40 Essential Phrases To Host A Meeting in English

Well hey there! I'm Emma from mmmEnglish!

Baiklah, hei! Saya Emma dari mmmEnglish!

Have you ever led a meeting in English?

Pernahkah Anda memimpin rapat dalam bahasa Inggris?

Can you imagine yourself hosting a meeting at work

Dapatkah Anda membayangkan diri Anda mengadakan rapat di kantor

completely in English?

sepenuhnya dalam bahasa Inggris?

I've created this lesson today to help you learn lots of

Saya membuat pelajaran hari ini untuk membantu Anda mempelajari banyak

useful and essential phrases to help you lead a meeting

frasa penting dan berguna untuk membantu Anda memimpin rapat

in English.

dalam bahasa Inggris.

Make sure you download the workbook

Pastikan Anda mengunduh buku kerja

that I've created for you so you can keep

yang telah saya buat untuk Anda sehingga Anda dapat menyimpan

all of these phrases and these expressions with you

semua frasa dan ungkapan ini bersama Anda

during your meetings, during your conversations

selama rapat, selama percakapan,

so that you can put them into practice.

sehingga Anda dapat mempraktikkannya.

Are you ready to get started?

Apakah anda siap untuk memulai?

Ladies, if you want a safe and supportive space

Ladies, jika Anda menginginkan tempat yang aman dan mendukung

to practise your speaking skills among friends,

untuk melatih keterampilan berbicara Anda di antara teman-teman,

to share your opinions and to learn how to host

untuk berbagi pendapat dan mempelajari cara mengadakan

meetings before you're at work

pertemuan sebelum Anda bekerja

and you've got to actually do it for real,

dan Anda harus benar-benar melakukannya secara nyata,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

datang dan tempatkan keterampilan Anda untuk dipraktikkan di dalam Hey Lady!

You can join and host your own conversations

Anda dapat bergabung dan menyelenggarakan percakapan Anda sendiri

right here inside our platform.

di sini, di dalam platform kami.

Hey Lady! is an online community for women to meet,

Hei Nyonya! adalah komunitas online bagi wanita untuk bertemu,

make friends and to practise speaking English together.

berteman, dan berlatih berbicara bahasa Inggris bersama.

For $29 a month or $299 a year,

Dengan $29 per bulan atau $299 per tahun,

you can have as many English conversations as you like.

Anda dapat melakukan percakapan bahasa Inggris sebanyak yang Anda suka.

There is no limit to the amount of time that you can spend

Tidak ada batasan jumlah waktu yang dapat Anda habiskan untuk

practising your speaking skills.

melatih keterampilan berbicara.

The link to our 10-day trial is down in the description below.

Tautan ke uji coba 10 hari kami ada di deskripsi di bawah.

I would love to see you inside!

Saya ingin melihat Anda di dalam!

It doesn't matter whether your meeting is a social or

Tidak masalah apakah rapat Anda adalah rapat sosial atau

a professional meeting, whether it's online or it's in person,

profesional, baik online atau tatap muka,

there are some elements that will always be the same

ada beberapa elemen yang akan selalu sama,

no matter what style or type of meeting you're hosting.

apa pun gaya atau jenis rapat yang Anda selenggarakan.

And at the start of any meeting it is essential that you greet

Dan di awal rapat apa pun, penting bagi Anda untuk menyapa

and welcome participants.

dan menyambut peserta.

There are a few different phrases and expressions you can use

Ada beberapa frasa dan ekspresi berbeda yang dapat Anda gunakan

to do it. It can be as simple as:

untuk melakukannya. Ini bisa sesederhana:

Hello everybody and welcome!

Halo semuanya dan selamat datang!

Good morning, I'd like to thank everyone for coming today.

Selamat pagi, saya ingin berterima kasih kepada semua orang yang datang hari ini.

If your meeting has less than ten people at it,

Jika rapat Anda dihadiri kurang dari sepuluh orang,

make sure that everyone is introduced.

pastikan semua orang diperkenalkan.

If there's more than ten people,

Jika ada lebih dari sepuluh orang,

the introductions can kind of drag on a bit,

perkenalannya bisa agak berlarut-larut,

you might need to take it out or do it differently.

Anda mungkin perlu mengeluarkannya atau melakukannya secara berbeda.

But introductions really do help break the ice

Namun, perkenalan benar-benar membantu memecahkan kebekuan

and people feel more comfortable

dan orang merasa lebih nyaman

speaking up and sharing their opinions when they know

berbicara dan berbagi pendapat ketika mereka mengenal

the other people in the room.

orang lain di ruangan itu.

Now when you know some but not all of the participants

Sekarang ketika Anda mengenal beberapa tetapi tidak semua peserta

at the meeting, you could say:

rapat, Anda dapat mengatakan:

I know most of you but I see a few unfamiliar faces.

Saya mengenal sebagian besar dari Anda tetapi saya melihat beberapa wajah asing.

Let's do a round of introductions.

Mari kita melakukan perkenalan.

So that means

Artinya, mari kita

let's just go around in a circle so everyone can say their name.

berputar-putar agar semua orang bisa menyebutkan nama mereka.

What about when it's an entirely new group of people?

Bagaimana bila itu adalah sekelompok orang yang sama sekali baru?

You don't know anyone.

Anda tidak mengenal siapa pun.

Before we get started,

Sebelum memulai,

let's go around the table and introduce ourselves.

mari kita berkeliling meja dan memperkenalkan diri.

If you're at work or

Jika Anda berada di tempat kerja atau

at a conference or in some professional setting,

di konferensi atau di lingkungan profesional,

you can ask everyone to say their name, their role

Anda dapat meminta semua orang untuk menyebutkan nama, peran,

and the company that they work for.

dan perusahaan tempat mereka bekerja.

Please just say your name, your role and the organisation

Harap sebutkan saja nama Anda, peran Anda, dan organisasi

that you're from.

asal Anda.

And if it's a more informal social setting like maybe

Dan jika itu adalah lingkungan sosial yang lebih informal seperti mungkin

you're hosting an online book club meeting

Anda mengadakan pertemuan klub buku online

or a meeting with a group of neighbours for the first time

atau pertemuan dengan sekelompok tetangga untuk pertama kalinya,

then say:

ucapkan:

Share your name, where you're from

Bagikan nama Anda, asal Anda,

and perhaps an interesting fact about yourself.

dan mungkin fakta menarik tentang diri Anda .

Hi I'm Emma from Perth, Western Australia and

Hai, saya Emma dari Perth, Australia Barat dan

I've lived in every Australian city.

saya pernah tinggal di setiap kota di Australia.

This is especially useful if the meeting that you're hosting

Ini sangat berguna jika rapat yang Anda selenggarakan

is online and the people who are joining you are spread out

online dan orang-orang yang bergabung dengan Anda tersebar di

all over the world. It can be really interesting to find out

seluruh dunia. Sangat menarik untuk mencari tahu

where everybody else actually is, it's a great way

di mana orang lain sebenarnya berada, ini adalah cara yang bagus

to spark some small talk before things get too serious.

untuk memancing obrolan kecil sebelum semuanya menjadi terlalu serius.

So there are three essential steps to kick-start

Jadi, ada tiga langkah penting untuk memulai

a successful meeting.

pertemuan yang sukses.

The first is to start by stating the goal or the purpose

Yang pertama adalah memulai dengan menyatakan tujuan atau maksud

of the meeting.

pertemuan.

The second is to make sure you outline the agenda

Yang kedua adalah memastikan Anda menguraikan agenda

or talk about the different things that everyone is

atau membicarakan berbagai hal yang akan dibahas semua orang di

here to discuss.

sini.

And the third is to set any ground rules before the meeting

Dan yang ketiga adalah menetapkan aturan dasar sebelum rapat

to make sure it runs smoothly, that there's no interruptions.

untuk memastikannya berjalan lancar, tidak ada gangguan.

So let's take a closer look at some useful phrases that can help

Jadi, mari kita lihat lebih dekat beberapa frasa berguna yang dapat membantu

you to move through these three important steps.

Anda melewati tiga langkah penting ini.

It's important for everyone at the meeting to have

Penting bagi semua orang di rapat untuk memiliki

an expectation of how the meeting is going to be run

ekspektasi tentang bagaimana rapat akan dijalankan

and what they're going to get out of it.

dan apa yang akan mereka dapatkan dari rapat tersebut.

So start by stating the goal

Jadi mulailah dengan menyatakan tujuan

or the purpose of the meeting.

atau maksud dari pertemuan tersebut.

Our goal today

Tujuan kami hari ini

is to plan the social media strategy for March and for April.

adalah merencanakan strategi media sosial untuk bulan Maret dan April.

Or you can focus on the outcome that you'd like to achieve.

Atau Anda dapat berfokus pada hasil yang ingin dicapai.

By the end of this session,

Di akhir sesi ini,

everyone will know how to use the new accounting software.

semua orang akan mengetahui cara menggunakan perangkat lunak akuntansi yang baru.

And if you want to sound a little more casual then you could say:

Dan jika Anda ingin terdengar sedikit lebih santai, Anda dapat mengatakan:

We're here today to talk about George Orwell's novel 1986.

Kami di sini hari ini untuk berbicara tentang novel George Orwell tahun 1986.

If you have an agenda for the meeting,

Jika Anda memiliki agenda untuk rapat,

now's the time to go over it.

sekaranglah waktunya untuk membahasnya.

I'll just draw your attention to the agenda.

Saya hanya akan menarik perhatian Anda ke agenda.

We've got a few things to get through today.

Ada beberapa hal yang harus kita lalui hari ini.

And then of course you would name all of the important things

Dan tentu saja Anda akan menyebutkan semua hal penting

on the agenda.

And if there's no agenda, it's a good chance to just

dalam agenda.

Dan jika tidak ada agenda, ada baiknya Anda

tell the participants how the meeting or this session

memberi tahu peserta bagaimana rapat atau sesi ini

is going to be structured.

akan disusun.

What are the different sections of the meeting?

Apa saja bagian-bagian yang berbeda dari pertemuan itu? Dengan

This way everyone is going to know what to expect

cara ini semua orang akan mengetahui apa yang diharapkan

and it will be easier for you to transition between topics

dan akan lebih mudah bagi Anda untuk beralih antar topik

and get through everything that needs to be discussed.

dan menyelesaikan semua hal yang perlu didiskusikan.

Discourse markers and signposting language really

Penanda wacana dan bahasa penanda sangat

comes in handy here.

berguna di sini.

Words like first,

Kata-kata seperti pertama,

second, then,

kedua, lalu,

after that, next and finally.

setelah itu, selanjutnya, dan akhirnya.

Something like this.

Sesuatu seperti ini.

The first item on the agenda is social media.

Agenda pertama adalah media sosial.

And then we'll move on to item number two which is

Kemudian kita akan beralih ke item nomor dua yaitu

customer satisfaction.

kepuasan pelanggan.

And then we'll take a look at customer feedback.

Dan kemudian kita akan melihat umpan balik pelanggan.

And finally, we'll discuss the new marketing strategy.

Dan terakhir, kita akan membahas strategi pemasaran yang baru.

And of course, when you're hosting a meeting

Dan tentu saja, saat Anda mengadakan rapat,

it never hurts to go over some of the ground rules.

tidak ada salahnya untuk membahas beberapa aturan dasar.

Sometimes we refer to this part of the meeting as

Terkadang kita menyebut bagian pertemuan ini sebagai

housekeeping.

housekeeping.

Housekeeping in this context doesn't mean

Housekeeping dalam konteks ini tidak berarti

cleaning or maintaining a house.

membersihkan atau merawat rumah.

In a meeting, we commonly use this phrase

Dalam rapat, kami biasanya menggunakan frasa ini

to talk about the administrative

untuk berbicara tentang

parts of a meeting, the part of the meeting where you

bagian administratif rapat, bagian rapat tempat Anda

lay the rules out and you explain how things are going to run.

menetapkan aturan dan menjelaskan cara menjalankannya.

We just have to get through some housekeeping first.

Kita hanya harus melewati beberapa rumah tangga terlebih dahulu.

Now saying this is a great way to transition away from

Sekarang mengatakan ini adalah cara yang bagus untuk beralih dari

the introductions and the agenda

perkenalan dan agenda

and to talk about what you expect from everyone

dan berbicara tentang apa yang Anda harapkan dari semua orang

for the duration of the meeting.

selama rapat.

You might ask them to switch off their phones.

Anda dapat meminta mereka untuk mematikan ponselnya.

If you have your phone with you,

Jika Anda membawa ponsel,

please take a moment just to turn it on silent or to switch it off,

harap luangkan waktu sejenak untuk mengaktifkannya senyap atau menonaktifkannya,

just so we don't have any disruptions.

agar kami tidak mengalami gangguan.

Or you could let them know what to do if they have a question.

Atau Anda dapat memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan jika mereka memiliki pertanyaan.

If you have any questions outside of the agenda

Jika Anda memiliki pertanyaan di luar agenda,

just save them for the end.

simpan saja untuk bagian akhir.

If you're running an online meeting this is especially important

Jika Anda menjalankan rapat online, hal ini sangat penting

just to make it easy and manageable for everyone.

untuk memudahkan dan mengelolanya bagi semua orang.

If you have any questions during our discussion today

Jika Anda memiliki pertanyaan selama diskusi kita hari ini,

please just use the raised hand reaction

harap gunakan saja reaksi tangan terangkat

or raise your hand so I can see it on screen.

atau angkat tangan agar saya dapat melihatnya di layar.

Feel free to share your comments and your questions in the chat

Jangan ragu untuk membagikan komentar dan pertanyaan Anda dalam obrolan

and please make sure you put your microphones on mute

dan pastikan mikrofon Anda dibisukan

to keep disruptions to a minimum.

untuk meminimalkan gangguan.

When you're running a meeting, part of your job is to manage

Saat Anda menjalankan rapat, bagian dari tugas Anda adalah mengelola

and control the discussion. You want it to be effective.

dan mengontrol diskusi. Anda ingin itu efektif.

Sometimes you might need to prompt people

Terkadang Anda mungkin perlu meminta orang

to get the conversation started.

untuk memulai percakapan.

To kick things off, why don't we brainstorm a few ideas together.

Untuk memulai, mengapa kita tidak melakukan brainstorming beberapa ide bersama.

I think it's best to ask some general questions that are

Menurut saya sebaiknya ajukan beberapa pertanyaan umum yang

open for everyone to answer rather than

terbuka untuk dijawab semua orang daripada

singling people out initially.

memilih orang pada awalnya.

You could try asking for their opinion with one of these phrases.

Anda dapat mencoba meminta pendapat mereka dengan salah satu frasa berikut.

What does everyone else think?

Apa yang orang lain pikirkan?

What are your thoughts on the survey results?

Apa pendapat Anda tentang hasil survei?

I'd like to get your input on the new design.

Saya ingin mendapatkan masukan Anda tentang desain baru.

Sometimes you put a question like that out there

Terkadang Anda mengajukan pertanyaan seperti itu di luar sana

and no one answers.

dan tidak ada yang menjawab.

So then you might need to call out a specific name

Jadi, Anda mungkin perlu menyebutkan nama tertentu

just to encourage someone to share their point of view.

hanya untuk mendorong seseorang berbagi sudut pandangnya.

What do you think about that, Amy?

Apa pendapatmu tentang itu, Ami?

Now what about when you need to ask for clarification?

Sekarang bagaimana jika Anda perlu meminta klarifikasi?

A really great way to do that is to ask for a bit more detail.

Cara yang sangat bagus untuk melakukannya adalah dengan meminta sedikit lebih banyak detail.

Can you explain that in a bit more detail?

Bisakah Anda menjelaskannya sedikit lebih detail?

Would you mind going over that again, please?

Maukah Anda membahasnya lagi?

To go over means to explain something in a detailed

Membahas berarti menjelaskan sesuatu dengan

or a more careful way

cara yang mendetail atau lebih hati-hati

or you can paraphrase what you think a person wants to say

atau Anda dapat memparafrasakan apa yang menurut Anda ingin dikatakan seseorang

or what you think you heard them say.

atau apa yang Anda pikir Anda dengar dari mereka.

And it's a really useful conversation skill generally

Dan ini adalah keterampilan percakapan yang sangat berguna secara umum,

but in a meeting, it's good to check

tetapi dalam rapat, sebaiknya periksa

that you understood someone, that you heard them correctly

apakah Anda memahami seseorang, apakah Anda mendengarnya dengan benar

without asking them to repeat it

tanpa meminta mereka mengulanginya,

so this is a really great way to do that.

jadi ini cara yang sangat bagus untuk melakukannya.

So what you're saying is you're not really concerned about

Jadi yang Anda katakan adalah Anda tidak terlalu peduli dengan

the deadline as long as the job's done well,

tenggat waktu selama pekerjaan dilakukan dengan baik,

is that correct?

apakah itu benar?

Another similar phrase is something like:

Ungkapan serupa lainnya adalah seperti:

If I understood correctly,

Jika saya mengerti dengan benar,

you're saying that all of these figures are incorrect.

Anda mengatakan bahwa semua angka ini salah.

Perhaps it might be useful to rephrase what someone else said

Mungkin akan berguna untuk mengubah kata-kata yang dikatakan orang lain

maybe in a way that's a little simpler for everyone to understand.

mungkin dengan cara yang sedikit lebih sederhana untuk dipahami semua orang.

So in other words, the report won't be finished on time.

Jadi dengan kata lain, laporan tidak akan selesai tepat waktu.

When you're leading a meeting it is super important

Saat Anda memimpin rapat, sangat penting bagi

that you keep the meeting on track

Anda untuk menjaga rapat tetap pada jalurnya

by keeping track of time.

dengan mencatat waktu.

Nobody likes meetings that drag on or they run over time.

Tidak ada yang menyukai rapat yang berlarut-larut atau berjalan seiring waktu.

If you're running the meeting it's your job to practise

Jika Anda menjalankan rapat, tugas Anda adalah mempraktikkan

effective time management.

manajemen waktu yang efektif.

Now you could always ask anyone else

Sekarang Anda selalu dapat meminta orang lain

to keep an eye on the time

untuk mengawasi waktu,

but you may not always have that help.

tetapi Anda mungkin tidak selalu mendapatkan bantuan itu.

So in those situations, you can say:

Jadi dalam situasi tersebut, Anda dapat mengatakan:

If nobody has anything else to add, let's move on.

Jika tidak ada yang ingin ditambahkan, mari lanjutkan.

I'm conscious of time.

Aku sadar akan waktu.

Sometimes you might even have to cut the discussion short

Kadang-kadang Anda bahkan mungkin harus mempersingkat diskusi

in order to make time for other things that you've got to talk

untuk meluangkan waktu untuk hal-hal lain yang harus Anda

about on the agenda.

bicarakan dalam agenda.

I'm sorry, but I have to stop you there.

Maaf, tapi aku harus menghentikanmu di sana.

And you could follow that with:

Dan Anda dapat mengikutinya dengan:

We're running out of time so we have to move on.

Kita kehabisan waktu jadi kita harus melanjutkan.

Sometimes when the conversation is flowing really well,

Terkadang saat percakapan mengalir dengan sangat baik,

it's easy to get sidetracked or to go off-topic

kita mudah teralihkan atau keluar dari topik

or to go off track.

atau keluar jalur.

A good way to keep the conversation moving

Cara yang baik untuk membuat percakapan tetap mengarah

in the right direction is to say:

ke arah yang benar adalah dengan mengatakan:

I'm afraid we don't have time to talk about that in today's

Saya khawatir kita tidak punya waktu untuk membicarakannya dalam rapat hari ini

meeting. We'll add that on to the agenda for next week.

. Kami akan menambahkannya ke agenda untuk minggu depan.

You might like to summarise the key points of the meeting

Anda mungkin ingin meringkas poin-poin penting pertemuan

so that everyone else walks away

sehingga semua orang pergi

with a clear idea of what happened.

dengan gagasan yang jelas tentang apa yang terjadi.

Let me briefly summarise what we discussed today.

Izinkan saya meringkas secara singkat apa yang kita diskusikan hari ini.

And at this point, you can also mention any specific

Dan pada titik ini, Anda juga dapat menyebutkan tugas spesifik apa pun

tasks that people at the meeting agreed to do.

yang disetujui oleh orang-orang di rapat.

We've all agreed that Aman will write the report.

Kita semua setuju bahwa Aman akan menulis laporannya.

After you've summarised the main points you'd thank everyone

Setelah merangkum poin-poin utama, Anda akan berterima kasih kepada semua orang

for coming, for their time, for their participation at your meeting.

karena telah datang, atas waktu mereka, atas partisipasi mereka dalam rapat Anda.

Thank you so much for your time and your participation today.

Terima kasih banyak atas waktu dan partisipasi Anda hari ini.

The thank you at the end of a meeting is usually the sign that

Ucapan terima kasih di akhir rapat biasanya menjadi tanda bahwa

the meeting is over, that you're starting to wrap up.

rapat sudah selesai, bahwa Anda sudah mulai menyelesaikannya.

And if you have a future meeting planned

Dan jika Anda memiliki rencana rapat mendatang,

now is a good time to mention it.

sekarang adalah saat yang tepat untuk menyebutkan hal itu.

The next meeting is on Tuesday so I'll see you all then.

Pertemuan berikutnya adalah pada hari Selasa jadi sampai jumpa lagi.

And you might sign off with something friendly,

Dan Anda dapat menutup dengan sesuatu yang ramah,

either in an online meeting or in person you could say:

baik dalam rapat online atau secara langsung dengan mengatakan:

Have a great day everyone.

Semoga hari Anda menyenangkan semuanya.

Or have a great week.

Atau semoga minggumu menyenangkan.

So that's it! I hope you enjoyed this lesson and that you feel

Jadi begitu! Saya harap Anda menikmati pelajaran ini dan Anda merasa

more confident about hosting your next meeting in English.

lebih percaya diri untuk mengadakan pertemuan berikutnya dalam bahasa Inggris.

Make sure you save or you print the PDF that I created for you

Pastikan Anda menyimpan atau mencetak PDF yang saya buat untuk Anda

so that you can keep it with you during your meetings,

sehingga Anda dapat menyimpannya selama rapat,

during your online conversation so that you can start

selama percakapan online, sehingga Anda dapat mulai

using these expressions fluently.

menggunakan ekspresi ini dengan lancar.

And ladies don't forget, if you want to practise hosting meetings

Dan jangan lupa, jika Anda ingin berlatih menjadi tuan rumah rapat

in a supportive space with friends

di tempat yang mendukung bersama teman-teman,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

datang dan latih keterampilan Anda di dalam Hey Lady!

Thank you so much for joining me today.

Terima kasih banyak telah bergabung dengan saya hari ini.

Have a great week my lovely students.

Semoga minggu Anda menyenangkan murid-muridku yang baik.

See you in the next lesson!

Sampai jumpa di pelajaran berikutnya!