The Unexpected Key to Boosting Your Productivity | The Way We Work, a TED series

I've always secretly wanted to be a machine.

Переводчик: Oksana Borisova Редактор: Anna Novikova

Втайне я всегда хотел быть машиной.

I felt like if I was a machine,

Мне казалось, будь я машиной,

I'd never let things fall through the cracks,

я бы никогда ничего не упустил,

I wouldn't forget things,

ничего не забыл,

and I'd do everything I needed to do on time every time.

и успел бы сделать всё вовремя.

I knew there were people out there that were like this,

Я знал, что такие люди есть,

and I wanted to know what makes them tick.

и мне было интересно, что ими движет.

[The Way We Work]

[Как мы работаем]

So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers,

Пару лет назад я запустил новостную рассылку «Супер Организаторы»,

where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields.

в ней я рассказал о 50 лучших работниках из различных сфер.

I've talked to managers who track everything they do in a day

Я общался с менеджерами, записывающими все свои действия

in 15-minute increments.

каждые 15 минут.

I've talked to investors

Я говорил с инвесторами,

who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met,

которые заводят досье на каждого делового партнёра,

and CEOs who keep their calendars basically empty

и с директорами, чей график дел практически пуст,

and rarely ever do meetings, ever.

и они почти не ведут переговоры.

I've also experimented with a lot of hacks myself

Я и сам перепробовал много приёмов,

to try to get me closer to my ideal.

чтобы приблизиться к моей цели.

I've taped my mouth shut while I'm sleeping

Заклеивал рот, когда спал,

and stared at a sunlamp to increase my energy levels.

и смотрел на лампу, чтобы увеличить свою энергию.

I visualized my compassionate self

Учился сочувствовать себе

and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry.

и принимал биодобавки, чтобы повысить свою выносливость.

Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t.

Иногда эти приёмы работали, а иногда нет.

Sometimes they're just kind of ridiculous.

Некоторые из них были нелепыми.

But I want to share with you the best trick I've learned

Но я хочу поделиться лучшим приёмом, которому научился

in all of my exploring.

в своих исследованиях.

The ideal of being a machine is actually a trap.

Мечта стать машиной — ловушка.

It gets in the way of our productivity because it makes us blind

Она препятствует нашей продуктивности, потому что не даёт видеть

to the roots of our actual problems.

истинный корень проблемы.

We are not machines, we’re emotional beings.

Мы не машины, а живые эмоциональные существа.

And learning to skillfully recognize and work with our emotions

Навык понимать свои эмоции и управлять ими —

is the only way to actually be productive day-to-day.

единственная дорога к ежедневной продуктивности.

Guilt, shame, fear,

Вина, стыд, страх —

so often they're at the base of what's going on for us

так часто именно они движут нами,

in ways that we barely understand.

когда мы сами этого не осознаём.

What's underneath our productivity problems

Под нашими проблемами с продуктивностью

isn't just a need for a new tool or system,

не только жажда нового приёма или системы,

but something going on in our emotional lives.

но и эмоциональная сторона нашей жизни.

And being aware of and observing how our emotions can affect us

Осознавая влияние эмоций на нас и наблюдая за ними,

can open up a lot of flexibility and freedom

можно научиться гибкости и свободе

to make progress when we'd otherwise be stuck.

для продвижения там, где иначе был бы ступор.

I found that the most productive people in the world,

Я понял, что самым продуктивным в мире людям —

the ones who are most machine-like, actually recognize this

так похожим на машины — всё это хорошо известно,

and they often do three things to work with it.

и для продвижения они делают три вещи.

They're aware when they have a problem,

Они осознают начало проблемы,

they observe what's going on without judgment

без суждения наблюдают за ней,

so they can understand it,

чтобы понять её,

and they keep experimenting with systems or teams,

экспериментируют с системами и командами,

mindsets and tools until it changes.

идеями и приёмами, до нужной цели.

This might sound simple, and it is,

Кажется, так просто, и так и есть,

but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked

но это сложно осуществить, ведь на каждом этапе нам препятствуют

and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt --

и сбивают с пути стыд, вина, страх и сомнения —

the things that get in the way of seeing things clearly.

то, что мешает ясному восприятию.

To do this well requires a level of emotional mastery

Для этого нужно эмоциональное мастерство,

that is very difficult to practice.

которого сложно достичь.

So let me walk you through it and show you how it can work.

Давайте я объясню и покажу вам, как это работает.

Awareness is the first step.

Осознание — первый шаг.

That means being aware of problems in your productivity.

Он означает осознание проблем в вашей продуктивности.

But that's harder than it seems.

Это сложнее, чем кажется.

No matter what the issue is,

Не важна суть проблемы,

it's much easier to ignore it

проще её проигнорировать

and hope that it goes away than to admit that something's wrong.

в надежде, что она уйдёт, чем признаться, что что-то не так.

We feel like we should be able to just do better.

Мы верим, что просто должны больше стараться.

We feel like, well, that's the job, I should just suck it up.

Мы думаем: «Это моя работа, нужно принять это».

Whatever the problems that you're encountering in your productivity,

Не важно, с чем связаны проблемы в вашей продуктивности,

you might not think about them that often because it's pretty painful.

вы, возможно, о них и не задумываетесь, потому что зачастую это болезненно.

But there's magic in becoming aware of the problems

Но до чего здорово осознать эти проблемы,

that we're ordinarily not aware of.

которые обычно не замечаем.

The most productive people have regular practices

У самых продуктивных людей есть регулярные практики,

that they use to maintain that awareness.

поддержания этой осознанности.

Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness,

Иногда это ведение дневника, иногда медитация,

sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy.

порой просто прогулка или терапия.

But everyone has something.

У каждого что-то своё.

Here's an example from my own life.

Вот пример из моей жизни.

I have a ton of trouble staying on top of my inbox.

Мне всегда тяжело давалось следить за своей почтой.

I'm the CEO of a start-up,

Я директор стартапа,

and so this was really hard for me to admit at first.

и поначалу мне было сложно признать эту проблему.

It seemed like an indictment of me and my ability to be successful

Будто это обличение меня и моей способности к успеху —

if my inbox was a mess.

беспорядок в почте.

But last year, after a lot of reflection,

Но в прошлом году, после размышлений

I realized that I had to face the fact

я понял, что пора принять тот факт,

that the backlog was causing problems throughout my company.

что этот завал доставлял неудобства всей компании.

Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation.

Когда я осознал эту проблему, то перешёл к следующему шагу: наблюдению.

When I moved into the observation stage,

На этапе наблюдения

I wanted to see with as little judgment as possible

я хотел с наименьшим осуждением проследить,

what usually leads to my inbox being crowded.

что ведёт к переполнению моего почтового ящика.

Observing without judgment was really difficult for me.

Наблюдение без осуждения оказалось трудным для меня.

My sense of doubt and fear came up.

Появились страхи и сомнения.

I thought: Should I really need to do this?

Я думал: «Так ли мне нужно делать это?»

I really felt like I should just be able to get through my inbox

Я искренне верил, что должен просто разобраться с почтой

without any problems.

без каких-либо проблем.

But once I got beneath that,

Но когда углубился в это,

I began to notice something really surprising.

начал замечать кое-что неожиданное.

There were actually many periods where I was on top of my inbox.

Было много периодов, когда в почтовом ящике был порядок.

It's just that every couple of weeks there would be a shift

Но каждые пару недель происходил сдвиг,

where it would just turn into a giant mess.

и снова наступала гигантская неразбериха.

And it had a very specific trigger,

У этого сдвига была чёткая причина,

either a single email I really didn't want to deal with

либо одно письмо, на которое мне не хотелось отвечать,

or a really busy period in my life

или особо загруженный период,

where I couldn't look at my inbox for a day or two.

когда я день-другой не заглядывал в почтовый ящик.

And when this happened,

Когда это случалось,

emails would start to pile up, and I’d start to feel shame.

письма накапливались, и я испытывал стыд.

I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse.

Я сторонился ящика, а гора писем всё росла.

It was a vicious cycle.

Замкнутый круг.

Once I saw this,

Увидев это,

I realized that there was a logical place to intervene.

я понял, что есть разумный способ это предотвратить.

What I really needed to do was to catch myself

Мне нужно было уловить этот момент

right at the point every couple of weeks

как раз на исходе пары недель,

where my clean inbox was turning into a mess.

когда мой ящик начинал переполняться.

And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.

Если бы это удалось, я знаю, что смог бы всегда поддерживать его пустым.

This brings us to the next step: experimentation.

И это подводит нас к третьему шагу: эксперименту.

Once productive people have recognized a problem

Когда продуктивные люди осознают проблему

and observed its contours without judgment,

и наблюдают за ней без суждений,

they try new solutions to find out what works.

то пробуют разные способы для её разрешения.

Again, this can be really easy to get twisted up about.

Это тоже легко может вас запутать.

We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds

У нас полно предубеждений о том, с чем можно, а с чем нельзя

to experiment with,

экспериментировать,

and we're really boxed in by those preconceptions.

и эти предубеждения ограничивают нас.

We don't want to look silly or weak.

Мы боимся казаться слабыми, глупыми,

But if we allow ourselves to find what works for us,

но если мы дадим себе шанс найти то, что нам подходит,

we often find things that no one else would.

то найдём уникальное решение.

I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems.

Я много экспериментировал, чтобы решить мою проблему с почтой.

I tried going to a new coffee shop

Я старался ходить в новую кофейню,

every time I needed to power through some emails.

когда нужно было разобраться с почтой.

I tried talking about it with my business partner

Пробовал обсудить это с деловым партнёром

and other people at my company to try to lower my sense of shame about it.

и коллегами, чтобы побороть чувство стыда по этому поводу.

I tried a one-touch email strategy,

Пытался читать не больше раза,

I tried only checking my email twice a day.

проверял почту только дважды в день.

But none of these really solved the problem completely.

Но ничто из этого не решило проблему полностью.

So I kept going and I had a big insight.

Я продолжал, пока меня не осенило.

I figured out I might be able to use my own desire not to let people down

Я ведь могу использовать своё стремление не подводить людей,

to help me get through my inbox.

чтобы разобраться с письмами.

I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner,

Повезло, что у нас с бизнес-партнёром общий виртуальный помощник,

so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week

и я подумал выделить по нескольку отдельных часов в неделю,

where they would babysit me.

когда он следил бы за мной.

At the beginning of the hour,

В начале каждого часа

they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox.

он писал бы мне, спрашивая, сколько писем у меня накопилось.

And at the end of the hour,

К концу часа

they'd message me again to ask how many I'd gotten done.

писал снова, спрашивая, сколько из них я прочитал.

I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life.

Мне помогал виртуальный помощник, но вам может помочь кто-угодно:

A family member or friend who struggles with something similar

член семьи или друг со схожими проблемами

and propose a trade.

кому тоже нужна помощь.

It literally takes a couple of seconds to message back and forth.

Такой обмен сообщениями займёт у вас не больше пары секунд.

When I started to consider this, my immediate reaction was shame.

Когда я это обдумывал, первой реакцией был стыд.

I felt like I should not need a babysitter to do my work.

Как мог я нуждаться в няньке на работе!

And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing.

Я страшился момента, когда мне пришлось бы просить об этом.

I also dreaded admitting it to anyone else.

Ещё я боялся признаться в этом кому-либо.

It all seemed very silly, but I decided to try it anyway.

Я считал это глупостью, но всё равно решил попытаться.

And it turns out just that little interaction a few times a week

И оказалось, что это короткое взаимодействие пару раз в неделю

makes a gigantic difference for me.

принесло колоссальные перемены.

Getting a message from my assistant keeps me on task on my email

Сообщение от ассистента помогает мне не забывать про почту

and prevents the piles from being created,

и не позволять ей накапливаться,

which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time.

и в итоге мне проще сохранять ящик пустым и в остальное время.

And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox

И теперь, год спустя, мой почтовый ящик чист

on a consistent basis.

на постоянной основе.

This may not work for you, but it does work for me.

Возможно, у вас это не сработает, но мне помогло.

You might find that other approaches are better,

Возможно, вам подойдёт что-то другое,

like transferring your emails to your to-do list

например, включать письма в план дел на день

or making sure you’re following a one-touch inbox strategy

или следовать стратегии одноразового прочтения,

or maybe even examining why you need to get through your inbox

или даже выяснить, почему вообще вам так необходимо

in the first place.

разобрать почту.

But the only way to find that out is to try it.

Единственный способ понять — всё перепробовать.

What I've realized in all of my exploring

В своём исследовании я понял,

is that I actually didn't really ever want to be a machine.

что на самом деле не хочу становиться машиной.

I just felt guilty and ashamed for not being one.

Я просто чувствовал стыд и вину, что ею не был.

And once I started to work with that, everything changed for me.

А когда начал с этим работать, всё изменилось.

We think productivity is about software, notebooks and to-do lists

Мы считаем, что продуктивность — это программы, дневники и списки,

frameworks, calendars, schedules and inboxes.

сроки, календари, расписания и почтовые ящики.

And it is all of those things,

И это так и есть,

but it's also about our brains and our bodies.

но роль играют также наши мозг и тело.

It's about our emotions and how they guide us

Дело в эмоциях, которые правят нами

and sometimes get in our way.

и иногда нам мешают.

If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath.

Если расколете этот камень преткновения, многое найдёте под ним.

Identifying what's there is the best productivity hack I know.

Узнать, что это — лучший приём продуктивности, на мой взгляд.