40 Essential Phrases To Host A Meeting in English

Well hey there! I'm Emma from mmmEnglish!

Peki merhaba! Ben mmmEnglish'den Emma!

Have you ever led a meeting in English?

Hiç İngilizce bir toplantı yönettiniz mi?

Can you imagine yourself hosting a meeting at work

İş yerinde tamamen İngilizce olarak bir toplantı düzenlediğinizi hayal edebiliyor musunuz

completely in English?

?

I've created this lesson today to help you learn lots of

Bugün bu dersi, İngilizce

useful and essential phrases to help you lead a meeting

bir toplantıyı yönetmenize yardımcı olacak birçok faydalı ve temel ifadeyi öğrenmenize yardımcı olmak için oluşturdum

in English.

. Sizin için oluşturduğum

Make sure you download the workbook

çalışma kitabını indirdiğinizden emin olun,

that I've created for you so you can keep

all of these phrases and these expressions with you

tüm bu cümleleri ve bu ifadeleri

during your meetings, during your conversations

toplantılarınızda, konuşmalarınız sırasında yanınızda bulundurarak

so that you can put them into practice.

pratikte uygulayabilirsiniz.

Are you ready to get started?

Başlamaya hazır mısın?

Ladies, if you want a safe and supportive space

Hanımlar,

to practise your speaking skills among friends,

arkadaşlar arasında konuşma becerilerinizi geliştirmek,

to share your opinions and to learn how to host

fikirlerinizi paylaşmak ve işe başlamadan önce toplantılara nasıl ev sahipliği yapacağınızı öğrenmek için güvenli ve destekleyici bir alan istiyorsanız ve

meetings before you're at work

and you've got to actually do it for real,

bunu gerçekten gerçekten yapmalısınız,

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

gelin ve koyun becerilerinizi Hey Lady! Doğrudan burada, platformumuzda

You can join and host your own conversations

kendi sohbetlerinize katılabilir ve bu sohbetleri düzenleyebilirsiniz

right here inside our platform.

.

Hey Lady! is an online community for women to meet,

Hey bayan! kadınların tanışması,

make friends and to practise speaking English together.

arkadaş edinmesi ve birlikte İngilizce konuşma pratiği yapması için çevrimiçi bir topluluktur.

For $29 a month or $299 a year,

Ayda 29 ABD Doları veya yılda 299 ABD Doları karşılığında

you can have as many English conversations as you like.

istediğiniz kadar İngilizce sohbet edebilirsiniz. Konuşma becerilerinizi uygulamak için

There is no limit to the amount of time that you can spend

harcayabileceğiniz sürenin bir sınırı yoktur

practising your speaking skills.

.

The link to our 10-day trial is down in the description below.

10 günlük deneme sürümümüzün bağlantısı aşağıdaki açıklamada bulunmaktadır.

I would love to see you inside!

Seni içeride görmeyi çok isterim!

It doesn't matter whether your meeting is a social or

Toplantınızın sosyal veya

a professional meeting, whether it's online or it's in person,

profesyonel bir toplantı olması, çevrimiçi veya yüz yüze olması fark etmez, hangi tarz veya türde toplantı düzenlerseniz düzenleyin

there are some elements that will always be the same

her zaman aynı kalacak bazı unsurlar vardır

no matter what style or type of meeting you're hosting.

.

And at the start of any meeting it is essential that you greet

Ve herhangi bir toplantı başlangıcında

and welcome participants.

katılımcıları selamlamanız ve ağırlamanız çok önemlidir. Bunu yapmak için

There are a few different phrases and expressions you can use

kullanabileceğiniz birkaç farklı kelime öbeği ve ifade vardır

to do it. It can be as simple as:

. Şu kadar basit olabilir:

Hello everybody and welcome!

Herkese merhaba ve hoş geldiniz!

Good morning, I'd like to thank everyone for coming today.

Günaydın, bugün geldiğiniz için herkese teşekkür etmek istiyorum.

If your meeting has less than ten people at it,

Toplantınızda ondan az kişi varsa

make sure that everyone is introduced.

herkesin tanıştırıldığından emin olun. Ondan

If there's more than ten people,

fazla kişi varsa,

the introductions can kind of drag on a bit,

tanıtımlar biraz uzun sürebilir,

you might need to take it out or do it differently.

onu çıkarmanız veya farklı bir şekilde yapmanız gerekebilir.

But introductions really do help break the ice

Ancak tanıştırmalar gerçekten aradaki buzları kırmaya yardımcı olur

and people feel more comfortable

ve insanlar, odadaki diğer insanları

speaking up and sharing their opinions when they know

tanıdıklarında konuşma ve fikirlerini paylaşma konusunda kendilerini daha rahat hissederler

the other people in the room.

.

Now when you know some but not all of the participants

Şimdi, toplantıdaki katılımcıların tümünü değil de bazılarını tanıdığınızda

at the meeting, you could say:

, şöyle diyebilirsiniz:

I know most of you but I see a few unfamiliar faces.

Çoğunuzu tanıyorum ama birkaç yabancı yüz görüyorum.

Let's do a round of introductions.

Bir tanıtım turu yapalım.

So that means

Bu,

let's just go around in a circle so everyone can say their name.

herkesin adını söyleyebilmesi için bir daire içinde dolaşalım anlamına gelir.

What about when it's an entirely new group of people?

Tamamen yeni bir grup insan olduğunda ne olacak?

You don't know anyone.

kimseyi tanımıyorsun

Before we get started,

Başlamadan önce,

let's go around the table and introduce ourselves.

masanın etrafından dolaşalım ve kendimizi tanıtalım.

If you're at work or

İşteyseniz,

at a conference or in some professional setting,

konferanstaysanız veya profesyonel bir ortamdaysanız

you can ask everyone to say their name, their role

herkesten adını, rolünü

and the company that they work for.

ve çalıştıkları şirketi söylemesini isteyebilirsiniz.

Please just say your name, your role and the organisation

Lütfen sadece adınızı, rolünüzü ve

that you're from.

mensubu olduğunuz kurumu söyleyin.

And if it's a more informal social setting like maybe

Ve daha gayri resmi bir sosyal ortamsa, örneğin

you're hosting an online book club meeting

bir çevrimiçi kitap kulübü toplantısına

or a meeting with a group of neighbours for the first time

veya bir komşu grubuyla ilk kez bir toplantı düzenliyorsanız,

then say:

o zaman şunu söyleyin:

Share your name, where you're from

Adınızı, nereli olduğunuzu

and perhaps an interesting fact about yourself.

ve belki de kendinizle ilgili ilginç bir gerçeği paylaşın .

Hi I'm Emma from Perth, Western Australia and

Merhaba, ben Perth, Batı Avustralya'dan Emma ve

I've lived in every Australian city.

Avustralya'nın her şehrinde yaşadım.

This is especially useful if the meeting that you're hosting

Bu, özellikle düzenlediğiniz toplantı

is online and the people who are joining you are spread out

çevrimiçiyse ve size katılan kişiler

all over the world. It can be really interesting to find out

dünyanın her yerine dağılmış durumdaysa kullanışlıdır.

where everybody else actually is, it's a great way

Diğer herkesin gerçekte nerede olduğunu öğrenmek gerçekten ilginç olabilir. Bu,

to spark some small talk before things get too serious.

işler çok ciddileşmeden önce küçük bir sohbeti ateşlemenin harika bir yoludur.

So there are three essential steps to kick-start

Dolayısıyla, başarılı bir toplantıyı başlatmak için üç temel adım vardır

a successful meeting.

.

The first is to start by stating the goal or the purpose

Birincisi, toplantının amacını veya amacını belirterek başlamaktır

of the meeting.

.

The second is to make sure you outline the agenda

İkincisi, gündemin ana hatlarını çizdiğinizden

or talk about the different things that everyone is

veya herkesin tartışmak için burada olduğu farklı şeyler hakkında konuştuğunuzdan emin olmaktır

here to discuss.

.

And the third is to set any ground rules before the meeting

Üçüncüsü, toplantının sorunsuz ilerlemesini ve kesinti olmamasını sağlamak için toplantıdan önce herhangi bir temel kural belirlemektir

to make sure it runs smoothly, that there's no interruptions.

.

So let's take a closer look at some useful phrases that can help

Şimdi, bu üç önemli adımda ilerlemenize yardımcı olabilecek bazı yararlı ifadelere daha yakından bakalım

you to move through these three important steps.

.

It's important for everyone at the meeting to have

Toplantıdaki herkesin

an expectation of how the meeting is going to be run

toplantının nasıl yürütüleceği

and what they're going to get out of it.

ve toplantıdan ne elde edecekleri konusunda bir beklentisi olması önemlidir.

So start by stating the goal

Bu nedenle,

or the purpose of the meeting.

toplantının amacını veya amacını belirterek başlayın.

Our goal today

Bugünkü hedefimiz,

is to plan the social media strategy for March and for April.

Mart ve Nisan ayları için sosyal medya stratejisini planlamaktır.

Or you can focus on the outcome that you'd like to achieve.

Ya da elde etmek istediğiniz sonuca odaklanabilirsiniz.

By the end of this session,

Bu oturumun sonunda

everyone will know how to use the new accounting software.

herkes yeni muhasebe yazılımını nasıl kullanacağını bilecek.

And if you want to sound a little more casual then you could say:

Ve biraz daha rahat konuşmak isterseniz şöyle diyebilirsiniz:

We're here today to talk about George Orwell's novel 1986.

Bugün George Orwell'in 1986 romanı hakkında konuşmak için buradayız

If you have an agenda for the meeting,

now's the time to go over it.

.

I'll just draw your attention to the agenda.

Sadece gündeme dikkatinizi çekeceğim.

We've got a few things to get through today.

Bugün halletmemiz gereken birkaç şey var.

And then of course you would name all of the important things

Ve sonra tabii ki gündemdeki tüm önemli şeyleri isimlendirirsiniz

on the agenda.

And if there's no agenda, it's a good chance to just

.

Gündem yoksa,

tell the participants how the meeting or this session

katılımcılara toplantının veya bu oturumun nasıl

is going to be structured.

yapılandırılacağını söylemek için iyi bir fırsattır.

What are the different sections of the meeting?

Toplantının farklı bölümleri nelerdir?

This way everyone is going to know what to expect

Bu şekilde herkes ne beklemesi gerektiğini bilecek

and it will be easier for you to transition between topics

ve sizin için konular arasında geçiş yapmanız

and get through everything that needs to be discussed.

ve tartışılması gereken her şeyin üstesinden gelmeniz daha kolay olacaktır.

Discourse markers and signposting language really

Söylem işaretleri ve tabela dili

comes in handy here.

burada gerçekten kullanışlı oluyor.

Words like first,

Birinci,

second, then,

ikinci, sonra,

after that, next and finally.

ondan sonra, sonraki ve nihayet gibi kelimeler.

Something like this.

Bunun gibi bir şey.

The first item on the agenda is social media.

Gündemin ilk maddesi sosyal medyadır.

And then we'll move on to item number two which is

Ardından, müşteri memnuniyeti olan iki numaralı öğeye geçeceğiz

customer satisfaction.

.

And then we'll take a look at customer feedback.

Ardından müşteri geri bildirimlerine bir göz atacağız.

And finally, we'll discuss the new marketing strategy.

Son olarak, yeni pazarlama stratejisini tartışacağız.

And of course, when you're hosting a meeting

Ve elbette, bir toplantı düzenlerken

it never hurts to go over some of the ground rules.

bazı temel kuralların üzerinden geçmekten asla zarar gelmez.

Sometimes we refer to this part of the meeting as

Bazen toplantının bu kısmına

housekeeping.

kat hizmetleri diyoruz.

Housekeeping in this context doesn't mean

Bu bağlamda temizlik,

cleaning or maintaining a house.

bir evin temizlenmesi veya bakımı anlamına gelmez.

In a meeting, we commonly use this phrase

Bir toplantıda, bu ifadeyi genellikle

to talk about the administrative

parts of a meeting, the part of the meeting where you

toplantının idari kısımlarından, toplantının

lay the rules out and you explain how things are going to run.

kuralları belirlediğiniz ve işlerin nasıl yürüyeceğini açıkladığınız kısmından bahsetmek için kullanırız.

We just have to get through some housekeeping first.

Önce biraz temizlik yapmamız gerekiyor.

Now saying this is a great way to transition away from

Şimdi bunu söylemek,

the introductions and the agenda

tanışmalardan ve gündemden uzaklaşmanın

and to talk about what you expect from everyone

ve toplantı süresince herkesten ne beklediğiniz hakkında konuşmanın harika bir yoludur

for the duration of the meeting.

.

You might ask them to switch off their phones.

Onlardan telefonlarını kapatmalarını isteyebilirsiniz.

If you have your phone with you,

Telefonunuz yanınızdaysa, herhangi bir kesinti yaşamamak için

please take a moment just to turn it on silent or to switch it off,

lütfen bir dakikanızı ayırarak sessize alın veya kapatın

just so we don't have any disruptions.

.

Or you could let them know what to do if they have a question.

Ya da bir soruları olursa ne yapacaklarını bilmelerini sağlayabilirsiniz.

If you have any questions outside of the agenda

Gündem dışında herhangi bir sorunuz varsa

just save them for the end.

onları sona saklayın.

If you're running an online meeting this is especially important

Çevrimiçi bir toplantı düzenliyorsanız bu, toplantıyı

just to make it easy and manageable for everyone.

herkes için kolay ve yönetilebilir hale getirmek açısından özellikle önemlidir.

If you have any questions during our discussion today

Bugünkü tartışmamız sırasında herhangi bir sorunuz olursa

please just use the raised hand reaction

lütfen el kaldırma tepkisini kullanın

or raise your hand so I can see it on screen.

veya ekranda görebilmem için elinizi kaldırın.

Feel free to share your comments and your questions in the chat

Yorumlarınızı ve sorularınızı sohbette paylaşmaktan çekinmeyin

and please make sure you put your microphones on mute

ve kesintileri minimumda tutmak için lütfen mikrofonlarınızı sessize aldığınızdan emin olun

to keep disruptions to a minimum.

.

When you're running a meeting, part of your job is to manage

Bir toplantı yürütürken işinizin bir parçası da

and control the discussion. You want it to be effective.

tartışmayı yönetmek ve kontrol etmektir. Etkili olmasını istiyorsun.

Sometimes you might need to prompt people

Bazen insanlardan

to get the conversation started.

sohbeti başlatmalarını istemeniz gerekebilir.

To kick things off, why don't we brainstorm a few ideas together.

Başlamak için neden birlikte birkaç fikir üzerinde beyin fırtınası yapmıyoruz? Başlangıçta insanları ayırmak yerine herkesin yanıtlayabileceği

I think it's best to ask some general questions that are

bazı genel sorular sormanın en iyisi olduğunu düşünüyorum

open for everyone to answer rather than

singling people out initially.

.

You could try asking for their opinion with one of these phrases.

Bu ifadelerden biriyle fikirlerini sormayı deneyebilirsiniz.

What does everyone else think?

Herkes ne düşünüyor?

What are your thoughts on the survey results?

Anket sonuçları hakkındaki düşünceleriniz nelerdir?

I'd like to get your input on the new design.

Yeni tasarımla ilgili görüşlerinizi almak istiyorum.

Sometimes you put a question like that out there

Bazen ortaya böyle bir soru koyarsınız

and no one answers.

ve kimse yanıt vermez.

So then you might need to call out a specific name

Bu nedenle,

just to encourage someone to share their point of view.

birini kendi bakış açısını paylaşmaya teşvik etmek için belirli bir adı seslendirmeniz gerekebilir.

What do you think about that, Amy?

Bunun hakkında ne düşünüyorsun Amy?

Now what about when you need to ask for clarification?

Şimdi, açıklama istemeniz gerektiğinde ne olacak?

A really great way to do that is to ask for a bit more detail.

Bunu yapmanın gerçekten harika bir yolu, biraz daha ayrıntı istemektir.

Can you explain that in a bit more detail?

Bunu biraz daha detaylı anlatabilir misin?

Would you mind going over that again, please?

Bunun üzerinden tekrar geçer misiniz, lütfen?

To go over means to explain something in a detailed

Gözden geçirmek, bir şeyi ayrıntılı

or a more careful way

veya daha dikkatli bir şekilde açıklamak anlamına gelir

or you can paraphrase what you think a person wants to say

veya bir kişinin söylemek istediğini düşündüğünüz

or what you think you heard them say.

veya söylediğini duyduğunuzu düşündüğünüz şeyi başka kelimelerle ifade edebilirsiniz.

And it's a really useful conversation skill generally

Ve genel olarak gerçekten yararlı bir konuşma becerisidir,

but in a meeting, it's good to check

ancak bir toplantıda,

that you understood someone, that you heard them correctly

birini tekrarlamalarını istemeden onu anlayıp anlamadığınızı, doğru duyup duymadığınızı kontrol etmek iyidir,

without asking them to repeat it

so this is a really great way to do that.

bu bunu yapmanın gerçekten harika bir yoludur.

So what you're saying is you're not really concerned about

Yani,

the deadline as long as the job's done well,

iş iyi yapıldığı sürece son teslim tarihiyle gerçekten ilgilenmediğinizi söylüyorsunuz,

is that correct?

bu doğru mu? Buna

Another similar phrase is something like:

benzer başka bir ifade de şöyle bir şeydir:

If I understood correctly,

Eğer doğru anladıysam,

you're saying that all of these figures are incorrect.

bu rakamların hepsinin yanlış olduğunu söylüyorsunuz.

Perhaps it might be useful to rephrase what someone else said

Belki başka birinin söylediklerini

maybe in a way that's a little simpler for everyone to understand.

herkesin anlayabileceği şekilde biraz daha basit bir şekilde yeniden ifade etmek yararlı olabilir.

So in other words, the report won't be finished on time.

Yani başka bir deyişle, rapor zamanında bitmeyecektir.

When you're leading a meeting it is super important

Bir toplantıyı yönetirken, zamanı takip ederek

that you keep the meeting on track

toplantıyı yolunda tutmanız çok önemlidir

by keeping track of time.

. Kimse

Nobody likes meetings that drag on or they run over time.

uzayan veya zamanla uzayan toplantılardan hoşlanmaz.

If you're running the meeting it's your job to practise

Toplantıyı siz yönetiyorsanız,

effective time management.

etkili zaman yönetimi uygulamak sizin işinizdir.

Now you could always ask anyone else

Artık her zaman başkalarından

to keep an eye on the time

zamana göz kulak olmasını isteyebilirsiniz,

but you may not always have that help.

ancak bu yardımı her zaman alamayabilirsiniz.

So in those situations, you can say:

Bu tür durumlarda şöyle diyebilirsiniz:

If nobody has anything else to add, let's move on.

Kimsenin ekleyecek başka bir şeyi yoksa, devam edelim.

I'm conscious of time.

Zamanın bilincindeyim.

Sometimes you might even have to cut the discussion short

Bazen, gündemde konuşmanız gereken diğer konulara zaman ayırmak için tartışmayı kısa kesmeniz bile gerekebilir

in order to make time for other things that you've got to talk

about on the agenda.

.

I'm sorry, but I have to stop you there.

Üzgünüm ama seni orada durdurmak zorundayım.

And you could follow that with:

Bunu şununla takip edebilirsiniz:

We're running out of time so we have to move on.

Zamanımız daralıyor, bu yüzden yolumuza devam etmeliyiz.

Sometimes when the conversation is flowing really well,

Bazen sohbet gerçekten iyi aktığında

it's easy to get sidetracked or to go off-topic

dikkati dağıtmak veya konu dışına çıkmak

or to go off track.

veya yoldan çıkmak kolaydır.

A good way to keep the conversation moving

Sohbeti doğru yönde ilerletmenin iyi bir yolu şunu

in the right direction is to say:

söylemektir:

I'm afraid we don't have time to talk about that in today's

Maalesef bugünkü toplantıda bunun hakkında konuşacak vaktimiz yok

meeting. We'll add that on to the agenda for next week.

. Önümüzdeki hafta gündemimize ekleyeceğiz.

You might like to summarise the key points of the meeting

Toplantının önemli noktalarını özetlemek isteyebilirsiniz,

so that everyone else walks away

böylece diğer herkes ne

with a clear idea of what happened.

olduğu hakkında net bir fikirle toplantıdan ayrılır.

Let me briefly summarise what we discussed today.

Bugün konuştuklarımızı kısaca özetlememe izin verin.

And at this point, you can also mention any specific

Ve bu noktada,

tasks that people at the meeting agreed to do.

toplantıdaki kişilerin yapmayı kabul ettiği belirli görevlerden de bahsedebilirsiniz.

We've all agreed that Aman will write the report.

Raporu Aman'ın yazacağı konusunda hepimiz hemfikiriz.

After you've summarised the main points you'd thank everyone

Ana noktaları özetledikten sonra, herkese

for coming, for their time, for their participation at your meeting.

geldikleri, zaman ayırdıkları ve toplantınıza katılımları için teşekkür edeceksiniz.

Thank you so much for your time and your participation today.

Bugünkü zamanınız ve katılımınız için çok teşekkür ederiz.

The thank you at the end of a meeting is usually the sign that

Bir toplantının sonundaki teşekkür, genellikle

the meeting is over, that you're starting to wrap up.

toplantının bittiğinin, tamamlamaya başladığınızın işaretidir.

And if you have a future meeting planned

Gelecekte planlanmış bir toplantınız varsa,

now is a good time to mention it.

bundan bahsetmek için şimdi iyi bir zaman. Bir

The next meeting is on Tuesday so I'll see you all then.

sonraki toplantı Salı günü, o zaman görüşürüz.

And you might sign off with something friendly,

Ayrıca,

either in an online meeting or in person you could say:

çevrimiçi bir toplantıda veya şahsen şöyle diyebileceğiniz dostça bir sözle oturumu sonlandırabilirsiniz:

Have a great day everyone.

Herkese iyi günler.

Or have a great week.

Ya da iyi haftalar. İşte bu

So that's it! I hope you enjoyed this lesson and that you feel

kadar! Umarım bu dersten keyif almışsınızdır ve bir

more confident about hosting your next meeting in English.

sonraki İngilizce toplantınıza ev sahipliği yapma konusunda kendinize daha çok güvenirsiniz.

Make sure you save or you print the PDF that I created for you

Sizin için oluşturduğum PDF'yi kaydettiğinizden veya yazdırdığınızdan emin olun,

so that you can keep it with you during your meetings,

böylece toplantılarınızda, çevrimiçi görüşmelerinizde yanınızda bulundurarak

during your online conversation so that you can start

using these expressions fluently.

bu ifadeleri akıcı bir şekilde kullanmaya başlayabilirsiniz.

And ladies don't forget, if you want to practise hosting meetings

Ve hanımlar unutmayın, arkadaşlarınızla destekleyici bir alanda toplantı düzenleme pratiği yapmak istiyorsanız

in a supportive space with friends

come and put your skills into practice inside Hey Lady!

gelin ve becerilerinizi Hey Lady'de uygulayın!

Thank you so much for joining me today.

Bugün bana katıldığınız için çok teşekkür ederim.

Have a great week my lovely students.

İyi haftalar sevgili öğrencilerim. Bir

See you in the next lesson!

sonraki derste görüşmek üzere!