Yves Morieux: As work gets more complex, 6 rules to simplify

Yves Morieux: 6 reglas para simplificar el trabajo, conforme se vuelve más complejo.

Traductor: Ciro Gomez Revisor: Emma Gon

I have spent the last years

He pasado los últimos años

trying to resolve two enigmas:

tratando de resolver dos enigmas:

Why is productivity so disappointing

¿Por qué es tan decepcionante la productividad

in all the companies where I work?

en todas las empresas donde trabajo?

I have worked with more than 500 companies.

He trabajado con más de 500 empresas.

Despite all the technological advances --

A pesar de todos los avances tecnológicos...

computers, I.T., communications, telecommunications,

computadoras, informática, telecomunicaciones,

the Internet.

Internet.

Enigma number two:

Enigma número dos:

Why is there so little engagement at work?

¿Por qué hay tan poco compromiso en el trabajo?

Why do people feel so miserable,

¿Por qué la gente se siente tan miserable,

even actively disengaged?

incluso activamente desconectada?

Disengaging their colleagues.

Desuniendo a sus colegas.

Acting against the interest of their company.

Actuando en contra de los intereses de su empresa.

Despite all the affiliation events,

A pesar de todos los eventos de afiliación,

the celebration, the people initiatives,

las celebraciones, las iniciativas de la gente,

the leadership development programs to train

los programas de desarrollo de liderazgo para entrenar

managers on how to better motivate their teams.

gerentes sobre cómo motivar mejor a su equipo.

At the beginning, I thought there was

Al principio, pensé que era

a chicken and egg issue:

un problema del huevo y la gallina:

Because people are less engaged, they are less productive.

Ya que la gente está poco comprometida, es menos productiva.

Or vice versa, because they are less productive,

O viceversa, dado que es menos productiva,

we put more pressure and they are less engaged.

ponemos más presión y se compromete menos.

But as we were doing our analysis

Pero al hacer nuestro análisis

we realized that there was a common root cause

nos dimos cuenta de que había una causa raíz común

to these two issues

a estas dos cuestiones

that relates, in fact, to the basic pillars of management.

que se relaciona, de hecho, con los pilares básicos de la dirección.

The way we organize is based on two pillars.

La forma en que organizamos se basa en dos pilares.

The hard -- structure, processes, systems.

El duro, estructura, procesos, sistemas.

The soft --

El suave...

feelings, sentiments, interpersonal relationships, traits, personality.

emociones, sentimientos, relaciones interpersonales, rasgos de personalidad.

And whenever a company

Y cada vez que una empresa

reorganizes, restructures, reengineers,

reorganiza, reestructura, hace reingeniería,

goes through a cultural transformation program,

pasa por un programa de transformación cultural,

it chooses these two pillars.

elige estos dos pilares.

Now, we try to refine them,

Tratamos de perfeccionarlos,

we try to combine them.

tratamos de combinarlos.

The real issue is --

La verdadera cuestión es,

and this is the answer to the two enigmas --

—y esta es la respuesta a los dos enigmas—

these pillars are obsolete.

estos pilares son obsoletos.

Everything you read in business books is based

Todo lo que leen en libros de negocios se basa

either on one or the other

ya sea en uno u otro

or their combination.

o su combinación.

They are obsolete.

Son obsoletos.

How do they work

¿Cómo funcionan

when you try to use these approaches

cuando Uds. intentan utilizarlos

in front of the new complexity of business?

frente a la nueva complejidad de los negocios?

The hard approach, basically is that you start from strategy,

El enfoque duro, básicamente es cuando se comienza con estrategia,

requirements, structures, processes, systems, KPIs, scorecards,

requisitos, estructuras, procesos, sistemas, indicadores clave, cuadros de mando,

committees, headquarters, hubs, clusters,

comités, sedes, nodos,

you name it.

lo que quieran.

I forgot all the metrics, incentives, committees, middle offices and interfaces.

Se me olvidaban las métricas, incentivos, comisiones, oficinas intermedias e interfaces.

What happens basically on the left,

A la izquierda, en suma lo que pasa:

you have more complexity, the new complexity of business.

se tiene más complejidad, la nueva complejidad del negocio.

We need quality, cost, reliability, speed.

Necesitamos calidad, costos, fiabilidad, velocidad.

And every time there is a new requirement,

Y cada vez que hay un nuevo requisito,

we use the same approach.

utilizamos el mismo enfoque.

We create dedicated structure processed systems,

Creamos sistemas de estructura dedicada al proceso,

basically to deal with the new complexity of business.

básicamente para lidiar con la nueva complejidad del negocio.

The hard approach creates just complicatedness

El enfoque duro crea solo complicaciones

in the organization.

en la organización.

Let's take an example.

Tomemos un ejemplo.

An automotive company, the engineering division

Una empresa automotriz, la división de ingeniería

is a five-dimensional matrix.

es una matriz de cinco dimensiones.

If you open any cell of the matrix,

Si abren cualquier celda de la matriz,

you find another 20-dimensional matrix.

encontrarán otra matriz de 20 dimensiones.

You have Mr. Noise, Mr. Petrol Consumption,

Tienen el Sr. Ruido, el Sr. Consumo de Gasolina,

Mr. Anti-Collision Properties.

el Sr. Propiedades Anticolisión.

For any new requirement,

Por cada nuevo requisito,

you have a dedicated function

se tiene una función dedicada

in charge of aligning engineers against

a cargo de alinear ingenieros contra

the new requirement.

el nuevo requisito.

What happens when the new requirement emerges?

¿Qué sucede cuando emerge el nuevo requisito?

Some years ago, a new requirement

Hace algunos años, un nuevo requisito

appeared on the marketplace:

apareció en el mercado:

the length of the warranty period.

la duración del período de garantía.

So therefore the new requirement is repairability,

Por lo tanto el nuevo requisito es la reparación,

making cars easy to repair.

fabricar autos fáciles de reparar.

Otherwise when you bring the car to the garage to fix the light,

De lo contrario cuando lleven el auto al taller para arreglar las luces

if you have to remove the engine

si tienen que quitar el motor

to access the lights,

para acceder a las luces,

the car will have to stay one week in the garage

el auto tendrá que permanecer una semana en el taller

instead of two hours, and the warranty budget will explode.

en lugar de 2 horas y el presupuesto se inflará.

So, what was the solution using the hard approach?

¿Cuál era la solución utilizando el enfoque duro?

If repairability is the new requirement,

Si la reparación es el nuevo requerimiento,

the solution is to create a new function,

la solución es crear una nueva función,

Mr. Repairability.

Sr. Reparación.

And Mr. Repairability creates the repairability process.

Y el Sr. Reparación crea el proceso de reparación.

With a repairability scorecard, with a repairability metric

Con un cuadro de mandos de reparación, con una matriz de reparación

and eventually repairability incentive.

y finalmente un incentivo de reparación.

That came on top of 25 other KPIs.

Y viene con 25 indicadores clave.

What percentage of these people is variable compensation?

¿Qué porcentaje de estas personas tienen retribución variable?

Twenty percent at most, divided by 26 KPIs,

El 20 % como mucho, dividido en 26 indicadores,

repairability makes a difference of 0.8 percent.

la reparación hace una diferencia de 0,8 %.

What difference did it make in their actions,

¿Qué diferencia hizo en sus acciones,

their choices to simplify? Zero.

sus opciones para simplificar? Cero.

But what occurs for zero impact? Mr. Repairability, process,

Pero ¿qué ocurre por un impacto cero? Sr. Reparación, proceso,

scorecard, evaluation, coordination with the 25 other coordinators

cuadro de mando integral, evaluación, coordinación con los otros 25 coordinadores

to have zero impact.

para tener cero impacto.

Now, in front of the new complexity of business,

Ahora, frente a la nueva complejidad del negocio,

the only solution is not drawing boxes

la única solución es no dibujar cuadros

with reporting lines.

con líneas de reporte.

It is basically the interplay.

Básicamente es la interacción.

How the parts work together.

Cómo trabajan juntas las partes.

The connections, the interactions, the synapses.

Las conexiones, las interacciones, las sinapsis.

It is not the skeleton of boxes, it is the nervous system

No es el esqueleto de cuadros, es el sistema nervioso

of adaptiveness and intelligence.

de adaptación e inteligencia.

You know, you could call it cooperation, basically.

Ya saben, podrían llamarlo cooperación, básicamente.

Whenever people cooperate,

Cuando la gente coopera,

they use less resources. In everything.

usan menos recursos. En todo.

You know, the repairability issue

Ya saben, el tema de la reparación

is a cooperation problem.

es un problema de cooperación.

When you design cars, please take into account

Cuando diseñen los autos, por favor, tomen en cuenta

the needs of those who will repair the cars

las necesidades de aquellos que tienen que reparar los autos

in the after sales garages.

en los talleres postventa.

When we don't cooperate we need more time,

Si no cooperamos necesitamos más tiempo,

more equipment, more systems, more teams.

más equipo, más sistemas, más grupos.

We need -- When procurement, supply chain, manufacturing don't cooperate

Necesitamos... cuando compras, cadena de suministro y fabricación no cooperan

we need more stock, more inventories, more working capital.

se necesita más acción, más inventarios, más capital de trabajo.

Who will pay for that?

¿Quién pagará eso?

Shareholders? Customers?

¿Los accionistas? ¿Los clientes?

No, they will refuse.

No, lo rechazarán.

So who is left? The employees,

¿Quién queda? Los empleados,

who have to compensate through their super

quienes tienen que compensar a través de sus

individual efforts for the lack of cooperation.

grandes esfuerzos individuales por la falta de cooperación.

Stress, burnout, they are overwhelmed, accidents.

El estrés, el desgaste, son abrumadores, accidentes.

No wonder they disengage.

No es de extrañar que se desentiendan.

How do the hard and the soft try to foster cooperation?

¿Cómo lo duro y lo blando intentan fomentar la cooperación?

The hard: In banks, when there is a problem

Lo duro. En los bancos, cuando hay un problema

between the back office and the front office,

entre la oficina de soporte y la de atención al cliente

they don't cooperate. What is the solution?

que no cooperan, ¿cuál es la solución?

They create a middle office.

Crean una oficina intermedia.

What happens one year later?

¿Qué pasa un año más tarde?

Instead of one problem between the back and the front,

En lugar de un problema entre los de soporte y los de atención,

now I have two problems.

ahora tengo dos problemas.

Between the back and the middle

Entre los de soporte e intermedio

and between the middle and the front.

y entre intermedio y los de atención.

Plus I have to pay for the middle office.

Además tengo que pagar a los de en medio.

The hard approach is unable to foster cooperation.

El enfoque duro es incapaz de fomentar la cooperación.

It can only add new boxes, new bones in the skeleton.

Solo puede agregar nuevos cuadros, nuevos huesos al esqueleto.

The soft approach:

El enfoque suave.

To make people cooperate, we need to make them like each other.

Para que la gente coopere, tenemos que hacer que se lleven bien.

Improve interpersonal feelings,

Mejorar los sentimientos interpersonales,

the more people like each other, the more they will cooperate.

entre más se lleven bien más colaborarán.

It is totally wrong.

Eso está totalmente errado.

It is even counterproductive.

Es incluso contraproducente.

Look, at home I have two TVs. Why?

En casa tengo dos televisores. ¿Por qué?

Precisely not to have to cooperate with my wife.

Precisamente para no tener que cooperar con mi esposa.

(Laughter)

(Risas)

Not to have to impose tradeoffs to my wife.

No tener que imponerle intercambios a mi esposa.

And why I try not to impose tradeoffs to my wife

Y trato de no imponerle intercambios a mi esposa

is precisely because I love my wife.

precisamente porque la amo.

If I didn't love my wife, one TV would be enough:

Si no amara a mi esposa, un televisor sería suficiente:

You will watch my favorite football game,

"Puedes ver mi partido de fútbol favorito,

if you are not happy, how is the book or the door?

y si no te gusta, ¿qué tal un libro o la puerta?"

(Laughter)

(Risas)

The more we like each other,

Cuanto más nos estimamos,

the more we avoid the real cooperation

más evitamos la verdadera cooperación

that would strain our relationships by imposing tough tradeoffs.

que forzaría nuestras relaciones imponiendo duros intercambios.

And we go for a second TV or we escalate

Y vamos por un segundo televisor o escalamos

the decision above for arbitration.

la decisión a un arbitraje superior.

Definitely, these approaches are obsolete.

Sin duda, estos enfoques son obsoletos.

To deal with complexity, to enhance the nervous system,

Para lidiar con la complejidad, para mejorar el sistema nervioso,

we have created what we call the smart simplicity approach

hemos creado lo que llamamos el enfoque de simplicidad inteligente

based on simple rules.

basado en reglas simples.

Simple rule number one:

Regla simple número uno:

Understand what others do.

Entienda lo que hacen los otros.

What is their real work?

¿Cuál es su verdadero trabajo?

We need to go beyond the boxes,

Tenemos que ir más allá de los prejuicios,

the job descriptions, beyond the surface

las descripciones de trabajo, más allá de la superficie

of the container, to understand the real content.

del contenedor, comprender el contenido real.

Me, designer, if I put a wire here,

Yo, diseñador, si pongo un cable aquí,

I know that it will mean that we will have to

sé que significará que tendremos que

remove the engine to access the lights.

quitar el motor para acceder a las luces.

Second, you need to reenforce integrators.

Segundo, se necesita reforzar los integradores.

Integrators are not middle offices, they are managers,

Los integradores no son las oficinas intermedias, son los gerentes,

existing managers that you reinforce

gerentes reales que Uds. refuerzan

so that they have power and interest

para que tengan el poder y el interés

to make others cooperate.

de obligar a otros a cooperar.

How can you reinforce your managers as integrators?

¿Cómo pueden reforzar a sus gerentes como integradores?

By removing layers.

Mediante la eliminación de las capas.

When there are too many layers

Cuando hay demasiadas capas

people are too far from the action,

la gente está muy lejos de la acción,

therefore they need KPIs, metrics,

por lo tanto necesitan indicadores clave, métricas,

they need poor proxies for reality.

malos sustitutos de la realidad.

They don't understand reality

Ellos no entienden la realidad

and they add the complicatedness of metrics, KPIs.

y añaden la complejidad de las métricas y los indicadores.

By removing rules -- the bigger we are,

Al eliminar las reglas... cuanto más grandes somos,

the more we need integrators,

más necesitamos integradores,

therefore the less rules we must have,

por lo tanto menos reglas se han de tener

to give discretionary power to managers.

y dar a los gerentes poder discrecional.

And we do the opposite --

Pero hacemos lo contrario...

the bigger we are, the more rules we create.

cuanto más grandes, más reglas creamos.

And we end up with the Encyclopedia Britannica of rules.

Y terminamos con la Enciclopedia Británica de Normas.

You need to increase the quanitity of power

Se necesita aumentar la cantidad de energía

so that you can empower everybody

así que se puede empoderar a todo el mundo

to use their judgment, their intelligence.

para que usen su juicio, su inteligencia.

You must give more cards to people

Se debe dar más cartas a la gente

so that they have the critical mass of cards

tal que sujeten la masa crítica de cartas

to take the risk to cooperate,

para correr el riesgo de cooperar,

to move out of insulation.

y salir del aislamiento.

Otherwise, they will withdraw. They will disengage.

De lo contrario, se retirarán. Se desentenderán

These rules, they come from game theory

Estas reglas, vienen de la teoría de juegos

and organizational sociology.

y la sociología organizacional.

You can increase the shadow of the future.

Se puede aumentar la sombra del futuro.

Create feedback loops that expose people

Crear bucles de retroalimentación que expongan a la gente

to the consequences of their actions.

a las consecuencias de sus acciones.

This is what the automotive company did

Esto es lo que hizo la empresa automotriz

when they saw that Mr. Repairability had no impact.

cuando vieron que el Sr. Reparación no tuvo ningún impacto.

They said to the design engineers:

Le dijeron a los ingenieros de diseño:

Now, in three years, when the new car is launched on the market,

En tres años, cuando el nuevo auto salga al mercado,

you will move to the after sales network, and become in charge

Uds. pasarán a la red de postventa y estarán a cargo

of the warranty budget,

del presupuesto de garantía,

and if the warranty budget explodes,

y si el presupuesto de garantía se dispara,

it will explode in your face. (Laughter)

también le matará. (Risas)

Much more powerful than 0.8 percent variable compensation.

Mucho más potente que la compensación variable del 0,8 %.

You need also to increase reciprocity,

También necesitan incrementar la reciprocidad,

by removing the buffers that make us self-sufficient.

mediante la eliminación de las barreras que nos hacen autosuficientes.

When you remove these buffers,

Cuando se eliminan estas barreras,

you hold me by the nose, I hold you by the ear.

tú me agarro por la nariz, yo te agarro por la oreja.

We will cooperate.

Cooperaremos.

Remove the second TV.

Quiten el segundo televisor.

There are many second TVs at work

Hay muchas segundas televisiones en el trabajo

that don't create value,

que no crean valor,

they just provide dysfunctional self-sufficiency.

solo producen autosuficiencia disfuncional.

You need to reward those who cooperate

Necesitan recompensar a aquellos que cooperan

and blame those who don't cooperate.

y castigar a aquellos que no cooperan.

The CEO of The Lego Group,

El CEO del grupo Lego,

Jorgen Vig Knudstorp, has a great way to use it.

Jørgen Vig Knudstorp, tiene una gran manera de hacerlo.

He says, blame is not for failure,

Dice: "La culpa no es por fracasar,

it is for failing to help or ask for help.

es por fallar al ayudar o al pedir ayuda".

It changes everything.

Esto lo cambia todo.

Suddenly it becomes in my interest to be transparent

De repente me es beneficioso ser transparente

on my real weaknesses, my real forecast,

de mis debilidades reales, mi verdadero pronóstico,

because I know I will not be blamed if I fail,

porque sé que no seré culpado si fallo,

but if I fail to help or ask for help.

sino por la falta de dar o pedir ayuda.

When you do this, it has a lot of implications

Cuando hacen esto, se tiene muchas implicaciones

on organizational design.

en el diseño organizacional.

You stop drawing boxes, dotted lines, full lines;

Se dejan de dibujar cuadros, líneas de puntos, líneas continuas;

you look at their interplay.

se mira la interacción.

It has a lot of implications on financial policies

Tiene muchas implicaciones en las políticas financieras

that we use.

que utilizamos.

On human resource management practices.

En las prácticas de gestión de recursos humanos.

When you do that, you can manage complexity,

Cuando hacen eso, pueden administrar la complejidad,

the new complexity of business,

la nueva complejidad de los negocios,

without getting complicated.

sin complicarse.

You create more value with lower cost.

Crean más valor con menor costo.

You simultaneously improve performance and satisfaction at work

Al mismo tiempo mejoran el rendimiento y la satisfacción en el trabajo

because you have removed the common root cause

porque han eliminado la causa raíz común

that hinders both.

que entorpece ambas.

Complicatedness: This is your battle, business leaders.

Complicación: esa es su batalla, líderes empresariales.

The real battle is not against competitors.

La verdadera batalla no es contra los competidores.

This is rubbish, very abstract.

Eso es basura, muy abstracto.

When do we meet competitors to fight them?

¿Cuándo nos reunimos con los competidores para luchar contra ellos?

The real battle is against ourselves,

La verdadera batalla es contra nosotros mismos,

against our bureaucracy, our complicatedness.

contra nuestra burocracia, nuestras complicaciones.

Only you can fight, can do it.

Solo Uds. pueden pelearla, pueden hacerlo.

Thank you.

Gracias.

(Applause)

(Aplausos)