40 Essential Phrases To Host A Meeting in English

Well hey there! I'm Emma from mmmEnglish!

Eh, ciao! Sono Emma di mmmEnglish!

Have you ever led a meeting in English?

Hai mai condotto una riunione in inglese?

Can you imagine yourself hosting a meeting at work

Riesci a immaginare di ospitare una riunione al lavoro

completely in English?

completamente in inglese?

I've created this lesson today to help you learn lots of

Ho creato questa lezione oggi per aiutarti a imparare molte

useful and essential phrases to help you lead a meeting

frasi utili ed essenziali per aiutarti a condurre una riunione

in English.

in inglese.

Make sure you download the workbook

Assicurati di scaricare la cartella di lavoro

that I've created for you so you can keep

che ho creato per te in modo da poter tenere

all of these phrases and these expressions with you

tutte queste frasi e queste espressioni con te

during your meetings, during your conversations

durante le tue riunioni, durante le tue conversazioni

so that you can put them into practice.

in modo da poterle mettere in pratica.

Are you ready to get started?

Sei pronto per iniziare?

Ladies, if you want a safe and supportive space

Signore, se volete uno spazio sicuro e di supporto

to practise your speaking skills among friends,

per esercitare le vostre abilità orali tra amici,

to share your opinions and to learn how to host

per condividere le vostre opinioni e per imparare come organizzare

meetings before you're at work

riunioni prima di essere al lavoro

and you've got to actually do it for real,

e dovete farlo davvero,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

venite e mettete le tue abilità in pratica all'interno di Hey Lady!

You can join and host your own conversations

Puoi partecipare e ospitare le tue conversazioni

right here inside our platform.

proprio qui all'interno della nostra piattaforma.

Hey Lady! is an online community for women to meet,

Hey ragazza! è una community online in cui le donne possono incontrarsi,

make friends and to practise speaking English together.

fare amicizia e esercitarsi a parlare inglese insieme.

For $29 a month or $299 a year,

Per $ 29 al mese o $ 299 all'anno,

you can have as many English conversations as you like.

puoi avere tutte le conversazioni in inglese che desideri.

There is no limit to the amount of time that you can spend

Non c'è limite alla quantità di tempo che puoi dedicare

practising your speaking skills.

alla pratica delle tue abilità orali.

The link to our 10-day trial is down in the description below.

Il link alla nostra prova di 10 giorni si trova nella descrizione di seguito.

I would love to see you inside!

Mi piacerebbe vederti dentro!

It doesn't matter whether your meeting is a social or

Non importa se la tua riunione è sociale o

a professional meeting, whether it's online or it's in person,

professionale, online o di persona,

there are some elements that will always be the same

ci sono alcuni elementi che saranno sempre gli stessi,

no matter what style or type of meeting you're hosting.

indipendentemente dallo stile o dal tipo di riunione che stai ospitando.

And at the start of any meeting it is essential that you greet

E all'inizio di ogni riunione è essenziale salutare

and welcome participants.

e dare il benvenuto ai partecipanti.

There are a few different phrases and expressions you can use

Ci sono alcune frasi ed espressioni diverse che puoi usare

to do it. It can be as simple as:

per farlo. Può essere semplice come:

Hello everybody and welcome!

Ciao a tutti e benvenuti!

Good morning, I'd like to thank everyone for coming today.

Buongiorno, vorrei ringraziare tutti per essere venuti oggi.

If your meeting has less than ten people at it,

Se la tua riunione ha meno di dieci persone,

make sure that everyone is introduced.

assicurati che tutti vengano presentati.

If there's more than ten people,

Se ci sono più di dieci persone,

the introductions can kind of drag on a bit,

le presentazioni possono trascinarsi un po',

you might need to take it out or do it differently.

potresti doverlo eliminare o farlo in modo diverso.

But introductions really do help break the ice

Ma le presentazioni aiutano davvero a rompere il ghiaccio

and people feel more comfortable

e le persone si sentono più a loro agio nel

speaking up and sharing their opinions when they know

parlare e condividere le proprie opinioni quando conoscono

the other people in the room.

le altre persone nella stanza.

Now when you know some but not all of the participants

Ora, quando conosci alcuni ma non tutti i partecipanti

at the meeting, you could say:

alla riunione, potresti dire:

I know most of you but I see a few unfamiliar faces.

conosco la maggior parte di voi ma vedo alcuni volti sconosciuti.

Let's do a round of introductions.

Facciamo un giro di presentazioni.

So that means

Ciò significa che

let's just go around in a circle so everyone can say their name.

giriamo in cerchio in modo che tutti possano pronunciare il proprio nome. E

What about when it's an entirely new group of people?

quando si tratta di un gruppo di persone completamente nuovo?

You don't know anyone.

Non conosci nessuno.

Before we get started,

Prima di iniziare,

let's go around the table and introduce ourselves.

facciamo il giro del tavolo e presentiamoci.

If you're at work or

Se sei al lavoro,

at a conference or in some professional setting,

a una conferenza o in un contesto professionale,

you can ask everyone to say their name, their role

puoi chiedere a tutti di dire il proprio nome, il proprio ruolo

and the company that they work for.

e l'azienda per cui lavorano.

Please just say your name, your role and the organisation

Per favore, dì solo il tuo nome, il tuo ruolo e l'organizzazione

that you're from.

da cui provieni.

And if it's a more informal social setting like maybe

E se si tratta di un contesto sociale più informale, ad esempio se

you're hosting an online book club meeting

stai ospitando una riunione di un club del libro online

or a meeting with a group of neighbours for the first time

o un incontro con un gruppo di vicini per la prima volta,

then say:

dì:

Share your name, where you're from

Condividi il tuo nome, da dove vieni

and perhaps an interesting fact about yourself.

e forse un fatto interessante su di te .

Hi I'm Emma from Perth, Western Australia and

Ciao, sono Emma di Perth, nell'Australia occidentale e

I've lived in every Australian city.

ho vissuto in ogni città australiana.

This is especially useful if the meeting that you're hosting

Ciò è particolarmente utile se la riunione che stai ospitando

is online and the people who are joining you are spread out

è online e le persone che si uniscono a te sono sparse in

all over the world. It can be really interesting to find out

tutto il mondo. Può essere davvero interessante scoprire

where everybody else actually is, it's a great way

dove si trovano effettivamente tutti gli altri, è un ottimo modo

to spark some small talk before things get too serious.

per scatenare qualche chiacchiera prima che le cose diventino troppo serie.

So there are three essential steps to kick-start

Quindi ci sono tre passaggi essenziali per dare il via a

a successful meeting.

una riunione di successo.

The first is to start by stating the goal or the purpose

Il primo è iniziare affermando l'obiettivo o lo scopo

of the meeting.

dell'incontro.

The second is to make sure you outline the agenda

Il secondo è assicurarti di delineare l'ordine del giorno

or talk about the different things that everyone is

o di parlare delle diverse cose che tutti sono

here to discuss.

qui per discutere.

And the third is to set any ground rules before the meeting

E il terzo è stabilire eventuali regole di base prima della riunione

to make sure it runs smoothly, that there's no interruptions.

per assicurarsi che si svolga senza intoppi, che non ci siano interruzioni.

So let's take a closer look at some useful phrases that can help

Diamo quindi un'occhiata più da vicino ad alcune frasi utili che possono aiutarti

you to move through these three important steps.

a superare questi tre passaggi importanti.

It's important for everyone at the meeting to have

È importante che tutti i partecipanti alla riunione abbiano

an expectation of how the meeting is going to be run

un'aspettativa su come si svolgerà la riunione

and what they're going to get out of it.

e su cosa ne ricaveranno.

So start by stating the goal

Quindi inizia affermando l'obiettivo

or the purpose of the meeting.

o lo scopo dell'incontro. Il

Our goal today

nostro obiettivo oggi

is to plan the social media strategy for March and for April.

è pianificare la strategia sui social media per marzo e aprile.

Or you can focus on the outcome that you'd like to achieve.

Oppure puoi concentrarti sul risultato che vorresti ottenere.

By the end of this session,

Alla fine di questa sessione,

everyone will know how to use the new accounting software.

tutti sapranno come utilizzare il nuovo software di contabilità.

And if you want to sound a little more casual then you could say:

E se vuoi sembrare un po' più disinvolto, potresti dire:

We're here today to talk about George Orwell's novel 1986.

siamo qui oggi per parlare del romanzo di George Orwell 1986.

If you have an agenda for the meeting,

Se hai un ordine del giorno per l'incontro,

now's the time to go over it.

ora è il momento di esaminarlo.

I'll just draw your attention to the agenda.

Attirerò solo la tua attenzione sull'ordine del giorno.

We've got a few things to get through today.

Abbiamo alcune cose da portare a termine oggi.

And then of course you would name all of the important things

E poi ovviamente nomineresti tutte le cose importanti

on the agenda.

And if there's no agenda, it's a good chance to just

all'ordine del giorno.

E se non c'è un ordine del giorno, è una buona occasione per

tell the participants how the meeting or this session

dire ai partecipanti come sarà strutturata la riunione o questa sessione

is going to be structured.

.

What are the different sections of the meeting?

Quali sono le diverse sezioni dell'incontro? In

This way everyone is going to know what to expect

questo modo tutti sapranno cosa aspettarsi

and it will be easier for you to transition between topics

e sarà più facile per te passare da un argomento all'altro

and get through everything that needs to be discussed.

e superare tutto ciò che deve essere discusso. Gli

Discourse markers and signposting language really

indicatori del discorso e il linguaggio della segnaletica sono davvero

comes in handy here.

utili qui.

Words like first,

Parole come prima,

second, then,

seconda, poi, dopo

after that, next and finally.

, dopo e infine.

Something like this.

Qualcosa come questo.

The first item on the agenda is social media.

Il primo punto all'ordine del giorno sono i social media.

And then we'll move on to item number two which is

E poi passeremo all'elemento numero due che è la

customer satisfaction.

soddisfazione del cliente.

And then we'll take a look at customer feedback.

E poi daremo un'occhiata al feedback dei clienti.

And finally, we'll discuss the new marketing strategy.

Infine, discuteremo della nuova strategia di marketing.

And of course, when you're hosting a meeting

E, naturalmente, quando organizzi una riunione,

it never hurts to go over some of the ground rules.

non fa mai male ripassare alcune delle regole di base.

Sometimes we refer to this part of the meeting as

A volte ci riferiamo a questa parte della riunione come

housekeeping.

alle pulizie.

Housekeeping in this context doesn't mean

Fare le pulizie in questo contesto non significa

cleaning or maintaining a house.

pulire o mantenere una casa.

In a meeting, we commonly use this phrase

In una riunione, comunemente usiamo questa frase

to talk about the administrative

per parlare delle

parts of a meeting, the part of the meeting where you

parti amministrative di una riunione, la parte della riunione in cui

lay the rules out and you explain how things are going to run.

stabilisci le regole e spieghi come andranno le cose.

We just have to get through some housekeeping first.

Dobbiamo solo fare un po' di pulizia prima.

Now saying this is a great way to transition away from

Ora dire questo è un ottimo modo per allontanarsi

the introductions and the agenda

dalle presentazioni e dall'ordine del giorno

and to talk about what you expect from everyone

e parlare di ciò che ti aspetti da tutti

for the duration of the meeting.

per la durata della riunione.

You might ask them to switch off their phones.

Potresti chiedere loro di spegnere i telefoni.

If you have your phone with you,

Se hai il telefono con te,

please take a moment just to turn it on silent or to switch it off,

prenditi un momento solo per attivarlo in modalità silenziosa o per spegnerlo,

just so we don't have any disruptions.

in modo da non subire interruzioni.

Or you could let them know what to do if they have a question.

Oppure puoi far sapere loro cosa fare se hanno una domanda.

If you have any questions outside of the agenda

Se hai domande al di fuori dell'ordine del giorno,

just save them for the end.

salvale per la fine.

If you're running an online meeting this is especially important

Se stai organizzando una riunione online, questo è particolarmente importante

just to make it easy and manageable for everyone.

solo per renderla facile e gestibile per tutti.

If you have any questions during our discussion today

Se hai domande durante la nostra discussione di oggi,

please just use the raised hand reaction

utilizza semplicemente la reazione della mano alzata

or raise your hand so I can see it on screen.

o alza la mano in modo che io possa vederla sullo schermo.

Feel free to share your comments and your questions in the chat

Sentiti libero di condividere i tuoi commenti e le tue domande nella chat

and please make sure you put your microphones on mute

e assicurati di disattivare i microfoni

to keep disruptions to a minimum.

per ridurre al minimo le interruzioni.

When you're running a meeting, part of your job is to manage

Quando conduci una riunione, parte del tuo lavoro consiste nel gestire

and control the discussion. You want it to be effective.

e controllare la discussione. Vuoi che sia efficace.

Sometimes you might need to prompt people

A volte potresti aver bisogno di invitare le persone

to get the conversation started.

ad avviare la conversazione.

To kick things off, why don't we brainstorm a few ideas together.

Per dare il via alle cose, perché non facciamo un brainstorming di alcune idee insieme.

I think it's best to ask some general questions that are

Penso che sia meglio porre alcune domande generali a cui

open for everyone to answer rather than

tutti possono rispondere piuttosto che

singling people out initially.

individuare le persone inizialmente.

You could try asking for their opinion with one of these phrases.

Potresti provare a chiedere la loro opinione con una di queste frasi.

What does everyone else think?

Cosa ne pensano tutti gli altri?

What are your thoughts on the survey results?

Cosa ne pensi dei risultati del sondaggio?

I'd like to get your input on the new design.

Mi piacerebbe avere il tuo contributo sul nuovo design.

Sometimes you put a question like that out there

A volte fai una domanda del genere là fuori

and no one answers.

e nessuno risponde.

So then you might need to call out a specific name

Quindi potresti dover pronunciare un nome specifico

just to encourage someone to share their point of view.

solo per incoraggiare qualcuno a condividere il proprio punto di vista.

What do you think about that, Amy?

Cosa ne pensi, Amy?

Now what about when you need to ask for clarification?

Ora che cosa succede quando hai bisogno di chiedere chiarimenti?

A really great way to do that is to ask for a bit more detail.

Un ottimo modo per farlo è chiedere un po' più di dettagli.

Can you explain that in a bit more detail?

Puoi spiegarlo un po' più in dettaglio?

Would you mind going over that again, please?

Ti dispiacerebbe ripassarlo di nuovo, per favore?

To go over means to explain something in a detailed

Ripassare significa spiegare qualcosa in modo dettagliato

or a more careful way

o più accurato

or you can paraphrase what you think a person wants to say

oppure puoi parafrasare ciò che pensi che una persona voglia dire

or what you think you heard them say.

o ciò che pensi di averle sentito dire.

And it's a really useful conversation skill generally

Ed è un'abilità di conversazione davvero utile in generale

but in a meeting, it's good to check

, ma in una riunione è bene verificare di

that you understood someone, that you heard them correctly

aver capito qualcuno, di averlo sentito correttamente

without asking them to repeat it

senza chiedere loro di ripeterlo,

so this is a really great way to do that.

quindi questo è davvero un ottimo modo per farlo.

So what you're saying is you're not really concerned about

Quindi quello che stai dicendo è che non sei veramente preoccupato per

the deadline as long as the job's done well,

la scadenza fintanto che il lavoro è stato svolto bene,

is that correct?

è corretto?

Another similar phrase is something like:

Un'altra frase simile è qualcosa del tipo:

If I understood correctly,

Se ho capito bene,

you're saying that all of these figures are incorrect.

stai dicendo che tutte queste cifre non sono corrette.

Perhaps it might be useful to rephrase what someone else said

Forse potrebbe essere utile riformulare ciò che qualcun altro ha detto

maybe in a way that's a little simpler for everyone to understand.

in un modo un po' più semplice da capire per tutti.

So in other words, the report won't be finished on time.

Quindi, in altre parole, il rapporto non sarà finito in tempo.

When you're leading a meeting it is super important

Quando conduci una riunione, è estremamente importante

that you keep the meeting on track

tenere traccia della riunione

by keeping track of time.

tenendo traccia del tempo. A

Nobody likes meetings that drag on or they run over time.

nessuno piacciono le riunioni che si trascinano o si prolungano nel tempo.

If you're running the meeting it's your job to practise

Se gestisci la riunione, è tuo compito esercitarti in

effective time management.

un'efficace gestione del tempo.

Now you could always ask anyone else

Ora puoi sempre chiedere a qualcun altro

to keep an eye on the time

di tenere d'occhio l'ora,

but you may not always have that help.

ma potresti non avere sempre quell'aiuto.

So in those situations, you can say:

Quindi, in queste situazioni, puoi dire:

If nobody has anything else to add, let's move on.

se nessuno ha nient'altro da aggiungere, andiamo avanti.

I'm conscious of time.

Sono consapevole del tempo.

Sometimes you might even have to cut the discussion short

A volte potresti persino dover interrompere la discussione

in order to make time for other things that you've got to talk

per trovare il tempo per altre cose di cui devi parlare

about on the agenda.

all'ordine del giorno.

I'm sorry, but I have to stop you there.

Mi dispiace, ma devo fermarti qui.

And you could follow that with:

E potresti seguirlo con: Il

We're running out of time so we have to move on.

tempo sta per scadere, quindi dobbiamo andare avanti.

Sometimes when the conversation is flowing really well,

A volte, quando la conversazione scorre davvero bene,

it's easy to get sidetracked or to go off-topic

è facile essere distratti o andare fuori tema

or to go off track.

o andare fuori strada.

A good way to keep the conversation moving

Un buon modo per mantenere la conversazione

in the right direction is to say:

nella giusta direzione è dire: temo che

I'm afraid we don't have time to talk about that in today's

non abbiamo tempo per parlarne nella riunione di oggi

meeting. We'll add that on to the agenda for next week.

. Lo aggiungeremo all'agenda della prossima settimana.

You might like to summarise the key points of the meeting

Potresti riassumere i punti chiave dell'incontro

so that everyone else walks away

in modo che tutti gli altri se ne vadano

with a clear idea of what happened.

con un'idea chiara di quello che è successo.

Let me briefly summarise what we discussed today.

Permettetemi di riassumere brevemente ciò di cui abbiamo discusso oggi.

And at this point, you can also mention any specific

E a questo punto, puoi anche menzionare eventuali

tasks that people at the meeting agreed to do.

compiti specifici che le persone alla riunione hanno accettato di svolgere.

We've all agreed that Aman will write the report.

Siamo tutti d'accordo che Aman scriverà il rapporto.

After you've summarised the main points you'd thank everyone

Dopo aver riassunto i punti principali, ringrazieresti tutti

for coming, for their time, for their participation at your meeting.

per essere venuti, per il loro tempo, per la loro partecipazione alla tua riunione.

Thank you so much for your time and your participation today.

Grazie mille per il tuo tempo e la tua partecipazione oggi.

The thank you at the end of a meeting is usually the sign that

Il ringraziamento alla fine di una riunione di solito è il segno che

the meeting is over, that you're starting to wrap up.

la riunione è finita, che stai iniziando a concludere.

And if you have a future meeting planned

E se hai in programma una riunione futura,

now is a good time to mention it.

ora è un buon momento per parlarne.

The next meeting is on Tuesday so I'll see you all then.

Il prossimo incontro è martedì quindi ci vediamo tutti allora.

And you might sign off with something friendly,

E potresti concludere con qualcosa di amichevole,

either in an online meeting or in person you could say:

in una riunione online o di persona, potresti dire:

Have a great day everyone.

Buona giornata a tutti.

Or have a great week.

Oppure buona settimana.

So that's it! I hope you enjoyed this lesson and that you feel

Quindi è così! Spero che questa lezione ti sia piaciuta e che ti senta

more confident about hosting your next meeting in English.

più sicuro nell'ospitare la tua prossima riunione in inglese.

Make sure you save or you print the PDF that I created for you

Assicurati di salvare o stampare il PDF che ho creato per te

so that you can keep it with you during your meetings,

in modo da poterlo tenere con te durante le tue riunioni,

during your online conversation so that you can start

durante la tua conversazione online in modo da poter iniziare a

using these expressions fluently.

usare queste espressioni in modo fluente.

And ladies don't forget, if you want to practise hosting meetings

E le donne non dimenticano, se volete esercitarvi a ospitare riunioni

in a supportive space with friends

in uno spazio di supporto con gli amici,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

venite a mettere in pratica le vostre abilità all'interno di Hey Lady!

Thank you so much for joining me today.

Grazie mille per esserti unito a me oggi.

Have a great week my lovely students.

Buona settimana miei adorabili studenti.

See you in the next lesson!

Ci vediamo alla prossima lezione!