40 Essential Phrases To Host A Meeting in English

Well hey there! I'm Emma from mmmEnglish!

¡Hola! ¡Soy Emma de mmmEnglish!

Have you ever led a meeting in English?

¿Alguna vez ha dirigido una reunión en inglés?

Can you imagine yourself hosting a meeting at work

¿Te imaginas organizando una reunión en el trabajo

completely in English?

completamente en inglés?

I've created this lesson today to help you learn lots of

He creado esta lección hoy para ayudarlo a aprender muchas

useful and essential phrases to help you lead a meeting

frases útiles y esenciales para ayudarlo a dirigir una reunión

in English.

en inglés.

Make sure you download the workbook

Asegúrate de descargar el libro de trabajo

that I've created for you so you can keep

que he creado para ti para que puedas llevar contigo

all of these phrases and these expressions with you

todas estas frases y estas expresiones

during your meetings, during your conversations

durante tus reuniones, durante tus conversaciones

so that you can put them into practice.

para que puedas ponerlas en práctica.

Are you ready to get started?

¿Estas listo para empezar?

Ladies, if you want a safe and supportive space

Señoras, si quieren un espacio seguro y de apoyo

to practise your speaking skills among friends,

para practicar sus habilidades para hablar entre amigos

to share your opinions and to learn how to host

, compartir sus opiniones y aprender a organizar

meetings before you're at work

reuniones antes de estar en el trabajo

and you've got to actually do it for real,

y tienen que hacerlo de verdad,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

vengan y pongan tus habilidades en práctica dentro de Hey Lady!

You can join and host your own conversations

Puede unirse y organizar sus propias

right here inside our platform.

conversaciones aquí mismo, dentro de nuestra plataforma.

Hey Lady! is an online community for women to meet,

¡Hey mujer! es una comunidad en línea para que las mujeres se reúnan,

make friends and to practise speaking English together.

hagan amigas y practiquen hablar inglés juntas.

For $29 a month or $299 a year,

Por $29 al mes o $299 al año,

you can have as many English conversations as you like.

puedes tener tantas conversaciones en inglés como quieras.

There is no limit to the amount of time that you can spend

No hay límite en la cantidad de tiempo que puede dedicar a

practising your speaking skills.

practicar sus habilidades para hablar.

The link to our 10-day trial is down in the description below.

El enlace a nuestra prueba de 10 días se encuentra en la descripción a continuación.

I would love to see you inside!

¡Me encantaría verte dentro!

It doesn't matter whether your meeting is a social or

No importa si su reunión es una reunión social

a professional meeting, whether it's online or it's in person,

o profesional, ya sea en línea o en persona,

there are some elements that will always be the same

hay algunos elementos que siempre serán los mismos

no matter what style or type of meeting you're hosting.

sin importar el estilo o el tipo de reunión que esté organizando.

And at the start of any meeting it is essential that you greet

Y al comienzo de cualquier reunión, es esencial que salude y dé la

and welcome participants.

bienvenida a los participantes.

There are a few different phrases and expressions you can use

Hay algunas frases y expresiones diferentes que puedes usar

to do it. It can be as simple as:

para hacerlo. Puede ser tan simple como:

Hello everybody and welcome!

¡Hola a todos y bienvenidos!

Good morning, I'd like to thank everyone for coming today.

Buenos días, me gustaría agradecer a todos por venir hoy.

If your meeting has less than ten people at it,

Si su reunión tiene menos de diez personas

make sure that everyone is introduced.

, asegúrese de presentar a todos.

If there's more than ten people,

Si hay más de diez personas,

the introductions can kind of drag on a bit,

las presentaciones pueden alargarse un poco,

you might need to take it out or do it differently.

es posible que deba eliminarlas o hacerlo de manera diferente.

But introductions really do help break the ice

Pero las presentaciones realmente ayudan a romper el hielo

and people feel more comfortable

y las personas se sienten más cómodas

speaking up and sharing their opinions when they know

hablando y compartiendo sus opiniones cuando conocen a

the other people in the room.

las otras personas en la sala.

Now when you know some but not all of the participants

Ahora, cuando conozca a algunos pero no a todos los participantes

at the meeting, you could say:

en la reunión, podría decir:

I know most of you but I see a few unfamiliar faces.

Conozco a la mayoría de ustedes, pero veo algunas caras desconocidas.

Let's do a round of introductions.

Hagamos una ronda de presentaciones.

So that means

Eso significa que

let's just go around in a circle so everyone can say their name.

vamos a dar vueltas en círculo para que todos puedan decir su nombre.

What about when it's an entirely new group of people?

¿Qué pasa cuando se trata de un grupo de personas completamente nuevo?

You don't know anyone.

No conoces a nadie.

Before we get started,

Antes de comenzar,

let's go around the table and introduce ourselves.

rodeemos la mesa y presentémonos.

If you're at work or

Si está en el trabajo,

at a conference or in some professional setting,

en una conferencia o en algún entorno profesional

you can ask everyone to say their name, their role

, puede pedirles a todos que digan su nombre, su función

and the company that they work for.

y la empresa para la que trabajan.

Please just say your name, your role and the organisation

Solo diga su nombre, su función y la organización a la

that you're from.

que pertenece.

And if it's a more informal social setting like maybe

Y si se trata de un entorno social más informal, como

you're hosting an online book club meeting

quizás esté organizando una reunión de un club de lectura en línea

or a meeting with a group of neighbours for the first time

o una reunión con un grupo de vecinos por primera

then say:

vez, diga:

Share your name, where you're from

Comparta su nombre, de dónde es

and perhaps an interesting fact about yourself.

y tal vez un hecho interesante sobre usted. .

Hi I'm Emma from Perth, Western Australia and

Hola, soy Emma de Perth, Australia Occidental y

I've lived in every Australian city.

he vivido en todas las ciudades australianas.

This is especially useful if the meeting that you're hosting

Esto es especialmente útil si la reunión que está organizando

is online and the people who are joining you are spread out

es en línea y las personas que se unen a usted están repartidas por

all over the world. It can be really interesting to find out

todo el mundo. Puede ser muy interesante averiguar

where everybody else actually is, it's a great way

dónde están realmente los demás, es una excelente manera

to spark some small talk before things get too serious.

de iniciar una pequeña charla antes de que las cosas se pongan demasiado serias.

So there are three essential steps to kick-start

Así que hay tres pasos esenciales para poner en marcha

a successful meeting.

una reunión exitosa.

The first is to start by stating the goal or the purpose

La primera es comenzar por establecer el objetivo o el propósito

of the meeting.

de la reunión.

The second is to make sure you outline the agenda

El segundo es asegurarse de delinear la agenda

or talk about the different things that everyone is

o hablar sobre las diferentes cosas que todos están

here to discuss.

aquí para discutir.

And the third is to set any ground rules before the meeting

Y el tercero es establecer reglas básicas antes de la reunión

to make sure it runs smoothly, that there's no interruptions.

para asegurarse de que se desarrolle sin problemas, que no haya interrupciones.

So let's take a closer look at some useful phrases that can help

Entonces, echemos un vistazo más de cerca a algunas frases útiles que pueden

you to move through these three important steps.

ayudarlo a avanzar en estos tres pasos importantes.

It's important for everyone at the meeting to have

Es importante que todos en la reunión tengan

an expectation of how the meeting is going to be run

una expectativa de cómo se llevará a cabo la reunión

and what they're going to get out of it.

y qué obtendrán de ella.

So start by stating the goal

Así que comience indicando el objetivo

or the purpose of the meeting.

o el propósito de la reunión.

Our goal today

Nuestro objetivo hoy

is to plan the social media strategy for March and for April.

es planificar la estrategia de redes sociales para marzo y abril.

Or you can focus on the outcome that you'd like to achieve.

O puede concentrarse en el resultado que le gustaría lograr.

By the end of this session,

Al final de esta sesión,

everyone will know how to use the new accounting software.

todos sabrán cómo usar el nuevo software de contabilidad.

And if you want to sound a little more casual then you could say:

Y si quiere sonar un poco más informal, podría decir:

We're here today to talk about George Orwell's novel 1986.

Estamos aquí hoy para hablar sobre la novela 1986 de George Orwell.

If you have an agenda for the meeting,

Si tiene una agenda para la reunión,

now's the time to go over it.

ahora es el momento de repasarla.

I'll just draw your attention to the agenda.

Voy a llamar su atención sobre la agenda.

We've got a few things to get through today.

Tenemos algunas cosas que resolver hoy.

And then of course you would name all of the important things

Y luego, por supuesto, nombrarías todas las cosas importantes

on the agenda.

And if there's no agenda, it's a good chance to just

en la agenda.

Y si no hay una agenda, es una buena oportunidad para

tell the participants how the meeting or this session

decirles a los participantes cómo se va a estructurar la reunión o esta sesión

is going to be structured.

.

What are the different sections of the meeting?

¿Cuáles son las diferentes secciones de la reunión?

This way everyone is going to know what to expect

De esta manera, todos sabrán qué esperar

and it will be easier for you to transition between topics

y será más fácil para usted hacer la transición entre los temas

and get through everything that needs to be discussed.

y superar todo lo que necesita ser discutido.

Discourse markers and signposting language really

Los marcadores de discurso y el lenguaje de señalización son

comes in handy here.

realmente útiles aquí.

Words like first,

Palabras como primero,

second, then,

segundo, luego,

after that, next and finally.

después de eso, luego y finalmente.

Something like this.

Algo como esto.

The first item on the agenda is social media.

El primer elemento de la agenda son las redes sociales.

And then we'll move on to item number two which is

Y luego pasaremos al elemento número dos, que es

customer satisfaction.

la satisfacción del cliente.

And then we'll take a look at customer feedback.

Y luego vamos a echar un vistazo a los comentarios de los clientes.

And finally, we'll discuss the new marketing strategy.

Y finalmente, hablaremos sobre la nueva estrategia de marketing.

And of course, when you're hosting a meeting

Y, por supuesto, cuando organiza una

it never hurts to go over some of the ground rules.

reunión, nunca está de más repasar algunas de las reglas básicas.

Sometimes we refer to this part of the meeting as

A veces nos referimos a esta parte de la reunión como

housekeeping.

limpieza.

Housekeeping in this context doesn't mean

La limpieza en este contexto no significa

cleaning or maintaining a house.

limpiar o mantener una casa.

In a meeting, we commonly use this phrase

En una reunión, comúnmente usamos esta frase

to talk about the administrative

para hablar sobre las

parts of a meeting, the part of the meeting where you

partes administrativas de una reunión, la parte de la reunión en la que

lay the rules out and you explain how things are going to run.

estableces las reglas y explicas cómo van a funcionar las cosas.

We just have to get through some housekeeping first.

Solo tenemos que pasar por un poco de limpieza primero.

Now saying this is a great way to transition away from

Ahora, decir esto es una excelente manera de alejarse de

the introductions and the agenda

las presentaciones y la agenda

and to talk about what you expect from everyone

y hablar sobre lo que espera de todos

for the duration of the meeting.

durante la reunión.

You might ask them to switch off their phones.

Puede pedirles que apaguen sus teléfonos.

If you have your phone with you,

Si tiene su teléfono con usted

please take a moment just to turn it on silent or to switch it off,

, tómese un momento para activarlo en silencio o apagarlo,

just so we don't have any disruptions.

solo para que no tengamos interrupciones.

Or you could let them know what to do if they have a question.

O podrías decirles qué hacer si tienen una pregunta.

If you have any questions outside of the agenda

Si tiene alguna pregunta fuera de la agenda,

just save them for the end.

guárdela para el final.

If you're running an online meeting this is especially important

Si está organizando una reunión en línea, esto es especialmente

just to make it easy and manageable for everyone.

importante para que sea fácil y manejable para todos.

If you have any questions during our discussion today

Si tiene alguna pregunta durante nuestra discusión de

please just use the raised hand reaction

hoy, solo use la reacción de mano levantada

or raise your hand so I can see it on screen.

o levante la mano para que pueda verla en la pantalla.

Feel free to share your comments and your questions in the chat

Siéntase libre de compartir sus comentarios y sus preguntas en el chat

and please make sure you put your microphones on mute

y asegúrese de silenciar sus micrófonos

to keep disruptions to a minimum.

para reducir al mínimo las interrupciones.

When you're running a meeting, part of your job is to manage

Cuando dirige una reunión, parte de su trabajo es administrar

and control the discussion. You want it to be effective.

y controlar la discusión. Quieres que sea efectivo.

Sometimes you might need to prompt people

A veces, es posible que deba pedir a las personas

to get the conversation started.

que inicien la conversación.

To kick things off, why don't we brainstorm a few ideas together.

Para empezar, ¿por qué no hacemos una lluvia de ideas juntos?

I think it's best to ask some general questions that are

Creo que es mejor hacer algunas preguntas generales que estén

open for everyone to answer rather than

abiertas para que todos las respondan en lugar de

singling people out initially.

señalar a las personas inicialmente.

You could try asking for their opinion with one of these phrases.

Podrías intentar pedir su opinión con una de estas frases.

What does everyone else think?

¿Qué piensa todo el mundo?

What are your thoughts on the survey results?

¿Qué piensa sobre los resultados de la encuesta?

I'd like to get your input on the new design.

Me gustaría recibir su opinión sobre el nuevo diseño.

Sometimes you put a question like that out there

A veces haces una pregunta como esa

and no one answers.

y nadie responde.

So then you might need to call out a specific name

Entonces, es posible que deba mencionar un nombre específico

just to encourage someone to share their point of view.

solo para alentar a alguien a compartir su punto de vista.

What do you think about that, Amy?

¿Qué piensas de eso, Amy?

Now what about when you need to ask for clarification?

Ahora, ¿qué pasa cuando necesitas pedir una aclaración?

A really great way to do that is to ask for a bit more detail.

Una excelente manera de hacerlo es pedir un poco más de detalle.

Can you explain that in a bit more detail?

¿Puedes explicar eso con un poco más de detalle?

Would you mind going over that again, please?

¿Te importaría repasarlo de nuevo, por favor?

To go over means to explain something in a detailed

Repasar significa explicar algo de manera detallada

or a more careful way

o más cuidadosa

or you can paraphrase what you think a person wants to say

o puedes parafrasear lo que crees que una persona quiere decir

or what you think you heard them say.

o lo que crees que escuchaste decir.

And it's a really useful conversation skill generally

Y es una habilidad de conversación realmente útil en general,

but in a meeting, it's good to check

pero en una reunión, es bueno verificar

that you understood someone, that you heard them correctly

que entendiste a alguien, que lo escuchaste correctamente

without asking them to repeat it

sin pedirle que lo repita,

so this is a really great way to do that.

por lo que esta es una excelente manera de hacerlo.

So what you're saying is you're not really concerned about

Entonces, lo que estás diciendo es que no estás realmente preocupado por

the deadline as long as the job's done well,

la fecha límite, siempre y cuando el trabajo esté bien hecho, ¿

is that correct?

es correcto?

Another similar phrase is something like:

Otra frase similar es algo como:

If I understood correctly,

Si entendí bien,

you're saying that all of these figures are incorrect.

estás diciendo que todas estas cifras son incorrectas.

Perhaps it might be useful to rephrase what someone else said

Tal vez podría ser útil reformular lo que dijo otra persona,

maybe in a way that's a little simpler for everyone to understand.

tal vez de una manera que sea un poco más simple de entender para todos.

So in other words, the report won't be finished on time.

En otras palabras, el informe no estará terminado a tiempo.

When you're leading a meeting it is super important

Cuando estás dirigiendo una reunión, es muy importante

that you keep the meeting on track

que mantengas la reunión en

by keeping track of time.

marcha controlando el tiempo.

Nobody likes meetings that drag on or they run over time.

A nadie le gustan las reuniones que se prolongan o se prolongan en el tiempo.

If you're running the meeting it's your job to practise

Si está dirigiendo la reunión, es su trabajo practicar

effective time management.

una gestión eficaz del tiempo.

Now you could always ask anyone else

Ahora, siempre puede pedirle a cualquier otra persona

to keep an eye on the time

que vigile la hora,

but you may not always have that help.

pero es posible que no siempre tenga esa ayuda.

So in those situations, you can say:

Entonces, en esas situaciones, puedes decir:

If nobody has anything else to add, let's move on.

si nadie tiene nada más que agregar, sigamos adelante.

I'm conscious of time.

Soy consciente del tiempo.

Sometimes you might even have to cut the discussion short

A veces, es posible que incluso tenga que acortar la

in order to make time for other things that you've got to talk

discusión para hacer tiempo para otras cosas de las que tiene que

about on the agenda.

hablar en la agenda.

I'm sorry, but I have to stop you there.

Lo siento, pero tengo que detenerte allí.

And you could follow that with:

Y podría continuar con:

We're running out of time so we have to move on.

Nos estamos quedando sin tiempo, así que tenemos que seguir adelante.

Sometimes when the conversation is flowing really well,

A veces, cuando la conversación fluye muy bien

it's easy to get sidetracked or to go off-topic

, es fácil desviarse del tema

or to go off track.

o desviarse del tema.

A good way to keep the conversation moving

Una buena manera de mantener la conversación

in the right direction is to say:

en la dirección correcta es decir:

I'm afraid we don't have time to talk about that in today's

Me temo que no tenemos tiempo para hablar de eso en la reunión de hoy

meeting. We'll add that on to the agenda for next week.

. Lo añadiremos a la agenda de la próxima semana.

You might like to summarise the key points of the meeting

Es posible que desee resumir los puntos clave de la reunión

so that everyone else walks away

para que todos los demás se vayan

with a clear idea of what happened.

con una idea clara de lo que sucedió.

Let me briefly summarise what we discussed today.

Permítanme resumir brevemente lo que discutimos hoy.

And at this point, you can also mention any specific

Y en este punto, también puede mencionar cualquier

tasks that people at the meeting agreed to do.

tarea específica que las personas en la reunión acordaron hacer.

We've all agreed that Aman will write the report.

Todos hemos acordado que Aman escribirá el informe.

After you've summarised the main points you'd thank everyone

Después de resumir los puntos principales, agradecería a todos

for coming, for their time, for their participation at your meeting.

por asistir, por su tiempo y por su participación en la reunión.

Thank you so much for your time and your participation today.

Muchas gracias por su tiempo y su participación hoy.

The thank you at the end of a meeting is usually the sign that

El agradecimiento al final de una reunión suele ser la señal de que

the meeting is over, that you're starting to wrap up.

la reunión ha terminado, de que está empezando a concluir.

And if you have a future meeting planned

Y si tiene planeada una futura reunión,

now is a good time to mention it.

ahora es un buen momento para mencionarla.

The next meeting is on Tuesday so I'll see you all then.

La próxima reunión es el martes, así que los veré a todos entonces.

And you might sign off with something friendly,

Y podrías despedirte con algo amistoso,

either in an online meeting or in person you could say:

ya sea en una reunión en línea o en persona, podrías decir:

Have a great day everyone.

Que todos tengan un gran día.

Or have a great week.

O que tengas una gran semana.

So that's it! I hope you enjoyed this lesson and that you feel

¡Eso es todo! Espero que haya disfrutado de esta lección y que se sienta

more confident about hosting your next meeting in English.

más seguro de organizar su próxima reunión en inglés.

Make sure you save or you print the PDF that I created for you

Asegúrese de guardar o imprimir el PDF que creé para usted

so that you can keep it with you during your meetings,

para que pueda tenerlo con usted durante sus reuniones,

during your online conversation so that you can start

durante su conversación en línea para que pueda comenzar a

using these expressions fluently.

usar estas expresiones con fluidez.

And ladies don't forget, if you want to practise hosting meetings

Y señoras, no se olviden, si quieren practicar la organización de reuniones

in a supportive space with friends

en un espacio de apoyo con amigos,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

vengan y pongan en práctica sus habilidades dentro de Hey Lady!

Thank you so much for joining me today.

Muchas gracias por acompañarme hoy.

Have a great week my lovely students.

Que tengan una excelente semana mis queridos estudiantes.

See you in the next lesson!

¡Nos vemos en la próxima lección!