The secret to giving great feedback | The Way We Work, a TED series

Transcriber: TED Translators admin

Translator: Ha The Reviewer: Thu Ha Tran

If you look at a carpenter, they have a toolbox;

Nếu quan sát người thợ mộc, bạn sẽ thấy họ có hộp dụng cụ;

a dentist, they have their drills.

nếu là nha sĩ thì có tay khoan nha khoa.

In our era and the type of work most of us are doing,

Trong thời đại này và với đa phần các kiểu công việc,

the tool we most need is actually centered

công cụ cần thiết nhất của chúng ta thực ra lại xoay quanh

around being able to give and receive feedback well.

khả năng đưa ra và nhận lại những lời phản hồi một cách hiệu quả.

[The Way We Work]

[Cách chúng ta làm việc]

Humans have been talking about feedback for centuries.

Con người đã nhắc tới việc phản hồi từ nhiều thế kỷ trước.

In fact, Confucius, way back in 500 BC,

Thật vậy, Khổng Tử, sinh thời khoảng năm 500 trước Công Nguyên,

talked about how important it is to be able to say difficult messages well.

đã bàn về tầm quan trọng của việc nói thoát ý những thông điệp rắc rối.

But to be honest, we're still pretty bad at it.

Nhưng thành thật mà nói, chúng ta vẫn còn kém việc đó lắm.

In fact, a recent Gallup survey found

Mới đây, cuộc khảo sát của Gallup đã cho thấy

that only 26 percent of employees strongly agree

rằng chỉ có 26% số nhân viên hoàn toàn đồng ý

that the feedback they get actually improves their work.

rằng phản hồi họ nhận được thực sự giúp cải thiện công việc của họ.

Those numbers are pretty dismal.

Những con số này khá lẹt đẹt.

So what's going on?

Vậy vấn đề ở đây là gì?

The way that most people give their feedback

Cái cách mà đa số chúng ta đưa ra nhận xét

actually isn't brain-friendly.

thực chất không hòa hợp với não bộ.

People fall into one of two camps.

Ta thường rơi vào một trong hai mẫu người,

Either they're of the camp that is very indirect and soft

Người này vừa thuộc tuýp người khá vòng vo và khờ khạo

and the brain doesn't even recognize that feedback is being given

và não bộ còn không phân biệt được rằng đang xuất hiện sự phản hồi

or it's just simply confused,

hay chỉ là nó hơi khó hiểu,

or they fall into the other camp of being too direct,

hoặc họ sẽ thuộc tuýp người còn lại là quá thẳng thắn,

and with that, it tips the other person into the land of being defensive.

và bởi thế, nó đẩy người khác tới ngưỡng bị kích động.

There's this part of the brain called the amygdala,

Có một vùng của não bộ được gọi là hạch hạnh nhân,

and it's scanning at all times to figure out

và nó liên tục dò quét để tìm xem

liệu thông điệp được gửi đến có mang mối đe dọa xã hội không.

whether the message has a social threat attached to it.

With that, we'll move forward to defensiveness,

Từ đó để xem ta sẽ tiến tới chế độ phòng vệ,

we'll move backwards in retreat,

hay rút lui lại.

and what happens is the feedback giver then starts to disregulate as well.

Điều xảy ra tiếp theo đó là người đưa ra nhận xét cũng bắt đầu lớ ngớ.

They add more ums and ahs and justifications,

Họ thêm vào nhiều từ ừm, ờ, và cả những lời biện minh,

and the whole thing gets wonky really fast.

và mọi thứ nhanh chóng trở nên vòng vo, rắc rối.

It doesn't have to be this way.

Điều này có thể thay đổi được.

I and my team have spent many years going into different companies

Tôi và nhóm của mình đã dành rất nhiều năm đi đến các công ty khác nhau

and asking who here is a great feedback giver.

và hỏi những người ở đó xem ai là người đưa ra phản hồi tốt.

Anybody who's named again and again,

Bất cứ ai được đề cử nhiều lần,

we actually bring into our labs to see what they're doing differently.

đều được đưa đến phòng thử nghiệm để xem họ làm khác điểm nào.

And what we find is that there's a four-part formula

Và chúng tôi thấy rằng có một công thức gồm bốn bước

that you can use to say any difficult message well.

mà bạn có thể dùng để nói cho thoát ý một thông điệp rắc rối.

OK, are you ready for it? Here we go.

Được rồi, bạn sẵn sàng chưa? Bắt đầu thôi.

The first part of the formula is what we call the micro-yes.

Bước đầu tiên của công thức ta gọi nôm na là đồng ý chớp nhanh.

Great feedback givers begin their feedback

Người đưa ra phản hồi tốt sẽ bắt đầu việc đó bằng cách

by asking a question that is short but important.

hỏi một câu hỏi ngắn nhưng quan trọng.

It lets the brain know that feedback is actually coming.

Nó giúp cho não bộ biết rằng sắp có một lượt phản hồi đang tới.

It would be something, for example, like,

Nó sẽ là cái gì đó kiểu giống như này,

"Do you have five minutes to talk about how that last conversation went"

"Bạn có rảnh năm phút để bàn xem cuộc trao đổi vừa rồi ra sao không?"

hay "Tôi có vài ý tưởng để chúng ta cải thiện tình hình.

or "I have some ideas for how we can improve things.

Can I share them with you?"

Bạn có muốn tôi chia sẻ không?"

This micro-yes question does two things for you.

Kiểu hỏi nhanh đáp gọn này giúp bạn hai việc.

First of all, it's going to be a pacing tool.

Trước hết, nó như một bàn đạp.

It lets the other person know that feedback is about to be given.

Nó giúp người khác biết được rằng chuẩn bị có sự phản hồi đưa ra.

And the second thing it does is it creates a moment of buy-in.

Và điều thứ hai đó là nó tạo ra khoảnh khắc của sự đồng tình.

Tôi có thể nói đồng ý hay từ chối đối với câu hỏi lựa chọn đó.

I can say yes or no to that yes or no question.

And with that, I get a feeling of autonomy.

Và bởi thế nên tôi có cảm giác của sự tự quyết.

The second part of the feedback formula is going to be giving your data point.

Bước thứ hai của công thức đó là đưa ra các số liệu cụ thể.

Here, you should name specifically what you saw or heard,

Nghĩa là bạn nên liệt kê chính xác những gì bạn thấy hay nghe được,

and cut out any words that aren't objective.

và bỏ hết những từ mà không cụ thể đi.

There's a concept we call blur words.

Có một khái niệm gọi là từ hàm ý

A blur word is something that can mean different things to different people.

Một từ hàm ý là từ có thể mang nghĩa khác nhau tùy người dùng nó hiểu ra sao.

Blur words are not specific.

Từ hàm ý không hề rõ ràng.

So for example, if I say "You shouldn't be so defensive"

Nên giả sử nếu tôi nói "Bạn không nên quá kích động thế"

or "You could be more proactive."

hay "Bạn đáng ra đã có thể chủ động hơn rồi"

What we see great feedback givers doing differently

Ta sẽ thấy một người phản hồi hiệu quả làm khác ở chỗ

is they'll convert their blur words into actual data points.

là họ sẽ biến những từ hàm ý thành những số liệu cụ thể.

So for example, instead of saying,

Ví dụ như thay vì nói là:

"You aren't reliable,"

"Bạn chả đáng tin gì cả."

we would say, "You said you'd get that email to me by 11,

thì ta nên nói: "Bạn bảo bạn sẽ gửi tôi email đó lúc 11 giờ,

and I still don't have it yet."

và giờ tôi vẫn chưa nhận được nó."

Specificity is also important when it comes to positive feedback,

Sự chính xác cũng rất quan trọng khi đưa ra lời khuyên tích cực

and the reason for that is that we want to be able to specify exactly

và lý do là bởi ta muốn cụ thể hóa chính xác

what we want the other person to increase or diminish.

những gì chúng ta muốn người khác phát huy hay giảm bớt.

And if we stick with blur words,

Và nếu ta cứ dùng những từ hàm ý,

they actually won't have any clue particularly

thì họ sẽ không biết hướng đi cụ thể

what to do going forward to keep repeating that behavior.

xem cái gì nên làm và cứ sẽ tiếp tục lặp lại những cách xử lý cũ.

The third part of the feedback formula is the impact statement.

Phần thứ ba của công thức đó là khẳng định sự tác động.

Here, you name exactly how that data point impacted you.

Bạn nói chính xác xem số liệu ấy ảnh hưởng như nào đến bạn.

So, for example, I might say, "Because I didn't get the message,

Ví dụ nhé, tôi có thể nói là: "Vì tôi không nhận được tin nhắn đó,

I was blocked on my work and couldn't move forward"

công việc của tôi bị chững lại và tôi không làm gì được"

hay "Tôi rất thích cách bạn đưa vào những câu chuyện,

or "I really liked how you added those stories,

because it helped me grasp the concepts faster."

bởi chúng giúp tôi tiếp thu các khái niệm nhanh hơn."

It gives you a sense of purpose

Chúng cho bạn cảm giác có mục đích,

and meaning and logic between the points,

ý nghĩa và sự liên kết giữa các thông tin,

which is something the brain really craves.

cái mà não bộ cực kỳ thèm khát.

The fourth part of the feedback formula is a question.

Và phần bốn của công thức phản hồi đó là một câu hỏi.

Những người phản hồi giỏi sẽ gói gọn thông điệp của họ bằng một câu hỏi.

Great feedback givers wrap their feedback message with a question.

They'll ask something like,

Họ sẽ hỏi mấy câu kiểu:

"Well, how do you see it?"

"Ừm, bạn thấy cái đấy thế nào?"

Or "This is what I'm thinking we should do,

Hay "Tôi cũng nghĩ chúng ta nên làm cái này,

but what are your thoughts on it?"

nhưng còn bạn nghĩ sao?"

What it does is it creates commitment rather than just compliance.

Điều này giúp tạo sự cam kết chứ không chỉ đơn giản là sự tuân theo.

It makes the conversation no longer be a monologue,

Nó khiến cho đoạn hội thoại không còn là độc thoại,

but rather becomes a joint problem-solving situation.

mà hơn cả là sự đóng góp từ hai phía để giải quyết vấn đề.

But there's one last thing.

Nhưng còn một điều cuối cùng.

Great feedback givers not only can say messages well,

Người giỏi đưa ra phản hồi không những có thể truyền thông điệp tốt,

but also, they ask for feedback regularly.

mà còn thường xuyên xin nhận những lời góp ý.

In fact, our research on perceived leadership

Thật vậy, khảo sát của chúng tôi về hình mẫu nhà lãnh đạo

shows that you shouldn't wait for feedback to be given to you --

cho thấy bạn không nên chờ nhận xét đến với mình,

what we call push feedback --

cái chúng tôi gọi là phản hồi thụ động,

but rather, you should actively ask for feedback,

mà nên chủ động đề nghị phản hồi,

what we call pulling feedback.

chúng tôi gọi đây là phản hồi chủ động.

Pulling feedback establishes you as a continual learner

Phản hồi chủ động chứng minh bạn là người luôn học hỏi

and puts the power in your hands.

và kiểm soát tốt tiềm lực của mình.

The most challenging situations

Những tình huống thử thách nhất

lại chính là lúc cần đến những lời phản hồi tốt nhất.

are actually the ones that call for the most skillful feedback.

Nhưng khó không có nghĩa là không thể.

But it doesn't have to be hard.

Now that you know this four-part formula,

Giờ đây bạn đã nắm được công thức phản hồi bốn bước,

you can mix and match it to make it work for any difficult conversation.

bạn có thể kết hợp và lắp ghép chúng để xử gọn bất kỳ cuộc đối thoại khó nào nhé.