Tom Wujec: Got a wicked problem? First, tell me how you make toast

Tom Wujec: Gặp khó khăn? Trước hết, hãy cho tôi biết cách bạn nướng bánh mì

Translator: Napphuong Nguyen Reviewer: Nhu PHAM

Some years ago,

Cách đây vài năm,

I stumbled across a simple design exercise

tôi tình cờ phát hiện ra một bài tập thiết kế đơn giản

that helps people understand and solve complex problems,

giúp hiểu và giải quyết những vấn đề phức tạp,

and like many of these design exercises, it kind of seems trivial at first,

cũng như những bài tập thiết kế khác, lúc đầu, trông có vẻ dễ,

but under deep inspection,

nhưng khi xem xét kỹ lưỡng,

it turns out that it reveals unexpected truths

lại hé lộ những sự thật bất ngờ

về cách chúng ta hợp tác và tìm hiểu về mọi thứ.

about the way that we collaborate and make sense of things.

The exercise has three parts

Bài tập này có 3 phần

and begins with something that we all know how to do,

và bắt đầu bằng thứ mà tất cả chúng ta đều biết:

which is how to make toast.

Làm bánh mì nướng.

It begins with a clean sheet of paper, a felt marker,

Bài tập bắt đầu với một tờ giấy trắng và một cây bút vẽ

and without using any words, you begin to draw how to make toast.

không được dùng từ ngữ, vẽ cách làm bánh mì nướng.

And most people draw something like this.

Hầu hết mọi người đều vẽ thế này.

They draw a loaf of bread, which is sliced, then put into a toaster.

Họ vẽ ổ bánh mì được cắt thành từng lát, và được bỏ vào lò nướng.

The toast is then deposited for some time.

Chờ một lúc sau,

It pops up, and then voila! After two minutes, toast and happiness.

lát bánh mì nhảy ra thật tuyệt vời!

Sau 2 phút, ta có bánh mì nướng và gương mặt hạnh phúc.

Sau nhiều năm, tôi đã sưu tầm được hàng trăm bức vẽ bánh mì.

Now, over the years, I've collected many hundreds of drawings of these toasts,

and some of them are very good,

Vài bức vẽ rất tuyệt vì quá trình làm bánh được trình bày rất dễ hiểu.

because they really illustrate the toast-making process quite clearly.

And then there are some that are, well, not so good.

Có vài bức không được tốt lắm.

Thực ra là khác tệ, vì bạn không biết họ đang cố nói điều gì.

They really suck, actually, because you don't know what they're trying to say.

(Tiếng cười) Nếu xem xét kỹ lưỡng,

Under close inspection,

có vài bức chỉ mô tả vài khía cạnh của quá trình làm bánh mì nướng,

some reveal some aspects of toast-making while hiding others.

So there's some that are all about the toast,

Vài bức chỉ nói về bánh mì,

and all about the transformation of toast.

và quá trình biến đổi của bánh mì.

And there's others that are all about the toaster,

Những bức khác chỉ nói về lò nướng,

and the engineers love to draw the mechanics of this.

những kỹ sư thì thích vẽ cơ chế hoạt động.

(Laughter)

(Cười)

And then there are others that are about people.

Có những bức thì toàn vẽ người,

It's about visualizing the experience that people have.

mô tả trải nghiệm mà người ta có được.

And then there are others that are about the supply chain of making toast

Có những bức mô tả chuỗi cung ứng của quá trình làm bánh.

that goes all the way back to the store.

Bắt đầu ở cửa hàng bán bánh,

It goes through the supply chain networks of teleportation

đi qua mạng lưới cung ứng

and all the way back to the field and wheat,

quay lại cánh đồng lúa mì,

and one all actually goes all the way back to the Big Bang.

và thậm chí quay trở lại thời "vụ nổ Big Bang"

So it's crazy stuff.

Hơi điên rồ nhỉ.

But I think it's obvious

Rõ ràng là dù rất khác nhau,

that even though these drawings are really wildly different,

những bức vẽ này đều có một điểm chung, không biết ai có nhận ra?

they share a common quality, and I'm wondering if you can see it.

Do you see it? What's common about these?

Bạn có thấy không? Điểm chung đó là gì?

Most drawings have nodes and links.

Hầu hết các bức vẽ đều có điểm nút và đường liên kết.

So nodes represent the tangible objects like the toaster and people,

Điểm nút đại diện cho những vật hữu hình, như là lò nướng và con người,

and links represent the connections between the nodes.

và liên kết đại diện cho mối quan hệ giữa các điểm nút.

And it's the combination of links and nodes

Sự kết hợp của đường liên kết và các điểm nút

that produces a full systems model,

đã tạo ra một mô hình hệ thống hoàn chỉnh

and it makes our private mental models visible

và minh hoạ trực quang mô hình suy nghĩ của ta về cách mọi thứ hoạt động.

about how we think something works.

So that's the value of these things.

Giá trị của những thứ này là đây.

What's interesting about these systems models

Điều thú vị là cách nó thể hiện những quan điểm khác nhau.

is how they reveal our various points of view.

Ví dụ, người Mỹ nướng bánh mì bằng lò nướng.

So for example, Americans make toast with a toaster.

That seems obvious.

Quá rõ ràng.

Whereas many Europeans make toast with a frying pan, of course,

Trong khi đó, nhiều người châu Âu dùng chảo chiên bánh mì. Dĩ nhiên rồi.

and many students make toast with a fire.

Và nhiều sinh viên nướng bánh mì bằng lửa.

I don't really understand this. A lot of MBA students do this.

Tôi không thực sự hiểu điều này. Rất nhiều sinh viên MBA làm thế.

So you can measure the complexity by counting the number of nodes,

Chúng ta có thể đo mức độ phức tạp bằng cách đếm các điểm nút,

and the average illustration has between four and eight nodes.

Trung bình, có khoảng từ 4 đến 8 điểm nút.

Less than that, the drawing seems trivial,

Ít hơn số đó, bản vẽ có vẻ tầm thường,

but it's quick to understand,

nhưng rất dễ hiểu.

and more than 13, the drawing produces a feeling of map shock.

Nếu nhiều hơn 13 điểm nút, bản vẽ tạo ra cảm giác lạc đường.

It's too complex.

Quá phức tạp.

So the sweet spot is between 5 and 13.

Vậy số điểm nút phù hợp là từ 5 đến 13.

So if you want to communicate something visually,

Nếu muốn truyền tải một thông điệp bằng hình ảnh,

have between five and 13 nodes in your diagram.

hãy sử dụng từ 5 đến 13 điểm nút trong sơ đồ khối.

So though we may not be skilled at drawing,

Mặc dù có thể vẽ không khéo,

the point is that we intuitively know how to break down complex things

điều quan trọng là bằng trực giác, ta biết chia nhỏ những thứ phức tạp

into simple things and then bring them back together again.

thành những thứ đơn giản hơn và kết nối chúng lại với nhau.

So this brings us to our second part of the exercise,

Và điều đó mang chúng ta đến phần 2 của bài tập này:

which is how to make toast,

làm bánh mì nướng như thế nào.

but now with sticky notes or with cards.

nhưng bây giờ, ta dùng giấy ghi chú hoặc dùng thẻ.

So what happens then?

Chuyện gì xảy ra khi đó?

Với những cái thẻ, hầu hết mọi người vẽ những điểm nút...

Well, with cards, most people tend to draw clear, more detailed,

rõ ràng hơn, chi tiết hơn, và logic hơn.

and more logical nodes.

You can see the step by step analysis that takes place,

Bạn có thể thấy quá trình phân tích được diễn ra từng bước.

and as they build up their model, they move their nodes around,

Và khi xây dựng mô hình, họ di chuyển những điểm nút

rearranging them like Lego blocks.

sắp xếp chúng lại giống như chơi xếp hình.

Now, though this might seem trivial, it's actually really important.

Bây giờ, dù có vẻ bình thường, nó thực ra lại rất quan trọng.

This rapid iteration of expressing and then reflecting and analyzing

Việc lặp lại quá trình đưa ra ý tưởng, suy nghĩ và phân tích

is really the only way in which we get clarity.

là cách duy nhất để ta hiểu vấn đề một cách rõ ràng.

It's the essence of the design process.

Đó là điều cốt lõi của quá trình thiết kế.

And systems theorists do tell us

Các nhà lý thuyết hệ thống nói rằng

that the ease with which we can change a representation

việc dễ dàng thay đổi cách trình bày

correlates to our willingness to improve the model.

liên quan đến mong muốn cải tiến mô hình của chúng ta.

So sticky note systems are not only more fluid,

Vì vậy, hệ thống sử dụng giấy ghi chú không chỉ dễ thay đổi hơn

they generally produce way more nodes than static drawings.

mà còn tạo ra nhiều điểm nút hơn so với những bức vẽ trên giấy.

The drawings are much richer.

Bức tranh trở nên phong phú hơn.

And this brings us to our third part of the exercise,

Và điều đó dẫn tới phần 3 của bài tập này:

which is to draw how to make toast, but this time in a group.

Làm bánh mì nướng như thế nào. Nhưng lần này, là làm việc nhóm.

So what happens then?

Khi đó, chuyện gì sẽ xảy ra?

Well, here's what happens.

Đây là những gì đã xảy ra.

It starts out messy, and then it gets really messy,

Bắt đầu bằng hỗn loạn, sau đó, rất hỗn loạn,

and then it gets messier,

rồi ngày càng hỗn loạn hơn,

but as people refine the models,

Nhưng khi tinh lọc lại mô hình,

the best nodes become more prominent,

những điểm nút tốt sẽ nổi bật lên,

and with each iteration, the model becomes clearer

sau mỗi lần lặp lại, mô hình trở nên rõ ràng hơn,

because people build on top of each other's ideas.

bởi vì người ta xây dựng chúng dựa trên ý tưởng của những người khác.

What emerges is a unified systems model

Kết quả thu được là một mô hình hệ thống thống nhất

that integrates the diversity of everyone's individual points of view,

kết hợp từ nhiều ý tưởng cá nhân đa dạng.

so that's a really different outcome

Vì vậy, đó là kết quả hoàn toàn khác

from what usually happens in meetings, isn't it?

so với cái thường diễn ra trong cuộc họp. Phải không?

So these drawings can contain 20 or more nodes,

Những bức vẽ này có thể chứa từ 20 điểm nút trở lên,

but participants don't feel map shock

nhưng những người tham gia không thấy lạc lối

because they participate in the building of their models themselves.

bởi vì chính họ đã tham gia xây dựng mô hình này.

Now, what's also really interesting, that the groups spontaneously mix

Điều thực sự thú vị là các nhóm được trộn lẫn,

and add additional layers of organization to it.

thêm các tầng lớp để sắp xếp chúng.

To deal with contradictions, for example,

Ví dụ, để giải quyết mâu thuẫn,

they add branching patterns and parallel patterns.

họ thêm vào mô hình nhánh và mô hình song song.

Oh, and by the way, if they do it in complete silence,

À, nhân tiện, nếu làm việc hoàn toàn trong im lặng,

they do it much better and much more quickly.

họ sẽ làm tốt hơn, và nhanh hơn nhiều.

Really interesting -- talking gets in the way.

Rất là thú vị -- Nói chuyện làm cản trở công việc.

So here's some key lessons that can emerge from this.

Vì vậy, có vài bài học rút ra từ vấn đề này.

First, drawing helps us understand the situations

Đầu tiên, vẽ giúp ta hiểu tình huống

as systems with nodes and their relationships.

như hệ thống với các điểm nút và mối liên hệ của chúng với nhau.

Movable cards produce better systems models,

Những thẻ di chuyển được giúp tạo ra mô hình hệ thống tốt hơn,

because we iterate much more fluidly.

bởi vì ta dễ dàng thay đổi hơn.

And then the group notes produce the most comprehensive models

Cuối cùng, làm việc nhóm tạo ra mô hình hoàn thiện nhất,

because we synthesize several points of view.

vì chúng ta tổng hợp lại từ nhiều ý tưởng khác nhau.

So that's interesting.

Điều đó thật thú vị.

When people work together under the right circumstances,

Làm việc cùng nhau trong một tình huống thuận lợi,

group models are much better than individual models.

mô hình của nhóm tốt hơn mô hình của các cá nhân đơn lẻ.

So this approach works really great for drawing how to make toast,

Cách tiếp cận này rất hiệu quả cho việc vẽ cách làm bánh mì nướng.

but what if you wanted to draw something more relevant or pressing,

Nhưng nếu muốn vẽ những gì liên quan tới công việc hay cấp thiết hơn,

like your organizational vision, or customer experience,

như tầm nhìn chiến lược của công ty hoặc trải nghiệm khách hàng,

or long-term sustainability?

hoặc chủ đề tồn tại lâu dài thì sao?

There's a visual revolution that's taking place

Có một cuộc cách mạng về hình ảnh diễn ra

as more organizations are addressing their wicked problems

khi nhiều tổ chức trình bày các vấn đề khó khăn

by collaboratively drawing them out.

bằng cách cùng nhau vẽ ra chúng.

And I'm convinced that those who see their world as movable nodes and links

Tôi tin rằng, những người nhìn mọi thứ giống như điểm nút và liên kết

really have an edge.

có nhiều thuận lợi hơn.

And the practice is really pretty simple.

Và quá trình thực hành rất đơn giản.

You start with a question, you collect the nodes,

Bạn bắt đầu với câu hỏi, tập hợp các điểm nút,

you refine the nodes, you do it over again,

tinh lọc chúng, và lặp lại điều đó.

you refine and refine and refine, and the patterns emerge,

Cứ tinh lọc, tinh lọc, rồi tinh lọc, và cuối cùng mô hình ra đời.

and the group gets clarity and you answer the question.

Nhóm của bạn hiểu rõ vấn đề, và trả lời được câu hỏi.

Công việc tượng hình đơn giản, lặp lại nhiều lần

So this simple act of visualizing and doing over and over again

produces some really remarkable outcomes.

thu được những kết quả tuyệt vời.

What's really important to know

Điều quan trọng cần biết là

is that it's the conversations that are the important aspects,

trao đổi thông tin là phần quan trọng

not just the models themselves.

không chỉ đối với mô hình,

And these visual frames of reference

những cấu trúc tượng hình này

can grow to several hundreds or even thousands of nodes.

có thể phát triển lên tới hàng trăm, thậm chí, hàng ngàn điểm nút.

So, one example is from an organization called Rodale.

Ví dụ như Rodale,

Big publishing company.

một nhà xuất bản lớn.

They lost a bunch of money one year,

Năm nọ, họ thua lỗ rất nhiều tiền,

and their executive team for three days visualized their entire practice.

và nhóm quản trị có 3 ngày để hình dung ra toàn bộ vấn đề.

And what's interesting is that after visualizing the entire business,

Điều thú vị là sau khi mô tả mọi thứ bằng hình ảnh,

systems upon systems,

từ hệ thống này đến hệ thống khác,

they reclaimed 50 million dollars of revenue,

họ tìm ra nguồn thu 50 triệu đô,

and they also moved from a D rating to an A rating from their customers.

và được khách hàng đánh giá mức A thay vì mức D.

Why? Because there's alignment from the executive team.

Tại sao ư? Bởi vì sự đồng thuận của nhóm quản trị.

So I'm now on a mission to help organizations

Tôi có một nhiệm vụ là giúp các tổ chức

solve their wicked problems by using collaborative visualization,

giải quyết các vấn đề khó khăn bằng cách hợp tác hình ảnh.

and on a site that I've produced called drawtoast.com,

Và trên trang web drawtoast.com của mình,

I've collected a bunch of best practices.

tôi đã sưu tập được rất nhiều kết quả tốt.

and so you can learn how to run a workshop here,

Ở đó, bạn có thể học cách tổ chức hội thảo,

you can learn more about the visual language

học thêm về ngôn ngữ hình ảnh,

and the structure of links and nodes that you can apply to general problem-solving,

cấu trúc liên kết, điểm nút mà bạn có thể dùng giải quyết các vấn đề phổ biến,

and download examples of various templates

và tải về các ví dụ mẫu

for unpacking the thorny problems that we all face in our organizations.

để mở mang kiến thức về các vấn đề gai góc gặp phải trong cơ quan.

So the seemingly trivial design exercise of drawing toast

Bài tập thiết kế vẽ bánh mì tưởng chừng như đơn giản

helps us get clear, engaged and aligned.

nhưng giúp ta hiểu rõ vấn đề, tham gia tích cực, đạt được sự đồng thuận.

So next time you're confronted with an interesting challenge,

Vì vậy, lần tới, khi đối mặt với một vấn đề thú vị,

remember what design has to teach us.

hãy nhớ đến quá trình thiết kế này.

Make your ideas visible, tangible, and consequential.

Làm cho ý tưởng của bạn hữu hình, rõ ràng và logic.

It's simple, it's fun, it's powerful,

Rất đơn giản, thú vị và hữu dụng.

and I believe it's an idea worth celebrating.

Và tôi tin rằng đó là một ý tưởng đáng được tôn vinh.

Thank you.

Xin cám ơn.

(Applause)

(tiếng vỗ tay)