The Unexpected Key to Boosting Your Productivity | The Way We Work, a TED series

I've always secretly wanted to be a machine.

Traducteur: Marie PAVY Relecteur: Eva Marxer

J’ai toujours voulu être une machine.

I felt like if I was a machine,

J’avais l’impression que si j’en étais une,

I'd never let things fall through the cracks,

je ne ferais plus jamais d’erreurs,

I wouldn't forget things,

je n’oublierais rien,

et je ferais tout ce que j’ai à faire dans les temps.

and I'd do everything I needed to do on time every time.

I knew there were people out there that were like this,

Je savais que des gens en étaient capables

et je voulais comprendre ce qui les motivait.

and I wanted to know what makes them tick.

[Notre manière de travailler]

[The Way We Work]

So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers,

J’ai créé les Super Organisateurs,

where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields.

une newsletter dans laquelle j’ai étudié 50 experts de divers domaines.

I've talked to managers who track everything they do in a day

J’ai parlé à des managers qui organisent leurs journées

in 15-minute increments.

en périodes de 15 minutes, à des investisseurs

I've talked to investors

qui listent toutes leurs rencontres,

who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met,

et à des PDG au calendrier vide,

and CEOs who keep their calendars basically empty

qui ne participent que rarement a des réunions.

and rarely ever do meetings, ever.

J’ai aussi essayé des astuces

I've also experimented with a lot of hacks myself

to try to get me closer to my ideal.

pour me rapprocher de mon objectif :

me scotcher la bouche pour dormir,

I've taped my mouth shut while I'm sleeping

fixer une lampe à UV pour gagner de l’énergie,

and stared at a sunlamp to increase my energy levels.

I visualized my compassionate self

visualiser mon moi compatissant

et même prendre des compléments alimentaires.

and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry.

Parfois ces astuces marchaient, d’autres fois non.

Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t.

Parfois, elles étaient totalement absurdes.

Sometimes they're just kind of ridiculous.

Je vais vous partager les meilleures astuces

But I want to share with you the best trick I've learned

que j’ai trouvées.

in all of my exploring.

The ideal of being a machine is actually a trap.

L’idée d’être une machine est en fait un piège.

It gets in the way of our productivity because it makes us blind

Elle entrave notre productivité parce qu’elle nous rend aveugles

to the roots of our actual problems.

aux racines du problème.

Nous ne sommes pas des machines, mais des êtres sentients.

We are not machines, we’re emotional beings.

And learning to skillfully recognize and work with our emotions

Apprendre à reconnaître nos émotions et à travailler avec,

is the only way to actually be productive day-to-day.

est la seule façon d’être productif chaque jour.

Guilt, shame, fear,

La culpabilité, la honte, la peur,

so often they're at the base of what's going on for us

sont souvent la source du problème

et nous avons du mal à le comprendre.

in ways that we barely understand.

Derrière ces soucis,

What's underneath our productivity problems

ne se cache pas le besoin d’un outil ou d’un système neuf,

isn't just a need for a new tool or system,

mais un besoin dans notre vie émotionnelle.

but something going on in our emotional lives.

Accepter nos émotions, les observer, peut nous influencer,

And being aware of and observing how our emotions can affect us

permettre plus de flexibilité et de liberté

can open up a lot of flexibility and freedom

pour ne pas rester bloqués.

to make progress when we'd otherwise be stuck.

Les personnes les plus productives,

I found that the most productive people in the world,

ces quasi-machines ont conscience de ce fait

the ones who are most machine-like, actually recognize this

and they often do three things to work with it.

et elles utilisent souvent 3 choses.

Elles acceptent le problème,

They're aware when they have a problem,

elles l’observent sans jugement

they observe what's going on without judgment

pour pouvoir le comprendre.

so they can understand it,

Elles essaient des systèmes, des équipes,

and they keep experimenting with systems or teams,

des mentalités, des outils jusqu’à voir un changement.

mindsets and tools until it changes.

This might sound simple, and it is,

Ça paraît simple, et ça l’est,

but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked

mais c’est aussi compliqué, car à chaque étape, nous sommes bloqués,

and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt --

par la honte, la culpabilité, la peur, le doute…

the things that get in the way of seeing things clearly.

ces obstacles qui nous empêchent d’y voir plus clair.

To do this well requires a level of emotional mastery

Ça requiert un niveau de maîtrise émotionnelle

that is very difficult to practice.

qui est très difficile à atteindre.

Je vais vous expliquer comment faire et comment ça marche.

So let me walk you through it and show you how it can work.

Awareness is the first step.

La première étape est la conscience.

That means being aware of problems in your productivity.

Il faut admettre vos problèmes de productivité.

But that's harder than it seems.

C’est plus compliqué qu’il n’y paraît.

No matter what the issue is,

Quel que soit le problème,

it's much easier to ignore it

il est plus facile de l’ignorer

and hope that it goes away than to admit that something's wrong.

et d’espérer qu’il disparaisse que de l’admettre.

We feel like we should be able to just do better.

On pense qu’on doit juste faire mieux,

We feel like, well, that's the job, I should just suck it up.

que, tant pis, ça fait partie du travail.

Whatever the problems that you're encountering in your productivity,

Quel que soit votre problème de productivité,

you might not think about them that often because it's pretty painful.

vous n’y pensez peut-être pas si souvent parce que c’est douloureux.

But there's magic in becoming aware of the problems

Avoir conscience de ces problèmes revêt une magie

dont nous n’avons pas conscience habituellement.

that we're ordinarily not aware of.

The most productive people have regular practices

Les gens les plus productifs ont des habitudes

qu’ils suivent pour maintenir cette conscience.

that they use to maintain that awareness.

Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness,

Ça peut-être : tenir un journal, méditer

sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy.

marcher ou suivre une thérapie.

Tous ont un petit quelque chose.

But everyone has something.

Here's an example from my own life.

Voici un exemple personnel.

I have a ton of trouble staying on top of my inbox.

J’ai des difficultés à rester à jour dans mes emails.

Je suis le PDG d’une start-up

I'm the CEO of a start-up,

and so this was really hard for me to admit at first.

et j’ai eu du mal à admettre mon problème au début.

It seemed like an indictment of me and my ability to be successful

Avoir une boîte email désordonnée paraissait comme une accusation

if my inbox was a mess.

contre moi et ma réussite.

But last year, after a lot of reflection,

L’année dernière, après réflexion,

I realized that I had to face the fact

j’ai compris que je devais confronter

that the backlog was causing problems throughout my company.

les soucis que ce retard causait à ma société.

Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation.

Cette conscience acquise, je pouvais entamer l’étape d’observation.

Quand j’ai commencé cette étape,

When I moved into the observation stage,

je voulais voir avec le moins de jugement possible

I wanted to see with as little judgment as possible

ce qui provoquait cette accumulation d’emails.

what usually leads to my inbox being crowded.

Observing without judgment was really difficult for me.

Observer sans juger était difficile.

My sense of doubt and fear came up.

Je doutais et j’avais peur.

I thought: Should I really need to do this?

Je me disais : est-ce nécessaire ?

I really felt like I should just be able to get through my inbox

J’aurais dû pouvoir consulter mes emails

sans problème.

without any problems.

Une fois ce blocage dépassé,

But once I got beneath that,

j’ai remarqué quelque chose de surprenant.

I began to notice something really surprising.

Il y avait beaucoup de moments où j’étais à jour dans mes emails.

There were actually many periods where I was on top of my inbox.

Mais de temps en temps,

It's just that every couple of weeks there would be a shift

tout tournait à la catastrophe.

where it would just turn into a giant mess.

Et il y avait une cause précise,

And it had a very specific trigger,

soit un email dont je ne voulais pas m’occuper

either a single email I really didn't want to deal with

soit j’étais très occupé

or a really busy period in my life

et je ne consultais pas ma boîte pendant 1 ou 2 jours.

where I couldn't look at my inbox for a day or two.

Lorsque ça arrivait,

And when this happened,

les emails s’accumulaient et j’avais honte.

emails would start to pile up, and I’d start to feel shame.

J’évitais de les regarder et la pile s’agrandissait.

I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse.

C’était un cercle vicieux.

It was a vicious cycle.

Alors

j’ai compris qu’il y avait une solution logique.

Once I saw this,

I realized that there was a logical place to intervene.

Je devais faire attention

What I really needed to do was to catch myself

à ce fameux moment

right at the point every couple of weeks

où ma boite email commençait à saturer.

where my clean inbox was turning into a mess.

Si j’y arrivais, je savais que je serais organisé le reste du temps.

And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.

Ça nous conduit à l’étape suivante : l’expérimentation

This brings us to the next step: experimentation.

Après avoir admis un problème et l’avoir étudié sans jugement,

Once productive people have recognized a problem

and observed its contours without judgment,

les gens productifs essaient des solutions

they try new solutions to find out what works.

pour trouver la plus efficace.

Encore une fois, ça peut-être difficile.

Again, this can be really easy to get twisted up about.

Nous avons tous des préjugés sur les limites

We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds

de l’expérimentation

to experiment with,

et ces préjugés nous bloquent.

and we're really boxed in by those preconceptions.

Nous ne voulons pas paraître idiots ou faibles.

We don't want to look silly or weak.

But if we allow ourselves to find what works for us,

Si nous nous autorisons à trouver ce qui fonctionne pour nous,

we often find things that no one else would.

nous trouvons des solutions uniques.

I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems.

J’ai essayé plusieurs choses pour résoudre mon problème.

I tried going to a new coffee shop

J’ai essayé un nouveau café

chaque fois que j’avais besoin d’énergie pour traiter des emails.

every time I needed to power through some emails.

I tried talking about it with my business partner

J’ai essayé d’en parler à mon travail

pour en avoir moins honte.

and other people at my company to try to lower my sense of shame about it.

J’ai essayé une stratégie « one touch »,

I tried a one-touch email strategy,

de regarder mes emails seulement 2 fois par jour

I tried only checking my email twice a day.

Rien n’a vraiment marché.

But none of these really solved the problem completely.

J’ai continué et j’ai eu une idée.

So I kept going and I had a big insight.

Je pourrais utiliser ma volonté de ne pas décevoir les autres

I figured out I might be able to use my own desire not to let people down

pour m’aider à trier mes emails.

to help me get through my inbox.

J’ai la chance de partager un assistant virtuel avec mon associé,

I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner,

alors je me suis dit que je pourrais prévoir une heure de temps en temps

so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week

où il me surveillerait.

where they would babysit me.

At the beginning of the hour,

Au début de l’heure,

il m’enverrait un message demandant combien j’ai d’emails.

they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox.

À la fin de l’heure,

And at the end of the hour,

je recevrais un message pour savoir combien j’en ai traité.

they'd message me again to ask how many I'd gotten done.

J’ai utilisé un assistant virtuel, mais vous pouvez demander à n’importe qui.

I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life.

Un parent, un ami qui a le même problème

A family member or friend who struggles with something similar

et leur proposer un échange.

Envoyer un message ne prend que quelques secondes.

and propose a trade.

It literally takes a couple of seconds to message back and forth.

Au début, j’avais honte.

When I started to consider this, my immediate reaction was shame.

Je trouvais idiot d’avoir besoin d’une babysitter pour travailler.

I felt like I should not need a babysitter to do my work.

Je redoutais le moment où je devrais demander ce genre de chose.

And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing.

Je ne voulais pas non plus l’admettre face aux autres.

I also dreaded admitting it to anyone else.

Ça paraissait idiot, mais j’ai essayé.

It all seemed very silly, but I decided to try it anyway.

Finalement, cette petite interaction épisodique

And it turns out just that little interaction a few times a week

a vraiment amélioré la situation.

makes a gigantic difference for me.

Recevoir ce message me rappelait de m’occuper de mes emails

Getting a message from my assistant keeps me on task on my email

pour éviter de trop les accumuler,

and prevents the piles from being created,

ce qui m’a vraiment aidé à garder une boîte organisée.

which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time.

Près d’un an plus tard,

And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox

ma boîte email est toujours organisée.

on a consistent basis.

Ce qui marche pour moi pourrait ne pas vous convenir.

This may not work for you, but it does work for me.

You might find that other approaches are better,

Vous pourriez préférer d’autres approches,

like transferring your emails to your to-do list

comme transférer vos emails à votre liste de choses à faire

or making sure you’re following a one-touch inbox strategy

ou suivre une strategie « one-touch »

or maybe even examining why you need to get through your inbox

ou étudier pourquoi il est important

que vous traitiez vos emails.

in the first place.

La seule façon de le savoir est d’essayer.

But the only way to find that out is to try it.

Avec toutes mes recherches, j’ai compris

What I've realized in all of my exploring

que je n’ai jamais voulu être une machine.

is that I actually didn't really ever want to be a machine.

J’étais juste honteux et coupable de ne pas être une machine

I just felt guilty and ashamed for not being one.

And once I started to work with that, everything changed for me.

Quand j’ai commencé à travailler sur ça, tout a changé.

We think productivity is about software, notebooks and to-do lists

On pense que la productivité tient à des logiciels, des carnets, des listes

frameworks, calendars, schedules and inboxes.

des calendriers, des agendas et des messageries.

And it is all of those things,

Oui, toutes ces choses comptent,

but it's also about our brains and our bodies.

mais notre cerveau et notre corps aussi.

It's about our emotions and how they guide us

Nos émotions sont importantes, et leur façon de nous guider

and sometimes get in our way.

et parfois de nous bloquer.

If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath.

La productivité est un iceberg en grande partie immergé.

La meilleure astuce que je connais est d’identifier ce qui est immergé.

Identifying what's there is the best productivity hack I know.