40 Essential Phrases To Host A Meeting in English

Well hey there! I'm Emma from mmmEnglish!

خب هی اونجا! من اِما هستم از mmmEnglish!

Have you ever led a meeting in English?

آیا تا به حال جلسه ای را به زبان انگلیسی رهبری کرده اید؟

Can you imagine yourself hosting a meeting at work

آیا می توانید تصور کنید که میزبان یک جلسه در محل کار به

completely in English?

طور کامل به زبان انگلیسی هستید؟

I've created this lesson today to help you learn lots of

من امروز این درس را ایجاد کرده ام تا به شما کمک کنم

useful and essential phrases to help you lead a meeting

عبارات مفید و ضروری زیادی را بیاموزید تا به شما کمک کند یک جلسه را

in English.

به زبان انگلیسی رهبری کنید.

Make sure you download the workbook

مطمئن شوید که کتاب

that I've created for you so you can keep

کاری را که برای شما ایجاد کرده‌ام دانلود کرده‌اید تا بتوانید

all of these phrases and these expressions with you

همه این عبارات و این عبارات

during your meetings, during your conversations

را در طول جلساتتان، در طول مکالماتتان با خود

so that you can put them into practice.

نگه دارید تا بتوانید آن‌ها را عملی کنید.

Are you ready to get started?

برای شروع آماده اید؟

Ladies, if you want a safe and supportive space

خانم‌ها، اگر می‌خواهید فضایی امن و حمایت‌کننده

to practise your speaking skills among friends,

برای تمرین مهارت‌های گفتاری خود در میان دوستان،

to share your opinions and to learn how to host

برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود و یادگیری نحوه میزبانی

meetings before you're at work

جلسات قبل از اینکه سر کار

and you've got to actually do it for real,

باشید و باید واقعاً این کار را انجام دهید، می‌خواهید،

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

بیایید و قرار دهید. مهارت های خود را در داخل هی لیدی تمرین کنید!

You can join and host your own conversations

می‌توانید به مکالمات خود بپیوندید و

right here inside our platform.

مستقیماً در اینجا در پلتفرم ما میزبانی کنید.

Hey Lady! is an online community for women to meet,

هی بانو! یک انجمن آنلاین برای زنان برای ملاقات

make friends and to practise speaking English together.

، دوستیابی و تمرین صحبت کردن انگلیسی با هم.

For $29 a month or $299 a year,

با 29 دلار در ماه یا 299 دلار در سال،

you can have as many English conversations as you like.

می‌توانید هر تعداد مکالمه انگلیسی داشته باشید.

There is no limit to the amount of time that you can spend

محدودیتی برای مدت زمانی که می‌توانید برای

practising your speaking skills.

تمرین مهارت‌های گفتاری خود صرف کنید، وجود ندارد.

The link to our 10-day trial is down in the description below.

پیوند آزمایشی 10 روزه ما در توضیحات زیر آمده است.

I would love to see you inside!

من دوست دارم شما را در داخل ببینم!

It doesn't matter whether your meeting is a social or

فرقی نمی‌کند جلسه شما یک جلسه اجتماعی باشد

a professional meeting, whether it's online or it's in person,

یا حرفه‌ای، چه آنلاین باشد یا حضوری،

there are some elements that will always be the same

برخی از عناصر وجود دارند که

no matter what style or type of meeting you're hosting.

صرف نظر از سبک یا نوع جلسه‌ای که میزبانی می‌کنید، همیشه یکسان خواهند بود.

And at the start of any meeting it is essential that you greet

و در شروع هر جلسه ضروری است که به

and welcome participants.

شرکت کنندگان خوش آمد بگویید و خوش آمد بگوئید.

There are a few different phrases and expressions you can use

چند عبارت و عبارت مختلف وجود دارد که می‌توانید

to do it. It can be as simple as:

برای انجام آن استفاده کنید. می تواند به همین سادگی باشد:

Hello everybody and welcome!

سلام به همه و خوش آمدید!

Good morning, I'd like to thank everyone for coming today.

صبح بخیر، می‌خواهم از همه برای حضور امروز تشکر کنم.

If your meeting has less than ten people at it,

اگر جلسه شما کمتر از ده نفر در آن شرکت دارند،

make sure that everyone is introduced.

مطمئن شوید که همه معرفی شده اند.

If there's more than ten people,

اگر بیش از ده نفر هستند

the introductions can kind of drag on a bit,

، مقدمه‌ها ممکن است کمی

you might need to take it out or do it differently.

طول بکشد، ممکن است لازم باشد آن را بیرون بیاورید یا به روش دیگری انجام دهید.

But introductions really do help break the ice

اما مقدمه‌ها واقعاً به شکستن یخ کمک می‌کنند

and people feel more comfortable

و مردم

speaking up and sharing their opinions when they know

وقتی با سایر افراد حاضر در اتاق می‌شناسند، راحت‌تر صحبت می‌کنند و نظراتشان را به اشتراک می‌گذارند

the other people in the room.

.

Now when you know some but not all of the participants

حالا وقتی تعدادی را می شناسید اما نه همه شرکت کنندگان

at the meeting, you could say:

در جلسه، می توانید بگویید:

I know most of you but I see a few unfamiliar faces.

من بیشتر شما را می شناسم اما چند چهره ناآشنا می بینم.

Let's do a round of introductions.

بیایید یک دور مقدمه انجام دهیم.

So that means

پس این بدان معناست

let's just go around in a circle so everyone can say their name.

که بیایید در یک دایره بچرخیم تا همه بتوانند نام خود را بگویند.

What about when it's an entirely new group of people?

وقتی یک گروه کاملاً جدید از مردم باشد چطور؟

You don't know anyone.

شما کسی را نمی شناسید

Before we get started,

قبل از شروع،

let's go around the table and introduce ourselves.

بیایید دور میز بچرخیم و خودمان را معرفی کنیم.

If you're at work or

اگر سر کار یا

at a conference or in some professional setting,

در یک کنفرانس یا در محیطی حرفه‌ای

you can ask everyone to say their name, their role

هستید، می‌توانید از همه بخواهید که نام، نقش

and the company that they work for.

و شرکتی را که برای آن کار می‌کنند بگویند.

Please just say your name, your role and the organisation

لطفا فقط نام، نقش و سازمانی

that you're from.

که از آن هستید را بگویید.

And if it's a more informal social setting like maybe

و اگر این یک محیط اجتماعی غیررسمی است، مثلاً ممکن است برای اولین بار

you're hosting an online book club meeting

میزبان یک جلسه باشگاه کتاب آنلاین

or a meeting with a group of neighbours for the first time

یا جلسه ای با گروهی از همسایگان هستید،

then say:

بگویید:

Share your name, where you're from

نام خود را به اشتراک بگذارید، اهل کجا هستید

and perhaps an interesting fact about yourself.

و شاید یک واقعیت جالب در مورد خودتان .

Hi I'm Emma from Perth, Western Australia and

سلام من اِما اهل پرت، استرالیای غربی

I've lived in every Australian city.

هستم و در همه شهرهای استرالیا زندگی کرده‌ام.

This is especially useful if the meeting that you're hosting

این امر به‌ویژه زمانی مفید است که جلسه‌ای که میزبان

is online and the people who are joining you are spread out

آن هستید آنلاین باشد و افرادی که به شما ملحق می‌شوند در

all over the world. It can be really interesting to find out

سراسر جهان پراکنده باشند. می‌تواند واقعاً جالب باشد

where everybody else actually is, it's a great way

که بفهمیم بقیه واقعاً کجا هستند، این یک راه عالی

to spark some small talk before things get too serious.

برای شروع صحبت‌های کوچک قبل از اینکه همه چیز خیلی جدی شود، است.

So there are three essential steps to kick-start

بنابراین سه مرحله ضروری برای شروع

a successful meeting.

یک جلسه موفق وجود دارد.

The first is to start by stating the goal or the purpose

اولین مورد این است که با بیان هدف یا

of the meeting.

هدف جلسه شروع کنید.

The second is to make sure you outline the agenda

دوم این است که مطمئن شوید که برنامه را مشخص کرده‌اید

or talk about the different things that everyone is

یا در مورد چیزهای مختلفی صحبت می‌کنید که همه

here to discuss.

اینجا هستند تا درباره آنها بحث کنند.

And the third is to set any ground rules before the meeting

و سوم این است که قبل از جلسه، قوانین اساسی

to make sure it runs smoothly, that there's no interruptions.

را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که بدون وقفه برگزار می‌شود.

So let's take a closer look at some useful phrases that can help

پس بیایید نگاهی دقیق‌تر به عبارات مفیدی بیندازیم که

you to move through these three important steps.

می‌توانند به شما در عبور از این سه مرحله مهم کمک کنند.

It's important for everyone at the meeting to have

برای همه افراد حاضر در جلسه مهم است

an expectation of how the meeting is going to be run

که انتظار داشته باشند جلسه چگونه برگزار می‌شود

and what they're going to get out of it.

و چه نتیجه‌ای از آن خواهند داشت.

So start by stating the goal

پس با بیان هدف

or the purpose of the meeting.

یا هدف جلسه شروع کنید.

Our goal today

هدف امروز ما

is to plan the social media strategy for March and for April.

برنامه‌ریزی استراتژی رسانه‌های اجتماعی برای ماه مارس و آوریل است.

Or you can focus on the outcome that you'd like to achieve.

یا می‌توانید روی نتیجه‌ای که می‌خواهید به دست آورید تمرکز کنید.

By the end of this session,

در پایان این جلسه

everyone will know how to use the new accounting software.

همه با نحوه استفاده از نرم افزار حسابداری جدید آشنا می شوند.

And if you want to sound a little more casual then you could say:

و اگر می‌خواهید کمی معمولی‌تر به

We're here today to talk about George Orwell's novel 1986.

نظر بیایید، می‌توانید بگویید: امروز اینجا هستیم تا درباره رمان 1986 جورج اورول صحبت کنیم.

If you have an agenda for the meeting,

اگر برنامه‌ای برای جلسه دارید،

now's the time to go over it.

اکنون وقت آن است که آن را مرور کنید.

I'll just draw your attention to the agenda.

فقط توجه شما را به دستور کار جلب می کنم.

We've got a few things to get through today.

ما امروز چند چیز داریم.

And then of course you would name all of the important things

و مطمئناً تمام موارد مهم در دستور کار را نام می برید

on the agenda.

And if there's no agenda, it's a good chance to just

.

و اگر دستور کار وجود ندارد، فرصت خوبی است که فقط

tell the participants how the meeting or this session

به شرکت کنندگان بگویید ساختار جلسه یا این

is going to be structured.

جلسه چگونه خواهد بود.

What are the different sections of the meeting?

بخش های مختلف جلسه چیست؟

This way everyone is going to know what to expect

به این ترتیب همه می‌دانند چه چیزی باید انتظار داشته باشند

and it will be easier for you to transition between topics

و انتقال بین موضوعات

and get through everything that needs to be discussed.

و عبور از همه چیزهایی که باید در مورد آن بحث شود برای شما آسان‌تر خواهد بود.

Discourse markers and signposting language really

نشانگرهای گفتمان و زبان نشانگر

comes in handy here.

در اینجا واقعاً مفید است.

Words like first,

کلماتی مثل اول،

second, then,

دوم، بعد،

after that, next and finally.

بعد از آن، بعد و آخر.

Something like this.

چیزی مثل این.

The first item on the agenda is social media.

اولین مورد در دستور کار رسانه های اجتماعی است.

And then we'll move on to item number two which is

و سپس به مورد شماره دو می رویم که

customer satisfaction.

رضایت مشتری است.

And then we'll take a look at customer feedback.

و سپس نگاهی به بازخورد مشتریان خواهیم داشت.

And finally, we'll discuss the new marketing strategy.

و در نهایت، در مورد استراتژی بازاریابی جدید بحث خواهیم کرد.

And of course, when you're hosting a meeting

و البته، وقتی میزبان جلسه ای هستید،

it never hurts to go over some of the ground rules.

مرور برخی از قوانین اساسی هرگز ضرری ندارد.

Sometimes we refer to this part of the meeting as

گاهی از این قسمت از جلسه به عنوان

housekeeping.

خانه داری یاد می کنیم.

Housekeeping in this context doesn't mean

خانه داری در این زمینه به معنای

cleaning or maintaining a house.

تمیز کردن یا نگهداری خانه نیست.

In a meeting, we commonly use this phrase

در یک جلسه، معمولاً از این عبارت

to talk about the administrative

برای صحبت در مورد

parts of a meeting, the part of the meeting where you

بخش‌های اداری یک جلسه استفاده می‌کنیم، بخشی از جلسه که

lay the rules out and you explain how things are going to run.

در آن قوانین را وضع می‌کنید و توضیح می‌دهید که کارها چگونه پیش می‌روند.

We just have to get through some housekeeping first.

فقط باید ابتدا کمی از خانه داری بگذریم.

Now saying this is a great way to transition away from

اکنون گفتن این یک راه عالی برای دور شدن

the introductions and the agenda

از مقدمه و دستور کار

and to talk about what you expect from everyone

و صحبت در مورد انتظاراتی است که از همه

for the duration of the meeting.

در طول مدت جلسه دارید.

You might ask them to switch off their phones.

ممکن است از آن‌ها بخواهید تلفن‌هایشان را خاموش کنند.

If you have your phone with you,

اگر تلفنتان را همراه دارید،

please take a moment just to turn it on silent or to switch it off,

لطفاً چند لحظه وقت بگذارید و آن را به‌صورت بی‌صدا روشن کنید یا آن را خاموش کنید،

just so we don't have any disruptions.

فقط برای اینکه هیچ اختلالی نداشته باشیم.

Or you could let them know what to do if they have a question.

یا می‌توانید به آن‌ها اجازه دهید اگر سؤالی دارند بدانند چه کاری انجام دهند.

If you have any questions outside of the agenda

اگر سؤالی خارج از دستور کار دارید،

just save them for the end.

فقط آن را برای انتها ذخیره کنید.

If you're running an online meeting this is especially important

اگر یک جلسه آنلاین برگزار می‌کنید، این امر به

just to make it easy and manageable for everyone.

ویژه برای آسان کردن و مدیریت کردن آن برای همه مهم است.

If you have any questions during our discussion today

اگر در طول بحث امروز ما سؤالی

please just use the raised hand reaction

داشتید، لطفاً فقط از واکنش

or raise your hand so I can see it on screen.

دست بالا استفاده کنید یا دست خود را بالا ببرید تا بتوانم آن را روی صفحه ببینم.

Feel free to share your comments and your questions in the chat

با خیال راحت نظرات و سوالات خود را در گپ به اشتراک بگذارید

and please make sure you put your microphones on mute

و لطفاً مطمئن شوید که میکروفون‌های خود را در حالت بی‌صدا قرار داده‌اید

to keep disruptions to a minimum.

تا اختلالات به حداقل برسد.

When you're running a meeting, part of your job is to manage

وقتی جلسه ای را برگزار می کنید، بخشی از کار شما مدیریت

and control the discussion. You want it to be effective.

و کنترل بحث است. می خواهید موثر باشد.

Sometimes you might need to prompt people

گاهی اوقات ممکن است لازم باشد از افراد

to get the conversation started.

بخواهید مکالمه را شروع کنند.

To kick things off, why don't we brainstorm a few ideas together.

برای شروع کار، چرا چند ایده را با هم جمع نمی کنیم.

I think it's best to ask some general questions that are

من فکر می‌کنم بهتر است به جای جدا کردن افراد در ابتدا، چند سؤال کلی بپرسیم که پاسخ آن

open for everyone to answer rather than

برای همه باز است

singling people out initially.

.

You could try asking for their opinion with one of these phrases.

می‌توانید با یکی از این عبارات نظر آنها را جویا شوید.

What does everyone else think?

بقیه چه فکری می کنند؟

What are your thoughts on the survey results?

نظر شما درباره نتایج نظرسنجی چیست؟

I'd like to get your input on the new design.

من می خواهم نظر شما را در مورد طراحی جدید دریافت کنم.

Sometimes you put a question like that out there

گاهی اوقات شما چنین سوالی را مطرح می کنید

and no one answers.

و هیچ کس پاسخ نمی دهد.

So then you might need to call out a specific name

بنابراین ممکن است لازم باشد نام خاصی

just to encourage someone to share their point of view.

را صدا کنید تا کسی را تشویق کنید تا دیدگاه خود را به اشتراک بگذارد.

What do you think about that, Amy?

نظرت در موردش چیه، امی؟

Now what about when you need to ask for clarification?

حالا وقتی باید توضیح بخواهید چطور؟

A really great way to do that is to ask for a bit more detail.

یک راه واقعا عالی برای انجام این کار این است که کمی جزئیات بیشتر بپرسید.

Can you explain that in a bit more detail?

ممکن است کمی بیشتر توضیح دهید؟

Would you mind going over that again, please?

آیا می‌خواهید دوباره آن را مرور کنید، لطفاً؟

To go over means to explain something in a detailed

مرور کردن به معنای توضیح دادن چیزی به

or a more careful way

روشی دقیق یا دقیق‌تر است،

or you can paraphrase what you think a person wants to say

یا می‌توانید آنچه را که فکر می‌کنید یک شخص می‌خواهد بگوید

or what you think you heard them say.

یا آنچه فکر می‌کنید شنیده‌اید که او می‌گوید را بازنویسی کنید.

And it's a really useful conversation skill generally

و به طور کلی این یک مهارت مکالمه بسیار مفید است،

but in a meeting, it's good to check

اما در یک جلسه، خوب است بررسی

that you understood someone, that you heard them correctly

کنید که کسی را فهمیده‌اید، آیا او را درست شنیده‌اید

without asking them to repeat it

بدون اینکه از او بخواهید آن را تکرار کند،

so this is a really great way to do that.

بنابراین این یک روش واقعاً عالی برای انجام این کار است.

So what you're saying is you're not really concerned about

بنابراین آنچه شما می گویید این است که

the deadline as long as the job's done well,

تا زمانی که کار به خوبی انجام شده باشد، واقعاً نگران مهلت نیستید

is that correct?

، آیا این درست است؟

Another similar phrase is something like:

عبارت مشابه دیگر چیزی شبیه به این است:

If I understood correctly,

اگر من درست متوجه شده باشم،

you're saying that all of these figures are incorrect.

شما می گویید که همه این ارقام نادرست هستند.

Perhaps it might be useful to rephrase what someone else said

شاید مفید باشد که صحبت های دیگری را به گونه ای بازنویسی کنید که

maybe in a way that's a little simpler for everyone to understand.

برای همه قابل درک باشد.

So in other words, the report won't be finished on time.

بنابراین به عبارت دیگر گزارش به موقع تمام نمی شود.

When you're leading a meeting it is super important

هنگامی که یک جلسه را رهبری می‌کنید، بسیار مهم است

that you keep the meeting on track

که با پیگیری زمان، جلسه را در مسیر خود

by keeping track of time.

نگه دارید.

Nobody likes meetings that drag on or they run over time.

هیچ کس جلساتی را دوست ندارد که طول بکشد یا در طول زمان برگزار شود.

If you're running the meeting it's your job to practise

اگر جلسه را اداره می‌کنید، وظیفه شما این است که

effective time management.

مدیریت زمان مؤثر را تمرین کنید.

Now you could always ask anyone else

اکنون همیشه می‌توانید از دیگران

to keep an eye on the time

بخواهید که مراقب زمان باشند،

but you may not always have that help.

اما ممکن است همیشه این کمک را نداشته باشید.

So in those situations, you can say:

بنابراین در آن موقعیت‌ها، می‌توانید بگویید:

If nobody has anything else to add, let's move on.

اگر کسی چیز دیگری برای اضافه کردن ندارد، بیایید ادامه دهیم.

I'm conscious of time.

من حواسم به زمان است

Sometimes you might even have to cut the discussion short

گاهی اوقات حتی ممکن است مجبور شوید بحث را کوتاه

in order to make time for other things that you've got to talk

کنید تا برای موارد دیگری که باید در دستور کار صحبت کنید، وقت بگذارید

about on the agenda.

.

I'm sorry, but I have to stop you there.

متاسفم، اما باید جلوی شما را بگیرم.

And you could follow that with:

و شما می توانید آن را با این موارد دنبال کنید: زمان

We're running out of time so we have to move on.

ما در حال اتمام است، بنابراین باید ادامه دهیم.

Sometimes when the conversation is flowing really well,

گاهی اوقات وقتی مکالمه واقعاً خوب جریان دارد،

it's easy to get sidetracked or to go off-topic

به راحتی می توان از موضوع منحرف شد یا از موضوع خارج شد

or to go off track.

یا از مسیر خارج شد.

A good way to keep the conversation moving

یک راه خوب برای حفظ مکالمه

in the right direction is to say:

در جهت درست این است که بگوییم:

I'm afraid we don't have time to talk about that in today's

می ترسم در جلسه امروز فرصت صحبت در مورد آن را نداشته باشیم

meeting. We'll add that on to the agenda for next week.

. ما آن را در دستور کار هفته آینده اضافه خواهیم کرد.

You might like to summarise the key points of the meeting

ممکن است بخواهید نکات کلیدی جلسه را خلاصه کنید

so that everyone else walks away

تا بقیه

with a clear idea of what happened.

با ایده روشنی از آنچه اتفاق افتاده است کنار بروند.

Let me briefly summarise what we discussed today.

اجازه دهید به طور مختصر آنچه را که امروز بحث کردیم، خلاصه کنم.

And at this point, you can also mention any specific

و در این مرحله، می‌توانید

tasks that people at the meeting agreed to do.

کارهای خاصی را که افراد حاضر در جلسه با انجام آن موافقت کردند، ذکر کنید.

We've all agreed that Aman will write the report.

همه ما توافق کرده‌ایم که امان گزارش را بنویسد.

After you've summarised the main points you'd thank everyone

بعد از اینکه نکات اصلی را خلاصه کردید، از همه به

for coming, for their time, for their participation at your meeting.

خاطر حضورشان، برای وقت گذاشتن و شرکتشان در جلسه تشکر می‌کنید.

Thank you so much for your time and your participation today.

از شما برای وقت و مشارکت امروزتان بسیار سپاسگزاریم.

The thank you at the end of a meeting is usually the sign that

تشکر در پایان جلسه معمولاً نشانه

the meeting is over, that you're starting to wrap up.

پایان یافتن جلسه است، یعنی شروع به پایان دادن به جلسه.

And if you have a future meeting planned

و اگر اکنون برای جلسه آینده برنامه ریزی کرده

now is a good time to mention it.

اید، زمان خوبی برای ذکر آن است.

The next meeting is on Tuesday so I'll see you all then.

جلسه بعدی روز سه شنبه است، پس شما را می بینم.

And you might sign off with something friendly,

و ممکن است با چیزی دوستانه امضا کنید،

either in an online meeting or in person you could say:

چه در یک جلسه آنلاین یا حضوری که می‌توانید بگویید:

Have a great day everyone.

روز خوبی برای همه داشته باشید.

Or have a great week.

یا هفته خوبی داشته باشید

So that's it! I hope you enjoyed this lesson and that you feel

پس همین! امیدوارم از این درس لذت برده باشید و

more confident about hosting your next meeting in English.

در مورد میزبانی جلسه بعدی خود به زبان انگلیسی احساس اطمینان بیشتری داشته باشید.

Make sure you save or you print the PDF that I created for you

مطمئن شوید پی‌دی‌افی را که من برای شما ایجاد کرده‌ام، ذخیره کرده یا چاپ

so that you can keep it with you during your meetings,

کرده‌اید تا بتوانید آن را در طول جلسات،

during your online conversation so that you can start

در حین مکالمه آنلاین، نزد خود نگه دارید تا بتوانید به

using these expressions fluently.

روانی از این عبارات استفاده کنید.

And ladies don't forget, if you want to practise hosting meetings

و خانم‌ها فراموش نکنید، اگر می‌خواهید میزبانی جلسات را

in a supportive space with friends

در یک فضای حمایتی با دوستان

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

تمرین کنید، بیایید و مهارت‌های خود را در هی لیدی تمرین کنید!

Thank you so much for joining me today.

از اینکه امروز به من پیوستید بسیار سپاسگزارم.

Have a great week my lovely students.

هفته خوبی داشته باشید دانش آموزان دوست داشتنی من.

See you in the next lesson!

در درس بعدی می بینمت!