The secret to giving great feedback | The Way We Work, a TED series

Transcriber: TED Translators admin

Translator: Fadil Haryudi Reviewer: Reno Kanti Riananda

If you look at a carpenter, they have a toolbox;

Jika Anda lihat tukang kayu, mereka punya kotak peralatan;

a dentist, they have their drills.

dan dokter gigi punya bor.

In our era and the type of work most of us are doing,

Dalam era dan jenis pekerjaan yang kita lakukan saat ini,

the tool we most need is actually centered

sarana yang paling dibutuhkan sebenarnya berpusat

around being able to give and receive feedback well.

pada kemampuan memberi dan menerima umpan balik dengan baik.

[The Way We Work]

[Cara Kita Bekerja]

Humans have been talking about feedback for centuries.

Manusia telah membahas umpan balik selama berabad-abad.

In fact, Confucius, way back in 500 BC,

Faktanya, Konfusius, pada 500 SM,

talked about how important it is to be able to say difficult messages well.

sudah membahas pentingnya kemampuan menyampaikan pesan yang rumit dengan baik.

But to be honest, we're still pretty bad at it.

Namun sejujurnya, kita masih buruk dalam hal ini.

In fact, a recent Gallup survey found

Bahkan, survei terbaru Gallup menyimpulkan

that only 26 percent of employees strongly agree

bahwa hanya 26 persen pegawai yang sangat setuju

that the feedback they get actually improves their work.

bahwa umpan balik yang mereka terima benar-benar meningkatkan kinerja.

Those numbers are pretty dismal.

Angka yang menyedihkan. Apa yang sebenarnya terjadi?

So what's going on?

The way that most people give their feedback

Cara sebagian besar orang memberi umpan balik

actually isn't brain-friendly.

ternyata tidak ramah otak.

People fall into one of two camps.

Mereka termasuk dalam salah satu dari dua kubu.

Either they're of the camp that is very indirect and soft

Antara terlalu berputar-putar dan lembek,

and the brain doesn't even recognize that feedback is being given

hingga otak bahkan tak menyadari umpan balik sedang diberikan,

or it's just simply confused,

atau hanya bingung,

or they fall into the other camp of being too direct,

atau mereka termasuk kubu yang terlalu blak-blakan,

and with that, it tips the other person into the land of being defensive.

yang malah akan membuat lawan bicaranya menjadi lebih defensif.

There's this part of the brain called the amygdala,

Ada bagian dari otak yang disebut amigdala,

and it's scanning at all times to figure out

dan ia selalu memindai untuk menetapkan

apakah suatu pesan mengandung ancaman sosial atau tidak.

whether the message has a social threat attached to it.

With that, we'll move forward to defensiveness,

Berdasarkan itu, kita akan maju menjadi defensif,

we'll move backwards in retreat,

atau mundur untuk kabur,

and what happens is the feedback giver then starts to disregulate as well.

dan sebagai akibatnya si pemberi umpan balik juga akan mulai terpengaruh.

They add more ums and ahs and justifications,

Mereka mengucapkan banyak 'em' dan 'ah' serta pembenaran,

and the whole thing gets wonky really fast.

dan segalanya menjadi kacau dengan sangat cepat.

It doesn't have to be this way.

Tak seharusnya sampai begini.

I and my team have spent many years going into different companies

Saya beserta tim sudah bertahun-tahun mengunjungi berbagai perusahaan

and asking who here is a great feedback giver.

dan menanyakan siapa pemberi umpan balik andal di perusahaan tersebut.

Anybody who's named again and again,

Mereka yang namanya disebut berulang kali,

we actually bring into our labs to see what they're doing differently.

kami bawa ke lab demi mencari tahu apa perbedaan yang mereka lakukan.

And what we find is that there's a four-part formula

Kami lalu menemukan rumus 4 langkah

that you can use to say any difficult message well.

untuk menyampaikan pesan sesulit apa pun dengan baik.

OK, are you ready for it? Here we go.

Oke, sudah siap? Mari kita mulai.

The first part of the formula is what we call the micro-yes.

Langkah pertama dari rumus ini ialah micro-yes.

Great feedback givers begin their feedback

Pemberi umpan balik andal memulai umpan balik mereka

by asking a question that is short but important.

dengan menanyakan sebuah pertanyaan singkat namun penting.

It lets the brain know that feedback is actually coming.

Pertanyaan itu memberi tahu otak bahwa akan ada umpan balik.

It would be something, for example, like,

Pertanyaan itu bisa berupa,

"Do you have five minutes to talk about how that last conversation went"

"Bisakah kau meluangkan 5 menit untuk membahas diskusi tadi?",

atau "Saya punya beberapa ide untuk peningkatan.

or "I have some ideas for how we can improve things.

Can I share them with you?"

Bisakah saya bahas bersamamu?".

This micro-yes question does two things for you.

Pertanyaan micro-yes tersebut berdampak 2 hal ke Anda.

First of all, it's going to be a pacing tool.

Pertama, pertanyaan itu akan menjadi pengatur tempo.

It lets the other person know that feedback is about to be given.

Lawan bicara menjadi tahu bahwa akan ada umpan balik.

And the second thing it does is it creates a moment of buy-in.

Kedua, pertanyaan itu akan berperan sebagai permintaan persetujuan.

I can say yes or no to that yes or no question.

Saya bisa menjawab ya atau tidak pada pertanyaan tersebut.

And with that, I get a feeling of autonomy.

Dengan itu, saya merasa memiliki kuasa.

The second part of the feedback formula is going to be giving your data point.

Langkah kedua dari rumus umpan balik ialah menyampaikan poin secara faktual.

Anda harus menyampaikan sesuai yang Anda lihat atau dengar,

Here, you should name specifically what you saw or heard,

and cut out any words that aren't objective.

dan membuang semua perkataan yang tidak objektif.

There's a concept we call blur words.

Ada sebuah konsep yang kami namakan kalimat buram.

A blur word is something that can mean different things to different people.

Kalimat buram dapat memiliki makna berbeda bagi orang lain.

Kalimat buram tidak spesifik.

Blur words are not specific.

So for example, if I say "You shouldn't be so defensive"

Contohnya, saat saya mengatakan "Anda jangan terlalu defensif",

or "You could be more proactive."

atau "Seharusnya Anda lebih proaktif".

What we see great feedback givers doing differently

Namun, yang dilakukan para pemberi umpan balik andal

is they'll convert their blur words into actual data points.

ialah mengubah kalimat buram tersebut menjadi poin yang faktual.

So for example, instead of saying,

Contohnya, daripada mengatakan,

"You aren't reliable,"

"Anda tidak bisa diandalkan",

we would say, "You said you'd get that email to me by 11,

kita bisa bilang, "Anda janji akan mengirim surel itu paling lambat jam 11,

and I still don't have it yet."

tetapi saya belum juga menerimanya."

Specificity is also important when it comes to positive feedback,

Penyampaian spesifik juga penting untuk umpan balik positif,

and the reason for that is that we want to be able to specify exactly

karena kita ingin benar-benar menyampaikan secara spesifik

what we want the other person to increase or diminish.

hal apa yang ingin ditambah atau dikurangi dari sang lawan bicara.

And if we stick with blur words,

Jika tetap memakai kalimat buram,

they actually won't have any clue particularly

mereka tak akan memahami apa yang harus dilakukan ke depannya

what to do going forward to keep repeating that behavior.

dan terus mengulangi perilaku tersebut.

The third part of the feedback formula is the impact statement.

Langkah ketiga ialah pernyataan akibat.

Here, you name exactly how that data point impacted you.

Di langkah ini, Anda menyampaikan akibat dari poin tersebut.

So, for example, I might say, "Because I didn't get the message,

Saya bisa berkata, "Karena saya tak menerima pesannya,

I was blocked on my work and couldn't move forward"

pekerjaan saya menjadi terhenti",

atau "Saya suka saat Anda menambahkan cerita-cerita itu,

or "I really liked how you added those stories,

because it helped me grasp the concepts faster."

karena membantu dalam memahami konsep lebih cepat".

It gives you a sense of purpose

Langkah ini memberi sensasi pencapaian

and meaning and logic between the points,

serta makna dan logika dari poin-poin tersebut,

which is something the brain really craves.

yang sangat didambakan oleh otak.

The fourth part of the feedback formula is a question.

Langkah keempat dari rumus umpan balik ialah pertanyaan.

Great feedback givers wrap their feedback message with a question.

Pemberi umpan balik andal mengakhiri pesan mereka dengan sebuah pertanyaan.

They'll ask something like,

Mereka akan bertanya,

"Well, how do you see it?"

"Jadi, bagaimana menurutmu?".

Or "This is what I'm thinking we should do,

Atau "Menurut saya, kita harus begini,

but what are your thoughts on it?"

tetapi bagaimana pendapatmu?".

What it does is it creates commitment rather than just compliance.

Langkah ini menghasilkan komitmen dan bukan sekadar menyetujui.

It makes the conversation no longer be a monologue,

Langkah ini membuat percakapan bukan lagi sekadar monolog,

but rather becomes a joint problem-solving situation.

melainkan menjadi situasi pemecahan masalah bersama.

But there's one last thing.

Namun, ada satu hal lagi.

Great feedback givers not only can say messages well,

Pemberi umpan balik andal tak hanya menyampaikan pesan,

but also, they ask for feedback regularly.

tetapi juga meminta umpan balik secara rutin.

In fact, our research on perceived leadership

Faktanya, riset kami tentang persepsi kepemimpinan

shows that you shouldn't wait for feedback to be given to you --

menunjukkan bahwa Anda seharusnya tak menunggu umpan balik --

what we call push feedback --

yang kami sebut dorongan umpan balik --

but rather, you should actively ask for feedback,

tetapi Anda harus secara aktif meminta umpan balik,

what we call pulling feedback.

yang kami sebut tarikan umpan balik.

Pulling feedback establishes you as a continual learner

Menarik umpan balik membentuk Anda menjadi pribadi yang terus belajar

and puts the power in your hands.

dan meletakkan kekuatan di genggaman Anda.

The most challenging situations

Situasi yang paling menantang

are actually the ones that call for the most skillful feedback.

ialah yang paling membutuhkan umpan balik yang jitu.

But it doesn't have to be hard.

Memberi umpan balik tak harus sulit.

Now that you know this four-part formula,

Setelah Anda tahu rumus 4 langkah ini,

you can mix and match it to make it work for any difficult conversation.

Anda bisa mencampur dan mencocokkannya untuk percakapan sesulit apa pun.