Yves Morieux: As work gets more complex, 6 rules to simplify

Traduttore: Elena Locatelli Revisore: Gianluca Finocchiaro

I have spent the last years

Ho passato gli ultimi anni

trying to resolve two enigmas:

a cercare di risolvere due enigmi:

Why is productivity so disappointing

perché in tutte le aziende dove ho lavorato

in all the companies where I work?

la produttività era così insoddisfacente?

I have worked with more than 500 companies.

Ho lavorato con più di 500 società.

Despite all the technological advances --

Nonostante tutti i progressi tecnologici:

computers, I.T., communications, telecommunications,

computer, IT, comunicazione, telecomunicazione,

the Internet.

internet.

Enigma number two:

Enigma numero due:

Why is there so little engagement at work?

Perché si lavora con così poco impegno?

Why do people feel so miserable,

Perché le persone si sentono tristi,

even actively disengaged?

addirittura demotivate?

Disengaging their colleagues.

E demotivano i loro colleghi.

Acting against the interest of their company.

Andando contro l'interesse della loro società.

Despite all the affiliation events,

Nonostante tutti gli eventi,

the celebration, the people initiatives,

le feste, le iniziative per la socializzazione,

the leadership development programs to train

i programmi di sviluppo della leadership

managers on how to better motivate their teams.

per insegnare ai manager a motivare i propri team.

At the beginning, I thought there was

All'inizio ho pensato che si trattasse

a chicken and egg issue:

di un problema circolare:

Because people are less engaged, they are less productive.

siccome le persone sono meno motivate, diventano meno produttive.

Or vice versa, because they are less productive,

O viceversa, siccome sono meno produttive,

we put more pressure and they are less engaged.

e ricevono più pressioni, sono meno motivate.

But as we were doing our analysis

Ma mentre analizzavamo la cosa

we realized that there was a common root cause

ci siamo resi conto che c'era una causa comune

to these two issues

ad entrambi i problemi,

that relates, in fact, to the basic pillars of management.

che in effetti riguarda i pilastri basilari del management.

The way we organize is based on two pillars.

Il modo in cui organizziamo si basa su due pilastri.

The hard -- structure, processes, systems.

Quello concreto: strutture, processi, sistemi...

The soft --

Quello immateriale:

feelings, sentiments, interpersonal relationships, traits, personality.

sentimenti, sensazioni, relazioni interpersonali, tratti caratteriali, personalità.

And whenever a company

E quando una società

reorganizes, restructures, reengineers,

riorganizza, ristruttura, riprogetta,

goes through a cultural transformation program,

programma una trasformazione culturale,

it chooses these two pillars.

agisce su questi due pilastri.

Now, we try to refine them,

Ora, quando proviamo a rifinirli,

we try to combine them.

proviamo a combinarli,

The real issue is --

Il vero problema,

and this is the answer to the two enigmas --

e questa è la soluzione dei due enigmi,

these pillars are obsolete.

è che questi pilastri sono obsoleti.

Everything you read in business books is based

I libri sul business sono tutti basati

either on one or the other

sull'uno o sull'altro,

or their combination.

o sulla loro combinazione.

They are obsolete.

Sono obsoleti.

How do they work

Come funzionano

when you try to use these approaches

quando si prova ad usare tali approcci

in front of the new complexity of business?

di fronte alla nuova complessità del business?

The hard approach, basically is that you start from strategy,

L'approccio concreto, significa sostanzialmente partire dalla strategia,

requirements, structures, processes, systems, KPIs, scorecards,

da requisiti, strutture, processi, sistemi,

indicatori di prestazione, schede di valutazioni,

committees, headquarters, hubs, clusters,

comitati, sedi centrali, centri, gruppi,

you name it.

fate voi.

I forgot all the metrics, incentives, committees, middle offices and interfaces.

Ho lasciato da parte misure, incentivi, comitati,

uffici intermedi e interfacce.

What happens basically on the left,

Quello che succede è che a sinistra

you have more complexity, the new complexity of business.

c'è una maggiore complessità, la nuova complessità del business.

We need quality, cost, reliability, speed.

Ci servono qualità, costi, affidabilità, velocità.

And every time there is a new requirement,

E di fronte ad ogni nuova richiesta

we use the same approach.

usiamo lo stesso approccio.

We create dedicated structure processed systems,

Creiamo sistemi dedicati

basically to deal with the new complexity of business.

per affrontare principalmente la nuova complessità del business.

The hard approach creates just complicatedness

L'approccio concreto crea soltanto complicazione

in the organization.

nell'organizzazione.

Let's take an example.

Facciamo un esempio.

An automotive company, the engineering division

Una società automobilistica, la divisione tecnica

is a five-dimensional matrix.

è una matrice penta-dimensionale.

If you open any cell of the matrix,

Aprendo una qualsiasi cella della matrice

you find another 20-dimensional matrix.

si trova un'altra matrice a 20 dimensioni.

You have Mr. Noise, Mr. Petrol Consumption,

Ci sono il signor Rumore, il signor Consumo di benzina,

Mr. Anti-Collision Properties.

il signor Sistema Anticollisione.

For any new requirement,

Per ogni nuova esigenza

you have a dedicated function

c'è una funzione dedicata

in charge of aligning engineers against

col compito di schierare ingegneri a risolvere

the new requirement.

il nuovo problema.

What happens when the new requirement emerges?

Che succede quando sorge una nuova esigenza?

Some years ago, a new requirement

Qualche anno fa si è presentato

appeared on the marketplace:

sul mercato un nuovo problema:

the length of the warranty period.

la lunghezza del periodo di garanzia.

So therefore the new requirement is repairability,

La nuova esigenza quindi è la riparabilità,

making cars easy to repair.

che rende le auto facili da riparare.

Otherwise when you bring the car to the garage to fix the light,

Altrimenti se porti la macchina dal meccanico per sistemare i fari,

if you have to remove the engine

e devi smontare il motore

to access the lights,

per arrivare ai fari,

the car will have to stay one week in the garage

la macchina resta in officina una settimana

instead of two hours, and the warranty budget will explode.

anziché due ore e i costi di garanzia impennano.

So, what was the solution using the hard approach?

Che soluzione usa l'approccio concreto?

If repairability is the new requirement,

Se la nuova esigenza è la riparabilità,

the solution is to create a new function,

la soluzione è creare una nuova funzione,

Mr. Repairability.

il Signor Riparabilità.

And Mr. Repairability creates the repairability process.

E il Sig. Riparabilità crea il processo riparabilità.

With a repairability scorecard, with a repairability metric

Con la scheda di valutazione di riparabilità, la metrica di riparabilità

and eventually repairability incentive.

ed eventualmente i suoi incentivi di riparabilità.

That came on top of 25 other KPIs.

Tutto ciò si aggiunge ad altri 25 indicatori di prestazione.

What percentage of these people is variable compensation?

Che percentuale di queste persone risulta essere un compenso variabile?

Twenty percent at most, divided by 26 KPIs,

Il 20% al massimo, diviso per 26 indicatori di prestazione,

repairability makes a difference of 0.8 percent.

la riparabilità fa una differenza dello 0,8%.

What difference did it make in their actions,

Che differenza ha fatto nelle loro azioni,

their choices to simplify? Zero.

nelle loro decisioni per semplificare? Zero.

But what occurs for zero impact? Mr. Repairability, process,

Ma cosa deve succedere per avere un impatto nullo?

Il sig. Riparabilità, il processo,

scorecard, evaluation, coordination with the 25 other coordinators

la scheda di valutazione, la valutazione stessa,

il coordinamento con gli altri 25 coordinatori

to have zero impact.

il tutto per avere un impatto nullo.

Now, in front of the new complexity of business,

Ora, di fronte alla nuova complessità del business,

the only solution is not drawing boxes

l'unica soluzione non è di disegnare figure

with reporting lines.

con linee relazionali.

It is basically the interplay.

È semplicemente l'interazione.

How the parts work together.

Come le varie parti lavorano insieme.

The connections, the interactions, the synapses.

Le connessioni, le interazioni, le sinapsi.

It is not the skeleton of boxes, it is the nervous system

Non è lo scheletro delle figure, è il sistema nervoso

of adaptiveness and intelligence.

di adattabilità e intelligenza.

You know, you could call it cooperation, basically.

Beh, potete chiamarla semplicemente cooperazione.

Whenever people cooperate,

Ogni qualvolta le persone cooperano,

they use less resources. In everything.

usano meno risorse. In qualsiasi cosa.

You know, the repairability issue

Difatti, il problema della riparabilità

is a cooperation problem.

è un problema di cooperazione.

When you design cars, please take into account

Quando disegnate automobili, per favore, tenete in considerazione

the needs of those who will repair the cars

le necessità di coloro che ripareranno quelle auto

in the after sales garages.

nei garage.

When we don't cooperate we need more time,

Quando non cooperiamo, abbiamo bisogno di più tempo,

more equipment, more systems, more teams.

più equipaggiamento, più sistemi, più team.

We need -- When procurement, supply chain, manufacturing don't cooperate

Quando l'approvvigionamento, la supply chain

e la produzione non interagiscono tra loro

we need more stock, more inventories, more working capital.

abbiamo bisogno di più scorte, più capitale circolante.

Who will pay for that?

Chi pagherà per tutto questo?

Shareholders? Customers?

Gli azionisti? I clienti?

No, they will refuse.

No, si rifiuterebbero.

So who is left? The employees,

Quindi chi altro? I dipendenti,

who have to compensate through their super

che dovranno compensare con i loro

individual efforts for the lack of cooperation.

sforzi individuali per la mancanza di cooperazione.

Stress, burnout, they are overwhelmed, accidents.

Stress, esaurimento, lavoro extra, incidenti.

No wonder they disengage.

Non stupitevi se smettono di impegnarsi.

How do the hard and the soft try to foster cooperation?

Come possono entrambi gli approcci, concreto e immateriale,

favorire la cooperazione?

The hard: In banks, when there is a problem

Quello concreto: quando nelle banche sorge un problema

between the back office and the front office,

dove, tra il back e il front office,

they don't cooperate. What is the solution?

non c'è cooperazione. Qual è la soluzione?

They create a middle office.

Viene creato il middle office.

What happens one year later?

Cosa succede un anno dopo?

Instead of one problem between the back and the front,

Invece di un solo problema tra il back e il front office,

now I have two problems.

adesso ne abbiamo due.

Between the back and the middle

Tra il back e il middle office

and between the middle and the front.

e tra il middle e il front office.

Plus I have to pay for the middle office.

In più, devo anche pagare il middle office.

The hard approach is unable to foster cooperation.

L'approccio concreto non è in grado di favorire la cooperazione.

It can only add new boxes, new bones in the skeleton.

Aggiunge soltanto altre figure, altre ossa allo scheletro.

The soft approach:

L'approccio immateriale:

To make people cooperate, we need to make them like each other.

per far sì che le persone collaborino, devono piacersi tra di loro

Improve interpersonal feelings,

Migliora i rapporti interpersonali,

the more people like each other, the more they will cooperate.

più la gente si piace, più collaborerà.

It is totally wrong.

È totalmente sbagliato.

It is even counterproductive.

Ed è oltretutto controproducente.

Look, at home I have two TVs. Why?

Ad esempio, a casa ho due TV. Perché?

Precisely not to have to cooperate with my wife.

Precisamente, per non collaborare con mia moglie.

(Laughter)

(Risate)

Not to have to impose tradeoffs to my wife.

Per non dover imporre compromessi a mia moglie.

And why I try not to impose tradeoffs to my wife

E, difatti, non lo faccio proprio perchè

is precisely because I love my wife.

amo mio moglie.

If I didn't love my wife, one TV would be enough:

Se non amassi mia moglie, una TV sarebbe sufficiente:

You will watch my favorite football game,

guardereste le partite della mia squadra di calcio preferita,

if you are not happy, how is the book or the door?

e se non foste contenti, quello è un libro e quella è la porta.

(Laughter)

(Risate)

The more we like each other,

Più siamo contenti gli uni degli altri,

the more we avoid the real cooperation

più eviteremo una vera collaborazione

that would strain our relationships by imposing tough tradeoffs.

che metterà alla prova le nostre relazioni, stabilendo degli obiettivi.

And we go for a second TV or we escalate

E andremo così a comprare una seconda TV o aumenteremo

the decision above for arbitration.

le decisioni sul libero arbitrio.

Definitely, these approaches are obsolete.

Questi approcci sono a tutti gli effetti obsoleti.

To deal with complexity, to enhance the nervous system,

Avendo a che fare con la complessità, per rafforzare il sistema nervoso,

we have created what we call the smart simplicity approach

abbiamo creato il cosiddetto approccio della semplicità intelligente

based on simple rules.

basato su delle semplici regole.

Simple rule number one:

Regola numero uno:

Understand what others do.

capire cosa fanno gli altri.

What is their real work?

Qual è la loro mansione effettiva?

We need to go beyond the boxes,

dobbiamo pensare fuori dagli schemi,

the job descriptions, beyond the surface

oltre le descrizioni dei ruoli, della superficie

of the container, to understand the real content.

per capire il contenuto vero.

Me, designer, if I put a wire here,

Io, progettista, se metto un cavo qui,

I know that it will mean that we will have to

so che poi dovremo

remove the engine to access the lights.

rimuovere il motore per arrivare ai fari.

Second, you need to reenforce integrators.

Seconda regola: dobbiamo rafforzare i punti di congiunzione.

Integrators are not middle offices, they are managers,

Questi non sono i middle office, sono i manager,

existing managers that you reinforce

manager esistenti che dovrai rafforzare

so that they have power and interest

di modo che abbiano il potere e l'interesse

to make others cooperate.

di spingere gli altri a collaborare.

How can you reinforce your managers as integrators?

Come puoi rafforzare i tuoi manager come veri e propri punti di congiunzione?

By removing layers.

Togliendo strati.

When there are too many layers

Quando ci sono troppi livelli

people are too far from the action,

le persone sono troppo lontane dall'azione,

therefore they need KPIs, metrics,

perciò hanno bisogno di indicatori di prestazione, metriche,

they need poor proxies for reality.

hanno bisogno di schemi semplificati della realtà.

They don't understand reality

Non capiscono la realtà

and they add the complicatedness of metrics, KPIs.

e ci aggiungono la complessità delle metriche,

degli indicatori di prestazione.

By removing rules -- the bigger we are,

Togliendo le regole, più grandi siamo,

the more we need integrators,

e più abbiamo bisogno di punti in comune,

therefore the less rules we must have,

perciò meno regole abbiamo,

to give discretionary power to managers.

e più potere discrezionale daremo ai manager.

And we do the opposite --

E invece facciamo l'opposto

the bigger we are, the more rules we create.

più grandi siamo, più regole creiamo.

And we end up with the Encyclopedia Britannica of rules.

E finiamo con l'avere un'enciclopedia di regole.

You need to increase the quanitity of power

Dovete aumentare la quantità di potere

so that you can empower everybody

di modo da conferirlo a tutti

to use their judgment, their intelligence.

perché usino il senso critico, la propria intelligenza.

You must give more cards to people

Dovete dare più opportunità alle persone

so that they have the critical mass of cards

in modo tale che abbiano la capacità

to take the risk to cooperate,

di assumersi il rischio di collaborare,

to move out of insulation.

di uscire dalla propria isola.

Otherwise, they will withdraw. They will disengage.

In caso contrario, si ritireranno. Si disinteresseranno.

These rules, they come from game theory

Queste regole nascono dalla teoria del gioco

and organizational sociology.

e della sociologia organizzativa.

You can increase the shadow of the future.

Puoi aumentare l'incertezza del futuro.

Create feedback loops that expose people

Puoi creare una serie di commenti che esporranno le persone

to the consequences of their actions.

alle conseguenze delle loro azioni.

This is what the automotive company did

Questo è quello che l'azienda automobilistica ha fatto

when they saw that Mr. Repairability had no impact.

quando hanno realizzato che il Sig. Riparabilità ha avuto un impatto zero.

They said to the design engineers:

Hanno detto ai progettisti:

Now, in three years, when the new car is launched on the market,

ora, in tre anni, quando il nuovo modello verrà lanciato sul mercato,

you will move to the after sales network, and become in charge

vi sposterete nel comparto post-vendita, e sarete responsabili

of the warranty budget,

del budget delle garanzie,

and if the warranty budget explodes,

e se questo dovesse esplodere,

it will explode in your face. (Laughter)

esploderà sulla vostra faccia. (Risate)

Much more powerful than 0.8 percent variable compensation.

Decisamente più potente di una variazione dello 0,8% sul bonus.

You need also to increase reciprocity,

Dovrete anche migliorare la reciprocità,

by removing the buffers that make us self-sufficient.

togliendo i fattori che ci rendono autosufficienti.

When you remove these buffers,

Quando togliete questi fattori,

you hold me by the nose, I hold you by the ear.

mi tenete per il naso e per le orecchie.

We will cooperate.

Finiremo per collaborare.

Remove the second TV.

Togliete la seconda TV.

There are many second TVs at work

Ci sono un sacco di seconde TV al lavoro

that don't create value,

che non creano valore,

they just provide dysfunctional self-sufficiency.

forniscono soltanto un'autosufficienza controproducente.

You need to reward those who cooperate

Dovrete premiare quelli che collaboreranno

and blame those who don't cooperate.

e castigare quelli che non lo fanno.

The CEO of The Lego Group,

L'amministratore delegato del gruppo Lego,

Jorgen Vig Knudstorp, has a great way to use it.

Jorgen Vig Knudstorp, ha una grande strategia.

He says, blame is not for failure,

Sostiene che la colpa non è per il fallimento,

it is for failing to help or ask for help.

è per l'incapacità di aiutare o di chiedere aiuto.

It changes everything.

Questo cambia tutto.

Suddenly it becomes in my interest to be transparent

Attira immediatamente la mia attenzione sulla trasparenza

on my real weaknesses, my real forecast,

sulle mie reali debolezze, sulle mie previsioni reali,

because I know I will not be blamed if I fail,

perché so che non sarò rimproverato se fallisco,

but if I fail to help or ask for help.

ma se non aiuto o non chiedo aiuto.

When you do this, it has a lot of implications

Quando fai così, emergono una serie di implicazioni

on organizational design.

sulla struttura organizzativa.

You stop drawing boxes, dotted lines, full lines;

Smetti di creare figure, linee tratteggiate e piene;

you look at their interplay.

guardi all'interazione.

It has a lot of implications on financial policies

Ha un sacco di implicazioni sulle politiche finanziarie

that we use.

che usiamo.

On human resource management practices.

Sulle pratiche di gestione delle risorse umane.

When you do that, you can manage complexity,

Quando agisci così, puoi effettivamente gestire la complessità,

the new complexity of business,

la nuova complessità del business,

without getting complicated.

senza complicazioni.

You create more value with lower cost.

Crei maggior valore a costi minori.

You simultaneously improve performance and satisfaction at work

Aumenti simultaneamente la performance e la soddisfazione al lavoro

because you have removed the common root cause

perché hai rimosso la radice comune

that hinders both.

che ostacola tutti.

Complicatedness: This is your battle, business leaders.

Complessità: questa è la vostra battaglia, leader.

The real battle is not against competitors.

La battaglia vera non è contro la concorrenza.

This is rubbish, very abstract.

È superficiale, troppo astratto.

When do we meet competitors to fight them?

Quando incontriamo i concorrenti per combatterli?

The real battle is against ourselves,

La vera battaglia è contro noi stessi,

against our bureaucracy, our complicatedness.

contro la nostra burocrazia, la nostra complessità.

Only you can fight, can do it.

Solo voi potete combattere, potete farlo.

Thank you.

Grazie.

(Applause)

(Applausi)