The secret to giving great feedback | The Way We Work, a TED series

Transcriber: TED Translators admin

Translator: Masood Mousavi Reviewer: Rezvan Mousavi

If you look at a carpenter, they have a toolbox;

اگر به نجارها نگاه کنید، آن‌ها یک جعبه‌ابزار دارند.

a dentist, they have their drills.

دندان‌پزشک‌ها، ابزارهای خود را دارند.

In our era and the type of work most of us are doing,

در عصر ما و نوع کاری که اکثر ما انجام می‌دهیم،

the tool we most need is actually centered

ابزاری که بیش از همه احتیاج داریم باید طوری باشد که

around being able to give and receive feedback well.

بتواند به‌خوبی بازخورد بدهد و بگیرد.

[The Way We Work]

(راهی که ما کار می‌کنیم)

Humans have been talking about feedback for centuries.

انسان‌ها، قرن‌ها در موردِ بازخورد صحبت می‌کردند.

In fact, Confucius, way back in 500 BC,

در واقع، ۵۰۰ سال پیش از میلاد، کنفوسیوس،

talked about how important it is to be able to say difficult messages well.

در مورد اهمیت بیانِ خوب پیام‌های دشوار، صحبت کرده بود.

But to be honest, we're still pretty bad at it.

اما صادقانه بگویم، هنوز نسبت به آن خیلی بد عمل می‌کنیم.

In fact, a recent Gallup survey found

در حقیقت، بررسی اخیر گالوپ نشان داد که

that only 26 percent of employees strongly agree

فقط ۲۶ درصدِ کارکنان، کاملاً موافق هستند

that the feedback they get actually improves their work.

که بازخورد دریافتی، در واقع کار آن‌ها را بهبود می‌بخشد.

Those numbers are pretty dismal.

این تعداد بسیار ناخوشایند است.

So what's going on?

چرا این‌طوری است؟

The way that most people give their feedback

روشی که بیشتر مردم بازخورد خود را ارائه می‌دهند

actually isn't brain-friendly.

در واقع سازگار با مغز نیست.

People fall into one of two camps.

مردم در یکی از این دو گروه قرار می‌گیرند.

Either they're of the camp that is very indirect and soft

یا از گروهی هستند که بسیار غیر مستقیم و نرم است

and the brain doesn't even recognize that feedback is being given

و مغز حتی تشخیص نمی‌دهد که بازخوردی داده می‌شود

or it's just simply confused,

یا فقط به‌راحتی اشتباه می‌گیرند،

or they fall into the other camp of being too direct,

یا آن‌ها وارد گروه دیگری می‌شوند که خیلی مستقیم است،

and with that, it tips the other person into the land of being defensive.

و با این کار، شخص دیگر موضع دفاعی به خود می‌گیرد.

There's this part of the brain called the amygdala,

این قسمت از مغز، آمیگدال نام دارد،

and it's scanning at all times to figure out

و برای اینکه تشخیص دهد آیا این پیام،

whether the message has a social threat attached to it.

تهدیدی اجتماعی دارد یا نه، همیشه آن را اسکن می‌کند.

With that, we'll move forward to defensiveness,

با این کار، ما به سمتِ دفاعی بودن پیش می‌رویم،

we'll move backwards in retreat,

و عقب‌نشینی می‌کنیم،

and what happens is the feedback giver then starts to disregulate as well.

و آنچه پیش می‌آید این است که بازخورد دهنده باز هم می‌تواند بی‌نظمی را شروع کند.

They add more ums and ahs and justifications,

آن‌ها توجیهات بیشتری اضافه می‌کنند،

and the whole thing gets wonky really fast.

و همه‌چیز خیلی سریع بی‌ثبات می‌شود.

It doesn't have to be this way.

لازم نیست که اینطور باشد.

I and my team have spent many years going into different companies

من و تیمم سال‌های زیادی را در شرکت‌های مختلفی گذراندیم

and asking who here is a great feedback giver.

و می‌پرسیدیم که چه کسی در اینجا یک بازخورد دهنده عالی است.

Anybody who's named again and again,

هر کسی را که چندین بار نام برده می‌شد،

we actually bring into our labs to see what they're doing differently.

وارد آزمایشگاه‌هایمان می‌کردیم تا بفهمیم آن‌ها چه چیزی را متفاوت انجام می‌دهند.

And what we find is that there's a four-part formula

و آنچه دریافتیم این است که یک فرمول چهاربخشی وجود دارد

that you can use to say any difficult message well.

که می‌توانید از آن برای گفتنِ هر پیام دشواری، به‌خوبی استفاده کنید.

OK, are you ready for it? Here we go.

خُب، آماده‌اید؟ پس شروع می‌کنیم.

The first part of the formula is what we call the micro-yes.

قسمت اول فرمول، همان چیزی است که آن را «میکرو-بله» می‌نامیم.

Great feedback givers begin their feedback

بازخورد دهندگان بزرگ، بازخورد خود را

by asking a question that is short but important.

با پرسیدن سؤالی کوتاه اما مهم شروع می‌کنند.

It lets the brain know that feedback is actually coming.

این کار اجازه می‌دهد تا مغز بداند که در واقع یک بازخورد در حال آمدن است.

It would be something, for example, like,

مثلاً چیزی شبیه به این،

"Do you have five minutes to talk about how that last conversation went"

«پنج دقیقه وقت دارید درمورد اینکه مکالمه قبلی چطور بود صحبت کنیم»

یا «ایده‌هایی دارم که چگونه می‌توانیم کارها را بهبود ببخشیم.

or "I have some ideas for how we can improve things.

Can I share them with you?"

می‌توانم با شما در میان بگذارم؟ »

This micro-yes question does two things for you.

این سؤال «میکرو-بله» دو کار برای شما انجام می‌دهد.

First of all, it's going to be a pacing tool.

اول‌ازهمه، این یک روش گام‌به‌گام است.

It lets the other person know that feedback is about to be given.

این امکان را به شخص دیگر می‌دهد که بداند بازخوردی در حال ارائه شدن است.

And the second thing it does is it creates a moment of buy-in.

و دومین کاری که انجام می‌دهد این است که یک لحظه، وقت اضافه‌ ایجاد می‌کند.

I can say yes or no to that yes or no question.

به این سؤال بله یا خیر، می‌توانم پاسخ بله یا نه بدهم.

And with that, I get a feeling of autonomy.

و با آن، احساس استقلال می‌کنم.

The second part of the feedback formula is going to be giving your data point.

بخش دوم فرمول بازخورد، قرار است «نقطه داده» شما را نشان دهد.

Here, you should name specifically what you saw or heard,

در این مرحله، باید به‌طور خاص آنچه را دیدید یا شنیدید، نام‌گذاری کنید،

and cut out any words that aren't objective.

و کلماتی را که قابل‌مشاهده نیستند، کنار بگذارید.

There's a concept we call blur words.

مفهومی وجود دارد که به آن‌ کلمات تار می‌گوییم.

A blur word is something that can mean different things to different people.

کلمه تار، چیزی است که می‌تواند برای افراد متفاوت، معانی مختلفی داشته باشد.

Blur words are not specific.

کلمات تار، مشخص نیستند.

So for example, if I say "You shouldn't be so defensive"

به‌عنوان‌مثال، اگر بگویم «شما نباید خیلی دفاعی باشید»

or "You could be more proactive."

یا «شما می‌توانستید بیشتر کنش گرا باشید.»

What we see great feedback givers doing differently

آنچه را که بازخورد دهندگان متفاوت انجام می‌دهند

is they'll convert their blur words into actual data points.

این است که آن‌ها کلمات تار را به نقطه داده‌های واقعی تبدیل می‌کنند.

So for example, instead of saying,

به‌عنوان‌مثال، به‌جای گفتن اینکه،

"You aren't reliable,"

«شما قابل‌اعتماد نیستید»

we would say, "You said you'd get that email to me by 11,

می‌گوییم، «شما گفتید ساعت ۱۱ برای من ایمیلی فرستادید،

and I still don't have it yet."

و من هنوز آن را دریافت نکرده‌ام. »

Specificity is also important when it comes to positive feedback,

اختصاصی سازی نیز وقتی با بازخورد مثبت می‌آید مهم است،

and the reason for that is that we want to be able to specify exactly

و دلیل آن این است که بتوانیم

what we want the other person to increase or diminish.

چیزی را که از دیگران می‌خواهیم افزایش یا کاهش دهند، دقیقاً مشخص کنیم.

And if we stick with blur words,

و اگر با کلمات تار صحبت کنیم،

they actually won't have any clue particularly

آن‌ها در واقع هیچ سرنخ خاصی ندارند که

what to do going forward to keep repeating that behavior.

چه‌کاری باید انجام دهند تا به تکرار آن رفتار ادامه دهند.

The third part of the feedback formula is the impact statement.

بخش سوم فرمول بازخورد «توضیح اثر» نام دارد.

Here, you name exactly how that data point impacted you.

اینجا، دقیقاً عنوان می‌کنید که آن نقطه داده چه تأثیری بر شما گذاشته است.

So, for example, I might say, "Because I didn't get the message,

برای مثال، ممکن است بگویم، «از آنجا که من پیام را دریافت نکردم،

I was blocked on my work and couldn't move forward"

نمی‌توانستم کارم را ادامه دهم و پیش بروم»

or "I really liked how you added those stories,

یا «واقعاً داستان‌هایی را که اضافه کردید دوست داشتم

because it helped me grasp the concepts faster."

چون به من کمک کرد مفاهیم را سریع‌تر درک کنم»

It gives you a sense of purpose

این کار به شما حس هدفمند بودن

and meaning and logic between the points,

و معنی و منطق داشتن بین نقاط را می‌دهد،

which is something the brain really craves.

و همان چیزی است که مغز واقعاً آن را طلب می‌کند.

The fourth part of the feedback formula is a question.

بخش چهارم فرمول بازخورد، «پرسش» است.

Great feedback givers wrap their feedback message with a question.

بازخورد دهندگان بزرگ پیام بازخورد را با یک پرسش بیان می‌کنند.

They'll ask something like,

چیزی مانند این می‌پرسند،

"Well, how do you see it?"

«خُب، چطور آن را می‌بینی؟»

Or "This is what I'm thinking we should do,

یا «این چیزی است که فکر می‌کنم باید انجام دهیم،

but what are your thoughts on it?"

اما شما در مورد آن چه فکری دارید؟»

What it does is it creates commitment rather than just compliance.

آنچه انجام می‌دهد این است که نه فقط موافقت، بلکه تعهد نیز ایجاد می‌کند.

It makes the conversation no longer be a monologue,

و باعث می‌شود که مکالمه یک‌طرفه نباشد،

but rather becomes a joint problem-solving situation.

و به حالت مشارکتی برای حل مسئله تبدیل می‌شود.

But there's one last thing.

اما مورد دیگری هم وجود دارد،

Great feedback givers not only can say messages well,

بازخورد دهندگان بزرگ، نه‌تنها می‌توانند پیام‌ها را به‌خوبی بیان کنند،

but also, they ask for feedback regularly.

بلکه مرتباً از آن‌ها بازخورد می‌خواهند.

In fact, our research on perceived leadership

در حقیقت، تحقیقات ما در مورد رهبری ادراکی

shows that you shouldn't wait for feedback to be given to you --

نشان می‌دهد که، نباید صبر کنید تا بازخورد به شما داده شود -

what we call push feedback --

آنچه بازخورد فشاری می‌نامیم -

but rather, you should actively ask for feedback,

بلکه باید فعالانه بازخوردها را درخواست کنید،

what we call pulling feedback.

چیزی که آن را بازخورد کششی می‌نامیم.

Pulling feedback establishes you as a continual learner

بازخورد کششی، شما را به‌عنوانِ یک یادگیرنده مداوم تعیین می‌کند

and puts the power in your hands.

و قدرت را در دستان شما قرار می‌دهد.

The most challenging situations

چالش‌برانگیزترین شرایط

are actually the ones that call for the most skillful feedback.

در واقع آن‌هایی هستند که خواستار ماهرانه‌ترین بازخورد هستند.

But it doesn't have to be hard.

اما لازم نیست سخت بگیرید.

Now that you know this four-part formula,

اکنون‌که این فرمول چهاربخشی را می‌شناسید،

you can mix and match it to make it work for any difficult conversation.

می‌توانید آن را ترکیب کرده و تطبیق دهید تا برای هر مکالمه دشواری به کار گرفته شود.