4 Ways to Make Hybrid Work Better for Everyone | The Way We Work, a TED series

People keep talking

Translator: Thảo Nguyên Vũ Reviewer: Trang Do Nu Gia

Mọi người liên tục nói rằng

about how remote work is part of the future of work.

làm việc từ xa là một phần của công việc trong tương lai.

Well, I have news: that future is here.

Chà, tôi có một tin mới: Tương lai đó đang ở đây.

Remote and hybrid work are the new reality.

Làm việc từ xa và làm việc kết hợp là một hiện thực mới.

And now we have to figure out how to make them work for all of us.

Và hiện tại chúng ta phải tìm cách làm cho chúng phù hợp với tất cả chúng ta.

[The Way We Work]

[Cách chúng ta làm việc]

In March 2020, when the COVID pandemic hit,

Vào tháng Ba năm 2020, khi dịch bệnh Covid bùng phát,

remote work went into hyperspeed.

làm việc từ xa đã trở thành xu hướng.

Work routines that were tied to commutes and buildings

Lịch trình làm việc hằng ngày vốn gắn chặt với việc di chuyển và các văn phòng

where people shared time and space went away.

nơi mọi người chia sẻ thời gian và không gian làm việc đã biến mất.

Many people wondered

Rất nhiều người thắc mắc

what would become of teamwork, collaboration and productivity?

điều gì sẽ xảy ra với làm việc nhóm, sự hợp tác và năng suất?

They soon found that they could accomplish more at home

Họ sớm nhận ra rằng họ có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn tại nhà

and find the best work-life flexibility of their careers.

và tìm thấy sự linh hoạt tốt nhất giữa công việc và cuộc sống trong sự nghiệp.

Today, the verdict is in.

Ngày nay, quan điểm này đã được công nhận.

Using surveys, polls and meta analyses,

Bằng cách sử dụng khảo sát, các cuộc thăm dò ý kiến và phân tích tổng hợp,

I found that over 70 percent of employees in most global surveys

tôi nhận thấy rằng hơn 70% nhân viên ở hầu hết các điểm khảo sát trên toàn cầu

want a mix of in-person and remote formats moving forward.

muốn có sự kết hợp giữa hình thức làm việc trực tiếp và từ xa trong tương lai.

This makes us multimodal workers.

Điều này khiến chúng ta trở thành những người lao động đa phương thức.

Điều này có nghĩa là gì?

What does this mean?

Nghĩa là chúng ta phải làm việc trực tiếp hiệu quả.

It means we have to be awesome in person.

We have to be awesome remotely.

Chúng ta phải làm việc từ xa hiệu quả.

And we have to be awesome when we’re in hybrid mode.

Và chúng ta phải làm việc theo mô hình kết hợp một cách hiệu quả.

While that might sound like a lot,

Điều này nghe có vẻ thật nhiều,

with some new thinking and new skills,

nhưng với một số lối tư duy và kỹ năng mới,

we can use the office as one of our many work tools.

chúng ta có thể sử dụng văn phòng như một trong những công cụ làm việc.

I've been doing research and advisory work on distributed work

Tôi đã nghiên cứu và cố vấn về làm việc phân tán

for over 20 years

hơn 20 năm nay

and have spoken with over 300 companies around the world.

và đã trò chuyện với hơn 300 công ty trên toàn thế giới.

Here are four things we know work well.

Dưới đây là bốn lưu ý giúp làm việc kết hợp hiệu quả.

First, coordinate anchor days.

Đầu tiên, điều phối ngày gặp mặt trực tiếp.

When we go to the office,

Khi đến văn phòng,

let's make sure we overlap with our colleagues and collaborators.

hãy đảm bảo rằng ta sẽ trao đổi công việc với đồng nghiệp và cộng tác viên.

That’s why we call these “anchor” days.

Đó là lý do chúng ta gọi chúng là những ngày gặp mặt trực tiếp.

Otherwise, we'll find ourselves in the office with no one around.

Nếu không, chúng ta sẽ cảm thấy lạc lõng ở chốn văn phòng.

Sẽ không cần phải tập trung tại chỗ lấy nước nếu chỉ có mỗi chúng ta ở đó.

No use in gathering at the water cooler if we're the only ones there.

Second, plan spontaneity.

Thứ hai, hãy lập kế hoạch tự phát.

In my work,

Trong công việc của tôi,

I've heard over and over again

tôi đã nghe đi nghe lại rằng

dẫu mọi người luôn đánh giá cao tính linh hoạt của mô hình làm việc kết hợp,

that while people prize the flexibility of hybrid work,

they long for informal and spontaneous interactions with their colleagues.

nhưng họ vẫn mong muốn có những tương tác

thân mật và ngẫu hứng với đồng nghiệp của mình.

This is a classic paradox,

Đây là một nghịch lý kinh điển,

but it's quite solvable through what we call structuring unstructured time.

nhưng nó có thể được giải quyết

thông qua thứ mà chúng ta gọi là tận dụng các quãng thời gian rảnh rỗi.

One thing to try is to set aside the initial six to seven minutes

Một điều nên thử đó là dành ra sáu đến bảy phút đầu tiên

of an hour-long meeting for informal chat about non-work matters,

của một cuộc họp kéo dài một tiếng

để trò chuyện thân mật về những chủ đề ngoài công việc,

just to talk or even complain.

chỉ đơn thuần là trao đổi hoặc thậm chí là than phiền.

You can also ask people the one word

Bạn cũng có thể yêu cầu mọi người dùng một từ

that describes how they're doing, verbally or in chat.

để diễn tả trạng thái hiện tại của họ, bằng lời nói hoặc nhắn tin.

You can have informal contact by scheduling virtual

Bạn có thể tạo một mối quan hệ thân thiết hơn với họ

bằng cách lên lịch hẹn ăn trưa trực tuyến hoặc trực tiếp với đồng nghiệp,

or in-person lunches with your colleagues,

breaks for coffee, tea or a snack,

đi mua cà phê, trà hoặc đồ ăn vặt trong giờ nghỉ,

and even happy hour trivia challenge.

hoặc thậm chí tổ chức thử thách đố vui.

If you're a leader,

Nếu như bạn là trưởng nhóm,

you should demonstrate the value of informal talk

bạn nên chứng minh giá trị của cuộc trò chuyện thân mật

by initiating it yourself.

bằng cách đi đầu trong việc thực hiện nó.

Third, use the right tools to communicate.

Thứ ba, hãy sử dụng đúng các công cụ giao tiếp.

The key here is to match our digital tools with our communication objectives,

Chìa khóa chính là sử dụng công cụ kỹ thuật số với mục đích giao tiếp phù hợp,

điều này có nghĩa là ta phải kết hợp nó với nhau.

which means we have to mix it up.

If we have to solve a really complicated problem,

Nếu chúng ta phải giải quyết một vấn đề rất phức tạp,

the best digital tool to use is one that allows real-time discussion.

thì công cụ kỹ thuật số tốt nhất nên dùng chính là

công cụ cho phép thảo luận theo thời gian thực.

If we need to process complex information,

Nếu chúng ta cần xử lý thông tin phức tạp,

sending an email might be the best option,

gửi email có thể là giải pháp tốt nhất,

giving people time to review and absorb the content.

bởi nó cho mọi người thời gian để xem xét và tiếp nhận nội dung.

Video can be great

Video sẽ hữu hiệu

when we need our communication to include emotional cues.

khi chúng ta cần sự trao đổi đi kèm với những tín hiệu cảm xúc.

It helps to see someone’s face when discussing tricky topics.

Nó giúp ta thấy được mặt mọi người khi đang thảo luận những chủ đề khó nhằn.

It also increases immediacy and intimacy. But it can be exhausting.

Nó cũng có thể gia tăng tính nhất thời và tính thân mật.

Nhưng nó cũng gây nên sự mệt mỏi.

Many people reporting tech exhaustion, but it doesn't have to be that way.

Nhiều người phản ánh tình trạng mệt mỏi do sử dụng thiết bị công nghệ

nhưng không nhất thiết phải như vậy.

We need to know when to take a break.

Chúng ta cần biết khi nào nên nghỉ ngơi.

For one-on-ones,

Đối với các buổi gặp mặt 1:1,

try audio and keep the cameras off.

hãy thử bật tiếng và tắt camera đi.

This last takeaway is for management, but it affects all of us.

Điều cuối cùng là dành riêng cho quản lý, nhưng cũng có thể áp dụng tất cả chúng ta.

Commit to the new culture.

Cam kết rõ ràng với văn hóa làm việc mới.

Những nhà lãnh đạo hàng đầu phải tránh việc truyền thông điệp nước đôi.

Top leaders have to avoid sending mixed messages.

Too many are saying they're all for hybrid

Nhiều người nói rằng họ ủng hộ mô hình làm việc kết hợp

while signaling that they prefer everyone to be in the office

nhưng lại ra các dấu hiệu cho thấy họ thích mọi người làm việc ở văn phòng hơn

or saying, "This conversation is so important,

hoặc nói rằng, “Buổi trò chuyện này rất quan trọng,

we should have it in person."

chúng ta nên tiến hành nó trực tiếp.”

Leaders need to make sure that their words, actions and attitudes

Các nhà lãnh đạo cần đảm bảo rằng lời nói, hành động và thái độ của mình

are aligned with the hybrid arrangements that they've chosen.

đi đôi với mô hình kết hợp mà họ lựa chọn.

Consistency between hybrid policies and attitudes

Sự thống nhất giữa chính sách và thái độ trong làm việc kết hợp

is the only way to build an inclusive hybrid culture for everyone.

là giải pháp duy nhất

để xây dựng nền văn hóa làm việc kết hợp toàn diện cho mọi người.