Co się dzieje za rok?

Instead of one problem between the back and the front,

Zamiast problemu tylko między zapleczem i frontem

now I have two problems.

są dwa problemy.

Between the back and the middle

Między zapleczem i środkiem

and between the middle and the front.

oraz między środkiem i frontem.

Plus I have to pay for the middle office.

I jeszcze trzeba płacić za środek.

The hard approach is unable to foster cooperation.

Twarde podejście nie nadaje się do wzmacniania współpracy.

It can only add new boxes, new bones in the skeleton.

Może tylko dodać więcej ramek, kości do szkieletu.

The soft approach:

Miękkie podejście.

To make people cooperate, we need to make them like each other.

Aby ludzie współpracowali, trzeba sprawić, żeby się lubili.

Improve interpersonal feelings,

Polepszyć relacje między ludźmi.

the more people like each other, the more they will cooperate.

Im bardziej ludzie się lubią, tym chętniej współpracują.

It is totally wrong.

To ogromny błąd.

It is even counterproductive.

Jest to wręcz nieproduktywne.

Look, at home I have two TVs. Why?

W domu mam dwa telewizory. Dlaczego?

Precisely not to have to cooperate with my wife.

Żeby uniknąć współpracy z żoną.

(Laughter)

(Śmiech)

Not to have to impose tradeoffs to my wife.

Żeby nie narzucać kompromisu żonie.

And why I try not to impose tradeoffs to my wife

Staram się tego nie robić,

is precisely because I love my wife.

ponieważ ją kocham.

If I didn't love my wife, one TV would be enough:

Gdybym nie kochał żony, to jeden telewizor by wystarczył.

You will watch my favorite football game,

Oglądasz ze mną mecz,

if you are not happy, how is the book or the door?

a jak się nie podoba, to wybieraj: książka albo drzwi.

(Laughter)

(Śmiech)

The more we like each other,

Im bardziej się lubimy,

the more we avoid the real cooperation

tym bardziej unikamy prawdziwej współpracy,

that would strain our relationships by imposing tough tradeoffs.

która mogłaby nadszarpnąć nasze relacje z powodu trudnego kompromisu.

And we go for a second TV or we escalate

Idziemy po drugi telewizor

the decision above for arbitration.

lub zostawiamy decyzję mediatorowi.

Definitely, these approaches are obsolete.

Te podejścia są zdecydowanie przestarzałe.

To deal with complexity, to enhance the nervous system,

By radzić sobie z trudnościami, wzmacniać system nerwowy,

we have created what we call the smart simplicity approach

stworzyliśmy tak zwane podejście mądrej prostoty

based on simple rules.

oparte na prostych zasadach.

Simple rule number one:

Zasada pierwsza:

Understand what others do.

Rozumieć, co robią inni.

What is their real work?

Czym naprawdę się zajmują?

We need to go beyond the boxes,

Musimy wyjść poza schematy,

the job descriptions, beyond the surface

opisy pracy,

of the container, to understand the real content.

żeby zrozumieć, o co naprawdę chodzi.

Me, designer, if I put a wire here,

Jako projektant, gdybym położył tu kabel,

I know that it will mean that we will have to

to wiem, że trzeba by wymontować silnik,

remove the engine to access the lights.

by dostać się do świateł.

Second, you need to reenforce integrators.

Po drugie musicie wspierać integratorów.

Integrators are not middle offices, they are managers,

Integratorzy to nie środkowe biura, to menedżerowie,

existing managers that you reinforce

których trzeba wspierać,

so that they have power and interest

aby mieli siłę i chęci,

to make others cooperate.

by zachęcać innych do współpracy.

How can you reinforce your managers as integrators?

Jak można wesprzeć menedżerów w roli integratorów?

By removing layers.

Usuwając warstwy.

When there are too many layers

Gdy jest zbyt wiele warstw,

people are too far from the action,

ludzie nie są zdolni do działania,

therefore they need KPIs, metrics,

więc potrzebują wskaźników

they need poor proxies for reality.

i pełnomocników, którzy im pomogą.

They don't understand reality

Nie rozumieją rzeczywistości,

and they add the complicatedness of metrics, KPIs.

komplikując sprawę metrykami, wskaźnikami.

By removing rules -- the bigger we are,

Usuwając reguły, im więksi jesteśmy,

the more we need integrators,

tym więcej integratorów potrzeba.

therefore the less rules we must have,

Musimy więc mieć mniej przepisów,

to give discretionary power to managers.

dając wolną rękę menedżerom.

And we do the opposite --

A robimy odwrotnie,

the bigger we are, the more rules we create.

im więksi jesteśmy, tym więcej przepisów,

And we end up with the Encyclopedia Britannica of rules.

aż kończymy z encyklopedią przepisów.

You need to increase the quanitity of power

Musicie zwiększyć siłę oddziaływania,

so that you can empower everybody

by umożliwić każdemu

to use their judgment, their intelligence.

kierowanie się własnym zdaniem i inteligencją.

You must give more cards to people

Musicie pozwalać ludziom na więcej,

so that they have the critical mass of cards

aby mogli zdecydować się

to take the risk to cooperate,

na podjęcie ryzyka współpracy,

to move out of insulation.

by przestali się izolować.

Otherwise, they will withdraw. They will disengage.

W przeciwnym razie nie będę się angażować.

These rules, they come from game theory

Te reguły pochodzą z teorii gier

and organizational sociology.

i socjologii organizacji.

You can increase the shadow of the future.

Możecie zwiększać cień przyszłości.

Create feedback loops that expose people

Tworząc pętle informacji zwrotnych,

to the consequences of their actions.

ludzie są narażeni na konsekwencje swoich działań.

This is what the automotive company did

To zrobiły firmy motoryzacyjne,

when they saw that Mr. Repairability had no impact.

gdy zrozumiały, że pan Naprawialność się nie sprawdza.

They said to the design engineers:

Powiedzieli swoim inżynierom:

Now, in three years, when the new car is launched on the market,

"Za trzy lata, gdy wypuścimy na rynek nowy samochód,

you will move to the after sales network, and become in charge

zostaniecie przeniesieni do działu posprzedażowego,

of the warranty budget,

by zarządzać budżetem gwarancyjnym,

and if the warranty budget explodes,

a jeśli eksploduje,

it will explode in your face. (Laughter)

to eksploduje wam w twarz". (Śmiech)

Much more powerful than 0.8 percent variable compensation.

Skuteczniejsze niż 0,8% zmiennego wynagrodzenia.

You need also to increase reciprocity,

Musicie także zwiększyć wzajemność,

by removing the buffers that make us self-sufficient.

usuwając zabezpieczenia, które czynią nas samodzielnymi.

When you remove these buffers,

Gdy usunie się te zabezpieczenia,

you hold me by the nose, I hold you by the ear.

to ty trzymasz mnie za nos, a ja ciebie za ucho.

We will cooperate.

Będziemy współpracować.

Remove the second TV.

Usuńcie drugi telewizor.

There are many second TVs at work

Jest tyle drugich telewizorów w pracy,

that don't create value,

które nic nie wnoszą,

they just provide dysfunctional self-sufficiency.

tylko potwierdzają dysfunkcyjną samodzielność.

You need to reward those who cooperate

Musicie nagradzać tych, którzy współpracują,

and blame those who don't cooperate.

a winić tych, którzy tego nie robią.

The CEO of The Lego Group,

CEO w The Lego Group,

Jorgen Vig Knudstorp, has a great way to use it.

Jorgen Vig Knudstorp ma na to świetny sposób.

He says, blame is not for failure,

Mówi: "Nie wstydźcie się porażek,

it is for failing to help or ask for help.

tylko tego, że nie pomagacie i nie prosicie o pomoc".

It changes everything.

To wszystko zmienia.

Suddenly it becomes in my interest to be transparent

Nagle w moim interesie staje się ukazanie

on my real weaknesses, my real forecast,

moich słabości, moich prawdziwych prognoz.

because I know I will not be blamed if I fail,

Bo wiem, że nie będę winiony za porażkę,

but if I fail to help or ask for help.

ale za odmowę udzielenia pomocy lub jej przyjęcia.

When you do this, it has a lot of implications

Będzie to miało wielki wpływ

on organizational design.

na strukturę organizacyjną.

You stop drawing boxes, dotted lines, full lines;

Nie będzie ramek, linii ciągłych i przerywanych,

you look at their interplay.

a zobaczycie ich interakcję.

It has a lot of implications on financial policies

Wpłynie to na politykę finansową,

that we use.

którą prowadzimy.

On human resource management practices.

Na zarządzanie zasobami ludzkimi.

When you do that, you can manage complexity,

Dacie sobie wtedy radę ze złożonymi sytuacjami,

the new complexity of business,

z nowymi wyzwaniami biznesu,

without getting complicated.

nie komplikując ich niepotrzebnie.

You create more value with lower cost.

Stworzycie więcej i to po niższych kosztach.

You simultaneously improve performance and satisfaction at work

Jednocześnie poprawicie jakość i satysfakcję z pracy,

because you have removed the common root cause

ponieważ usuniecie to,

that hinders both.

co często uniemożliwia jedno i drugie.

Complicatedness: This is your battle, business leaders.

To wasza walka, biznesmeni.

The real battle is not against competitors.

Prawdziwa walka nie toczy się przeciw konkurentom.

This is rubbish, very abstract.

To są abstrakcyjne bzdury.

When do we meet competitors to fight them?

Kiedy spotykamy się z konkurentami, by walczyć?

The real battle is against ourselves,

Prawdziwa walka jest przeciwko nam samym,

against our bureaucracy, our complicatedness.

przeciwko biurokracji i komplikacjom.

Only you can fight, can do it.

Tylko wy możecie walczyć, możecie to zrobić.

Thank you.

Dziękuję.

(Applause)

(Brawa)