40 Essential Phrases To Host A Meeting in English

Well hey there! I'm Emma from mmmEnglish!

Eh bien là ! Je suis Emma de mmmEnglish !

Have you ever led a meeting in English?

Avez-vous déjà animé une réunion en anglais ?

Can you imagine yourself hosting a meeting at work

Pouvez-vous imaginer organiser une réunion au travail

completely in English?

entièrement en anglais ?

I've created this lesson today to help you learn lots of

J'ai créé cette leçon aujourd'hui pour vous aider à apprendre de nombreuses

useful and essential phrases to help you lead a meeting

expressions utiles et essentielles pour vous aider à diriger une réunion

in English.

en anglais.

Make sure you download the workbook

Assurez-vous de télécharger le classeur

that I've created for you so you can keep

que j'ai créé pour vous afin de pouvoir conserver

all of these phrases and these expressions with you

toutes ces phrases et ces expressions avec vous

during your meetings, during your conversations

lors de vos réunions, lors de vos conversations

so that you can put them into practice.

afin de pouvoir les mettre en pratique.

Are you ready to get started?

Es-tu prêt à commencer?

Ladies, if you want a safe and supportive space

Mesdames, si vous voulez un espace sûr et favorable

to practise your speaking skills among friends,

pour pratiquer vos compétences orales entre amis

to share your opinions and to learn how to host

, partager vos opinions et apprendre à organiser des

meetings before you're at work

réunions avant d'être au travail

and you've got to actually do it for real,

et que vous devez le faire pour de vrai,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

venez mettre vos compétences en pratique dans Hey Lady !

You can join and host your own conversations

Vous pouvez rejoindre et héberger vos propres

right here inside our platform.

conversations ici même sur notre plate-forme.

Hey Lady! is an online community for women to meet,

Hé Madame ! est une communauté en ligne permettant aux femmes de se rencontrer, de se

make friends and to practise speaking English together.

faire des amis et de s'entraîner à parler anglais ensemble.

For $29 a month or $299 a year,

Pour 29 $ par mois ou 299 $ par an,

you can have as many English conversations as you like.

vous pouvez avoir autant de conversations en anglais que vous le souhaitez.

There is no limit to the amount of time that you can spend

Il n'y a pas de limite au temps que vous pouvez passer à

practising your speaking skills.

pratiquer vos compétences orales.

The link to our 10-day trial is down in the description below.

Le lien vers notre essai de 10 jours se trouve dans la description ci-dessous.

I would love to see you inside!

J'aimerais te voir à l'intérieur !

It doesn't matter whether your meeting is a social or

Peu importe que votre réunion soit une réunion sociale

a professional meeting, whether it's online or it's in person,

ou professionnelle, qu'elle soit en ligne ou en personne

there are some elements that will always be the same

, certains éléments seront toujours les mêmes,

no matter what style or type of meeting you're hosting.

quel que soit le style ou le type de réunion que vous organisez.

And at the start of any meeting it is essential that you greet

Et au début de toute réunion, il est essentiel que vous saluiez et souhaitiez la

and welcome participants.

bienvenue aux participants.

There are a few different phrases and expressions you can use

Il existe plusieurs phrases et expressions différentes que vous pouvez utiliser

to do it. It can be as simple as:

pour le faire. Cela peut être aussi simple que :

Hello everybody and welcome!

Bonjour à tous et bienvenue !

Good morning, I'd like to thank everyone for coming today.

Bonjour, je voudrais remercier tout le monde d'être venu aujourd'hui.

If your meeting has less than ten people at it,

Si votre réunion compte moins de dix personnes,

make sure that everyone is introduced.

assurez-vous que tout le monde est présenté.

If there's more than ten people,

S'il y a plus de dix personnes,

the introductions can kind of drag on a bit,

les présentations peuvent traîner un peu en longueur,

you might need to take it out or do it differently.

vous devrez peut-être les supprimer ou les faire différemment.

But introductions really do help break the ice

Mais les présentations aident vraiment à briser la glace

and people feel more comfortable

et les gens se sentent plus à l'aise pour

speaking up and sharing their opinions when they know

parler et partager leurs opinions quand ils connaissent

the other people in the room.

les autres personnes dans la salle.

Now when you know some but not all of the participants

Maintenant, quand vous connaissez certains des participants

at the meeting, you could say:

à la réunion, mais pas tous, vous pourriez dire :

I know most of you but I see a few unfamiliar faces.

je connais la plupart d'entre vous, mais je vois quelques visages inconnus.

Let's do a round of introductions.

Faisons une série de présentations.

So that means

Cela signifie donc

let's just go around in a circle so everyone can say their name.

qu'il suffit de tourner en cercle pour que chacun puisse dire son nom.

What about when it's an entirely new group of people?

Qu'en est-il lorsqu'il s'agit d'un tout nouveau groupe de personnes ?

You don't know anyone.

Vous ne connaissez personne.

Before we get started,

Avant de commencer,

let's go around the table and introduce ourselves.

faisons un tour de table et présentons-nous.

If you're at work or

Si vous êtes au travail,

at a conference or in some professional setting,

à une conférence ou dans un cadre professionnel,

you can ask everyone to say their name, their role

vous pouvez demander à chacun de dire son nom, son rôle

and the company that they work for.

et l'entreprise pour laquelle il travaille.

Please just say your name, your role and the organisation

Veuillez simplement dire votre nom, votre rôle et l'organisation

that you're from.

dont vous êtes membre.

And if it's a more informal social setting like maybe

Et s'il s'agit d'un cadre social plus informel, comme

you're hosting an online book club meeting

si vous organisiez une réunion d'un club de lecture en ligne

or a meeting with a group of neighbours for the first time

ou une réunion avec un groupe de voisins pour la première fois,

then say:

dites :

Share your name, where you're from

partagez votre nom, d'où vous venez

and perhaps an interesting fact about yourself.

et peut-être un fait intéressant sur vous-même. .

Hi I'm Emma from Perth, Western Australia and

Bonjour, je suis Emma de Perth, en Australie-Occidentale et

I've lived in every Australian city.

j'ai vécu dans toutes les villes australiennes.

This is especially useful if the meeting that you're hosting

Ceci est particulièrement utile si la réunion que vous organisez

is online and the people who are joining you are spread out

est en ligne et que les personnes qui vous rejoignent sont réparties dans

all over the world. It can be really interesting to find out

le monde entier. Il peut être très intéressant de savoir où se trouvent

where everybody else actually is, it's a great way

réellement les autres, c'est un excellent moyen

to spark some small talk before things get too serious.

de déclencher une petite discussion avant que les choses ne deviennent trop sérieuses.

So there are three essential steps to kick-start

Il y a donc trois étapes essentielles pour démarrer

a successful meeting.

une réunion réussie.

The first is to start by stating the goal or the purpose

La première consiste à commencer par énoncer le but ou le but

of the meeting.

de la réunion.

The second is to make sure you outline the agenda

La seconde est de vous assurer de décrire l'ordre du jour

or talk about the different things that everyone is

ou de parler des différentes choses dont tout le monde est

here to discuss.

ici pour discuter.

And the third is to set any ground rules before the meeting

Et le troisième est de définir des règles de base avant la réunion

to make sure it runs smoothly, that there's no interruptions.

pour s'assurer qu'elle se déroule bien, qu'il n'y a pas d'interruptions.

So let's take a closer look at some useful phrases that can help

Examinons donc de plus près quelques expressions utiles qui peuvent vous aider

you to move through these three important steps.

à franchir ces trois étapes importantes.

It's important for everyone at the meeting to have

Il est important que toutes les personnes présentes à la réunion aient

an expectation of how the meeting is going to be run

une idée de la manière dont la réunion va se dérouler

and what they're going to get out of it.

et de ce qu'elles vont en retirer.

So start by stating the goal

Commencez donc par énoncer le but

or the purpose of the meeting.

ou le but de la réunion.

Our goal today

Notre objectif aujourd'hui

is to plan the social media strategy for March and for April.

est de planifier la stratégie de médias sociaux pour mars et avril.

Or you can focus on the outcome that you'd like to achieve.

Ou vous pouvez vous concentrer sur le résultat que vous souhaitez obtenir.

By the end of this session,

À la fin de cette session,

everyone will know how to use the new accounting software.

tout le monde saura utiliser le nouveau logiciel comptable.

And if you want to sound a little more casual then you could say:

Et si vous voulez avoir l'air un peu plus décontracté, vous pouvez dire :

We're here today to talk about George Orwell's novel 1986.

nous sommes ici aujourd'hui pour parler du roman de George Orwell, 1986.

If you have an agenda for the meeting,

Si vous avez un ordre du jour pour la réunion,

now's the time to go over it.

c'est le moment de le parcourir.

I'll just draw your attention to the agenda.

J'attire simplement votre attention sur l'ordre du jour.

We've got a few things to get through today.

Nous avons quelques points à régler aujourd'hui.

And then of course you would name all of the important things

Et puis, bien sûr, vous nommeriez toutes les choses importantes

on the agenda.

And if there's no agenda, it's a good chance to just

à l'ordre du jour.

Et s'il n'y a pas d'ordre du jour, c'est une bonne occasion de simplement

tell the participants how the meeting or this session

dire aux participants comment la réunion ou cette

is going to be structured.

session va être structurée.

What are the different sections of the meeting?

Quelles sont les différentes sections de la réunion ?

This way everyone is going to know what to expect

De cette façon, tout le monde saura à quoi s'attendre

and it will be easier for you to transition between topics

et il vous sera plus facile de passer d'un sujet à l'autre

and get through everything that needs to be discussed.

et de passer en revue tout ce qui doit être discuté.

Discourse markers and signposting language really

Les marqueurs de discours et le langage de signalisation sont

comes in handy here.

vraiment utiles ici.

Words like first,

Des mots comme premier,

second, then,

deuxième, puis,

after that, next and finally.

après cela, suivant et enfin.

Something like this.

Quelque chose comme ça.

The first item on the agenda is social media.

Le premier point à l'ordre du jour est les réseaux sociaux.

And then we'll move on to item number two which is

Et puis nous passerons à l'élément numéro deux qui est

customer satisfaction.

la satisfaction du client.

And then we'll take a look at customer feedback.

Et puis nous examinerons les commentaires des clients.

And finally, we'll discuss the new marketing strategy.

Enfin, nous discuterons de la nouvelle stratégie marketing.

And of course, when you're hosting a meeting

Et bien sûr, lorsque vous organisez une réunion,

it never hurts to go over some of the ground rules.

il n'est jamais inutile de passer en revue certaines des règles de base.

Sometimes we refer to this part of the meeting as

Parfois, nous appelons cette partie de la réunion l'entretien

housekeeping.

ménager.

Housekeeping in this context doesn't mean

L'entretien ménager dans ce contexte ne signifie pas

cleaning or maintaining a house.

nettoyer ou entretenir une maison.

In a meeting, we commonly use this phrase

Dans une réunion, nous utilisons couramment cette expression

to talk about the administrative

pour parler des

parts of a meeting, the part of the meeting where you

parties administratives d'une réunion, la partie de la réunion où vous

lay the rules out and you explain how things are going to run.

énoncez les règles et vous expliquez comment les choses vont se dérouler.

We just have to get through some housekeeping first.

Nous devons d'abord faire un peu de ménage.

Now saying this is a great way to transition away from

Maintenant, dire ceci est un excellent moyen de s'éloigner

the introductions and the agenda

des présentations et de l'ordre du jour

and to talk about what you expect from everyone

et de parler de ce que vous attendez de chacun

for the duration of the meeting.

pendant la durée de la réunion.

You might ask them to switch off their phones.

Vous pouvez leur demander d'éteindre leur téléphone.

If you have your phone with you,

Si vous avez votre téléphone avec vous,

please take a moment just to turn it on silent or to switch it off,

veuillez prendre un moment pour le mettre en mode silencieux ou l'éteindre

just so we don't have any disruptions.

, afin que nous n'ayons aucune interruption.

Or you could let them know what to do if they have a question.

Vous pouvez également leur faire savoir quoi faire s'ils ont une question.

If you have any questions outside of the agenda

Si vous avez des questions en dehors de l'ordre du jour, gardez-les

just save them for the end.

simplement pour la fin.

If you're running an online meeting this is especially important

Si vous organisez une réunion en ligne, il est particulièrement

just to make it easy and manageable for everyone.

important de la rendre facile et gérable pour tout le monde.

If you have any questions during our discussion today

Si vous avez des questions au cours de notre discussion d'aujourd'hui,

please just use the raised hand reaction

utilisez simplement la réaction de la main levée

or raise your hand so I can see it on screen.

ou levez la main pour que je puisse la voir à l'écran.

Feel free to share your comments and your questions in the chat

N'hésitez pas à partager vos commentaires et vos questions dans le chat

and please make sure you put your microphones on mute

et assurez-vous de mettre vos microphones en mode silencieux

to keep disruptions to a minimum.

pour minimiser les perturbations.

When you're running a meeting, part of your job is to manage

Lorsque vous organisez une réunion, une partie de votre travail consiste à gérer

and control the discussion. You want it to be effective.

et à contrôler la discussion. Vous voulez qu'il soit efficace.

Sometimes you might need to prompt people

Parfois, vous devrez peut-être inviter les gens

to get the conversation started.

à démarrer la conversation.

To kick things off, why don't we brainstorm a few ideas together.

Pour commencer, pourquoi ne pas réfléchir ensemble à quelques idées ?

I think it's best to ask some general questions that are

Je pense qu'il est préférable de poser des questions générales

open for everyone to answer rather than

auxquelles tout le monde peut répondre plutôt que de les

singling people out initially.

isoler au départ.

You could try asking for their opinion with one of these phrases.

Vous pouvez essayer de leur demander leur avis avec l'une de ces phrases.

What does everyone else think?

Que pensent tous les autres?

What are your thoughts on the survey results?

Que pensez-vous des résultats de l'enquête ?

I'd like to get your input on the new design.

J'aimerais avoir votre avis sur le nouveau design.

Sometimes you put a question like that out there

Parfois, vous posez une question comme celle-là

and no one answers.

et personne ne répond.

So then you might need to call out a specific name

Dans ce cas, vous devrez peut-être appeler un nom spécifique

just to encourage someone to share their point of view.

simplement pour encourager quelqu'un à partager son point de vue.

What do you think about that, Amy?

Qu'est-ce que tu en penses, Amy ?

Now what about when you need to ask for clarification?

Et maintenant, qu'en est-il du moment où vous devez demander des éclaircissements ?

A really great way to do that is to ask for a bit more detail.

Une très bonne façon de le faire est de demander un peu plus de détails.

Can you explain that in a bit more detail?

Pouvez-vous expliquer cela un peu plus en détail?

Would you mind going over that again, please?

Pourriez-vous revenir dessus, s'il vous plaît ?

To go over means to explain something in a detailed

Passer en revue signifie expliquer quelque chose de manière détaillée

or a more careful way

ou plus prudente

or you can paraphrase what you think a person wants to say

ou vous pouvez paraphraser ce que vous pensez qu'une personne veut dire

or what you think you heard them say.

ou ce que vous pensez l'avoir entendue dire.

And it's a really useful conversation skill generally

Et c'est une compétence de conversation très utile en général,

but in a meeting, it's good to check

mais lors d'une réunion, il est bon de vérifier

that you understood someone, that you heard them correctly

que vous avez compris quelqu'un, que vous l'avez bien entendu

without asking them to repeat it

sans lui demander de le répéter,

so this is a really great way to do that.

c'est un très bon moyen de le faire.

So what you're saying is you're not really concerned about

Donc, ce que vous dites, c'est que vous n'êtes pas vraiment préoccupé par

the deadline as long as the job's done well,

le délai tant que le travail est bien fait,

is that correct?

n'est-ce pas ?

Another similar phrase is something like:

Une autre phrase similaire est quelque chose comme :

If I understood correctly,

Si j'ai bien compris,

you're saying that all of these figures are incorrect.

vous dites que tous ces chiffres sont incorrects.

Perhaps it might be useful to rephrase what someone else said

Peut-être qu'il pourrait être utile de reformuler ce que quelqu'un d'autre a dit

maybe in a way that's a little simpler for everyone to understand.

peut-être d'une manière un peu plus simple à comprendre pour tout le monde.

So in other words, the report won't be finished on time.

Autrement dit, le rapport ne sera pas terminé à temps.

When you're leading a meeting it is super important

Lorsque vous dirigez une réunion, il est très important

that you keep the meeting on track

que vous mainteniez la réunion sur la bonne voie

by keeping track of time.

en gardant une trace du temps.

Nobody likes meetings that drag on or they run over time.

Personne n'aime les réunions qui s'éternisent ou qui s'éternisent.

If you're running the meeting it's your job to practise

Si vous dirigez la réunion, il est de votre devoir de pratiquer

effective time management.

une gestion efficace du temps.

Now you could always ask anyone else

Désormais, vous pouvez toujours demander à quelqu'un d'autre

to keep an eye on the time

de surveiller l'heure,

but you may not always have that help.

mais vous n'aurez peut-être pas toujours cette aide.

So in those situations, you can say:

Ainsi, dans ces situations, vous pouvez dire :

If nobody has anything else to add, let's move on.

si personne n'a autre chose à ajouter, passons à autre chose.

I'm conscious of time.

Je suis conscient du temps.

Sometimes you might even have to cut the discussion short

Parfois, vous devrez peut-être même écourter la discussion

in order to make time for other things that you've got to talk

afin de dégager du temps pour d'autres sujets dont vous devez

about on the agenda.

parler à l'ordre du jour.

I'm sorry, but I have to stop you there.

Je suis désolé, mais je dois vous arrêter là.

And you could follow that with:

Et vous pourriez suivre cela avec :

We're running out of time so we have to move on.

Nous manquons de temps, nous devons donc passer à autre chose.

Sometimes when the conversation is flowing really well,

Parfois, lorsque la conversation se déroule très bien,

it's easy to get sidetracked or to go off-topic

il est facile de se laisser distraire ou de s'écarter du sujet

or to go off track.

ou de s'égarer.

A good way to keep the conversation moving

Un bon moyen de faire avancer la conversation

in the right direction is to say:

dans la bonne direction consiste à dire :

I'm afraid we don't have time to talk about that in today's

je crains que nous n'ayons pas le temps d'en parler lors de la réunion d'aujourd'hui

meeting. We'll add that on to the agenda for next week.

. Nous ajouterons cela à l'ordre du jour de la semaine prochaine.

You might like to summarise the key points of the meeting

Vous voudrez peut-être résumer les points clés de la réunion

so that everyone else walks away

afin que tout le monde reparte

with a clear idea of what happened.

avec une idée claire de ce qui s'est passé.

Let me briefly summarise what we discussed today.

Permettez-moi de résumer brièvement ce dont nous avons discuté aujourd'hui.

And at this point, you can also mention any specific

Et à ce stade, vous pouvez également mentionner toutes les

tasks that people at the meeting agreed to do.

tâches spécifiques que les personnes présentes à la réunion ont convenu de faire.

We've all agreed that Aman will write the report.

Nous avons tous convenu qu'Aman rédigera le rapport.

After you've summarised the main points you'd thank everyone

Après avoir résumé les principaux points, vous remerciez tout le monde

for coming, for their time, for their participation at your meeting.

d'être venu, pour son temps, pour sa participation à votre réunion.

Thank you so much for your time and your participation today.

Merci beaucoup pour votre temps et votre participation aujourd'hui.

The thank you at the end of a meeting is usually the sign that

Le remerciement à la fin d'une réunion est généralement le signe que

the meeting is over, that you're starting to wrap up.

la réunion est terminée, que vous commencez à conclure.

And if you have a future meeting planned

Et si vous avez une future réunion prévue

now is a good time to mention it.

maintenant, c'est le bon moment pour le mentionner.

The next meeting is on Tuesday so I'll see you all then.

La prochaine réunion est mardi donc je vous verrai tous alors.

And you might sign off with something friendly,

Et vous pourriez conclure avec quelque chose d'amical, que ce

either in an online meeting or in person you could say:

soit lors d'une réunion en ligne ou en personne, vous pourriez dire : passez

Have a great day everyone.

une excellente journée à tous.

Or have a great week.

Ou bonne semaine.

So that's it! I hope you enjoyed this lesson and that you feel

Alors c'est tout! J'espère que vous avez apprécié cette leçon et que vous vous sentez

more confident about hosting your next meeting in English.

plus confiant pour organiser votre prochaine réunion en anglais.

Make sure you save or you print the PDF that I created for you

Assurez-vous de sauvegarder ou d'imprimer le PDF que j'ai créé pour

so that you can keep it with you during your meetings,

vous afin de pouvoir le garder avec vous lors de vos réunions,

during your online conversation so that you can start

lors de votre conversation en ligne afin que vous puissiez commencer à

using these expressions fluently.

utiliser ces expressions couramment.

And ladies don't forget, if you want to practise hosting meetings

Et mesdames, n'oubliez pas, si vous souhaitez vous entraîner à organiser des réunions

in a supportive space with friends

dans un espace de soutien avec des amis,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

venez mettre vos compétences en pratique à l'intérieur de Hey Lady !

Thank you so much for joining me today.

Merci beaucoup de m'avoir rejoint aujourd'hui.

Have a great week my lovely students.

Passez une bonne semaine mes adorables élèves.

See you in the next lesson!

Rendez-vous dans la prochaine leçon!