40 Essential Phrases To Host A Meeting in English

Well hey there! I'm Emma from mmmEnglish!

שלום לך! אני אמה מ-mmmEnglish!

Have you ever led a meeting in English?

האם אי פעם ניהלתם פגישה באנגלית? האם

Can you imagine yourself hosting a meeting at work

אתה יכול לדמיין את עצמך מארח פגישה בעבודה

completely in English?

לגמרי באנגלית?

I've created this lesson today to help you learn lots of

יצרתי את השיעור הזה היום כדי לעזור לך ללמוד הרבה

useful and essential phrases to help you lead a meeting

ביטויים שימושיים וחיוניים שיעזרו לך להוביל פגישה

in English.

באנגלית.

Make sure you download the workbook

ודא שאתה מוריד את חוברת העבודה

that I've created for you so you can keep

שיצרתי עבורך כדי שתוכל לשמור את

all of these phrases and these expressions with you

כל הביטויים והביטויים האלה איתך

during your meetings, during your conversations

במהלך הפגישות שלך, במהלך השיחות שלך

so that you can put them into practice.

כדי שתוכל ליישם אותם.

Are you ready to get started?

האם אתה מוכן להתחיל?

Ladies, if you want a safe and supportive space

גבירותיי, אם אתם רוצים מרחב בטוח ותומך

to practise your speaking skills among friends,

לתרגל את כישורי הדיבור שלכם בין חברים, לחלוק את

to share your opinions and to learn how to host

דעותיכם וללמוד איך לארח

meetings before you're at work

פגישות לפני שאתם בעבודה

and you've got to actually do it for real,

ואתם חייבים לעשות את זה באמת,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

בואו והניחו את הכישורים שלך לתרגל בתוך היי ליידי!

You can join and host your own conversations

אתה יכול להצטרף ולארח שיחות משלך

right here inside our platform.

כאן בתוך הפלטפורמה שלנו.

Hey Lady! is an online community for women to meet,

היי אישה! היא קהילה מקוונת לנשים להיפגש,

make friends and to practise speaking English together.

להתיידד ולהתאמן יחד בדיבור אנגלית.

For $29 a month or $299 a year,

תמורת $29 לחודש או $299 לשנה,

you can have as many English conversations as you like.

תוכל לנהל כמה שיחות באנגלית שתרצה.

There is no limit to the amount of time that you can spend

אין הגבלה לכמות הזמן שאתה יכול להקדיש

practising your speaking skills.

לתרגול כישורי הדיבור שלך.

The link to our 10-day trial is down in the description below.

הקישור לתקופת הניסיון בת 10 הימים שלנו מופיע בתיאור למטה.

I would love to see you inside!

אשמח לראות אותך בפנים!

It doesn't matter whether your meeting is a social or

זה לא משנה אם הפגישה שלכם היא פגישה חברתית או

a professional meeting, whether it's online or it's in person,

מקצועית, אם היא מקוונת או שהיא באופן אישי,

there are some elements that will always be the same

יש כמה אלמנטים שתמיד יהיו זהים

no matter what style or type of meeting you're hosting.

לא משנה באיזה סגנון או סוג של פגישה אתם מארחים.

And at the start of any meeting it is essential that you greet

ובתחילת כל פגישה חיוני שתברכו את

and welcome participants.

המשתתפים ותברכו אותם.

There are a few different phrases and expressions you can use

יש כמה ביטויים וביטויים שונים שבהם אתה יכול להשתמש

to do it. It can be as simple as:

כדי לעשות זאת. זה יכול להיות פשוט כמו:

Hello everybody and welcome!

שלום לכולם וברוכים הבאים!

Good morning, I'd like to thank everyone for coming today.

בוקר טוב, אני רוצה להודות לכולם שהגיעו היום.

If your meeting has less than ten people at it,

אם בפגישה שלך יש פחות מעשרה אנשים,

make sure that everyone is introduced.

ודא שכולם יוצגו.

If there's more than ten people,

אם יש יותר מעשרה אנשים,

the introductions can kind of drag on a bit,

ההקדמות יכולות להתארך קצת,

you might need to take it out or do it differently.

אולי תצטרך להוציא את זה או לעשות את זה אחרת.

But introductions really do help break the ice

אבל הקדמות באמת עוזרות לשבור את הקרח

and people feel more comfortable

ואנשים מרגישים יותר בנוח

speaking up and sharing their opinions when they know

לדבר ולשתף את דעותיהם כשהם מכירים

the other people in the room.

את האנשים האחרים בחדר.

Now when you know some but not all of the participants

עכשיו כשאתה מכיר חלק מהמשתתפים בפגישה אבל לא את כולם

at the meeting, you could say:

, אתה יכול לומר:

I know most of you but I see a few unfamiliar faces.

אני מכיר את רובכם אבל אני רואה כמה פרצופים לא מוכרים.

Let's do a round of introductions.

בואו נעשה סבב של היכרות.

So that means

אז זה אומר

let's just go around in a circle so everyone can say their name.

בוא נסתובב במעגל כדי שכולם יוכלו להגיד את השם שלו.

What about when it's an entirely new group of people?

מה לגבי כאשר מדובר בקבוצה חדשה לגמרי של אנשים?

You don't know anyone.

אתה לא מכיר אף אחד.

Before we get started,

לפני שנתחיל,

let's go around the table and introduce ourselves.

בואו נסובב לשולחן ונציג את עצמנו.

If you're at work or

אם אתה בעבודה או

at a conference or in some professional setting,

בכנס או בסביבה מקצועית כלשהי,

you can ask everyone to say their name, their role

אתה יכול לבקש מכולם לומר את שמו, את תפקידו

and the company that they work for.

ואת החברה שבה הם עובדים.

Please just say your name, your role and the organisation

אנא פשוט אמור את שמך, תפקידך והארגון

that you're from.

ממנו אתה בא.

And if it's a more informal social setting like maybe

ואם זו מסגרת חברתית יותר לא רשמית כמו אולי

you're hosting an online book club meeting

אתה מארח מפגש מועדון ספרים מקוון

or a meeting with a group of neighbours for the first time

או פגישה עם קבוצת שכנים בפעם הראשונה

then say:

אז אמור:

Share your name, where you're from

שתף את שמך, מאיפה אתה

and perhaps an interesting fact about yourself.

ואולי עובדה מעניינת על עצמך .

Hi I'm Emma from Perth, Western Australia and

היי, אני אמה מפרת', מערב אוסטרליה ואני

I've lived in every Australian city.

גרתי בכל עיר באוסטרליה.

This is especially useful if the meeting that you're hosting

זה שימושי במיוחד אם הפגישה שאתה מארחת

is online and the people who are joining you are spread out

מקוונת והאנשים שמצטרפים אליך פרוסים

all over the world. It can be really interesting to find out

בכל רחבי העולם. זה יכול להיות ממש מעניין לגלות

where everybody else actually is, it's a great way

היכן נמצאים כולם, זו דרך מצוינת

to spark some small talk before things get too serious.

לעורר קצת שיחת חולין לפני שהדברים יהיו רציניים מדי.

So there are three essential steps to kick-start

אז יש שלושה שלבים חיוניים כדי להתחיל

a successful meeting.

פגישה מוצלחת.

The first is to start by stating the goal or the purpose

הראשון הוא להתחיל בהצהרת המטרה או מטרת

of the meeting.

הפגישה.

The second is to make sure you outline the agenda

השני הוא לוודא שאתה מתווה את סדר היום

or talk about the different things that everyone is

או לדבר על הדברים השונים שכולם

here to discuss.

כאן כדי לדון.

And the third is to set any ground rules before the meeting

והשלישי הוא להגדיר כללים בסיסיים לפני הפגישה

to make sure it runs smoothly, that there's no interruptions.

כדי לוודא שהיא פועלת בצורה חלקה, שאין הפרעות.

So let's take a closer look at some useful phrases that can help

אז בואו נסתכל מקרוב על כמה ביטויים שימושיים שיכולים לעזור

you to move through these three important steps.

לכם לעבור בשלושת השלבים החשובים האלה.

It's important for everyone at the meeting to have

חשוב שלכל אחד בפגישה תהיה

an expectation of how the meeting is going to be run

ציפייה לאופן ניהול הפגישה

and what they're going to get out of it.

ומה הם הולכים להפיק ממנה.

So start by stating the goal

אז התחל בציון המטרה

or the purpose of the meeting.

או מטרת הפגישה.

Our goal today

המטרה שלנו היום

is to plan the social media strategy for March and for April.

היא לתכנן את אסטרטגיית המדיה החברתית למרץ ולאפריל.

Or you can focus on the outcome that you'd like to achieve.

או שאתה יכול להתמקד בתוצאה שאתה רוצה להשיג.

By the end of this session,

בסיום מפגש זה,

everyone will know how to use the new accounting software.

כולם ידעו כיצד להשתמש בתוכנת הנהלת החשבונות החדשה.

And if you want to sound a little more casual then you could say:

ואם אתה רוצה להישמע קצת יותר סתמי אז אתה יכול להגיד:

We're here today to talk about George Orwell's novel 1986.

אנחנו כאן היום כדי לדבר על הרומן של ג'ורג' אורוול משנת 1986.

If you have an agenda for the meeting,

אם יש לך אג'נדה לפגישה,

now's the time to go over it.

זה הזמן לעבור עליה.

I'll just draw your attention to the agenda.

אני רק אפנה את תשומת לבך לסדר היום.

We've got a few things to get through today.

יש לנו כמה דברים לעבור היום.

And then of course you would name all of the important things

ואז כמובן תציין את כל הדברים החשובים

on the agenda.

And if there's no agenda, it's a good chance to just

שעל סדר היום.

ואם אין אג'נדה, זו הזדמנות טובה פשוט

tell the participants how the meeting or this session

לספר למשתתפים איך הפגישה או הפגישה הזו

is going to be structured.

עומדים להיבנות.

What are the different sections of the meeting?

מהם החלקים השונים במפגש?

This way everyone is going to know what to expect

כך כולם יידעו למה לצפות

and it will be easier for you to transition between topics

ויהיה לכם קל יותר לעבור בין נושאים

and get through everything that needs to be discussed.

ולעבור את כל מה שצריך לדון בו.

Discourse markers and signposting language really

סמני שיח ושפת שילוט באמת

comes in handy here.

מועילים כאן.

Words like first,

מילים כמו ראשון,

second, then,

שני, אחר כך,

after that, next and finally.

אחרי זה, הבא ולבסוף.

Something like this.

משהו כזה.

The first item on the agenda is social media.

הפריט הראשון על סדר היום הוא המדיה החברתית.

And then we'll move on to item number two which is

ואז נעבור לפריט מספר שני שהוא

customer satisfaction.

שביעות רצון הלקוחות.

And then we'll take a look at customer feedback.

ואז נסתכל על משוב לקוחות.

And finally, we'll discuss the new marketing strategy.

ולבסוף, נדון באסטרטגיית השיווק החדשה.

And of course, when you're hosting a meeting

וכמובן, כשאתם מארחים פגישה,

it never hurts to go over some of the ground rules.

לעולם לא יזיק לעבור על חלק מכללי היסוד.

Sometimes we refer to this part of the meeting as

לפעמים אנו מתייחסים לחלק זה של הפגישה כאל

housekeeping.

משק בית.

Housekeeping in this context doesn't mean

משק בית בהקשר זה אינו אומר

cleaning or maintaining a house.

ניקיון או אחזקת בית.

In a meeting, we commonly use this phrase

בפגישה, אנו משתמשים בדרך כלל בביטוי הזה

to talk about the administrative

כדי לדבר על

parts of a meeting, the part of the meeting where you

החלקים האדמיניסטרטיביים של הפגישה, החלק של הפגישה שבו אתה

lay the rules out and you explain how things are going to run.

קובע את הכללים ומסביר כיצד הדברים הולכים להתנהל.

We just have to get through some housekeeping first.

אנחנו רק צריכים לעבור קצת משק בית קודם.

Now saying this is a great way to transition away from

עכשיו נאמר שזו דרך מצוינת להתרחק מההקדמה

the introductions and the agenda

ומהסדר היום

and to talk about what you expect from everyone

ולדבר על מה שאתה מצפה מכולם

for the duration of the meeting.

במשך הפגישה.

You might ask them to switch off their phones.

אתה עשוי לבקש מהם לכבות את הטלפונים שלהם.

If you have your phone with you,

אם הטלפון שלך איתך,

please take a moment just to turn it on silent or to switch it off,

אנא הקדישו רגע רק כדי להפעיל אותו שקט או כדי לכבות אותו,

just so we don't have any disruptions.

רק כדי שלא יהיו לנו שיבושים.

Or you could let them know what to do if they have a question.

או שתוכל ליידע אותם מה לעשות אם יש להם שאלה.

If you have any questions outside of the agenda

אם יש לך שאלות כלשהן מחוץ לסדר היום

just save them for the end.

פשוט שמור אותן לסוף.

If you're running an online meeting this is especially important

אם אתה עורך פגישה מקוונת, זה חשוב במיוחד

just to make it easy and manageable for everyone.

רק כדי להפוך אותה לקלה ולניהול עבור כולם.

If you have any questions during our discussion today

אם יש לך שאלות כלשהן במהלך הדיון שלנו היום,

please just use the raised hand reaction

פשוט השתמש בתגובת היד המורמת

or raise your hand so I can see it on screen.

או הרם את היד כדי שאוכל לראות את זה על המסך.

Feel free to share your comments and your questions in the chat

אל תהסס לשתף את ההערות שלך ואת השאלות שלך בצ'אט

and please make sure you put your microphones on mute

ובבקשה הקפד לשים את המיקרופונים שלך על השתק

to keep disruptions to a minimum.

כדי לצמצם את ההפרעות.

When you're running a meeting, part of your job is to manage

כשאתה מנהל פגישה, חלק מהתפקיד שלך הוא לנהל

and control the discussion. You want it to be effective.

ולשלוט בדיון. אתה רוצה שזה יהיה יעיל.

Sometimes you might need to prompt people

לפעמים ייתכן שתצטרך לבקש מאנשים

to get the conversation started.

להתחיל את השיחה.

To kick things off, why don't we brainstorm a few ideas together.

כדי להתחיל את העניינים, למה שלא נחשוב יחד על כמה רעיונות.

I think it's best to ask some general questions that are

אני חושב שעדיף לשאול כמה שאלות כלליות שפתוח

open for everyone to answer rather than

לכולם לענות במקום

singling people out initially.

לפרט אנשים בהתחלה.

You could try asking for their opinion with one of these phrases.

אתה יכול לנסות לשאול את דעתם עם אחד מהביטויים האלה.

What does everyone else think?

מה כל השאר חושבים?

What are your thoughts on the survey results?

מה דעתך על תוצאות הסקר?

I'd like to get your input on the new design.

אני רוצה לקבל את דעתך על העיצוב החדש.

Sometimes you put a question like that out there

לפעמים אתה מציב שאלה כזו בחוץ

and no one answers.

ואף אחד לא עונה.

So then you might need to call out a specific name

אז אולי תצטרך לקרוא בשם ספציפי

just to encourage someone to share their point of view.

רק כדי לעודד מישהו לחלוק את נקודת המבט שלו.

What do you think about that, Amy?

מה את חושבת על זה, איימי?

Now what about when you need to ask for clarification?

עכשיו מה אם צריך לבקש הבהרות?

A really great way to do that is to ask for a bit more detail.

דרך מצוינת לעשות זאת היא לבקש קצת יותר פרטים.

Can you explain that in a bit more detail?

אתה יכול להסביר את זה קצת יותר בפירוט?

Would you mind going over that again, please?

אכפת לך לעבור על זה שוב, בבקשה?

To go over means to explain something in a detailed

לעבור על פירושו להסביר משהו בצורה מפורטת

or a more careful way

או זהירה יותר

or you can paraphrase what you think a person wants to say

או שאתה יכול לפרפראזה על מה שאתה חושב שאדם רוצה לומר

or what you think you heard them say.

או מה שאתה חושב ששמעת אותו אומר.

And it's a really useful conversation skill generally

ו זו מיומנות שיחה מאוד שימושית בדרך כלל,

but in a meeting, it's good to check

אבל בפגישה, זה טוב לבדוק

that you understood someone, that you heard them correctly

שהבנת מישהו, ששמעת אותו נכון

without asking them to repeat it

מבלי לבקש ממנו לחזור על זה,

so this is a really great way to do that.

אז זו דרך נהדרת לעשות זאת.

So what you're saying is you're not really concerned about

אז מה שאתה אומר זה שאתה לא באמת מודאג

the deadline as long as the job's done well,

מהדדליין כל עוד העבודה בוצעה היטב,

is that correct?

האם זה נכון?

Another similar phrase is something like:

ביטוי דומה נוסף הוא משהו כמו:

If I understood correctly,

אם הבנתי נכון,

you're saying that all of these figures are incorrect.

אתה אומר שכל הנתונים האלה לא נכונים.

Perhaps it might be useful to rephrase what someone else said

אולי זה עשוי להיות שימושי לנסח מחדש את מה שמישהו אחר אמר

maybe in a way that's a little simpler for everyone to understand.

אולי בצורה שקצת יותר קלה לכולם להבין.

So in other words, the report won't be finished on time.

אז במילים אחרות, הדוח לא יסתיים בזמן.

When you're leading a meeting it is super important

כשאתה מוביל פגישה, חשוב מאוד

that you keep the meeting on track

שתשמור על מסלול הפגישה

by keeping track of time.

על ידי מעקב אחר הזמן.

Nobody likes meetings that drag on or they run over time.

אף אחד לא אוהב פגישות שנמשכות או שהן נמשכות לאורך זמן.

If you're running the meeting it's your job to practise

אם אתם מנהלים את הפגישה, התפקיד שלכם לתרגל

effective time management.

ניהול זמן יעיל.

Now you could always ask anyone else

עכשיו אתה תמיד יכול לבקש ממישהו אחר

to keep an eye on the time

לפקוח עין על השעה,

but you may not always have that help.

אבל אולי לא תמיד תהיה לך עזרה.

So in those situations, you can say:

אז במצבים האלה, אתה יכול לומר:

If nobody has anything else to add, let's move on.

אם לאף אחד אין משהו נוסף להוסיף, בואו נמשיך הלאה.

I'm conscious of time.

אני מודע לזמן.

Sometimes you might even have to cut the discussion short

לפעמים אולי אפילו תצטרך לקצר את הדיון

in order to make time for other things that you've got to talk

כדי לפנות זמן לדברים אחרים שאתה צריך לדבר

about on the agenda.

עליהם על סדר היום.

I'm sorry, but I have to stop you there.

אני מצטער, אבל אני חייב לעצור אותך שם.

And you could follow that with:

ואתה יכול לעקוב אחרי זה עם:

We're running out of time so we have to move on.

אוזל לנו הזמן אז אנחנו צריכים להמשיך הלאה.

Sometimes when the conversation is flowing really well,

לפעמים כשהשיחה זורמת ממש טוב,

it's easy to get sidetracked or to go off-topic

קל להשתחרר או לצאת מהנושא

or to go off track.

או לצאת מהמסלול.

A good way to keep the conversation moving

דרך טובה להמשיך את השיחה

in the right direction is to say:

בכיוון הנכון היא לומר:

I'm afraid we don't have time to talk about that in today's

אני חושש שאין לנו זמן לדבר על זה בפגישה של היום

meeting. We'll add that on to the agenda for next week.

. נוסיף את זה לסדר היום לשבוע הבא.

You might like to summarise the key points of the meeting

אולי תרצה לסכם את נקודות המפתח של הפגישה

so that everyone else walks away

כך שכל השאר יסתלקו

with a clear idea of what happened.

עם מושג ברור מה קרה.

Let me briefly summarise what we discussed today.

הרשו לי לסכם בקצרה את מה שדיברנו היום.

And at this point, you can also mention any specific

ובשלב זה, אתה יכול גם לציין כל

tasks that people at the meeting agreed to do.

משימות ספציפיות שאנשים בפגישה הסכימו לעשות.

We've all agreed that Aman will write the report.

כולנו הסכמנו שאמן יכתוב את הדוח.

After you've summarised the main points you'd thank everyone

אחרי שתסכם את הנקודות העיקריות, תודה לכולם

for coming, for their time, for their participation at your meeting.

שהגיעו, על זמנם, על השתתפותם בפגישה שלכם.

Thank you so much for your time and your participation today.

תודה רבה על הזמן וההשתתפות שלך היום.

The thank you at the end of a meeting is usually the sign that

התודה בסוף פגישה היא בדרך כלל הסימן שהפגישה

the meeting is over, that you're starting to wrap up.

הסתיימה, שמתחילים לסיים.

And if you have a future meeting planned

ואם יש לך פגישה עתידית מתוכננת

now is a good time to mention it.

עכשיו זה זמן טוב להזכיר זאת.

The next meeting is on Tuesday so I'll see you all then.

הפגישה הבאה היא ביום שלישי אז אני אראה את כולכם.

And you might sign off with something friendly,

וייתכן שתתנתק עם משהו ידידותי,

either in an online meeting or in person you could say:

או בפגישה מקוונת או באופן אישי, תוכל לומר:

Have a great day everyone.

שיהיה לך יום נהדר לכולם.

Or have a great week.

או שיהיה לך שבוע טוב.

So that's it! I hope you enjoyed this lesson and that you feel

אז זהו זה! אני מקווה שנהניתם מהשיעור הזה ושתרגישו

more confident about hosting your next meeting in English.

בטוחים יותר לגבי אירוח הפגישה הבאה שלכם באנגלית.

Make sure you save or you print the PDF that I created for you

הקפד לשמור או להדפיס את ה-PDF שיצרתי עבורך

so that you can keep it with you during your meetings,

כדי שתוכל לשמור אותו איתך במהלך הפגישות שלך,

during your online conversation so that you can start

במהלך השיחה המקוונת שלך כדי שתוכל להתחיל

using these expressions fluently.

להשתמש בביטויים אלה בצורה שוטפת.

And ladies don't forget, if you want to practise hosting meetings

ולבנות אל תשכחו, אם אתם רוצים להתאמן על אירוח פגישות

in a supportive space with friends

במרחב תומך עם חברים,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

בואו ליישם את הכישורים שלכם בתוך היי ליידי!

Thank you so much for joining me today.

תודה רבה שהצטרפת אליי היום.

Have a great week my lovely students.

שבוע טוב תלמידים מקסימים שלי.

See you in the next lesson!

נתראה בשיעור הבא!