40 Essential Phrases To Host A Meeting in English

Well hey there! I'm Emma from mmmEnglish!

Bem, olá! Eu sou a Emma da mmmEnglish!

Have you ever led a meeting in English?

Você já conduziu uma reunião em inglês?

Can you imagine yourself hosting a meeting at work

Você consegue se imaginar organizando uma reunião no trabalho

completely in English?

totalmente em inglês?

I've created this lesson today to help you learn lots of

Criei esta lição hoje para ajudá-lo a aprender muitas

useful and essential phrases to help you lead a meeting

frases úteis e essenciais para ajudá-lo a conduzir uma reunião

in English.

em inglês.

Make sure you download the workbook

Certifique-se de baixar a pasta de trabalho

that I've created for you so you can keep

que criei para você para que você possa manter

all of these phrases and these expressions with you

todas essas frases e expressões com você

during your meetings, during your conversations

durante suas reuniões, durante suas conversas

so that you can put them into practice.

para que você possa colocá-las em prática.

Are you ready to get started?

Você está pronto para começar?

Ladies, if you want a safe and supportive space

Senhoras, se vocês querem um espaço seguro e de apoio

to practise your speaking skills among friends,

para praticar suas habilidades de oratória entre amigos,

to share your opinions and to learn how to host

para compartilhar suas opiniões e aprender a organizar

meetings before you're at work

reuniões antes de você estar no trabalho

and you've got to actually do it for real,

e você tem que fazer isso de verdade,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

venha e coloque suas habilidades em prática dentro de Hey Lady!

You can join and host your own conversations

Você pode participar e hospedar suas próprias

right here inside our platform.

conversas aqui mesmo em nossa plataforma.

Hey Lady! is an online community for women to meet,

Ei moça! é uma comunidade online para mulheres se encontrarem,

make friends and to practise speaking English together.

fazerem amizades e praticarem o inglês juntas.

For $29 a month or $299 a year,

Por US$ 29 por mês ou US$ 299 por ano,

you can have as many English conversations as you like.

você pode ter quantas conversas em inglês quiser.

There is no limit to the amount of time that you can spend

Não há limite para a quantidade de tempo que você pode gastar

practising your speaking skills.

praticando suas habilidades de fala.

The link to our 10-day trial is down in the description below.

O link para nosso teste de 10 dias está na descrição abaixo.

I would love to see you inside!

Eu adoraria ver você por dentro!

It doesn't matter whether your meeting is a social or

Não importa se sua reunião é social

a professional meeting, whether it's online or it's in person,

ou profissional, seja online ou pessoalmente,

there are some elements that will always be the same

existem alguns elementos que sempre serão os mesmos,

no matter what style or type of meeting you're hosting.

independentemente do estilo ou tipo de reunião que você está organizando.

And at the start of any meeting it is essential that you greet

E no início de qualquer reunião é essencial que você cumprimente e dê as

and welcome participants.

boas-vindas aos participantes.

There are a few different phrases and expressions you can use

Existem algumas frases e expressões diferentes que você pode usar

to do it. It can be as simple as:

para fazer isso. Pode ser tão simples como:

Hello everybody and welcome!

Olá a todos e bem-vindos!

Good morning, I'd like to thank everyone for coming today.

Bom dia, gostaria de agradecer a presença de todos hoje.

If your meeting has less than ten people at it,

Se sua reunião tiver menos de dez pessoas,

make sure that everyone is introduced.

certifique-se de que todos sejam apresentados.

If there's more than ten people,

Se houver mais de dez pessoas,

the introductions can kind of drag on a bit,

as apresentações podem se arrastar um pouco

you might need to take it out or do it differently.

, talvez seja necessário retirá-las ou fazer de maneira diferente.

But introductions really do help break the ice

Mas as apresentações realmente ajudam a quebrar o gelo

and people feel more comfortable

e as pessoas se sentem mais à vontade para

speaking up and sharing their opinions when they know

falar e compartilhar suas opiniões quando conhecem

the other people in the room.

as outras pessoas na sala.

Now when you know some but not all of the participants

Agora, quando você conhece alguns, mas não todos os participantes

at the meeting, you could say:

da reunião, pode dizer:

I know most of you but I see a few unfamiliar faces.

Conheço a maioria de vocês, mas vejo alguns rostos desconhecidos.

Let's do a round of introductions.

Vamos fazer uma rodada de apresentações.

So that means

Isso significa que

let's just go around in a circle so everyone can say their name.

vamos fazer um círculo para que todos possam dizer seus nomes.

What about when it's an entirely new group of people?

E quando é um grupo inteiramente novo de pessoas?

You don't know anyone.

Você não conhece ninguém.

Before we get started,

Antes de começarmos,

let's go around the table and introduce ourselves.

vamos dar a volta na mesa e nos apresentar.

If you're at work or

Se você estiver no trabalho,

at a conference or in some professional setting,

em uma conferência ou em algum ambiente profissional

you can ask everyone to say their name, their role

, peça a todos que digam o nome, a função

and the company that they work for.

e a empresa em que trabalham.

Please just say your name, your role and the organisation

Por favor, apenas diga seu nome, sua função e a organização da

that you're from.

qual você é.

And if it's a more informal social setting like maybe

E se for um ambiente social mais informal, como talvez

you're hosting an online book club meeting

você esteja organizando uma reunião on-line do clube do livro

or a meeting with a group of neighbours for the first time

ou uma reunião com um grupo de vizinhos pela primeira

then say:

vez, diga:

Share your name, where you're from

Compartilhe seu nome, de onde você é

and perhaps an interesting fact about yourself.

e talvez um fato interessante sobre você .

Hi I'm Emma from Perth, Western Australia and

Olá, sou Emma, ​​de Perth, Austrália Ocidental,

I've lived in every Australian city.

e já morei em todas as cidades australianas.

This is especially useful if the meeting that you're hosting

Isso é especialmente útil se a reunião que você está organizando

is online and the people who are joining you are spread out

for online e as pessoas que estão participando de você estiverem espalhadas por

all over the world. It can be really interesting to find out

todo o mundo. Pode ser muito interessante descobrir

where everybody else actually is, it's a great way

onde todo mundo realmente está, é uma ótima maneira

to spark some small talk before things get too serious.

de iniciar uma conversa fiada antes que as coisas fiquem muito sérias.

So there are three essential steps to kick-start

Portanto, existem três etapas essenciais para iniciar

a successful meeting.

uma reunião bem-sucedida.

The first is to start by stating the goal or the purpose

A primeira é começar declarando o objetivo ou o propósito

of the meeting.

da reunião.

The second is to make sure you outline the agenda

A segunda é garantir que você delineie a agenda

or talk about the different things that everyone is

ou fale sobre as diferentes coisas que todos estão

here to discuss.

aqui para discutir.

And the third is to set any ground rules before the meeting

E a terceira é definir as regras básicas antes da reunião

to make sure it runs smoothly, that there's no interruptions.

para garantir que tudo corra bem, sem interrupções.

So let's take a closer look at some useful phrases that can help

Então, vamos dar uma olhada em algumas frases úteis que podem ajudá-

you to move through these three important steps.

lo a passar por essas três etapas importantes.

It's important for everyone at the meeting to have

É importante que todos na reunião tenham

an expectation of how the meeting is going to be run

uma expectativa de como a reunião será conduzida

and what they're going to get out of it.

e o que eles obterão dela.

So start by stating the goal

Portanto, comece declarando o objetivo

or the purpose of the meeting.

ou o propósito da reunião.

Our goal today

Nosso objetivo hoje

is to plan the social media strategy for March and for April.

é planejar a estratégia de mídia social para março e abril.

Or you can focus on the outcome that you'd like to achieve.

Ou você pode se concentrar no resultado que gostaria de alcançar.

By the end of this session,

Ao final desta sessão,

everyone will know how to use the new accounting software.

todos saberão como usar o novo software de contabilidade.

And if you want to sound a little more casual then you could say:

E se você quiser soar um pouco mais casual, pode dizer:

We're here today to talk about George Orwell's novel 1986.

Estamos aqui hoje para falar sobre o romance 1986 de George Orwell.

If you have an agenda for the meeting,

Se você tem uma agenda para a reunião,

now's the time to go over it.

agora é a hora de repassá-la.

I'll just draw your attention to the agenda.

Vou apenas chamar sua atenção para a ordem do dia.

We've got a few things to get through today.

Temos algumas coisas para resolver hoje.

And then of course you would name all of the important things

E então, é claro, você nomearia todas as coisas importantes

on the agenda.

And if there's no agenda, it's a good chance to just

na agenda.

E se não houver agenda, é uma boa chance de apenas

tell the participants how the meeting or this session

dizer aos participantes como a reunião ou esta

is going to be structured.

sessão será estruturada.

What are the different sections of the meeting?

Quais são as diferentes seções da reunião?

This way everyone is going to know what to expect

Dessa forma, todos saberão o que esperar

and it will be easier for you to transition between topics

e será mais fácil para você transitar entre os tópicos

and get through everything that needs to be discussed.

e passar por tudo o que precisa ser discutido.

Discourse markers and signposting language really

Marcadores de discurso e linguagem de sinalização são

comes in handy here.

muito úteis aqui.

Words like first,

Palavras como primeiro,

second, then,

segundo, então,

after that, next and finally.

depois disso, próximo e finalmente.

Something like this.

Algo assim.

The first item on the agenda is social media.

O primeiro item da agenda são as mídias sociais.

And then we'll move on to item number two which is

Em seguida, passaremos para o item número dois, que é

customer satisfaction.

a satisfação do cliente.

And then we'll take a look at customer feedback.

E então vamos dar uma olhada no feedback do cliente.

And finally, we'll discuss the new marketing strategy.

Por fim, discutiremos a nova estratégia de marketing.

And of course, when you're hosting a meeting

E, claro, quando você está organizando uma

it never hurts to go over some of the ground rules.

reunião, nunca é demais repassar algumas das regras básicas.

Sometimes we refer to this part of the meeting as

Às vezes nos referimos a esta parte da reunião como

housekeeping.

arrumação.

Housekeeping in this context doesn't mean

Cuidar da casa neste contexto não significa

cleaning or maintaining a house.

limpar ou manter uma casa.

In a meeting, we commonly use this phrase

Em uma reunião, geralmente usamos essa frase

to talk about the administrative

para falar sobre as

parts of a meeting, the part of the meeting where you

partes administrativas de uma reunião, a parte da reunião em que você

lay the rules out and you explain how things are going to run.

define as regras e explica como as coisas vão funcionar.

We just have to get through some housekeeping first.

Nós só temos que fazer algumas tarefas domésticas primeiro.

Now saying this is a great way to transition away from

Agora, dizer isso é uma ótima maneira de fazer a transição

the introductions and the agenda

das apresentações e da agenda

and to talk about what you expect from everyone

e falar sobre o que você espera de todos

for the duration of the meeting.

durante a reunião.

You might ask them to switch off their phones.

Você pode pedir que desliguem os telefones.

If you have your phone with you,

Se você estiver com seu telefone

please take a moment just to turn it on silent or to switch it off,

, reserve um momento apenas para ligá-lo no modo silencioso ou desligá-lo,

just so we don't have any disruptions.

apenas para que não haja interrupções.

Or you could let them know what to do if they have a question.

Ou você pode informá-los sobre o que fazer se tiverem alguma dúvida.

If you have any questions outside of the agenda

Se você tiver alguma dúvida fora da pauta,

just save them for the end.

basta guardá-la para o final.

If you're running an online meeting this is especially important

Se você estiver realizando uma reunião on-line, isso é especialmente

just to make it easy and manageable for everyone.

importante para torná-la fácil e gerenciável para todos.

If you have any questions during our discussion today

Se você tiver alguma dúvida durante nossa discussão de hoje

please just use the raised hand reaction

, use apenas a reação de mão levantada

or raise your hand so I can see it on screen.

ou levante a mão para que eu possa vê-la na tela.

Feel free to share your comments and your questions in the chat

Sinta-se à vontade para compartilhar seus comentários e perguntas no bate-papo

and please make sure you put your microphones on mute

e, por favor, certifique-se de colocar seus microfones no mudo

to keep disruptions to a minimum.

para minimizar as interrupções.

When you're running a meeting, part of your job is to manage

Quando você está conduzindo uma reunião, parte do seu trabalho é gerenciar

and control the discussion. You want it to be effective.

e controlar a discussão. Você quer que seja eficaz.

Sometimes you might need to prompt people

Às vezes, pode ser necessário solicitar que as pessoas

to get the conversation started.

iniciem a conversa.

To kick things off, why don't we brainstorm a few ideas together.

Para começar, por que não discutimos algumas ideias juntos?

I think it's best to ask some general questions that are

Acho que é melhor fazer algumas perguntas gerais que estão

open for everyone to answer rather than

abertas para todos responderem, em vez de

singling people out initially.

destacar as pessoas inicialmente.

You could try asking for their opinion with one of these phrases.

Você pode tentar pedir a opinião deles com uma dessas frases.

What does everyone else think?

O que todo mundo pensa?

What are your thoughts on the survey results?

O que você achou dos resultados da pesquisa?

I'd like to get your input on the new design.

Gostaria de saber sua opinião sobre o novo design.

Sometimes you put a question like that out there

Às vezes você faz uma pergunta dessas

and no one answers.

e ninguém responde.

So then you might need to call out a specific name

Então, talvez seja necessário chamar um nome específico

just to encourage someone to share their point of view.

apenas para encorajar alguém a compartilhar seu ponto de vista.

What do you think about that, Amy?

O que você acha disso, Amy?

Now what about when you need to ask for clarification?

Agora, e quando você precisa pedir esclarecimentos?

A really great way to do that is to ask for a bit more detail.

Uma ótima maneira de fazer isso é pedir um pouco mais de detalhes.

Can you explain that in a bit more detail?

Você pode explicar isso com um pouco mais de detalhes?

Would you mind going over that again, please?

Você se importaria de repassar isso de novo, por favor?

To go over means to explain something in a detailed

Repassar significa explicar algo de maneira detalhada

or a more careful way

ou mais cuidadosa

or you can paraphrase what you think a person wants to say

ou você pode parafrasear o que acha que uma pessoa quer dizer

or what you think you heard them say.

ou o que acha que a ouviu dizer.

And it's a really useful conversation skill generally

E é uma habilidade de conversação muito útil em geral,

but in a meeting, it's good to check

mas em uma reunião, é bom verificar

that you understood someone, that you heard them correctly

se você entendeu alguém, se ouviu corretamente

without asking them to repeat it

sem pedir que repita,

so this is a really great way to do that.

então essa é uma ótima maneira de fazer isso.

So what you're saying is you're not really concerned about

Então, o que você está dizendo é que não está realmente preocupado com

the deadline as long as the job's done well,

o prazo, desde que o trabalho seja bem feito

is that correct?

, correto?

Another similar phrase is something like:

Outra frase semelhante é algo como:

If I understood correctly,

Se entendi bem,

you're saying that all of these figures are incorrect.

você está dizendo que todos esses números estão incorretos.

Perhaps it might be useful to rephrase what someone else said

Talvez seja útil reformular o que outra pessoa disse,

maybe in a way that's a little simpler for everyone to understand.

talvez de uma forma um pouco mais simples para que todos entendam.

So in other words, the report won't be finished on time.

Em outras palavras, o relatório não será concluído no prazo.

When you're leading a meeting it is super important

Quando você está liderando uma reunião, é muito importante

that you keep the meeting on track

que você mantenha a reunião sob controle

by keeping track of time.

, controlando o tempo.

Nobody likes meetings that drag on or they run over time.

Ninguém gosta de reuniões que se arrastam ou se arrastam com o tempo.

If you're running the meeting it's your job to practise

Se você estiver conduzindo a reunião, é seu trabalho praticar

effective time management.

o gerenciamento eficaz do tempo.

Now you could always ask anyone else

Agora você sempre pode pedir a qualquer outra pessoa

to keep an eye on the time

para ficar de olho na hora,

but you may not always have that help.

mas nem sempre você pode ter essa ajuda.

So in those situations, you can say:

Então, nessas situações, você pode dizer:

If nobody has anything else to add, let's move on.

se ninguém tiver mais nada a acrescentar, vamos em frente.

I'm conscious of time.

Estou consciente do tempo.

Sometimes you might even have to cut the discussion short

Às vezes, você pode até ter que encurtar a discussão

in order to make time for other things that you've got to talk

para dar tempo para outras coisas sobre as quais você tem que

about on the agenda.

falar na agenda.

I'm sorry, but I have to stop you there.

Me desculpe, mas eu tenho que parar você aí.

And you could follow that with:

E você pode continuar com:

We're running out of time so we have to move on.

Estamos ficando sem tempo, então temos que seguir em frente.

Sometimes when the conversation is flowing really well,

Às vezes, quando a conversa está fluindo muito bem

it's easy to get sidetracked or to go off-topic

, é fácil se desviar ou sair do assunto

or to go off track.

ou sair do rumo.

A good way to keep the conversation moving

Uma boa maneira de manter a conversa

in the right direction is to say:

na direção certa é dizer

I'm afraid we don't have time to talk about that in today's

: infelizmente não temos tempo para falar sobre isso na reunião de hoje

meeting. We'll add that on to the agenda for next week.

. Vamos incluir isso na agenda da próxima semana.

You might like to summarise the key points of the meeting

Você pode resumir os pontos principais da reunião

so that everyone else walks away

para que todos saiam

with a clear idea of what happened.

com uma ideia clara do que aconteceu.

Let me briefly summarise what we discussed today.

Deixe-me resumir brevemente o que discutimos hoje.

And at this point, you can also mention any specific

E neste ponto, você também pode mencionar quaisquer

tasks that people at the meeting agreed to do.

tarefas específicas que as pessoas na reunião concordaram em fazer.

We've all agreed that Aman will write the report.

Todos concordamos que Aman escreverá o relatório.

After you've summarised the main points you'd thank everyone

Depois de resumir os pontos principais, você agradeceria a todos

for coming, for their time, for their participation at your meeting.

por terem vindo, por seu tempo, por sua participação em sua reunião.

Thank you so much for your time and your participation today.

Muito obrigado pelo seu tempo e sua participação hoje.

The thank you at the end of a meeting is usually the sign that

O agradecimento no final de uma reunião geralmente é o sinal de que

the meeting is over, that you're starting to wrap up.

a reunião acabou, que você está começando a encerrar.

And if you have a future meeting planned

E se você planeja uma reunião futura,

now is a good time to mention it.

agora é um bom momento para mencioná-la.

The next meeting is on Tuesday so I'll see you all then.

A próxima reunião é na terça-feira, então vejo todos vocês.

And you might sign off with something friendly,

E você pode assinar com algo amigável,

either in an online meeting or in person you could say:

seja em uma reunião online ou pessoalmente, você pode dizer:

Have a great day everyone.

Tenham todos um ótimo dia.

Or have a great week.

Ou tenha uma ótima semana.

So that's it! I hope you enjoyed this lesson and that you feel

Então é isso! Espero que você tenha gostado desta lição e que se sinta

more confident about hosting your next meeting in English.

mais confiante para realizar sua próxima reunião em inglês.

Make sure you save or you print the PDF that I created for you

Certifique-se de salvar ou imprimir o PDF que criei para você

so that you can keep it with you during your meetings,

para que você possa mantê-lo durante suas reuniões,

during your online conversation so that you can start

durante sua conversa online para que você possa começar a

using these expressions fluently.

usar essas expressões com fluência.

And ladies don't forget, if you want to practise hosting meetings

E senhoras, não se esqueçam, se você quiser praticar a realização de reuniões

in a supportive space with friends

em um espaço de apoio com amigos,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

venha e coloque suas habilidades em prática dentro do Hey Lady!

Thank you so much for joining me today.

Muito obrigado por se juntar a mim hoje.

Have a great week my lovely students.

Tenham uma ótima semana, meus adoráveis ​​alunos.

See you in the next lesson!

Até a próxima aula!