The Unexpected Key to Boosting Your Productivity | The Way We Work, a TED series

I've always secretly wanted to be a machine.

Translator: Trang Phạm Reviewer: 24 Anh

Tôi vẫn luôn thầm mong được biến thành một cỗ máy.

I felt like if I was a machine,

Tôi cảm thấy nếu là một cỗ máy,

I'd never let things fall through the cracks,

tôi sẽ chẳng bao giờ bỏ sót thứ gì cả,

I wouldn't forget things,

tôi sẽ không quên lên quên xuống và luôn làm mọi việc cần thiết đúng lúc.

and I'd do everything I needed to do on time every time.

I knew there were people out there that were like this,

Tôi biết có nhiều người cũng muốn vậy,

và tôi muốn biết

and I wanted to know what makes them tick.

lý do họ mong vậy.

[The Way We Work]

[Cách ta làm việc]

So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers,

Vài năm trước, tôi bắt đầu bản tin Người Siêu giỏi Sắp xếp,

where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields.

vinh danh 50 người nổi bật nhất ở nhiều lĩnh vực.

I've talked to managers who track everything they do in a day

Tôi đã nói chuyện với các quản lý theo dõi mọi thứ họ làm mỗi ngày

in 15-minute increments.

trong 15 phút.

Tôi nói chuyện với các nhà đầu tư lập bảng tính về mỗi người họ từng gặp,

I've talked to investors

who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met,

và những CEO toàn để trống lịch

and CEOs who keep their calendars basically empty

và hiếm khi họp hành.

and rarely ever do meetings, ever.

Tôi cũng đã thử nghiệm rất nhiều mẹo

I've also experimented with a lot of hacks myself

để tiến gần lý tưởng của mình.

to try to get me closer to my ideal.

Tôi đã bịt kín miệng khi đang ngủ

I've taped my mouth shut while I'm sleeping

và nhìn chằm chằm đèn mặt trời để tăng mức năng lượng.

and stared at a sunlamp to increase my energy levels.

Tôi hình dung bản thể nhân ái của mình

I visualized my compassionate self

và thử nhiều thực phẩm chức năng để vận dụng tối ưu phản ứng cơ thể.

and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry.

Thỉnh thoảng, các cách này được như ý, thỉnh thoảng lại không.

Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t.

Đôi khi chúng thật nực cười.

Sometimes they're just kind of ridiculous.

Nhưng tôi muốn chia sẻ mẹo hay nhất tôi học được trong mọi lần khám quá.

But I want to share with you the best trick I've learned

in all of my exploring.

The ideal of being a machine is actually a trap.

Lý tưởng trở thành một cỗ máy thực chất là một cái bẫy.

It gets in the way of our productivity because it makes us blind

Nó cản trở năng suất ta vì nó khiến ta mù quáng

trước gốc rễ các vấn đề thực tế của mình.

to the roots of our actual problems.

Ta không phải những cỗ máy, ta là con người có xúc cảm.

We are not machines, we’re emotional beings.

And learning to skillfully recognize and work with our emotions

Và việc học cách khéo léo nhận ra và kiểm soát cảm xúc của ta

is the only way to actually be productive day-to-day.

là cách duy nhất để làm việc hiệu quả hàng ngày.

Guilt, shame, fear,

Cảm giác tội lỗi, xấu hổ, sợ hãi, thường là gốc rễ những gì đang xảy ra

so often they're at the base of what's going on for us

mà ta hầu như không hiểu.

in ways that we barely understand.

Ẩn sau các vấn đề về năng suất

What's underneath our productivity problems

không chỉ là nhu cầu về công cụ hay hệ thống mới,

isn't just a need for a new tool or system,

mà còn là điều gì đó phát sinh từ đời sống tình cảm.

but something going on in our emotional lives.

Và việc nhận thức và quan sát sự ảnh hưởng của cảm xúc

And being aware of and observing how our emotions can affect us

có thể giúp ta thêm linh hoạt và tự do

can open up a lot of flexibility and freedom

để tiến bộ khi ta bị mắc kẹt.

to make progress when we'd otherwise be stuck.

Tôi thấy những người năng suất nhất thế giới,

I found that the most productive people in the world,

những người giống máy móc nhất,

the ones who are most machine-like, actually recognize this

thật sự nhận ra điều này và họ thường làm ba việc để giải quyết nó.

and they often do three things to work with it.

Họ nhận thức khi gặp vấn đề,

They're aware when they have a problem,

họ quan sát mọi việc mà không phán xét,

they observe what's going on without judgment

nên họ có thể hiểu vấn đề,

so they can understand it,

và họ tiếp tục thử nghiệm với hệ thống hoặc đội ngũ,

and they keep experimenting with systems or teams,

mindsets and tools until it changes.

tư duy và công cụ đến khi nó thay đổi.

This might sound simple, and it is,

Nghe có vẻ đơn giản và đúng vậy đấy,

but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked

nhưng thật sự rất khó thực hiện

vì ở mỗi giai đoạn, ta bị vướng bận

and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt --

và rối bời trong xấu hổ, tội lỗi, sợ hãi và nghi ngờ --

the things that get in the way of seeing things clearly.

những thứ cản trở ta nhìn rõ mọi thứ.

To do this well requires a level of emotional mastery

Để làm tốt điều này đòi hỏi có trình độ làm chủ cảm xúc

mà rất khó tập luyện.

that is very difficult to practice.

Vì vậy để tôi nói sơ qua và chỉ ra cơ chế hoạt động của nó.

So let me walk you through it and show you how it can work.

Nhận thức là bước đầu tiên.

Awareness is the first step.

Tức là nhận thức được vấn đề về năng suất của bạn.

That means being aware of problems in your productivity.

But that's harder than it seems.

Nhưng làm khó hơn nói.

No matter what the issue is,

Dù vấn đề là gì,

it's much easier to ignore it

thì dễ nhất là làm ngơ

và hi vọng nó trôi qua thay vì thừa nhận có gì đó không ổn.

and hope that it goes away than to admit that something's wrong.

We feel like we should be able to just do better.

Chúng ta cảm thấy mình có thể làm tốt hơn.

We feel like, well, that's the job, I should just suck it up.

Chúng ta cảm thấy, đời là thế mà, tôi nên chấp nhận hiện thực này.

Whatever the problems that you're encountering in your productivity,

Dù bạn gặp bất kỳ vấn đề nào về năng suất của mình,

you might not think about them that often because it's pretty painful.

có lẽ bạn không thường nghĩ về chúng vì nó khá đau đớn.

But there's magic in becoming aware of the problems

Nhưng có điều kỳ diệu trong việc nhận thức vấn đề

that we're ordinarily not aware of.

mà ta thường không nhận ra.

The most productive people have regular practices

Những người làm việc hiệu quả có những thói quen

để duy trì nhận thức đó.

that they use to maintain that awareness.

Đôi khi là viết nhật ký, đôi khi là chánh niệm,

Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness,

đôi khi chỉ là đi dạo, đôi khi là trị liệu.

sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy.

Nhưng ai cũng có thói quen.

But everyone has something.

Here's an example from my own life.

Đây là ví dụ từ cuộc sống của tôi.

I have a ton of trouble staying on top of my inbox.

Tôi gặp cả đống vấn đề khi kiểm soát mục tin nhắn.

Tôi là CEO của một công ty khởi nghiệp và ban đầu rất khó để thừa nhận điều này.

I'm the CEO of a start-up,

and so this was really hard for me to admit at first.

It seemed like an indictment of me and my ability to be successful

Nó như bản cáo trạng về tôi và khả năng thành công của tôi

if my inbox was a mess.

nếu hộp thư đến lộn xộn.

Nhưng năm ngoái, sau nhiều suy nghĩ, tôi nhận ra mình cần đối diện với thực tế

But last year, after a lot of reflection,

I realized that I had to face the fact

that the backlog was causing problems throughout my company.

rằng tin nhắn tồn đọng đang gây rắc rối cho cả công ty.

Khi nhận thức được vấn đề, tôi có thể bắt đầu bước tiếp theo: quan sát.

Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation.

Khi chuyển sang giai đoạn quan sát,

When I moved into the observation stage,

I wanted to see with as little judgment as possible

tôi muốn càng ít phán xét càng tốt

về nguyên nhân khiến hộp thư quá tải.

what usually leads to my inbox being crowded.

Observing without judgment was really difficult for me.

Tôi thấy thật khó để quan sát mà không phán xét.

My sense of doubt and fear came up.

Mối nghi hoặc và sợ hãi kéo đến.

I thought: Should I really need to do this?

Tôi nghĩ: Mình có cần làm việc này?

I really felt like I should just be able to get through my inbox

Tôi cảm thấy mình có thể xử lý chỗ tin nhắn

mà không gặp vấn đề gì.

without any problems.

Nhưng khi tôi gặp phải,

But once I got beneath that,

tôi nhận thấy một điều rất bất ngờ.

I began to notice something really surprising.

Thật sự có nhiều khi tôi vẫn có thể giải quyết cả đống thư từ đó.

There were actually many periods where I was on top of my inbox.

It's just that every couple of weeks there would be a shift

Nhưng cứ vài tuần lại có chuyển biến và chuyện hóa thành mớ hỗn độn khổng lồ.

where it would just turn into a giant mess.

Và có nguyên nhân cụ thể,

And it had a very specific trigger,

có thể là email duy nhất mà tôi thực sự không muốn xử lý

either a single email I really didn't want to deal with

hoặc thời kỳ bận rộn trong đời tôi

or a really busy period in my life

mà tôi không thể đọc thư trong một hay hai ngày.

where I couldn't look at my inbox for a day or two.

Và khi chuyện xảy ra,

And when this happened,

email lại chất đống và tôi lại cảm thấy xấu hổ.

emails would start to pile up, and I’d start to feel shame.

Tôi cứ lờ đi và thư lại thêm chồng chất.

I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse.

Cứ lặp đi lặp lại như vậy.

It was a vicious cycle.

Khi thấy vậy, tôi nhận ra có cách hợp lý để ngăn chặn việc này.

Once I saw this,

I realized that there was a logical place to intervene.

Việc tôi thật sự cần làm là đôn đốc bản thân

What I really needed to do was to catch myself

vào đúng những tuần

right at the point every couple of weeks

mà hộp thư đang trống biến thành mớ lộn xộn.

where my clean inbox was turning into a mess.

Và nếu làm được vậy, tôi biết sau này mình có thể giữ cho hộp thư gọn gàng.

And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.

Việc này dẫn ta đến bước kế tiếp: thử nghiệm.

This brings us to the next step: experimentation.

Khi người làm việc hiệu quả nhận ra vấn đề

Once productive people have recognized a problem

và quan sát nó mà không phán xét,

and observed its contours without judgment,

họ sẽ thử những giải pháp mới để xem cách nào hiệu quả.

they try new solutions to find out what works.

Một lần nữa, điều này có thể rất dễ khiến bạn rối bời.

Again, this can be really easy to get twisted up about.

Chúng ta đều có định kiến về những gì ở trong và ngoài giới hạn

We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds

để thử nghiệm,

và ta thực sự bị đóng khung trong những định kiến đó.

to experiment with,

and we're really boxed in by those preconceptions.

Ta không muốn trông ngớ ngẩn hoặc yếu ớt.

We don't want to look silly or weak.

But if we allow ourselves to find what works for us,

Nhưng nếu ta tự tìm cách phù hợp với bản thân,

we often find things that no one else would.

ai cũng đều tìm ta cách khác nhau.

I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems.

Tôi đã thử nhiều cách xử lý vấn đề hộp thư đến của mình.

I tried going to a new coffee shop

Tôi thử đến quán cà phê mới

mỗi khi cần thêm năng lượng để xử lý thư từ.

every time I needed to power through some emails.

Tôi thử tâm sự với đối tác kinh doanh

I tried talking about it with my business partner

và đồng nghiệp công ty để cố giảm bớt cảm giác xấu hổ.

and other people at my company to try to lower my sense of shame about it.

Tôi thử chiến lược email một chạm,

tôi thử chỉ kiểm tra thư hai lần một ngày.

I tried a one-touch email strategy,

I tried only checking my email twice a day.

Nhưng không cách nào xử lý triệt để vấn đề.

But none of these really solved the problem completely.

Vì vậy tôi cứ tiếp tục và nhận ra một điều sâu sắc.

So I kept going and I had a big insight.

Tôi nhận ra có thể tận dụng hy vọng không làm mọi người thất vọng

I figured out I might be able to use my own desire not to let people down

để xử lý đống thư gửi đến.

to help me get through my inbox.

Tôi may mắn dùng chung trợ lý ảo với đối tác kinh doanh của mình,

I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner,

nên tôi tự hỏi nếu tôi dành ra một giờ vài lần trong một tuần

so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week

để họ hỗ trợ tôi thì sao nhỉ.

where they would babysit me.

Vào đầu giờ,

At the beginning of the hour,

họ sẽ nhắn tin và hỏi tôi số lượng email trong hộp thư đến.

they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox.

Và cuối giờ,

họ nhắn tin lần nữa và hỏi tôi đã xử lý được bao nhiêu.

And at the end of the hour,

they'd message me again to ask how many I'd gotten done.

Tôi sử dụng trợ lý ảo, nhưng bạn có thể nhờ bất kỳ ai.

I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life.

Thành viên gia đình hay bạn bè cũng đang gặp vấn đề tương tự

A family member or friend who struggles with something similar

và đề xuất trao đổi.

Chỉ mất vài giây để gửi tin nhắn qua lại.

and propose a trade.

It literally takes a couple of seconds to message back and forth.

Khi tôi cân nhắc việc này, phản ứng tức thời của tôi là xấu hổ.

When I started to consider this, my immediate reaction was shame.

Tôi cảm thấy mình không nên cần người hỗ trợ trong công việc.

I felt like I should not need a babysitter to do my work.

Và tôi sợ cuộc trò chuyện mà tôi yêu cầu sự giúp đỡ này.

And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing.

Tôi cũng sợ phải thừa nhận với người khác.

I also dreaded admitting it to anyone else.

Nghe có vẻ cực kỳ ngớ ngẩn,

It all seemed very silly, but I decided to try it anyway.

nhưng dù sao tôi đã quyết định làm thử.

Và hóa ra chỉ chút tương tác vài lần một tuần

And it turns out just that little interaction a few times a week

tạo ra khác biệt lớn đối với tôi.

makes a gigantic difference for me.

Nhận tin nhắn từ trợ lý giúp tôi tập trung xử lý thư

Getting a message from my assistant keeps me on task on my email

và ngăn thư bị chất đống,

and prevents the piles from being created,

lần nào cũng giúp tôi dễ dàng dọn sạch đống thư.

which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time.

Và giờ đây, sau gần một năm, hộp thư của tôi vẫn thường gọn gàng.

And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox

Có thể cách này không hiệu quả với bạn nhưng với tôi thì có đấy.

on a consistent basis.

This may not work for you, but it does work for me.

You might find that other approaches are better,

Bạn có thể tìm được cách khác tốt hơn,

như chuyển email vào danh sách cần làm

like transferring your emails to your to-do list

hay đảm bảo bạn làm theo chiến lược hộp thư một chạm

or making sure you’re following a one-touch inbox strategy

hay thậm chí xác định lý do bạn cần xử lý hộp thư ngay từ đầu.

or maybe even examining why you need to get through your inbox

in the first place.

Nhưng cách duy nhất tìm ra là thử nghiệm.

But the only way to find that out is to try it.

Điều tôi nhận ra trong quá trình khám phá

What I've realized in all of my exploring

rằng tôi không thật sự muốn làm cỗ máy.

is that I actually didn't really ever want to be a machine.

Tôi chỉ thấy tội lỗi và xấu hổ vì không được như vậy.

I just felt guilty and ashamed for not being one.

And once I started to work with that, everything changed for me.

Và khi tôi bắt tay giải quyết việc đó, mọi thứ đã thay đổi.

We think productivity is about software, notebooks and to-do lists

Ta nghĩ năng suất liên quan đến phần mềm, sổ sách và danh sách cần làm,

frameworks, calendars, schedules and inboxes.

khuôn khổ, lịch, lịch trình và hộp thư đến.

And it is all of those things,

Và đúng là vậy,

but it's also about our brains and our bodies.

nhưng còn liên quan đến não bộ và cơ thể ta.

It's about our emotions and how they guide us

Nó là về cảm xúc

và hướng tác động và đôi khi là cản trở của nó đến ta.

and sometimes get in our way.

If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath.

Nếu lật ngược tảng đá năng suất,

bạn có thể tìm thấy nhiều thứ ẩn bên dưới.

Identifying what's there is the best productivity hack I know.

Xác định được những thứ đó là mẹo năng suất hay nhất mà tôi biết.