The Unexpected Key to Boosting Your Productivity | The Way We Work, a TED series

I've always secretly wanted to be a machine.

Translator: shirin etebar Reviewer: sadegh vn

من همیشه مخفیانه می‌خواستم که یک ماشین باشم.

I felt like if I was a machine,

احساس می‌کردم اگر یک ماشین باشم،

I'd never let things fall through the cracks,

هرگز به چیزی کم‌توجهی نمی‌کنم،

I wouldn't forget things,

چیزی را فراموش نمی‌کنم

and I'd do everything I needed to do on time every time.

و هر کاری که لازم بود، به موقع انجام می‌دهم.

I knew there were people out there that were like this,

می‌دانم که مردمی شبیه به من هستند و می‌خواستم بدانم

and I wanted to know what makes them tick.

چه چیزی آن‌ها را سرسخت می‌کند.

[The Way We Work]

[روشی که کار می‌کنیم]

So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers,

چند سال پیش، من یک خبرنامه به نام مؤسسین عالی تأسیس کردم و در آن

where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields.

۵۰ نفر از برترین نقش‌آفرینان را در زمینه‌های مختلف معرفی کردم.

I've talked to managers who track everything they do in a day

من با مدیرانی صحبت کرده‌ام که کارهای روزانه خود را

in 15-minute increments.

در ۱۵ دقیقه ثبت می‌کنند.

با سرمایه‌گذارانی حرف زدم

I've talked to investors

who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met,

که صفحه‌گسترده‌های تک‌تک افرادی که تاکنون ملاقات کرده‌اند، نگه داشته

and CEOs who keep their calendars basically empty

و مدیرانی که تقویم‌هایشان را خالی می‌گذارند

and rarely ever do meetings, ever.

و به ندرت جلسه برگزار می‌کنند.

من همچنین ترفندهای زیادی را خودم آزمایش کرده‌ام

I've also experimented with a lot of hacks myself

to try to get me closer to my ideal.

تا سعی کنم به ایده‌آلم نزدیک شوم.

من هنگام خواب دهانم را با چسب چسبانده‌ام

I've taped my mouth shut while I'm sleeping

و به لامپ خورشیدی خیره شدم تا انرژیم را افزایش دهم.

and stared at a sunlamp to increase my energy levels.

I visualized my compassionate self

من خود دلسوزم را تجسم کردم

و انواع مکمل‌ها را برای دست‌کاری شیمی بدنم، امتحان کردم.

and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry.

گاهی اوقات چیزهایی که امتحان می‌کنم جواب می‌دهند، گاهی نه.

Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t.

گاهی اوقات آن‌ها به نوعی مسخره هستند.

Sometimes they're just kind of ridiculous.

اما می‌خواهم بهترین ترفندی را که در جستجویم یاد گرفته‌ام

But I want to share with you the best trick I've learned

in all of my exploring.

با شما به اشتراک بگذارم.

The ideal of being a machine is actually a trap.

ایده‌آل ماشین بودن در واقع یک تله است.

It gets in the way of our productivity because it makes us blind

مانع کارآمد بودن ما می‌شود، چون چشم ما را نسبت به

ریشه‌های مشکلات واقعی خود می‌بندد.

to the roots of our actual problems.

ما ماشین نیستیم، ما موجوداتی احساسی هستیم.

We are not machines, we’re emotional beings.

And learning to skillfully recognize and work with our emotions

و یاد گرفتن ماهرانه شناخت و کار کردن با احساساتمان

is the only way to actually be productive day-to-day.

تنها راه نوآوری روزانه است.

Guilt, shame, fear,

احساس گناه، شرم، ترس،

so often they're at the base of what's going on for us

اغلب علت بنیادی احوالات ما هستند،

طوری که درکش برای ما دشوار است.

in ways that we barely understand.

علت مشکلات کارآمدی ما

What's underneath our productivity problems

فقط نیاز به یک ابزار یا ساختار جدید نیست،

isn't just a need for a new tool or system,

بلکه چیزی است که در زندگی عاطفی ما نهفته است.

but something going on in our emotional lives.

آگاهی و مشاهده چگونگیِ تاثیرگذاری احساسات بر ما

And being aware of and observing how our emotions can affect us

می‌تواند نرمش و آزادی زیادی را برای پیشرفت

can open up a lot of flexibility and freedom

در زمانی که از جهات دیگر گرفتاریم ایجاد کند.

to make progress when we'd otherwise be stuck.

من فهمیدم که کارآمدترین افراد در جهان،

I found that the most productive people in the world,

آن‌هایی که بیشتر شبیه ماشین هستند، در واقع این را می‌شناسند

the ones who are most machine-like, actually recognize this

and they often do three things to work with it.

و اغلب سه کار برای برخورد با آن انجام می‌دهند.

آن‌ها وقتی مشکلی دارند آگاه هستند،

They're aware when they have a problem,

بدون قضاوت رویدادها را مشاهده می‌کنند

they observe what's going on without judgment

تا بتوانند آن را درک کنند

so they can understand it,

و تا زمانی که تغییر کند، به آزمایش سیستم‌ها یا تیم‌ها،

and they keep experimenting with systems or teams,

mindsets and tools until it changes.

ذهنیت‌ها و ابزارها ادامه می‌دهند.

This might sound simple, and it is,

ممکن است ساده به نظر برسد و همینطور است

but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked

اما در واقع انجامش بسیار سخت است، چون در هر مرحله

and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt --

ما توسط شرم، گناه، ترس و شک متوقف و سرگردان می‌شویم --

the things that get in the way of seeing things clearly.

چیزهایی که مانع از بینش صریح می‌شوند.

To do this well requires a level of emotional mastery

انجام این کار به سطحی از تسلط عاطفی نیاز دارد

که تمرینش بسیار دشوار است.

that is very difficult to practice.

اجازه دهید شما را راهنمایی کنم و چگونگی کارکردش را بگویم.

So let me walk you through it and show you how it can work.

Awareness is the first step.

آگاهی اولین قدم است.

به معنی اینکه از مشکلات در کارآمدی خود آگاه باشید.

That means being aware of problems in your productivity.

But that's harder than it seems.

اما این کار سخت‌تر از چیزیست که به نظر می‌رسد.

No matter what the issue is,

مهم نیست که مشکل چیست،

it's much easier to ignore it

نادیده گرفتن آن

and hope that it goes away than to admit that something's wrong.

و امیدواری به برطرف شدنش بسیار آسان‌تر از پذیرش مشکل است.

We feel like we should be able to just do better.

ما احساس می‌کنیم که باید قادر به عمل بهتر باشیم.

We feel like, well, that's the job, I should just suck it up.

ما احساس می‌کنیم که خوب، این کار است، نباید غر بزنم.

Whatever the problems that you're encountering in your productivity,

مشکلاتی که در کارآمدی خود با آن مواجه هستید،

you might not think about them that often because it's pretty painful.

هر چه که باشد، ممکن است آنقدرها به آن فکر نکنید چون بسیار دردناک است.

But there's magic in becoming aware of the problems

اما جادویی در آگاهی از مشکلاتی وجود دارد

that we're ordinarily not aware of.

که ما معمولاً از آن‌ها بی‌اطلاعیم.

The most productive people have regular practices

مولدترین افراد شیوه‌های منظمی دارند

that they use to maintain that awareness.

که برای حفظ این آگاهی استفاده می‌کنند.

Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness,

این روش‌ها گاهی اوقات یادداشت است، گاهی مراقبه است،

sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy.

گاهی فقط یک پیاده‌روی یا درمان است.

But everyone has something.

اما هرکسی روش خودش را دارد.

Here's an example from my own life.

مثالی از زندگی خودم می‌گویم.

I have a ton of trouble staying on top of my inbox.

من برای کنترل کردن صندوق ایمیلم مشکل زیادی دارم.

I'm the CEO of a start-up,

من مدیر یک استارت‌آپ هستم

and so this was really hard for me to admit at first.

و اعتراف به این موضوع در ابتدا برای من واقعا سخت بود.

It seemed like an indictment of me and my ability to be successful

موفقیت من و مهارتم مثل یک جرم به نظر می‌رسید اگر صندوق ورودی‌ام

if my inbox was a mess.

به هم ریخته بود.

But last year, after a lot of reflection,

اما سال گذشته، پس از تفکرات فراوان،

I realized that I had to face the fact

فهمیدم که باید با این واقعیت روبرو شوم

that the backlog was causing problems throughout my company.

که کارهای عقب‌مانده باعث ایجاد مشکلات در تمام شرکتم شده است.

Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation.

وقتی از مشکل آگاه شدم، می‌توانم مرحله بعدی را شروع کنم: مشاهده.

When I moved into the observation stage,

وقتی وارد مرحله مشاهده شدم،

I wanted to see with as little judgment as possible

می‌خواستم با کمترین قضاوت ممکن ببینم

what usually leads to my inbox being crowded.

چه چیزی معمولاً منجر به شلوغ شدن صندوق من می‌شود.

Observing without judgment was really difficult for me.

مشاهده بدون قضاوت برای من واقعا سخت بود.

My sense of doubt and fear came up.

حس تردید و ترس در من ایجاد شد.

I thought: Should I really need to do this?

فکر کردم: آیا واقعا باید این را انجام دهم؟

I really felt like I should just be able to get through my inbox

واقعاً احساس می‌کردم که باید بتوانم بدون هیچ مشکلی

صندوق ایمیلم را ببینم.

without any problems.

اما به محض تعمل عمیق‌تر،

But once I got beneath that,

I began to notice something really surprising.

متوجه چیزی واقعاً شگفت‌آور شدم.

زمان‌های زیادی بود که من صندوق ورودی‌ام را تحت کنترل داشتم.

There were actually many periods where I was on top of my inbox.

مشکل اینجا بود که هر دو هفته یک بار تغییری رخ می‌داد

It's just that every couple of weeks there would be a shift

where it would just turn into a giant mess.

که به یک آشفتگی بزرگ تبدیل می‌شد.

And it had a very specific trigger,

و این امر یک محرک بسیار خاص داشت،

یا یک ایمیل که واقعاً نمی‌خواستم به آن رسیدگی کنم

either a single email I really didn't want to deal with

یا یک دوره بسیار شلوغ در زندگی من

or a really busy period in my life

که نمی‌توانستم برای یک یا دو روز به ایمیلم نگاه کنم.

where I couldn't look at my inbox for a day or two.

وقتی این اتفاق می‌افتد،

And when this happened,

ایمیل‌ها تلنبار می‌شدند و من احساس شرمندگی می‌کردم.

emails would start to pile up, and I’d start to feel shame.

من از صندوق ورودی‌ام دوری می‌کردم و ایمیل‌ها بیشتر می‌شدند

I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse.

این یک چرخه معیوب بود.

It was a vicious cycle.

وقتی این را دیدم،

متوجه شدم که جای منطقی برای مداخله وجود دارد.

Once I saw this,

I realized that there was a logical place to intervene.

کاری که من واقعا باید انجام می‌دادم این بود که

What I really needed to do was to catch myself

هر دو هفته یکبار مچ خودم را در نقطه‌ای بگیرم

right at the point every couple of weeks

که صندوق ایمیل تمیز من شلوغ می‌شد.

where my clean inbox was turning into a mess.

اگر موفق می‌شدم، می‌دانستم که می‌توانم بقیه وقت‌ها تمیز نگهش دارم.

And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.

این ما را به مرحله بعدی می‌رساند: آزمایش.

This brings us to the next step: experimentation.

هنگامی که افراد سازنده، مشکلی را تشخیص دادند

Once productive people have recognized a problem

و جزئیات آن را بدون قضاوت مشاهده کردند،

and observed its contours without judgment,

راهکارهای نو را می‌سنجند تا بفهمند کدام کار می‌کند.

they try new solutions to find out what works.

باز می‌گویم، می‌توان به راحتی در این موضوع سردرگم شد.

Again, this can be really easy to get twisted up about.

همه ما مملو از پیش‌داوری‌هایی هستیم در مورد آنچه که درون و خارج

We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds

از مرزها برای آزمایش است

to experiment with,

و ما واقعاً درگیر این پیش‌فرض‌ها هستیم.

and we're really boxed in by those preconceptions.

نمی‌خواهیم احمق یا ضعیف به نظر برسیم.

We don't want to look silly or weak.

But if we allow ourselves to find what works for us,

اما اگر به خودمان اجازه‌ی پیدا کردن راه نتیجه‌بخش را بدهیم،

we often find things that no one else would.

اغلب چیزهایی می‌یابیم که دیگر افراد نخواهد یافت.

I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems.

من آزمایش‌های مختلفی را برای حل مشکلات صندوق ایمیلم امتحان کردم.

I tried going to a new coffee shop

سعی کردم به یک کافی شاپ جدید بروم،

every time I needed to power through some emails.

هر بار که نیاز داشتم به برخی از ایمیل‌ها برسم.

I tried talking about it with my business partner

سعی کردم در مورد آن با شریک تجاری

و سایر افراد شرکتم صحبت کنم تا احساس شرمندگی‌ام را در موردش کاهش دهم.

and other people at my company to try to lower my sense of shame about it.

راهکار ایمیل تک-لمسی را امتحان کردم،

I tried a one-touch email strategy,

سعی کردم فقط دو بار در روز ایمیلم را چک کنم.

I tried only checking my email twice a day.

اما هیچ کدام از این‌ها کاملا مشکلم را حل نکردند.

But none of these really solved the problem completely.

به راهم ادامه دادم و بینش بزرگی داشتم.

So I kept going and I had a big insight.

فهمیدم که شاید بتوانم از میل خودم برای ناامید نشدن مردم و کمک به من

I figured out I might be able to use my own desire not to let people down

در رسیدگی به ایمیل‌ها استفاده کنم.

to help me get through my inbox.

من خیلی خوش‌شانسم که یک دستیار مجازی را با شریکم تقسیم کردم،

I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner,

فکر کردم چه می‌شود اگر چند بار در هفته یک ساعت را در تقویم بگذارم

so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week

که آن‌ها از من مراقبت کنند.

where they would babysit me.

در ابتدای روز،

At the beginning of the hour,

آن‌ها پیام می‌دادند و می‌پرسیدند که چند ایمیل در صندوقم دارم.

they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox.

و آخر شب،

آن‌ها دوباره پیام می‌دادند تا بپرسند به چند کار رسیدم.

And at the end of the hour,

they'd message me again to ask how many I'd gotten done.

من از دستیار مجازی استفاده کردم اما شما می‌توانید متفاوت باشید.

I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life.

با یکی از اعضای خانواده یا دوستی که با چیزی مشابه درگیر است

A family member or friend who struggles with something similar

و پیشنهاد تجارت می‌دهد.

این واقعا چند ثانیه طول می‌کشد تا به همدیگر پیام دهید.

and propose a trade.

It literally takes a couple of seconds to message back and forth.

وقتی شروع به فکر کردن به این کردم، واکنش فوری من شرمساری بود.

When I started to consider this, my immediate reaction was shame.

احساس می‌کردم برای انجام کارهایم نیازی به پرستار ندارم.

I felt like I should not need a babysitter to do my work.

از مکالمه‌ای که در آن باید چنین چیزی را بخواهم، می‌ترسیدم.

And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing.

همچنین از اعتراف آن به دیگران می‌ترسیدم.

همه چیز خیلی احمقانه به نظر می‌رسید، اما تصمیم گرفتم امتحانش کنم.

I also dreaded admitting it to anyone else.

It all seemed very silly, but I decided to try it anyway.

و به نظر می‌رسد که فقط همین تعامل کم چند بار در هفته،

And it turns out just that little interaction a few times a week

برای من تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند.

makes a gigantic difference for me.

دریافت یک پیام از دستیارم باعث می‌شود به ایمیل‌ام رسیدگی کنم

Getting a message from my assistant keeps me on task on my email

و از ایجاد انبوه ایمیل‌ها جلوگیری کنم،

and prevents the piles from being created,

چیزی که تمیز نگه داشتن صندوق ورودی‌ام را در هر زمان برایم بسیار آسان می‌کند.

which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time.

اکنون تقریباً یک سال بعد اینجا نشسته‌ام و یک صندوق ورودی مرتب

And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox

به صورت مداوم دارم.

on a consistent basis.

این کار ممکن است برخلاف من برای شما کارساز نباشد.

This may not work for you, but it does work for me.

You might find that other approaches are better,

ممکن است متوجه شوید که روش‌های دیگر بهتر هستند،

like transferring your emails to your to-do list

مانند انتقال ایمیل‌هایتان به فهرست کارهای روزانه

یا اطمینان از دنبال کردنِ راهکار صندوق ورودی تک-لمسی

or making sure you’re following a one-touch inbox strategy

or maybe even examining why you need to get through your inbox

یا شاید حتی بررسی کنید که چرا باید در وهله اول

به صندوقتان رسیدگی کنید.

in the first place.

اما تنها راه فهمیدن، امتحان کردن است.

But the only way to find that out is to try it.

چیزی که من در تمام کاوش‌هایم متوجه شدم

What I've realized in all of my exploring

این است که واقعا هرگز نمی‌خواستم یک ماشین باشم.

is that I actually didn't really ever want to be a machine.

فقط احساس گناه و شرمندگی می‌کردم که اینطور نبودم.

I just felt guilty and ashamed for not being one.

And once I started to work with that, everything changed for me.

و وقتی شروع به کار با آن کردم، همه چیز برای من تغییر کرد.

We think productivity is about software, notebooks and to-do lists

ما فکر می‌کنیم کارآمدی مربوط به نرم‌افزارها، دفترها، لیست‌های روزانه

frameworks, calendars, schedules and inboxes.

و چارچوب‌ها، تقویم‌ها، برنامه‌ها و صندوق های ورودی است.

And it is all of those things,

و این همه‌ی آن چیزهاست،

but it's also about our brains and our bodies.

اما به مغز و بدن ما نیز مربوط می‌شود.

It's about our emotions and how they guide us

این در مورد احساسات و چگونگی راهنمایی ما است

and sometimes get in our way.

و اینکه چگونه گاهی مشکل‌سازند.

If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath.

اگر صخره کارآمدی را برگردانید، می‌توانید چیزهای زیادی را در زیر آن پنهان بیابید.

Identifying what's there is the best productivity hack I know.

شناسایی آنچه مخفی است بهترین ترفند کارآمدی است که می‌شناسم.