Yves Morieux: As work gets more complex, 6 rules to simplify

Tradutor: Lucia Barbanti Revisora: António Ribeiro

I have spent the last years

Eu passei os últimos anos

trying to resolve two enigmas:

a tentar resolver dois enigmas:

Why is productivity so disappointing

Porque é que a produtividade é tão dececionante

in all the companies where I work?

em todas as empresas onde trabalhei?

I have worked with more than 500 companies.

Colaborei com mais de 500 empresas.

Despite all the technological advances --

Apesar de todo o avanço tecnológico —

computers, I.T., communications, telecommunications,

computadores, T. I., comunicações, telecomunicações,

the Internet.

a Internet.

Enigma number two:

Enigma número dois:

Why is there so little engagement at work?

Porque há tão pouca motivação no trabalho?

Why do people feel so miserable,

Porque é que as pessoas se sentem tão infelizes,

even actively disengaged?

mesmo ativamente desmotivadas?

Disengaging their colleagues.

Desmotivando os seus colegas.

Acting against the interest of their company.

Agindo contra os interesses da empresa.

Despite all the affiliation events,

Apesar de todos os eventos de afiliação,

the celebration, the people initiatives,

de comemorações, de iniciativas das pessoas,

the leadership development programs to train

dos programas de desenvolvimento de liderança

managers on how to better motivate their teams.

para formar gestores em como motivar melhor as suas equipas.

At the beginning, I thought there was

No início, pensava que

a chicken and egg issue:

isso era o dilema do ovo e da galinha:

Because people are less engaged, they are less productive.

Como as pessoas estão menos motivadas, são menos produtivas.

Or vice versa, because they are less productive,

Ou vice-versa, como são menos produtivas,

we put more pressure and they are less engaged.

nós exercemos mais pressão e elas ficam menos motivadas.

But as we were doing our analysis

Mas, enquanto fazíamos a nossa análise,

we realized that there was a common root cause

demo-nos conta de que há uma causa comum

to these two issues

that relates, in fact, to the basic pillars of management.

para estes dois problemas

que tem a ver com os pilares básicos da gestão.

The way we organize is based on two pillars.

A maneira como nos organizamos baseia-se em dois pilares.

The hard -- structure, processes, systems.

O rígido — estrutura, processos, sistemas,

The soft --

O flexível

feelings, sentiments, interpersonal relationships, traits, personality.

— sensações, sentimentos,

relações interpessoais, particularidades, personalidade.

And whenever a company

Sempre que uma empresa se reorganiza,

reorganizes, restructures, reengineers,

se reestrutura, se reformula,

goes through a cultural transformation program,

passa por um programa de transformação cultural,

it chooses these two pillars.

ela escolhe esses dois pilares.

Now, we try to refine them,

Tentamos refiná-los,

we try to combine them.

Tentamos combiná-los.

The real issue is --

A verdadeira questão é

and this is the answer to the two enigmas --

— e esta é a resposta para os dois enigmas —

these pillars are obsolete.

que estes pilares estão obsoletos.

Everything you read in business books is based

Tudo o que lemos nos livros empresariais

either on one or the other

baseia-se ou num deles ou no outro

or their combination.

ou nos dois ao mesmo tempo.

They are obsolete.

Eles estão obsoletos.

How do they work

Como é que eles funcionam

when you try to use these approaches

quando tentamos usar essas abordagens

in front of the new complexity of business?

face à nova complexidade dos negócios?

The hard approach, basically is that you start from strategy,

A abordagem rígida, basicamente, é que se comece pela estratégia,

requirements, structures, processes, systems, KPIs, scorecards,

pelos requisitos, estruturas, processos, sistemas,

indicadores de desempenho, pontuações,

committees, headquarters, hubs, clusters,

comissões, sedes, centros, aglomerados, entre outros.

you name it.

I forgot all the metrics, incentives, committees, middle offices and interfaces.

Esqueci toda a métrica, incentivos, comissões,

escritórios intermédios e interfaces.

What happens basically on the left,

O que acontece é que, à esquerda,

you have more complexity, the new complexity of business.

temos mais complexidade, a nova complexidade do negócio.

We need quality, cost, reliability, speed.

Precisamos de qualidade, custo, confiança, velocidade.

And every time there is a new requirement,

E sempre que há uma nova exigência,

we use the same approach.

usamos a mesma abordagem.

We create dedicated structure processed systems,

Criamos sistemas dedicados com uma estrutura processada,

basically to deal with the new complexity of business.

basicamente, para lidar com a nova complexidade do negócio.

The hard approach creates just complicatedness

A abordagem rigida cria apenas complicações

in the organization.

na organização.

Let's take an example.

Por exemplo,

An automotive company, the engineering division

numa fábrica automóvel, o departamento de engenharia

is a five-dimensional matrix.

é uma matriz dividida em 5 setores.

If you open any cell of the matrix,

Se abrirmos qualquer célula da matriz,

you find another 20-dimensional matrix.

encontramos outra matriz subdividida em 20 setores.

You have Mr. Noise, Mr. Petrol Consumption,

Temos o Sr. Barulho, o Sr. Consumo de Combustível,

Mr. Anti-Collision Properties.

o Sr. Propriedades Anticolisão.

For any new requirement,

Para qualquer nova exigência,

you have a dedicated function

temos uma função dedicada

in charge of aligning engineers against

responsável por alinhar os engenheiros

the new requirement.

com a nova exigência.

What happens when the new requirement emerges?

O que acontece quando surge uma nova exigência?

Some years ago, a new requirement

Há alguns anos, apareceu no mercado

appeared on the marketplace:

uma nova exigência:

the length of the warranty period.

a duração do período de garantia.

So therefore the new requirement is repairability,

Portanto, a nova exigência é a reparação,

making cars easy to repair.

fazer carros de fácil reparação.

Otherwise when you bring the car to the garage to fix the light,

Caso contrário, quando se leva o carro à garagem para consertar as luzes,

if you have to remove the engine

se se tiver que retirar o motor para aceder às luzes,

to access the lights,

the car will have to stay one week in the garage

o carro vai ter que ficar uma semana na garagem

instead of two hours, and the warranty budget will explode.

em vez de duas horas e a garantia vai explodir o orçamento.

So, what was the solution using the hard approach?

Então, qual foi a solução usando a abordagem "rígida"?

If repairability is the new requirement,

Se a fácil reparação é a nova exigência,

the solution is to create a new function,

a solução é criar uma nova função,

Mr. Repairability.

o Sr. Reparação.

And Mr. Repairability creates the repairability process.

E o Sr. Reparação cria o processo de reparação.

With a repairability scorecard, with a repairability metric

Com um cartão de pontuação de graus de reparação,

com uma avaliação do custo da reparação

and eventually repairability incentive.

e, eventualmente, um incentivo à manutenção.

That came on top of 25 other KPIs.

Este é o primeiro de 25 outros Indicadores de Produtividade.

What percentage of these people is variable compensation?

Que percentagem destas pessoas tem uma remuneração variável?

Twenty percent at most, divided by 26 KPIs,

20%, no máximo, dividido por 26 indicadores,

repairability makes a difference of 0.8 percent.

a reparação faz uma diferença de 0,8%.

What difference did it make in their actions,

Que diferença isso faz nas suas ações,

their choices to simplify? Zero.

nas suas escolhas, para simplificar? Zero.

But what occurs for zero impact? Mr. Repairability, process,

Mas o que ocorre por impacto zero? Sr. Reparação, processo,

scorecard, evaluation, coordination with the 25 other coordinators

cartão de pontuação, avaliação, coordenação com os outros 25 coordenadores

to have zero impact.

para ter impacto zero.

Now, in front of the new complexity of business,

Agora, frente à nova complexidade do negócio,

the only solution is not drawing boxes

a única solução é não desenhar caixas

with reporting lines.

com linhas de emissão de relatórios.

It is basically the interplay.

É basicamente a interação.

How the parts work together.

Como as partes trabalham juntas.

The connections, the interactions, the synapses.

As ligações, as interações, as sinapses.

It is not the skeleton of boxes, it is the nervous system

Não é o esqueleto das caixas, é o sistema nervoso

of adaptiveness and intelligence.

de adaptabilidade e inteligência.

You know, you could call it cooperation, basically.

Podem chamar-lhe cooperação.

Whenever people cooperate,

Sempre que as pessoas cooperam,

they use less resources. In everything.

elas usam menos recursos.

Em tudo.

You know, the repairability issue

A questão da reparação

is a cooperation problem.

é um problema de cooperação.

When you design cars, please take into account

Quando projetarem carros, por favor, levem em consideração

the needs of those who will repair the cars

as necessidades daqueles que irão reparar os carros

in the after sales garages.

em garagens de pós-venda.

When we don't cooperate we need more time,

Quando não cooperamos precisamos de mais tempo,

more equipment, more systems, more teams.

mais equipamentos, mais sistemas, mais equipas.

We need -- When procurement, supply chain, manufacturing don't cooperate

Quando o aprovisionamento, a cadeia de fornecimento

e de fabrico não cooperam,

we need more stock, more inventories, more working capital.

nós precisamos de mais ações, mais inventários, mais capital de giro.

Who will pay for that?

Quem vai pagar por isso?

Shareholders? Customers?

Acionistas? Clientes?

No, they will refuse.

Não, eles vão recusar.

So who is left? The employees,

Então, quem sobrou?

Os empregados, que têm que compensar

who have to compensate through their super

individual efforts for the lack of cooperation.

através dos seus super esforços individuais a falta de cooperação.

Stress, burnout, they are overwhelmed, accidents.

"Stress", exaustão, eles estão sobrecarregados, há acidentes.

No wonder they disengage.

Não admira que eles estejam desmotivados.

How do the hard and the soft try to foster cooperation?

Como é que o "rígido" e o "flexível" tentam fomentar a cooperação?

The hard: In banks, when there is a problem

O "rígido" em blocos: Quando há um problema

between the back office and the front office,

entre o escritório de trás e o da frente,

they don't cooperate. What is the solution?

eles não cooperam, qual é a solução?

They create a middle office.

Eles criam um escritório intermédio.

What happens one year later?

O que acontece um ano depois?

Instead of one problem between the back and the front,

Em vez de um problema entre o de trás e o da frente,

now I have two problems.

agora eu tenho dois problemas.

Between the back and the middle

and between the middle and the front.

Entre o de trás e o do meio

e entre o do meio e o da frente.

Plus I have to pay for the middle office.

Além disso, eu tenho que pagar o escritório do meio.

The hard approach is unable to foster cooperation.

A abordagem "rígida" é incapaz de promover a cooperação.

It can only add new boxes, new bones in the skeleton.

Só pode adicionar caixas novas, novos ossos do esqueleto.

The soft approach:

A abordagem "flexível":

To make people cooperate, we need to make them like each other.

Para fazer as pessoas cooperarem,

precisamos de fazê-los gostar uns dos outros.

Improve interpersonal feelings,

Melhorar os sentimentos interpessoais,

the more people like each other, the more they will cooperate.

quanto mais as pessoas gostarem umas das outras, mais vão cooperar.

It is totally wrong.

Isso é totalmente errado.

It is even counterproductive.

É até contraproducente.

Look, at home I have two TVs. Why?

Vejam, em casa eu tenho duas TVs. Porquê?

Precisely not to have to cooperate with my wife.

Justamente para não ter que cooperar com a minha esposa.

(Laughter)

(Risos)

Not to have to impose tradeoffs to my wife.

Para não ter que impor compensações para a minha esposa.

And why I try not to impose tradeoffs to my wife

E porque tento não impor compensações para minha esposa?

is precisely because I love my wife.

É precisamente porque eu amo a minha esposa.

If I didn't love my wife, one TV would be enough:

Se eu não amasse a minha esposa, uma TV seria o suficiente:

You will watch my favorite football game,

"Vais ver o meu jogo de futebol preferido,

if you are not happy, how is the book or the door?

"se não estás feliz, que tal um livro ou a porta?"

(Laughter)

(Risos)

The more we like each other,

Quanto mais nós gostamos um do outro,

the more we avoid the real cooperation

mais evitamos a cooperação real.

that would strain our relationships by imposing tough tradeoffs.

Isso ameaçaria os nossos relacionamentos com a imposição de compensações difíceis.

And we go for a second TV or we escalate

E nós arranjamos uma segunda TV ou podemos agravar

the decision above for arbitration.

a decisão acima por arbitragem.

Definitely, these approaches are obsolete.

Estas abordagens estão definitivamente obsoletas.

To deal with complexity, to enhance the nervous system,

Para lidar com a complexidade, para melhorar o sistema nervoso,

we have created what we call the smart simplicity approach

nós criamos o que chamamos "abordagem da simplicidade inteligente"

based on simple rules.

com base em regras simples.

Simple rule number one:

Regra simples número um:

Understand what others do.

Entenda o que os outros fazem.

What is their real work?

Qual é o seu verdadeiro trabalho?

We need to go beyond the boxes,

Precisamos de ir além das caixas,

the job descriptions, beyond the surface

das descrições de trabalho, para além da superfície do recipiente,

of the container, to understand the real content.

para entender o conteúdo real.

Me, designer, if I put a wire here,

Eu, "designer", se eu colocar um fio aqui,

I know that it will mean that we will have to

sei que significará que teremos de

remove the engine to access the lights.

retirar o motor para chegar às luzes.

Second, you need to reenforce integrators.

Em segundo lugar, é preciso reforçar os integradores.

Integrators are not middle offices, they are managers,

Integradores não são escritórios intermediários, são os gestores,

existing managers that you reinforce

gestores existentes que são reforçados

so that they have power and interest

para que tenham poder e interesse

to make others cooperate.

para fazer os outros cooperar.

How can you reinforce your managers as integrators?

Como se pode reforçar os gestores como integradores?

By removing layers.

Removendo camadas.

When there are too many layers

Quando há camadas demais

people are too far from the action,

as pessoas ficam muito longe da ação,

therefore they need KPIs, metrics,

portanto, eles precisam de indicadores de desempenho, matrizes.

they need poor proxies for reality.

Eles precisam de fracas simulações da realidade.

They don't understand reality

Eles não entendem a realidade

and they add the complicatedness of metrics, KPIs.

e acrescentam a complexidade de matrizes e indicadores de desempenho.

By removing rules -- the bigger we are,

Retirando regras.

Quanto maiores somos, mais precisamos de integradores.

the more we need integrators,

therefore the less rules we must have,

Portanto, temos de ter menos regras

to give discretionary power to managers.

para dar poder de decisão aos gestores.

And we do the opposite --

E fazemos o oposto.

the bigger we are, the more rules we create.

Quanto maiores somos, mais normas criamos.

And we end up with the Encyclopedia Britannica of rules.

E no fim das contas temos a Enciclopédia Britânica das regras.

You need to increase the quanitity of power

É preciso aumentar a quantidade de poder

so that you can empower everybody

para que se possam capacitar todos

to use their judgment, their intelligence.

para fazer o seu juízo, usar a sua inteligência.

You must give more cards to people

É preciso dar mais crédito às pessoas

so that they have the critical mass of cards

para que elas tenham crédito suficiente

to take the risk to cooperate,

para correr o risco de colaborar,

to move out of insulation.

para sair do isolamento.

Otherwise, they will withdraw. They will disengage.

Caso contrário, eles retirar-se-ão. Ficarão desmotivados.

These rules, they come from game theory

Estas regras vêm da teoria de jogos

and organizational sociology.

e da sociologia organizacional.

You can increase the shadow of the future.

Podemos ampliar o vislumbre do futuro.

Create feedback loops that expose people

Criar ciclos de "feedback" que expõem as pessoas

to the consequences of their actions.

às consequências das suas ações.

This is what the automotive company did

Isto foi o que fez a fábrica automóvel

when they saw that Mr. Repairability had no impact.

quando viram que o Sr. "Reparação" não teve nenhum impacto.

They said to the design engineers:

Disseram aos engenheiros de projeto:

Now, in three years, when the new car is launched on the market,

"Daqui a três anos, quando o carro novo for lançado no mercado,

you will move to the after sales network, and become in charge

"vocês vão para o setor de pós-venda e serão responsáveis

of the warranty budget,

"pelo orçamento da garantia.

and if the warranty budget explodes,

"E se o orçamento da garantia explodir,

it will explode in your face. (Laughter)

"vai explodir nas vossas caras." (Risos)

Much more powerful than 0.8 percent variable compensation.

Muito mais poderoso do que a compensação variável de 0,8%.

You need also to increase reciprocity,

Também é preciso aumentar a reciprocidade,

by removing the buffers that make us self-sufficient.

removendo as barreiras que nos tornam autossuficientes.

When you remove these buffers,

Quando se removem estas barreiras,

you hold me by the nose, I hold you by the ear.

"Tu agarras-me pelo nariz, eu agarro-te pela orelha."

We will cooperate.

"Nós cooperaremos.

Remove the second TV.

"Retire a segunda TV."

There are many second TVs at work

Existem muitas segundas TVs no trabalho.

that don't create value,

Isso não cria valor,

they just provide dysfunctional self-sufficiency.

apenas fornece autossuficiência disfuncional.

You need to reward those who cooperate

É preciso recompensar aqueles que cooperam

and blame those who don't cooperate.

e culpar aqueles que não colaboram.

The CEO of The Lego Group,

O Presidente do Grupo Lego,

Jorgen Vig Knudstorp, has a great way to use it.

Jorgen Vig Knudstorp, tem uma ótima maneira de fazer isso.

He says, blame is not for failure,

Ele diz: "A culpa não é por falhar,

it is for failing to help or ask for help.

"é por falhar em ajudar ou em pedir ajuda."

It changes everything.

Isso muda tudo.

Suddenly it becomes in my interest to be transparent

De repente, torna-se do meu interesse ser transparente

on my real weaknesses, my real forecast,

na minha fraqueza real, na minha previsão,

because I know I will not be blamed if I fail,

porque eu sei que não serei responsabilizado se falhar,

but if I fail to help or ask for help.

mas se eu falhar em ajudar ou em pedir ajuda.

When you do this, it has a lot of implications

Quando se fizer isso, haverá muitas implicações

on organizational design.

para o "design" organizacional.

You stop drawing boxes, dotted lines, full lines;

Paramos de desenhar caixas, linhas pontilhadas, linhas completas.

you look at their interplay.

It has a lot of implications on financial policies

Olhamos para sua interação.

Tem muitas implicações sobre as políticas financeiras que nós usamos.

that we use.

On human resource management practices.

Sobre as práticas de gestão de recursos humanos.

When you do that, you can manage complexity,

Ao fazermos isso, podemos gerir a complexidade,

the new complexity of business,

a nova complexidade dos negócios,

without getting complicated.

sem complicar.

You create more value with lower cost.

Cria-se mais valor com menor custo.

You simultaneously improve performance and satisfaction at work

Melhora-se simultaneamente o desempenho e satisfação no trabalho

because you have removed the common root cause

porque se removeu a causa, a raiz comum,

that hinders both.

que trava a ambas.

Complicatedness: This is your battle, business leaders.

Complicações.

Esta é a vossa batalha, líderes de negócios.

The real battle is not against competitors.

A verdadeira luta não é contra os concorrentes.

This is rubbish, very abstract.

Isso são tretas, muito abstrato.

When do we meet competitors to fight them?

Quando nos encontramos com os concorrentes para combater?

The real battle is against ourselves,

A verdadeira batalha é contra nós mesmos,

against our bureaucracy, our complicatedness.

contra a nossa burocracia, as nossas complicações.

Only you can fight, can do it.

Só vocês podem lutar e fazê-lo.

Thank you.

Obrigado.

(Applause)

(Aplausos)