The Unexpected Key to Boosting Your Productivity | The Way We Work, a TED series

I've always secretly wanted to be a machine.

Traductor: Laura García-Pérez Revisor: Sebastian Betti

Siempre quise ser una máquina en secreto.

I felt like if I was a machine,

Pensaba que si fuera una máquina,

I'd never let things fall through the cracks,

no se me pasaría nada por alto,

I wouldn't forget things,

no se me olvidaría nada.

Siempre cumpliría mis obligaciones puntualmente.

and I'd do everything I needed to do on time every time.

I knew there were people out there that were like this,

Sabía que había gente así por ahí,

y quería averiguar

and I wanted to know what makes them tick.

qué les motiva.

[The Way We Work]

[Nuestra forma de trabajar]

So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers,

Hace unos años creé el boletín Superorganizadores,

where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields.

donde tracé el perfil de 50 personas muy productivas en varios campos.

I've talked to managers who track everything they do in a day

Hablé con directores que controlan sus tareas diarias cada 15 minutos.

in 15-minute increments.

Hablé con inversores que registran cada persona que han conocido

I've talked to investors

who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met,

y con directores generales con agendas casi vacías

and CEOs who keep their calendars basically empty

y que apenas organizan reuniones.

and rarely ever do meetings, ever.

Yo mismo he probado muchos trucos

I've also experimented with a lot of hacks myself

para acercarme a mi meta.

to try to get me closer to my ideal.

Me pegué cinta en la boca mientras dormía.

I've taped my mouth shut while I'm sleeping

Miré una lámpara solar para aumentar mi energía.

and stared at a sunlamp to increase my energy levels.

Visualicé mi yo compasivo

I visualized my compassionate self

y probé distintos suplementos para parchear mi química corporal.

and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry.

A veces lo que pruebo funciona

Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t.

y otras veces no.

A veces son cosas un poco absurdas.

Sometimes they're just kind of ridiculous.

Compartiré con Uds. el mejor truco que aprendí durante todo mi estudio.

But I want to share with you the best trick I've learned

in all of my exploring.

The ideal of being a machine is actually a trap.

La meta de ser una máquina es en realidad una trampa.

It gets in the way of our productivity because it makes us blind

Entorpece la productividad porque no nos deja ver la raíz del verdadero problema.

to the roots of our actual problems.

No somos máquinas, tenemos emociones.

We are not machines, we’re emotional beings.

And learning to skillfully recognize and work with our emotions

Reconocer las emociones con destreza y trabajar con ellas

is the only way to actually be productive day-to-day.

es la única forma de ser productivos día tras día.

Guilt, shame, fear,

La culpa, la vergüenza o el miedo

so often they're at the base of what's going on for us

suelen subyacer a lo que nos sucede y que apenas entendemos.

in ways that we barely understand.

Los problemas de productividad tapan

What's underneath our productivity problems

la necesidad de una nueva herramienta o sistema,

isn't just a need for a new tool or system,

pero también nuestra vida afectiva.

but something going on in our emotional lives.

Ser conscientes de las emociones y observar sus efectos

And being aware of and observing how our emotions can affect us

nos ofrecen flexibilidad y libertad para avanzar en caso de estancamiento.

can open up a lot of flexibility and freedom

to make progress when we'd otherwise be stuck.

Descubrí que la gente más productiva del mundo,

I found that the most productive people in the world,

la que se parece más a una máquina,

the ones who are most machine-like, actually recognize this

lo reconoce de hecho.

and they often do three things to work with it.

Hacen tres cosas para trabajar así.

Son conscientes del problema,

They're aware when they have a problem,

observan lo que ocurre sin juzgarlo

they observe what's going on without judgment

para poder comprenderlo,

so they can understand it,

y siguen experimentando con sistemas o equipos,

and they keep experimenting with systems or teams,

mindsets and tools until it changes.

actitudes y herramientas hasta que cambia.

This might sound simple, and it is,

Puede parecer sencillo

y lo es,

but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked

pero es difícil de hacer porque nos bloqueamos en cada fase

and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt --

y nos retorcemos de vergüenza, culpa, miedo y duda,

the things that get in the way of seeing things clearly.

que no nos dejan ver con claridad.

To do this well requires a level of emotional mastery

Hacer esto bien requiere un nivel de dominio emocional

que es muy difícil de practicar.

that is very difficult to practice.

Permítanme explicarles y mostrarles cómo funciona.

So let me walk you through it and show you how it can work.

El primer paso es la concienciación,

Awareness is the first step.

es decir, ser conscientes de los problemas de su productividad.

That means being aware of problems in your productivity.

But that's harder than it seems.

Es más difícil de lo que parece.

No matter what the issue is,

Da igual el problema.

it's much easier to ignore it

Resulta más fácil ignorarlo y esperar que desaparezca

and hope that it goes away than to admit that something's wrong.

que admitir que algo va mal.

We feel like we should be able to just do better.

Creemos que deberíamos ser capaces de hacerlo mejor y pensamos

We feel like, well, that's the job, I should just suck it up.

“Bueno, así es el trabajo. Me tengo que aguantar.”

Whatever the problems that you're encountering in your productivity,

Se encuentren los problemas de productividad que se encuentren,

you might not think about them that often because it's pretty painful.

quizás no piensen demasiado en ellos porque es...

muy doloroso.

But there's magic in becoming aware of the problems

Pero la magia está

en ser conscientes de los problemas de los que no solemos serlo.

that we're ordinarily not aware of.

The most productive people have regular practices

Las personas más productivas practican de forma regular

para mantener esa conciencia.

that they use to maintain that awareness.

A veces con un diario o con atención plena,

Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness,

a veces paseando

sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy.

o yendo a psicoterapia.

Pero todos hacen algo.

But everyone has something.

Here's an example from my own life.

Les pondré un ejemplo personal.

I have a ton of trouble staying on top of my inbox.

Me cuesta mucho mantener al día mi bandeja de entrada.

Soy director general de una startup y fue difícil admitirlo al principio.

I'm the CEO of a start-up,

and so this was really hard for me to admit at first.

It seemed like an indictment of me and my ability to be successful

Parecía una acusación contra mí y contra mi capacidad de éxito

if my inbox was a mess.

si mi bandeja era un caos.

El año pasado, tras mucho reflexionar,

But last year, after a lot of reflection,

me di cuenta de que debía aceptar

I realized that I had to face the fact

that the backlog was causing problems throughout my company.

que el retraso causaba problemas a la empresa.

Una vez que fui consciente,

Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation.

empecé el siguiente paso,

la observación.

Cuando entré en esta fase, quería ver,

When I moved into the observation stage,

I wanted to see with as little judgment as possible

juzgando lo menos posible,

qué suele provocar la saturación de mi bandeja.

what usually leads to my inbox being crowded.

Observing without judgment was really difficult for me.

Me resultó difícil observar sin juzgar.

My sense of doubt and fear came up.

Me surgieron dudas y miedo.

I thought: Should I really need to do this?

Pensé “¿Tengo que hacer esto?“.

Pensé que sería capaz de revisar todos mis correos sin problema.

I really felt like I should just be able to get through my inbox

without any problems.

Cuando me puse con ello,

But once I got beneath that,

empecé a notar algo sorprendente.

I began to notice something really surprising.

En realidad había muchos períodos en los que mi bandeja estaba al día.

There were actually many periods where I was on top of my inbox.

Cada dos semanas había un cambio

It's just that every couple of weeks there would be a shift

y se convertía en un caos enorme.

where it would just turn into a giant mess.

Y lo desencadenaba algo muy concreto.

And it had a very specific trigger,

O bien un correo que no quería atender

either a single email I really didn't want to deal with

o un período ajetreado y sin ver mi correo durante uno o dos días.

or a really busy period in my life

where I couldn't look at my inbox for a day or two.

Y cuando sucedía esto,

And when this happened,

los correos se acumulaban y me daba vergüenza.

emails would start to pile up, and I’d start to feel shame.

Evitaba la bandeja de entrada y el montón empeoraba.

I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse.

Era un círculo vicioso.

It was a vicious cycle.

Cuando lo vi, sabía que debía intervenir en un punto lógico.

Once I saw this,

I realized that there was a logical place to intervene.

Lo que tenía que hacer era

What I really needed to do was to catch myself

darme cuenta

justo cada dos semanas,

right at the point every couple of weeks

cuando mi bandeja empezaba a ser un caos.

where my clean inbox was turning into a mess.

Si era capaz de eso,

podría mantenerla limpia después.

And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.

Esto nos lleva al siguiente paso, la experimentación.

This brings us to the next step: experimentation.

Cuando la gente productiva admite el problema

Once productive people have recognized a problem

y observa sus características sin juzgar,

and observed its contours without judgment,

prueban y ven qué solución funciona.

they try new solutions to find out what works.

Insisto, puede ser muy fácil enredarse con esto.

Again, this can be really easy to get twisted up about.

Estamos llenos de ideas preconcebidas

We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds

sobre los límites con los que se puede o no experimentar.

to experiment with,

Somos presos de estos prejuicios.

and we're really boxed in by those preconceptions.

No queremos parecer bobos o débiles.

We don't want to look silly or weak.

But if we allow ourselves to find what works for us,

Pero si nos permitimos

dar con lo que funciona,

we often find things that no one else would.

descubrimos lo que otros no pueden.

I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems.

Probé muchas cosas diferentes para lidiar con el problema del correo.

I tried going to a new coffee shop

Probé una cafetería nueva

para darle un empujón a los correos.

every time I needed to power through some emails.

Intentaba hablar de ello con mi socio

I tried talking about it with my business partner

y con otros compañeros para reducir mi sentimiento de culpa.

and other people at my company to try to lower my sense of shame about it.

Probé a simplificar el correo.

Intenté mirar el correo dos veces al día.

I tried a one-touch email strategy,

I tried only checking my email twice a day.

Pero nada de esto solucionó del todo el problema.

But none of these really solved the problem completely.

Por tanto, seguí adelante

So I kept going and I had a big insight.

y tuve una gran idea.

Se me ocurrió utilizar mi propio deseo de no decepcionar a la gente

I figured out I might be able to use my own desire not to let people down

para revisar el correo.

to help me get through my inbox.

Tengo la suerte de compartir un asistente virtual con mi socio.

I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner,

Así pues, me pregunté

“¿Y si reservo una hora varias veces a la semana para que me ayuden?“.

so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week

where they would babysit me.

Al comenzar la hora,

At the beginning of the hour,

me preguntarían en un mensaje por el número de correos.

they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox.

Y al acabar la hora,

me preguntarían cuántos había revisado.

And at the end of the hour,

they'd message me again to ask how many I'd gotten done.

Usé un asistente virtual, pero vale cualquier persona,

I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life.

como un familiar o un amigo con un problema similar, y hagan un trato.

A family member or friend who struggles with something similar

Se tarda un par de segundos en intercambiarse mensajes.

and propose a trade.

It literally takes a couple of seconds to message back and forth.

Cuando me lo planteé, reaccioné con vergüenza.

When I started to consider this, my immediate reaction was shame.

Creía que no me haría falta ayuda para hacer mi trabajo.

I felt like I should not need a babysitter to do my work.

Temía hablar con alguien para pedirle este tipo de favor

And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing.

y admitirle a otro el problema.

I also dreaded admitting it to anyone else.

Me parecía una tontería.

It all seemed very silly, but I decided to try it anyway.

Pero decidí probarlo.

Pues resulta que esa simple interacción unas cuantas veces a la semana

And it turns out just that little interaction a few times a week

me supone una enorme diferencia.

makes a gigantic difference for me.

Un mensaje de mi asistente me mantiene atento al correo

Getting a message from my assistant keeps me on task on my email

y evita su acumulación,

and prevents the piles from being created,

lo que facilita mucho mantener la bandeja limpia en otros momentos.

which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time.

Y aquí estoy, casi un año después,

And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox

con una bandeja de entrada siempre limpia.

Quizá no le funcione a Uds.,

on a consistent basis.

This may not work for you, but it does work for me.

pero a mí sí.

You might find that other approaches are better,

Puede que otros métodos les parezcan mejores, como

like transferring your emails to your to-do list

pasar los correos a tareas pendientes, o asegurarse de simplificar la bandeja

or making sure you’re following a one-touch inbox strategy

or maybe even examining why you need to get through your inbox

o, incluso, analizar primero por qué hay que revisar la bandeja.

in the first place.

Pero la única forma de averiguarlo

But the only way to find that out is to try it.

es probarlo.

Me he percatado durante todo mi estudio

What I've realized in all of my exploring

de que, en realidad, nunca quise ser una máquina.

is that I actually didn't really ever want to be a machine.

Me sentía culpable y avergonzado por no serlo.

I just felt guilty and ashamed for not being one.

And once I started to work with that, everything changed for me.

Una vez que empecé a trabajar así,

todo cambió para mí.

We think productivity is about software, notebooks and to-do lists

Creemos que la productividad va de programas, portátiles, tareas,

frameworks, calendars, schedules and inboxes.

esquemas, agendas, horarios y bandejas de entrada.

And it is all of those things,

Y es todo eso,

but it's also about our brains and our bodies.

pero también se trata del cerebro y del cuerpo.

It's about our emotions and how they guide us

Se trata de nuestras emociones y de cómo nos guían y a veces estorban.

and sometimes get in our way.

If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath.

Si volteamos la roca de la productividad,

encontraremos debajo muchas cosas escondidas.

Identificar lo que hay es el mejor truco para la productividad que conozco.

Identifying what's there is the best productivity hack I know.