The Unexpected Key to Boosting Your Productivity | The Way We Work, a TED series

195,793 views ・ 2023-03-29

TED


Por favor, faça duplo clique nas legendas em inglês abaixo para reproduzir o vídeo.

00:00
I've always secretly wanted to be a machine.
0
288
2544
Tradutor: Clara Marques Revisora: Margarida Ferreira
Sempre quis secretamente ser uma máquina.
00:02
I felt like if I was a machine,
1
2874
1793
Sentia que, se fosse uma máquina,
00:04
I'd never let things fall through the cracks,
2
4709
2127
nunca deixaria que as coisas corressem mal,
00:06
I wouldn't forget things,
3
6836
1210
não esquecia coisas,
00:08
and I'd do everything I needed to do on time every time.
4
8087
2670
e faria tudo no tempo certo, sempre.
00:10
I knew there were people out there that were like this,
5
10757
2585
Eu sabia que havia pessoas assim
e queria saber o que as fazia ser assim.
00:13
and I wanted to know what makes them tick.
6
13342
2002
00:15
[The Way We Work]
7
15344
2670
[A forma como trabalhamos]
00:19
So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers,
8
19640
3170
Há uns anos, comecei uma newsletter chamada “Super Organizadores”,
00:22
where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields.
9
22810
3087
onde tracei o perfil de 50 pessoas com ótimo desempenho em várias áreas.
00:25
I've talked to managers who track everything they do in a day
10
25897
2919
Falei com gestores que registam tudo o que fazem
00:28
in 15-minute increments.
11
28816
1168
em intervalos de 15 minutos.
Falei com investidores que têm informações
00:30
I've talked to investors
12
30026
1168
00:31
who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met,
13
31194
2919
de todas as pessoas que conheceram,
CEOs que mantêm o seu calendário praticamente vazio
00:34
and CEOs who keep their calendars basically empty
14
34155
2294
00:36
and rarely ever do meetings, ever.
15
36449
1627
e raramente fazem reuniões.
Eu mesmo também experimentei vários truques
00:38
I've also experimented with a lot of hacks myself
16
38117
2294
para me aproximar do meu ideal.
00:40
to try to get me closer to my ideal.
17
40411
1752
Colei a minha boca com fita enquanto dormia
00:42
I've taped my mouth shut while I'm sleeping
18
42163
2044
e olhei para uma lâmpada solar para aumentar a minha energia.
00:44
and stared at a sunlamp to increase my energy levels.
19
44207
2502
00:46
I visualized my compassionate self
20
46709
1627
Observei-me com compaixão
e experimentei vários tipos de suplementos para melhorar o meu corpo.
00:48
and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry.
21
48377
2878
00:51
Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t.
22
51297
2711
Algumas coisas resultam, outras não.
Às vezes são só ridículas.
00:54
Sometimes they're just kind of ridiculous.
23
54008
2002
Mas quero partilhar convosco o melhor truque que aprendi
00:56
But I want to share with you the best trick I've learned
24
56010
2628
00:58
in all of my exploring.
25
58679
1168
durante a minha exploração.
00:59
The ideal of being a machine is actually a trap.
26
59847
2670
O ideal de ser uma máquina é uma armadilha.
01:02
It gets in the way of our productivity because it makes us blind
27
62558
3003
Atrapalha a nossa produtividade porque nos deixa cegos
01:05
to the roots of our actual problems.
28
65603
1752
às causas dos nossos problemas.
01:07
We are not machines, we’re emotional beings.
29
67355
2377
Não somos máquinas, somos seres emotivos.
01:09
And learning to skillfully recognize and work with our emotions
30
69732
2961
E aprender a reconhecer bem e trabalhar com as nossas emoções
01:12
is the only way to actually be productive day-to-day.
31
72735
2795
é a única forma de ser produtivo dia após dia.
01:15
Guilt, shame, fear,
32
75530
1418
Culpa, vergonha, medo,
01:16
so often they're at the base of what's going on for us
33
76989
2545
são muitas vezes a causa do que se passa connosco
01:19
in ways that we barely understand.
34
79534
1668
de formas que não compreendemos.
A causa dos problemas de produtividade
01:21
What's underneath our productivity problems
35
81202
2044
não é só a necessidade de uma nova ferramenta ou sistema,
01:23
isn't just a need for a new tool or system,
36
83246
2043
01:25
but something going on in our emotional lives.
37
85289
2169
mas algo pessoal a nível emocional.
Estarm consciente e observar como as nossas emoções nos afetam
01:27
And being aware of and observing how our emotions can affect us
38
87458
2961
pode aumentar a nossa flexibilidade e liberdade
01:30
can open up a lot of flexibility and freedom
39
90419
2086
01:32
to make progress when we'd otherwise be stuck.
40
92505
2169
para fazer progressos em que estamos bloqueados.
01:34
I found that the most productive people in the world,
41
94674
2502
Descobri que as pessoas mais produtivas no mundo,
aquelas que são mais parecidas com máquinas, reconhecem isto
01:37
the ones who are most machine-like, actually recognize this
42
97176
2795
01:39
and they often do three things to work with it.
43
99971
2210
e fazem três coisas para lidar com isso.
Estão conscientes quando têm um problema,
01:42
They're aware when they have a problem,
44
102223
1877
observam o que se passa sem fazer julgamentos
01:44
they observe what's going on without judgment
45
104100
2127
para conseguirem perceber
01:46
so they can understand it,
46
106227
1251
e continuam a experimentar com sistemas ou equipas,
01:47
and they keep experimenting with systems or teams,
47
107520
2336
01:49
mindsets and tools until it changes.
48
109897
1752
novas mentalidades e ferramentas até as coisas mudarem.
01:51
This might sound simple, and it is,
49
111649
1793
Pode parecer simples, e é,
01:53
but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked
50
113484
3295
mas é muito difícil de praticar porque, em cada etapa ficamos bloqueados
01:56
and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt --
51
116779
2544
pela vergonha, pela culpa, pelo medo e pela dúvida
01:59
the things that get in the way of seeing things clearly.
52
119323
2628
— as coisas que nos impedem de ver com clareza.
02:01
To do this well requires a level of emotional mastery
53
121951
2502
Para fazer isso é necessário um nível de domínio emocional
02:04
that is very difficult to practice.
54
124453
1711
que é muito difícil de praticar.
Por isso vou explicar-vos e mostrar-vos como fazê-lo.
02:06
So let me walk you through it and show you how it can work.
55
126164
2794
02:08
Awareness is the first step.
56
128958
1376
A consciência é o primeiro passo.
Estar consciente dos problemas da nossa produtividade.
02:10
That means being aware of problems in your productivity.
57
130334
2628
02:12
But that's harder than it seems.
58
132962
2336
Mas isso é mais difícil do que parece.
02:15
No matter what the issue is,
59
135339
1377
Qualquer que seja o assunto,
02:16
it's much easier to ignore it
60
136716
1460
é muito mais fácil ignorá-lo
e esperar que ele se resolva, do que admitir que algo está errado.
02:18
and hope that it goes away than to admit that something's wrong.
61
138176
3044
02:21
We feel like we should be able to just do better.
62
141262
2294
Sentimos que devíamos fazer melhor.
02:23
We feel like, well, that's the job, I should just suck it up.
63
143556
3128
Sentimos que é o que é, temos de aceitar.
02:26
Whatever the problems that you're encountering in your productivity,
64
146684
3212
Quaisquer que sejam os problemas que encontrem na vossa produtividade,
02:29
you might not think about them that often because it's pretty painful.
65
149896
3586
podem não pensar neles muitas vezes, porque é muito doloroso.
02:33
But there's magic in becoming aware of the problems
66
153482
2586
Mas há magia em ficar consciente dos problemas
em que não reparamos no dia-a-dia.
02:36
that we're ordinarily not aware of.
67
156068
2211
02:38
The most productive people have regular practices
68
158279
2711
As pessoas mais produtivas têm práticas regulares
que usam para se manterem alerta.
02:41
that they use to maintain that awareness.
69
161032
1960
Por vezes, é escrever um diário, outras é meditação,
02:43
Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness,
70
163034
2544
02:45
sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy.
71
165620
2419
às vezes é só uma caminhada, outras é terapia.
Mas toda a gente tem algo.
02:48
But everyone has something.
72
168039
1293
02:49
Here's an example from my own life.
73
169373
1877
Este é um exemplo pessoal.
02:51
I have a ton of trouble staying on top of my inbox.
74
171250
2711
Tenho muita dificuldade em acompanhar os meus emails.
Sou CEO de uma start-up,
02:54
I'm the CEO of a start-up,
75
174003
1293
02:55
and so this was really hard for me to admit at first.
76
175338
2502
e isto, para mim, era difícil reconhecer.
02:57
It seemed like an indictment of me and my ability to be successful
77
177840
3128
Parecia que o caos da minha caixa de entrada
era um indicador negativo da minha capacidade de ter sucesso.
03:00
if my inbox was a mess.
78
180968
1126
03:02
But last year, after a lot of reflection,
79
182094
1961
Mas no ano passado, depois de refletir muito,
03:04
I realized that I had to face the fact
80
184096
1836
percebi que tinha de reconhecer
03:05
that the backlog was causing problems throughout my company.
81
185932
2836
que isso estava a causar problemas em toda a empresa.
03:08
Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation.
82
188768
3503
Consciente do problema, pude dar o passo seguinte: observação.
Quando passei para a fase de observação,
03:12
When I moved into the observation stage,
83
192313
1919
quis perceber com o mínimo de julgamento possível
03:14
I wanted to see with as little judgment as possible
84
194232
2419
porque é que a minha caixa de correio estava sempre cheia.
03:16
what usually leads to my inbox being crowded.
85
196692
2294
03:18
Observing without judgment was really difficult for me.
86
198986
2586
Observar sem julgar foi muito difícil para mim.
03:21
My sense of doubt and fear came up.
87
201614
1710
A dúvida e o medo vieram ao de cima.
Pensava: Preciso mesmo de fazer isto?
03:23
I thought: Should I really need to do this?
88
203324
2002
Sentia que devia ser capaz de ver a minha caixa de correio facilmente.
03:25
I really felt like I should just be able to get through my inbox
89
205368
3003
03:28
without any problems.
90
208412
1126
Mas assim que ultrapassei isso,
03:29
But once I got beneath that,
91
209580
1377
comecei a reparar numa coisa surpreendente.
03:30
I began to notice something really surprising.
92
210957
2168
Havia muitas alturas em que eu estava a par da caixa de correio.
03:33
There were actually many periods where I was on top of my inbox.
93
213125
3003
Acontecia que, de vez em quando, havia uma mudança
03:36
It's just that every couple of weeks there would be a shift
94
216170
2795
03:38
where it would just turn into a giant mess.
95
218965
2002
e ficava tudo numa grande confusão.
03:40
And it had a very specific trigger,
96
220967
1710
E havia um motivo muito específico,
um email que eu não queria ver
03:42
either a single email I really didn't want to deal with
97
222677
2586
ou um período muito atarefado na minha vida
03:45
or a really busy period in my life
98
225263
1626
em que eu não podia verificar o meu email durante um ou dois dias.
03:46
where I couldn't look at my inbox for a day or two.
99
226889
2419
Quando isso acontecia,
03:49
And when this happened,
100
229308
1126
os emails acumulavam-se e eu ficava envergonhado.
03:50
emails would start to pile up, and I’d start to feel shame.
101
230476
2795
Evitava a caixa de correio e a pilha ficava cada vez pior.
03:53
I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse.
102
233271
2711
Era um círculo vicioso.
03:55
It was a vicious cycle.
103
235982
1126
Quando reparei nisso,
percebi que havia um espaço lógico para intervir.
03:57
Once I saw this,
104
237108
1168
03:58
I realized that there was a logical place to intervene.
105
238276
2585
O que eu realmente precisava de fazer
04:00
What I really needed to do was to catch myself
106
240903
2169
era apanhar o ponto em que, de vez em quando,
04:03
right at the point every couple of weeks
107
243072
1919
a minha caixa de correio se transformava num caos.
04:05
where my clean inbox was turning into a mess.
108
245032
2127
Se conseguisse fazer isso, conseguia mantê-la limpa o resto do tempo.
04:07
And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.
109
247159
3504
Isto leva-nos ao passo seguinte: experimentar.
04:10
This brings us to the next step: experimentation.
110
250663
2294
Quando as pessoas produtivas reconhecem um problema
04:12
Once productive people have recognized a problem
111
252999
2252
e observam os seus contornos,
04:15
and observed its contours without judgment,
112
255251
2002
tentam encontrar novas soluções que funcionem.
04:17
they try new solutions to find out what works.
113
257295
2168
Mais uma vez, isto pode ser muito fácil de confundir.
04:19
Again, this can be really easy to get twisted up about.
114
259463
2586
Estamos todos cheios de preconceitos sobre o que é possível ou não experimentar
04:22
We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds
115
262049
3295
e estamos limitados por esses preconceitos.
04:25
to experiment with,
116
265344
1126
04:26
and we're really boxed in by those preconceptions.
117
266512
2336
Não queremos parecer tontos ou fracos.
04:28
We don't want to look silly or weak.
118
268848
1751
Mas se nos permitirmos encontrar o que funciona para nós,
04:30
But if we allow ourselves to find what works for us,
119
270599
2670
descobrimos coisas que ninguém iria descobrir.
04:33
we often find things that no one else would.
120
273311
2085
Tentei muitas coisas para lidar com os meus problemas com o email.
04:35
I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems.
121
275396
3295
04:38
I tried going to a new coffee shop
122
278733
1626
Tentei ir a um novo café
cada vez que precisava de ler alguns emails.
04:40
every time I needed to power through some emails.
123
280359
2294
Tentei falar disso com o meu sócio
04:42
I tried talking about it with my business partner
124
282695
2294
e com outras pessoas da minha empresa para reduzir a vergonha que sentia.
04:45
and other people at my company to try to lower my sense of shame about it.
125
285031
3503
Tentei a estratégia “one-touch”,
04:48
I tried a one-touch email strategy,
126
288534
1710
tentava abrir o email só duas vezes por dia.
04:50
I tried only checking my email twice a day.
127
290244
2002
Mas nada disso resolvia o problema na totalidade.
04:52
But none of these really solved the problem completely.
128
292246
2586
Então continuei à procura e tive uma grande revelação.
04:54
So I kept going and I had a big insight.
129
294832
1919
Descobri que posso usar o meu desejo de não dececionar as pessoas
04:56
I figured out I might be able to use my own desire not to let people down
130
296792
3462
se lhes pedisse para me ajudarem..
05:00
to help me get through my inbox.
131
300254
1543
Tenho a sorte de partilhar um assistente virtual com o meu sócio,
05:01
I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner,
132
301839
3337
e pensei: “E se, em certos dias da semana, reservasse uma hora no meu calendário
05:05
so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week
133
305176
3295
“para eles me auxiliarem?”
05:08
where they would babysit me.
134
308512
1377
05:09
At the beginning of the hour,
135
309889
1418
No início dessa hora, mandavam-me uma mensagem
05:11
they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox.
136
311307
2961
a perguntar quantos emails eu tinha por ler.
E no final, enviavam-me nova mensagem
05:14
And at the end of the hour,
137
314268
1293
05:15
they'd message me again to ask how many I'd gotten done.
138
315603
2627
a perguntar quantos conseguira tratar.
Eu usava o assistente virtual mas podem usar qualquer pessoa,
05:18
I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life.
139
318230
3170
um familiar ou amigo que tenha dificuldade com algo parecido,
05:21
A family member or friend who struggles with something similar
140
321400
2920
e propor-lhe uma entreajuda.
05:24
and propose a trade.
141
324320
1126
Demora só uns segundos a trocar as mensagens.
05:25
It literally takes a couple of seconds to message back and forth.
142
325488
3086
Quando considerei fazer isto, a princípio senti vergonha.
05:28
When I started to consider this, my immediate reaction was shame.
143
328574
3086
Sentia que não devia precisar disto para fazer o meu trabalho.
05:31
I felt like I should not need a babysitter to do my work.
144
331660
2712
E receava a conversa em que teria de o pedir.
05:34
And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing.
145
334372
3461
E também detestava confessá-lo a outras pessoas.
Parecia um disparate, mas decidi tentar de qualquer forma.
05:37
I also dreaded admitting it to anyone else.
146
337833
2002
05:39
It all seemed very silly, but I decided to try it anyway.
147
339877
2711
E não é que, essa pequena interação algumas vezes por semana,
05:42
And it turns out just that little interaction a few times a week
148
342588
3003
faz uma diferença enorme para mim.
05:45
makes a gigantic difference for me.
149
345633
1710
Receber uma mensagem do meu assistente mantém-me a par da tarefa do email
05:47
Getting a message from my assistant keeps me on task on my email
150
347343
3003
e impede que se acumulem montes de emails,
05:50
and prevents the piles from being created,
151
350346
2044
o que faz com que seja fácil manter o email limpo no resto do tempo.
05:52
which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time.
152
352390
3628
E agora estou aqui, quase um ano depois
05:56
And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox
153
356060
2961
com uma caixa de coreio limpa regularmente.
Isto pode não resultar para vocês, mas resulta para mim.
05:59
on a consistent basis.
154
359021
1168
06:00
This may not work for you, but it does work for me.
155
360189
2419
Podem considerar outras alternativas melhores
06:02
You might find that other approaches are better,
156
362608
2252
06:04
like transferring your emails to your to-do list
157
364902
2252
como transferir os emails para a lista de tarefas a fazer
ou garantir que estão a fazer a estratégia de “one-touch”
06:07
or making sure you’re following a one-touch inbox strategy
158
367154
2795
06:09
or maybe even examining why you need to get through your inbox
159
369949
2919
ou mesmo questionar porque precisam, sequer,
de ver a caixa do correio.
06:12
in the first place.
160
372868
1168
Mas a única forma de descobrir é tentar.
06:14
But the only way to find that out is to try it.
161
374078
2210
O que percebi durante a minha procura
06:16
What I've realized in all of my exploring
162
376288
1961
é que não queria realmente ser uma máquina.
06:18
is that I actually didn't really ever want to be a machine.
163
378290
2795
Apenas me sentia culpado envergonhado por não ser uma máquina.
06:21
I just felt guilty and ashamed for not being one.
164
381085
2294
06:23
And once I started to work with that, everything changed for me.
165
383838
3044
Quando comecei a trabalhar com esta técnica, tudo mudou.
06:26
We think productivity is about software, notebooks and to-do lists
166
386882
3128
Achamos que a produtividade é um software, blocos de notas, listas de tarefas a fazer
06:30
frameworks, calendars, schedules and inboxes.
167
390010
2920
quadros, calendários, horários e caixas de entrada de emails.
06:32
And it is all of those things,
168
392930
1752
E é tudo isso,
06:34
but it's also about our brains and our bodies.
169
394723
2211
mas também é sobre os nossos cérebros e corpos.
06:36
It's about our emotions and how they guide us
170
396976
2127
É sobre as emoções e como elas nos guiam
e como às vezes nos limitam o caminho.
06:39
and sometimes get in our way.
171
399103
1418
06:40
If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath.
172
400521
4087
Se virarem a pedra da produtividade, vão encontrar muita coisa lá debaixo.
Identificar o que lá está é o melhor truque de produtividade que conheço.
06:45
Identifying what's there is the best productivity hack I know.
173
405109
3211
Sobre este site

Este sítio irá apresentar-lhe vídeos do YouTube que são úteis para a aprendizagem do inglês. Verá lições de inglês ensinadas por professores de primeira linha de todo o mundo. Faça duplo clique nas legendas em inglês apresentadas em cada página de vídeo para reproduzir o vídeo a partir daí. As legendas deslocam-se em sincronia com a reprodução do vídeo. Se tiver quaisquer comentários ou pedidos, por favor contacte-nos utilizando este formulário de contacto.

https://forms.gle/WvT1wiN1qDtmnspy7