The Unexpected Key to Boosting Your Productivity | The Way We Work, a TED series

I've always secretly wanted to be a machine.

Tradutor: Marina Papadaki Revisor: Custodio Marcelino

Secretamente eu sempre quis ser uma máquina.

I felt like if I was a machine,

Eu sentia que se eu fosse uma máquina,

I'd never let things fall through the cracks,

nunca deixaria as coisas escaparem,

I wouldn't forget things,

não esqueceria as coisas,

and I'd do everything I needed to do on time every time.

e eu sempre faria tudo pontualmente.

I knew there were people out there that were like this,

Eu sabia que havia pessoas assim por aí

e queria saber o que as motiva.

and I wanted to know what makes them tick.

[The Way We Work]

[The Way We Work]

[Conta com o apoio da upwork]

So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers,

Anos atrás, comecei um boletim informativo, o Super Organizadores,

where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields.

e tracei o perfil de 50 dos melhores desempenhos em vários campos.

I've talked to managers who track everything they do in a day

Gerentes que acompanham tudo o que fazem em um dia

in 15-minute increments.

em incrementos de 15 minutos.

Com investidores

I've talked to investors

que têm planilhas de todas as pessoas que conheceram

who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met,

e CEOs com calendários basicamente vazios

and CEOs who keep their calendars basically empty

e que raramente fazem reuniões.

and rarely ever do meetings, ever.

Eu também experimentei muitos truques para atingir meu ideal.

I've also experimented with a lot of hacks myself

to try to get me closer to my ideal.

Eu vedei a minha boca para dormir

I've taped my mouth shut while I'm sleeping

e olhei para uma lâmpada solar para elevar minha energia.

and stared at a sunlamp to increase my energy levels.

Visualizei meu eu compassivo

I visualized my compassionate self

e tentei suplementos para hackear a química do meu corpo.

and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry.

Às vezes, as coisas que tento funcionam, e outras vezes não.

Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t.

Às vezes, elas são meio ridículas.

Sometimes they're just kind of ridiculous.

mas quero compartilhar o melhor truque que aprendi nas minhas explorações.

But I want to share with you the best trick I've learned

in all of my exploring.

The ideal of being a machine is actually a trap.

O ideal de ser uma máquina é uma armadilha.

It gets in the way of our productivity because it makes us blind

Isso atrapalha nossa produtividade porque nos torna cegos

to the roots of our actual problems.

para as raízes de nossos problemas.

We are not machines, we’re emotional beings.

Não somos máquinas, somos seres emocionais.

And learning to skillfully recognize and work with our emotions

E aprender a reconhecer e trabalhar com nossas emoções

is the only way to actually be productive day-to-day.

é a única maneira de ser produtivo no dia a dia.

Guilt, shame, fear,

Culpa, vergonha, medo,

so often they're at the base of what's going on for us

às vezes estão na base do que acontece conosco de formas que mal entendemos.

in ways that we barely understand.

O que está por trás dos problemas

What's underneath our productivity problems

não é só a necessidade de uma nova ferramenta ou sistema,

isn't just a need for a new tool or system,

mas algo em nossa vida emocional.

but something going on in our emotional lives.

E estar ciente e observar como nossas emoções podem nos afetar

And being aware of and observing how our emotions can affect us

pode abrir muita flexibilidade e liberdade para progredir quando estamos bloqueados.

can open up a lot of flexibility and freedom

to make progress when we'd otherwise be stuck.

Descobri que as pessoas mais produtivas do mundo,

I found that the most productive people in the world,

as mais parecidas com máquinas, reconhecem isso

the ones who are most machine-like, actually recognize this

and they often do three things to work with it.

e fazem três coisas para trabalhar com isso.

Eles estão cientes do problema,

They're aware when they have a problem,

observam sem julgamento para que possam entendê-lo

they observe what's going on without judgment

so they can understand it,

e continuam experimentando sistemas ou equipes,

and they keep experimenting with systems or teams,

mindsets and tools until it changes.

mentalidades e ferramentas até mudar.

This might sound simple, and it is,

Isso pode parecer simples, e é.

but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked

Mas na verdade, é muito difícil,

pois em cada estágio que ficamos bloqueados

and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt --

e distorcidos pela vergonha, culpa, medo e dúvida -

the things that get in the way of seeing things clearly.

há coisas que atrapalham a visão clara.

To do this well requires a level of emotional mastery

Fazer isso bem requer um nível de domínio emocional

que é muito difícil de praticar.

that is very difficult to practice.

Deixe-me mostrar como isso pode funcionar.

So let me walk you through it and show you how it can work.

A conscientização é o primeiro passo.

Awareness is the first step.

That means being aware of problems in your productivity.

Isso significa estar ciente dos problemas em sua produtividade.

But that's harder than it seems.

Isso é mais difícil do que parece.

No matter what the issue is,

Não importa qual seja o problema, é mais fácil ignorá-lo

it's much easier to ignore it

e esperar que desapareça do que admitir que algo está errado.

and hope that it goes away than to admit that something's wrong.

Sentimos que deveríamos ser capazes de fazer melhor.

We feel like we should be able to just do better.

We feel like, well, that's the job, I should just suck it up.

Sentimos que esse é o trabalho, só deveríamos aceitar.

Whatever the problems that you're encountering in your productivity,

Quaisquer que sejam seus problemas com sua produtividade,

you might not think about them that often because it's pretty painful.

você pode não pensar neles com tanta frequência

porque é muito doloroso.

But there's magic in becoming aware of the problems

Mas há mágica em se tomar consciente dos problemas

that we're ordinarily not aware of.

dos quais normalmente não temos consciência.

The most productive people have regular practices

As pessoas mais produtivas usam práticas regulares

that they use to maintain that awareness.

para manter essa consciência.

Às vezes é um diário, às vezes é atenção plena,

Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness,

uma caminhada, uma terapia.

sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy.

Mas todo mundo tem algo.

But everyone has something.

Here's an example from my own life.

Aqui está um exemplo da minha própria vida.

I have a ton of trouble staying on top of my inbox.

Tenho muitos problemas em esvaziar minha caixa de entrada.

I'm the CEO of a start-up,

Sou o CEO de uma startup e, no início, foi difícil admitir isso.

and so this was really hard for me to admit at first.

It seemed like an indictment of me and my ability to be successful

Parecia uma acusação contra minha capacidade de ser bem-sucedido,

if my inbox was a mess.

ter os emails bagunçados.

Ano passado, após muita reflexão,

But last year, after a lot of reflection,

vi que tinha que enfrentar

I realized that I had to face the fact

that the backlog was causing problems throughout my company.

que o acúmulo causava problemas em toda a empresa.

Ciente do problema, eu poderia começar a próxima etapa: observação.

Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation.

Ao passar pelo estágio de observação,

When I moved into the observation stage,

queria ver com o mínimo de julgamento possível

I wanted to see with as little judgment as possible

o que geralmente lota a minha caixa de entrada.

what usually leads to my inbox being crowded.

Observing without judgment was really difficult for me.

Observar sem julgar foi muito difícil para mim.

My sense of doubt and fear came up.

Minha dúvida e medo surgiram.

I thought: Should I really need to do this?

Eu pensei: realmente preciso fazer isso?

Achava que deveria lidar com a minha caixa de entrada sem problemas.

I really felt like I should just be able to get through my inbox

without any problems.

Mas uma vez que fui além disso, comecei a notar algo surpreendente.

But once I got beneath that,

I began to notice something really surprising.

Havia muitos períodos em que eu estava no controle dela.

There were actually many periods where I was on top of my inbox.

It's just that every couple of weeks there would be a shift

Só que algo mudava a cada duas semanas

e ela se transformava em uma bagunça.

where it would just turn into a giant mess.

And it had a very specific trigger,

E havia um gatilho específico,

seja um único e-mail com o qual eu não queria lidar,

either a single email I really didn't want to deal with

ou um período atribulado em que não via as mensagens por um dia ou dois.

or a really busy period in my life

where I couldn't look at my inbox for a day or two.

E quando isso acontecia,

And when this happened,

os e-mails acumulavam e me sentia envergonhado.

emails would start to pile up, and I’d start to feel shame.

Eu evitava minha caixa de entrada e a pilha aumentava.

I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse.

Era um ciclo vicioso.

It was a vicious cycle.

Assim que vi isso, percebi que havia um lugar lógico para intervir.

Once I saw this,

I realized that there was a logical place to intervene.

O que eu precisava era me pegar a cada duas semanas nesse ponto

What I really needed to do was to catch myself

right at the point every couple of weeks

que a caixa de entrada estava ficando bagunçada.

where my clean inbox was turning into a mess.

Fazendo isso, sabia que poderia mantê-la limpa o resto do tempo.

And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.

Próximo passo: a experimentação.

This brings us to the next step: experimentation.

Após as pessoas produtivas reconhecerem um problema

Once productive people have recognized a problem

e observarem seus contornos sem julgamento,

and observed its contours without judgment,

tentam novas soluções para ver o que funciona.

they try new solutions to find out what works.

Novamente, isso pode ser muito fácil de se confundir.

Again, this can be really easy to get twisted up about.

Estamos cheios de preconceitos

We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds

sobre o que está dentro e fora dos limites para experimentar,

to experiment with,

e estamos presos a esses preconceitos.

and we're really boxed in by those preconceptions.

Não queremos parecer tolos ou fracos.

We don't want to look silly or weak.

But if we allow ourselves to find what works for us,

Se nos permitirmos descobrir o que funciona para nós,

we often find things that no one else would.

às vezes é algo que ninguém mais faria.

I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems.

Tentei várias coisas para lidar com meus problemas de caixa de entrada.

I tried going to a new coffee shop

Tentei ir a uma nova cafeteria quando precisava ler alguns e-mails.

every time I needed to power through some emails.

Falar sobre isso com meu parceiro de negócios

I tried talking about it with my business partner

e outros na empresa para diminuir minha vergonha.

and other people at my company to try to lower my sense of shame about it.

Tentei a estratégia de e-mail de um toque, checar o e-mail duas vezes ao dia.

I tried a one-touch email strategy,

I tried only checking my email twice a day.

Mas nenhuma delas resolveu completamente.

But none of these really solved the problem completely.

Então eu continuei e tive uma visão.

So I kept going and I had a big insight.

Descobri que poderia usar o meu desejo de não decepcionar as pessoas

I figured out I might be able to use my own desire not to let people down

para me ajudar com isso.

to help me get through my inbox.

Eu divido um assistente virtual com meu parceiro de negócios,

I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner,

então pensei: e se eu colocasse um horário no meu calendário

so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week

algumas vezes por semana como minha babá.

where they would babysit me.

No início da hora,

At the beginning of the hour,

me mandava mensagem perguntando quantos e-mails eu tinha.

they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox.

E no final da hora,

me enviava uma nova mensagem perguntando quantos eu tinha feito.

And at the end of the hour,

they'd message me again to ask how many I'd gotten done.

Usei o assistente virtual, mas você pode usar qualquer pessoa.

I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life.

Um membro da família ou amigo que luta com algo semelhante

A family member or friend who struggles with something similar

e propor uma troca.

Leva literalmente alguns segundos.

and propose a trade.

It literally takes a couple of seconds to message back and forth.

No início, minha reação imediata foi de vergonha.

When I started to consider this, my immediate reaction was shame.

Senti que não deveria precisar de babá para fazer meu trabalho.

I felt like I should not need a babysitter to do my work.

E eu temia a conversa em que tinha que pedir esse tipo de coisa.

And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing.

Eu também temia admitir isso para outra pessoa.

I also dreaded admitting it to anyone else.

Parecia tudo muito bobo,

It all seemed very silly, but I decided to try it anyway.

mas resolvi tentar assim mesmo.

E acontece que essa pequena interação algumas vezes por semana

And it turns out just that little interaction a few times a week

faz uma grande diferença para mim.

makes a gigantic difference for me.

Receber uma mensagem do assistente me mantém na função

Getting a message from my assistant keeps me on task on my email

e evita que as pilhas sejam criadas,

and prevents the piles from being created,

o que facilita que eu a mantenha limpa a qualquer momento.

which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time.

Eu estou aqui quase um ano depois com uma caixa de entrada limpa

And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox

de forma consistente.

Isso pode não funcionar para você, mas funciona para mim.

on a consistent basis.

This may not work for you, but it does work for me.

You might find that other approaches are better,

Outras abordagens podem ser melhores,

como transferir seus emails para a lista de tarefas,

like transferring your emails to your to-do list

ou a estratégia de um toque da caixa de entrada,

or making sure you’re following a one-touch inbox strategy

ou examinar a razão de acessar sua caixa de entrada

or maybe even examining why you need to get through your inbox

em primeiro lugar.

in the first place.

Mas a única maneira de descobrir é tentando.

But the only way to find that out is to try it.

O que percebi em todos os meus testes é que eu nunca quis ser uma máquina.

What I've realized in all of my exploring

is that I actually didn't really ever want to be a machine.

Eu me senti culpado e envergonhado por não ser uma.

I just felt guilty and ashamed for not being one.

And once I started to work with that, everything changed for me.

E tudo mudou quando comecei a trabalhar isso.

We think productivity is about software, notebooks and to-do lists

Achamos que produtividade é sobre software, notebooks e listas de tarefas,

frameworks, calendars, schedules and inboxes.

estruturas, calendários, agendas e caixas de entrada.

And it is all of those things,

E é tudo isso,

but it's also about our brains and our bodies.

mas também é sobre nossos cérebros e corpos.

It's about our emotions and how they guide us

Nossas emoções e como elas nos guiam

and sometimes get in our way.

e às vezes nos atrapalham.

If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath.

Se você virar a pedra da produtividade, poderá encontrar muita coisa escondida.

Identifying what's there is the best productivity hack I know.

Identificar o que está lá é o melhor truque de produtividade.