40 Essential Phrases To Host A Meeting in English

Well hey there! I'm Emma from mmmEnglish!

حسنا، مرحبا! أنا إيما من mmmEnglish!

Have you ever led a meeting in English?

هل سبق لك أن ترأس اجتماعًا باللغة الإنجليزية؟

Can you imagine yourself hosting a meeting at work

هل يمكنك أن تتخيل نفسك تستضيف اجتماعًا في العمل

completely in English?

بالكامل باللغة الإنجليزية؟

I've created this lesson today to help you learn lots of

لقد أنشأت هذا الدرس اليوم لمساعدتك على تعلم الكثير من

useful and essential phrases to help you lead a meeting

العبارات المفيدة والأساسية لمساعدتك في قيادة اجتماع

in English.

باللغة الإنجليزية.

Make sure you download the workbook

تأكد من تنزيل المصنف

that I've created for you so you can keep

الذي قمت بإنشائه لك حتى تتمكن من الاحتفاظ

all of these phrases and these expressions with you

بكل هذه العبارات وهذه التعبيرات معك

during your meetings, during your conversations

أثناء اجتماعاتك وأثناء محادثاتك

so that you can put them into practice.

حتى تتمكن من وضعها موضع التنفيذ.

Are you ready to get started?

هل أنت مستعد للبدء؟

Ladies, if you want a safe and supportive space

سيداتي ، إذا كنت تريد مساحة آمنة وداعمة

to practise your speaking skills among friends,

لممارسة مهارات التحدث الخاصة بك بين الأصدقاء ،

to share your opinions and to learn how to host

ولمشاركة آرائك وتعلم كيفية استضافة

meetings before you're at work

الاجتماعات قبل أن تكون في العمل

and you've got to actually do it for real,

وعليك فعل ذلك فعليًا ،

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

تعال وتضع مهاراتك في الممارسة داخل Hey Lady!

You can join and host your own conversations

يمكنك الانضمام واستضافة محادثاتك الخاصة

right here inside our platform.

هنا داخل منصتنا.

Hey Lady! is an online community for women to meet,

اهلا سيدتي! هو مجتمع عبر الإنترنت يمكن للنساء الالتقاء به

make friends and to practise speaking English together.

وتكوين صداقات وممارسة التحدث باللغة الإنجليزية معًا.

For $29 a month or $299 a year,

مقابل 29 دولارًا في الشهر أو 299 دولارًا في السنة ،

you can have as many English conversations as you like.

يمكنك إجراء العديد من المحادثات باللغة الإنجليزية كما تريد.

There is no limit to the amount of time that you can spend

لا يوجد حد لمقدار الوقت الذي يمكنك أن تقضيه في

practising your speaking skills.

ممارسة مهارات التحدث لديك.

The link to our 10-day trial is down in the description below.

رابط الإصدار التجريبي الذي تبلغ مدته 10 أيام متوفر في الوصف أدناه.

I would love to see you inside!

أحب أن أراك في الداخل!

It doesn't matter whether your meeting is a social or

لا يهم ما إذا كان اجتماعك اجتماعيًا أم

a professional meeting, whether it's online or it's in person,

اجتماعًا احترافيًا ، سواء كان عبر الإنترنت أو شخصيًا ،

there are some elements that will always be the same

فهناك بعض العناصر التي ستكون دائمًا هي نفسها

no matter what style or type of meeting you're hosting.

بغض النظر عن أسلوب أو نوع الاجتماع الذي تستضيفه.

And at the start of any meeting it is essential that you greet

وفي بداية أي اجتماع ، من الضروري أن ترحب

and welcome participants.

بالمشاركين وترحب بهم.

There are a few different phrases and expressions you can use

هناك بعض العبارات والتعبيرات المختلفة التي يمكنك استخدامها

to do it. It can be as simple as:

للقيام بذلك. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل:

Hello everybody and welcome!

مرحبًا بالجميع ومرحبًا بكم!

Good morning, I'd like to thank everyone for coming today.

صباح الخير ، أود أن أشكر الجميع على حضوركم اليوم.

If your meeting has less than ten people at it,

إذا كان اجتماعك يضم أقل من عشرة أشخاص ،

make sure that everyone is introduced.

فتأكد من تقديم الجميع.

If there's more than ten people,

إذا كان هناك أكثر من عشرة أشخاص ،

the introductions can kind of drag on a bit,

يمكن أن تتسبب المقدمات في السحب قليلاً ،

you might need to take it out or do it differently.

فقد تحتاج إلى إخراجها أو القيام بذلك بشكل مختلف.

But introductions really do help break the ice

لكن المقدمات تساعد حقًا في كسر الجليد

and people feel more comfortable

ويشعر الناس بمزيد من الراحة في

speaking up and sharing their opinions when they know

التحدث ومشاركة آرائهم عندما يعرفون

the other people in the room.

الأشخاص الآخرين في الغرفة.

Now when you know some but not all of the participants

الآن عندما تعرف بعض المشاركين

at the meeting, you could say:

في الاجتماع وليس كلهم ​​، يمكنك أن تقول:

I know most of you but I see a few unfamiliar faces.

أعرف معظمكم ولكني أرى بعض الوجوه غير المألوفة.

Let's do a round of introductions.

لنقم بجولة من المقدمات.

So that means

وهذا يعني أنه

let's just go around in a circle so everyone can say their name.

دعونا نلتف في دائرة حتى يتمكن الجميع من ذكر أسمائهم.

What about when it's an entirely new group of people?

ماذا عن عندما تكون مجموعة جديدة تمامًا من الناس؟

You don't know anyone.

أنت لا تعرف أحدا.

Before we get started,

قبل أن نبدأ ،

let's go around the table and introduce ourselves.

دعنا نلتف حول الطاولة ونقدم أنفسنا.

If you're at work or

إذا كنت في العمل أو

at a conference or in some professional setting,

في مؤتمر أو في مكان احترافي ،

you can ask everyone to say their name, their role

يمكنك أن تطلب من الجميع ذكر أسمائهم ودورهم

and the company that they work for.

والشركة التي يعملون بها.

Please just say your name, your role and the organisation

من فضلك قل اسمك ودورك والمؤسسة

that you're from.

التي تنتمي إليها.

And if it's a more informal social setting like maybe

وإذا كان مكانًا اجتماعيًا غير رسمي ، مثل ربما

you're hosting an online book club meeting

تستضيف اجتماعًا لنادي الكتاب عبر الإنترنت

or a meeting with a group of neighbours for the first time

أو اجتماعًا مع مجموعة من الجيران لأول مرة ،

then say:

فقل:

Share your name, where you're from

شارك اسمك ومن أين أنت

and perhaps an interesting fact about yourself.

وربما حقيقة مثيرة للاهتمام عن نفسك . مرحبًا ،

Hi I'm Emma from Perth, Western Australia and

أنا إيما من بيرث ، أستراليا الغربية

I've lived in every Australian city.

وعشت في كل مدينة أسترالية.

This is especially useful if the meeting that you're hosting

هذا مفيد بشكل خاص إذا كان الاجتماع الذي تستضيفه

is online and the people who are joining you are spread out

عبر الإنترنت والأشخاص الذين ينضمون إليك منتشرون في

all over the world. It can be really interesting to find out

جميع أنحاء العالم. قد يكون من الممتع حقًا معرفة

where everybody else actually is, it's a great way

مكان وجود أي شخص آخر بالفعل ، إنها طريقة رائعة

to spark some small talk before things get too serious.

لإثارة بعض الأحاديث الصغيرة قبل أن تصبح الأمور جادة للغاية.

So there are three essential steps to kick-start

لذلك هناك ثلاث خطوات أساسية لبدء

a successful meeting.

اجتماع ناجح.

The first is to start by stating the goal or the purpose

الأول هو أن تبدأ بتحديد هدف أو الغرض

of the meeting.

من الاجتماع.

The second is to make sure you outline the agenda

والثاني هو التأكد من تحديد جدول الأعمال

or talk about the different things that everyone is

أو التحدث عن الأشياء المختلفة التي يتواجد الجميع

here to discuss.

هنا لمناقشتها.

And the third is to set any ground rules before the meeting

والثالث هو وضع أي قواعد أساسية قبل الاجتماع

to make sure it runs smoothly, that there's no interruptions.

للتأكد من أنه يسير بسلاسة ، ومن عدم وجود مقاطعات.

So let's take a closer look at some useful phrases that can help

لذلك دعونا نلقي نظرة فاحصة على بعض العبارات المفيدة التي يمكن أن

you to move through these three important steps.

تساعدك على التنقل خلال هذه الخطوات الثلاث الهامة.

It's important for everyone at the meeting to have

من المهم أن يكون لدى كل شخص في الاجتماع

an expectation of how the meeting is going to be run

توقعات حول كيفية إدارة الاجتماع

and what they're going to get out of it.

وما الذي سينتج عنه.

So start by stating the goal

لذا ابدأ بتحديد الهدف

or the purpose of the meeting.

أو الغرض من الاجتماع.

Our goal today

هدفنا اليوم

is to plan the social media strategy for March and for April.

هو التخطيط لاستراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي لشهر آذار (مارس) وأبريل (نيسان).

Or you can focus on the outcome that you'd like to achieve.

أو يمكنك التركيز على النتيجة التي ترغب في تحقيقها.

By the end of this session,

بنهاية هذه الجلسة ،

everyone will know how to use the new accounting software.

سيعرف الجميع كيفية استخدام برنامج المحاسبة الجديد.

And if you want to sound a little more casual then you could say:

وإذا كنت تريد أن تبدو غير رسمي قليلاً ، فيمكنك أن تقول:

We're here today to talk about George Orwell's novel 1986.

نحن هنا اليوم للحديث عن رواية جورج أورويل عام 1986.

If you have an agenda for the meeting,

إذا كان لديك جدول أعمال للاجتماع ، فقد حان

now's the time to go over it.

الوقت الآن لمراجعته.

I'll just draw your attention to the agenda.

سألفت انتباهك فقط إلى جدول الأعمال.

We've got a few things to get through today.

لدينا بعض الأشياء لنجتازها اليوم.

And then of course you would name all of the important things

وبعد ذلك بالطبع يمكنك تسمية كل الأشياء المهمة

on the agenda.

And if there's no agenda, it's a good chance to just

على جدول الأعمال.

وإذا لم يكن هناك جدول أعمال ، فهذه فرصة جيدة

tell the participants how the meeting or this session

لإخبار المشاركين فقط كيف سيتم تنظيم الاجتماع أو هذه الجلسة

is going to be structured.

.

What are the different sections of the meeting?

ما هي أقسام الاجتماع المختلفة؟

This way everyone is going to know what to expect

بهذه الطريقة سيعرف الجميع ما يمكن توقعه

and it will be easier for you to transition between topics

وسيكون من الأسهل عليك الانتقال بين الموضوعات

and get through everything that needs to be discussed.

والاطلاع على كل ما يجب مناقشته. إن

Discourse markers and signposting language really

علامات الخطاب ولغة الإشارات

comes in handy here.

مفيدة حقًا هنا.

Words like first,

كلمات مثل الأول

second, then,

والثاني ثم

after that, next and finally.

بعد ذلك ثم التالي وأخيراً.

Something like this.

شيء من هذا القبيل.

The first item on the agenda is social media.

البند الأول على جدول الأعمال هو وسائل التواصل الاجتماعي.

And then we'll move on to item number two which is

ثم ننتقل إلى البند الثاني وهو

customer satisfaction.

رضا العميل.

And then we'll take a look at customer feedback.

وبعد ذلك سنلقي نظرة على ملاحظات العملاء.

And finally, we'll discuss the new marketing strategy.

وأخيرًا ، سنناقش استراتيجية التسويق الجديدة.

And of course, when you're hosting a meeting

وبالطبع ، عندما تستضيف اجتماعًا ،

it never hurts to go over some of the ground rules.

لن يضرك أبدًا مراجعة بعض القواعد الأساسية.

Sometimes we refer to this part of the meeting as

نشير أحيانًا إلى هذا الجزء من الاجتماع باسم

housekeeping.

التدبير المنزلي.

Housekeeping in this context doesn't mean

التدبير المنزلي في هذا السياق لا يعني

cleaning or maintaining a house.

تنظيف المنزل أو صيانته.

In a meeting, we commonly use this phrase

في الاجتماع ، نستخدم هذه العبارة عادة

to talk about the administrative

للتحدث عن

parts of a meeting, the part of the meeting where you

الأجزاء الإدارية للاجتماع ، جزء الاجتماع حيث

lay the rules out and you explain how things are going to run.

تضع القواعد وتشرح كيف ستسير الأمور.

We just have to get through some housekeeping first.

علينا فقط أن نجتاز بعض التدبير المنزلي أولاً. يعد

Now saying this is a great way to transition away from

قول هذا الآن طريقة رائعة للانتقال بعيدًا عن المقدمات وجدول الأعمال

the introductions and the agenda

and to talk about what you expect from everyone

والتحدث عما تتوقعه من الجميع

for the duration of the meeting.

طوال مدة الاجتماع.

You might ask them to switch off their phones.

قد تطلب منهم إغلاق هواتفهم.

If you have your phone with you,

إذا كان هاتفك معك ،

please take a moment just to turn it on silent or to switch it off,

فالرجاء تخصيص بعض الوقت لتشغيله صامتًا أو لإيقاف تشغيله ،

just so we don't have any disruptions.

فقط حتى لا يكون لدينا أي انقطاع.

Or you could let them know what to do if they have a question.

أو يمكنك إخبارهم بما يجب عليهم فعله إذا كان لديهم سؤال.

If you have any questions outside of the agenda

إذا كانت لديك أي أسئلة خارج جدول الأعمال ،

just save them for the end.

فاحفظها حتى النهاية.

If you're running an online meeting this is especially important

إذا كنت تدير اجتماعًا عبر الإنترنت ، فهذا مهم بشكل خاص

just to make it easy and manageable for everyone.

فقط لجعله سهلاً ويمكن إدارته للجميع.

If you have any questions during our discussion today

إذا كانت لديك أي أسئلة أثناء مناقشتنا اليوم ،

please just use the raised hand reaction

فيرجى استخدام رد فعل اليد المرفوعة

or raise your hand so I can see it on screen.

أو رفع يدك حتى أتمكن من رؤيتها على الشاشة.

Feel free to share your comments and your questions in the chat

لا تتردد في مشاركة تعليقاتك وأسئلتك في الدردشة

and please make sure you put your microphones on mute

ويرجى التأكد من وضع الميكروفونات الخاصة بك في وضع كتم الصوت

to keep disruptions to a minimum.

لتقليل التشويش إلى الحد الأدنى.

When you're running a meeting, part of your job is to manage

عندما تدير اجتماعًا ، فإن جزءًا من وظيفتك هو إدارة

and control the discussion. You want it to be effective.

المناقشة والتحكم فيها. تريدها أن تكون فعالة.

Sometimes you might need to prompt people

قد تحتاج أحيانًا إلى حث الناس

to get the conversation started.

على بدء المحادثة.

To kick things off, why don't we brainstorm a few ideas together.

لبدء الأمور ، لماذا لا نقوم بالعصف الذهني لبعض الأفكار معًا.

I think it's best to ask some general questions that are

أعتقد أنه من الأفضل طرح بعض الأسئلة العامة

open for everyone to answer rather than

المفتوحة للجميع للإجابة بدلاً من

singling people out initially.

إفراد الأشخاص في البداية.

You could try asking for their opinion with one of these phrases.

يمكنك محاولة طلب رأيهم بإحدى هذه العبارات.

What does everyone else think?

ماذا يعتقد الجميع؟

What are your thoughts on the survey results?

ما هي أفكارك حول نتائج الاستطلاع؟

I'd like to get your input on the new design.

أود الحصول على مدخلاتك بشأن التصميم الجديد.

Sometimes you put a question like that out there

أحيانًا تطرح سؤالًا كهذا

and no one answers.

ولا يجيب عليه أحد.

So then you might need to call out a specific name

لذلك قد تحتاج إلى استدعاء اسم معين

just to encourage someone to share their point of view.

فقط لتشجيع شخص ما على مشاركة وجهة نظره.

What do you think about that, Amy?

ما رأيك في ذلك يا ايمي؟

Now what about when you need to ask for clarification?

الآن ماذا عن الوقت الذي تحتاج فيه لطلب التوضيح؟

A really great way to do that is to ask for a bit more detail.

هناك طريقة رائعة للقيام بذلك وهي طلب المزيد من التفاصيل.

Can you explain that in a bit more detail?

هل يمكنك شرح ذلك بمزيد من التفصيل؟

Would you mind going over that again, please?

هل تمانع في تكرار ذلك مرة أخرى ، من فضلك؟

To go over means to explain something in a detailed

يعني التكرار شرح شيء ما بطريقة مفصلة

or a more careful way

أو أكثر دقة

or you can paraphrase what you think a person wants to say

أو يمكنك إعادة صياغة ما تعتقد أن الشخص يريد قوله

or what you think you heard them say.

أو ما تعتقد أنك سمعته يقول.

And it's a really useful conversation skill generally

إنها مهارة محادثة مفيدة حقًا بشكل عام

but in a meeting, it's good to check

ولكن في الاجتماع ، من الجيد التحقق

that you understood someone, that you heard them correctly

من أنك فهمت شخصًا ما ، وأنك سمعته بشكل صحيح

without asking them to repeat it

دون أن تطلب منه تكراره ،

so this is a really great way to do that.

لذا فهذه طريقة رائعة حقًا للقيام بذلك.

So what you're saying is you're not really concerned about

إذن ما تقوله هو أنك لست مهتمًا حقًا

the deadline as long as the job's done well,

بالموعد النهائي طالما أن المهمة تعمل بشكل جيد ،

is that correct?

هل هذا صحيح؟ هناك

Another similar phrase is something like:

عبارة أخرى مشابهة مثل:

If I understood correctly,

إذا فهمت بشكل صحيح ،

you're saying that all of these figures are incorrect.

فأنت تقول أن كل هذه الأرقام غير صحيحة.

Perhaps it might be useful to rephrase what someone else said

ربما يكون من المفيد إعادة صياغة ما قاله شخص آخر

maybe in a way that's a little simpler for everyone to understand.

بطريقة يسهل على الجميع فهمها.

So in other words, the report won't be finished on time.

بمعنى آخر ، لن ينتهي التقرير في الوقت المحدد.

When you're leading a meeting it is super important

عندما تقود اجتماعًا ، من المهم جدًا

that you keep the meeting on track

أن تحافظ على الاجتماع في المسار الصحيح

by keeping track of time.

من خلال تتبع الوقت.

Nobody likes meetings that drag on or they run over time.

لا أحد يحب الاجتماعات التي تطول أو تستمر بمرور الوقت.

If you're running the meeting it's your job to practise

إذا كنت تدير الاجتماع ، فمن وظيفتك أن تمارس

effective time management.

الإدارة الفعالة للوقت.

Now you could always ask anyone else

الآن يمكنك دائمًا أن تطلب من أي شخص آخر

to keep an eye on the time

مراقبة الوقت

but you may not always have that help.

ولكن قد لا تحصل دائمًا على هذه المساعدة.

So in those situations, you can say:

لذلك في هذه المواقف ، يمكنك أن تقول:

If nobody has anything else to add, let's move on.

إذا لم يكن لدى أي شخص أي شيء آخر ليضيفه ، فلننتقل إلى الأمام.

I'm conscious of time.

أنا مدرك للوقت.

Sometimes you might even have to cut the discussion short

في بعض الأحيان قد تضطر إلى اختصار المناقشة

in order to make time for other things that you've got to talk

لتخصيص وقت لأشياء أخرى عليك التحدث

about on the agenda.

عنها على جدول الأعمال.

I'm sorry, but I have to stop you there.

أنا آسف ، لكن علي أن أوقفك هناك.

And you could follow that with:

ويمكنك متابعة ذلك بالقول: إن

We're running out of time so we have to move on.

الوقت ينفد ، لذا علينا المضي قدمًا.

Sometimes when the conversation is flowing really well,

في بعض الأحيان عندما تتدفق المحادثة بشكل جيد ، من

it's easy to get sidetracked or to go off-topic

السهل أن تنحرف أو تخرج عن الموضوع

or to go off track.

أو تخرج عن المسار الصحيح.

A good way to keep the conversation moving

هناك طريقة جيدة لإبقاء المحادثة تتحرك

in the right direction is to say:

في الاتجاه الصحيح وهي أن تقول:

I'm afraid we don't have time to talk about that in today's

أخشى أنه ليس لدينا وقت للحديث عن ذلك في

meeting. We'll add that on to the agenda for next week.

اجتماع اليوم. سنضيف ذلك إلى جدول الأعمال للأسبوع المقبل.

You might like to summarise the key points of the meeting

قد ترغب في تلخيص النقاط الرئيسية للاجتماع

so that everyone else walks away

حتى يبتعد الجميع

with a clear idea of what happened.

بفكرة واضحة عما حدث.

Let me briefly summarise what we discussed today.

اسمحوا لي أن ألخص بإيجاز ما ناقشناه اليوم.

And at this point, you can also mention any specific

وفي هذه المرحلة ، يمكنك أيضًا ذكر أي

tasks that people at the meeting agreed to do.

مهام محددة وافق عليها المشاركون في الاجتماع. لقد

We've all agreed that Aman will write the report.

اتفقنا جميعًا على أن يقوم أمان بكتابة التقرير.

After you've summarised the main points you'd thank everyone

بعد أن تلخص النقاط الرئيسية ، ستشكر الجميع

for coming, for their time, for their participation at your meeting.

على حضورهم ، على وقتهم ، ومشاركتهم في اجتماعك.

Thank you so much for your time and your participation today.

شكرا جزيلا على وقتك ومشاركتك اليوم.

The thank you at the end of a meeting is usually the sign that

عادةً ما تكون كلمة الشكر في نهاية الاجتماع علامة على

the meeting is over, that you're starting to wrap up.

انتهاء الاجتماع ، وأنك بدأت في الانتهاء.

And if you have a future meeting planned

وإذا كان لديك اجتماع مستقبلي مخطط له

now is a good time to mention it.

الآن فهذا هو الوقت المناسب لذكره. سيُعقد

The next meeting is on Tuesday so I'll see you all then.

الاجتماع القادم يوم الثلاثاء ، لذا سأراكم جميعًا حينها.

And you might sign off with something friendly,

ويمكنك التوقيع بشيء ودي ،

either in an online meeting or in person you could say:

إما في اجتماع عبر الإنترنت أو شخصيًا ، يمكنك أن تقول:

Have a great day everyone.

أتمنى لك يومًا سعيدًا للجميع.

Or have a great week.

أو أتمنى لك أسبوعًا رائعًا.

So that's it! I hope you enjoyed this lesson and that you feel

هذا كل شيء! أتمنى أن تكون قد استمتعت بهذا الدرس وأن تشعر

more confident about hosting your next meeting in English.

بثقة أكبر بشأن استضافة اجتماعك القادم باللغة الإنجليزية.

Make sure you save or you print the PDF that I created for you

تأكد من حفظ أو طباعة ملف PDF الذي قمت بإنشائه لك

so that you can keep it with you during your meetings,

بحيث يمكنك الاحتفاظ به معك أثناء اجتماعاتك ،

during your online conversation so that you can start

أثناء محادثتك عبر الإنترنت حتى تتمكن من البدء في

using these expressions fluently.

استخدام هذه التعبيرات بطلاقة.

And ladies don't forget, if you want to practise hosting meetings

ولا تنس السيدات ، إذا كنت ترغب في التدرب على استضافة الاجتماعات

in a supportive space with friends

في مساحة داعمة مع الأصدقاء ،

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

تعال وقم بتطبيق مهاراتك داخل Hey Lady!

Thank you so much for joining me today.

شكرا جزيلا لانضمامك لي اليوم.

Have a great week my lovely students.

أتمنى لك أسبوعًا رائعًا طلابي الجميلين.

See you in the next lesson!

نراكم في الدرس القادم!