The Unexpected Key to Boosting Your Productivity | The Way We Work, a TED series

I've always secretly wanted to be a machine.

Traduttore: Francesca Galdi

Ho sempre segretamente voluto essere una macchina.

I felt like if I was a machine,

Pensavo che, diventando una macchina

I'd never let things fall through the cracks,

non mi sarebbe mai sfuggito niente,

I wouldn't forget things,

o dimenticato niente,

e avrei fatto sempre qualunque cosa in tempo.

and I'd do everything I needed to do on time every time.

I knew there were people out there that were like this,

Sapevo dell’esistenza di persone del genere,

e volevo sapere cosa le rende così.

and I wanted to know what makes them tick.

[The Way We Work]

[Come Funzioniamo]

So a few years ago, I started a newsletter called Super Organizers,

Così, alcuni anni fa, ho creato la rubrica “Super Organizzatori”,

where I profiled 50 of the top performers in a variety of fields.

in cui ho esaminato 50 delle persone più produttive in vari campi.

I've talked to managers who track everything they do in a day

Ho parlato con manager

che pianificano le giornate in intervalli di 15 minuti.

in 15-minute increments.

Con investitori

I've talked to investors

che stilano liste di ogni persona che incontrano,

who keep spreadsheets of every single person they’ve ever met,

e con dirigenti che mantengono i calendari semivuoti

and CEOs who keep their calendars basically empty

e non fanno riunioni quasi mai.

and rarely ever do meetings, ever.

Ho anche sperimentato vari trucchi di persona

I've also experimented with a lot of hacks myself

per avvicinarmi al mio ideale.

to try to get me closer to my ideal.

Mi sono tappato la bocca per dormire

I've taped my mouth shut while I'm sleeping

e ho fissato una lampada per aumentare la mia energia.

and stared at a sunlamp to increase my energy levels.

Ho immaginato un me stesso virtuoso

I visualized my compassionate self

e provato ogni tipo di integratori per migliorare il mio corpo.

and tried all sorts of supplements to hack my body chemistry.

A volte le cose che provo funzionano, e a volte non lo fanno.

Sometimes the things I try work, and sometimes they don’t.

A volte sono solo un po’ ridicole.

Sometimes they're just kind of ridiculous.

Ma voglio parlarvi del trucco migliore che ho imparato nella mia ricerca.

But I want to share with you the best trick I've learned

in all of my exploring.

The ideal of being a machine is actually a trap.

L’ideale di essere una macchina è in realtà una trappola.

It gets in the way of our productivity because it makes us blind

Ostacola la produttività

perché ci rende ciechi alle radici dei nostri veri problemi.

to the roots of our actual problems.

We are not machines, we’re emotional beings.

Noi non siamo macchine, siamo esseri emotivi.

And learning to skillfully recognize and work with our emotions

E imparare a riconoscere e a lavorare con le nostre emozioni

is the only way to actually be productive day-to-day.

è l’unico modo per essere produttivi giorno dopo giorno.

Guilt, shame, fear,

Colpevolezza, vergogna, paura,

so often they're at the base of what's going on for us

spesso influenzano la nostra vita

in modi che capiamo a malapena.

in ways that we barely understand.

La causa della scarsa produttività

What's underneath our productivity problems

non è solo la mancanza di strumenti,

isn't just a need for a new tool or system,

ma qualcosa che riguarda la nostra vita emotiva.

but something going on in our emotional lives.

E la consapevolezza e lo studio di come le emozioni ci influenzano

And being aware of and observing how our emotions can affect us

può rivelarci flessibilità e libertà di progresso

can open up a lot of flexibility and freedom

to make progress when we'd otherwise be stuck.

quando saremmo altrimenti bloccati.

Ho scoperto che le persone più produttive,

I found that the most productive people in the world,

quelle più somiglianti alle macchine, riconoscono questo fatto

the ones who are most machine-like, actually recognize this

and they often do three things to work with it.

e spesso fanno tre cose per affrontarlo.

Si accorgono di quando hanno un problema,

They're aware when they have a problem,

osservano cosa succede senza giudicare

they observe what's going on without judgment

per poter capire il problema,

so they can understand it,

e continuano a sperimentare con sistemi o gruppi,

and they keep experimenting with systems or teams,

mindsets and tools until it changes.

atteggiamenti e strumenti finché non cambia.

This might sound simple, and it is,

Potrebbe sembrare semplice, e lo è,

but it's actually very hard to do because at each stage we get blocked

ma è in realtà difficile farlo perché ad ogni passo siamo bloccati

and twisted up by the shame, guilt, fear and doubt --

e tormentati da vergogna, colpevolezza, paura e dubbio,

the things that get in the way of seeing things clearly.

che ci impediscono di fare chiarezza.

To do this well requires a level of emotional mastery

Per farlo c’è bisogno di un livello di competenza emotiva

che è difficile mettere in pratica.

that is very difficult to practice.

Lasciate che vi spieghi e vi mostri come funziona.

So let me walk you through it and show you how it can work.

Awareness is the first step.

La consapevolezza è il primo passo.

Questo significa essere consapevoli dei problemi di produttività.

That means being aware of problems in your productivity.

But that's harder than it seems.

Ma è più difficile di quanto sembri.

No matter what the issue is,

Qualunque sia il problema,

it's much easier to ignore it

è molto più facile ignorarlo

e sperare che vada via che ammettere che qualcosa non va.

and hope that it goes away than to admit that something's wrong.

We feel like we should be able to just do better.

Pensiamo che dovremmo riuscire a fare di meglio.

We feel like, well, that's the job, I should just suck it up.

Pensiamo che se una cosa va fatta, dobbiamo stringere i denti e farla.

Whatever the problems that you're encountering in your productivity,

Qualunque siano i problemi nella vostra produttività,

you might not think about them that often because it's pretty painful.

potreste non pensarci spesso perché è piuttosto avvilente.

But there's magic in becoming aware of the problems

Ma c’è del magico

nel diventare consapevoli dei problemi di cui solitamente siamo ignari.

that we're ordinarily not aware of.

The most productive people have regular practices

Le persone più produttive

hanno abitudini regolari per mantenere quella consapevolezza.

that they use to maintain that awareness.

Come tenere un diario, praticare la meditazione,

Sometimes it's journaling, sometimes it's mindfulness,

fare una passeggiata, oppure andare in terapia.

sometimes it's just a walk, sometimes it's therapy.

But everyone has something.

Ma ognuno ha qualcosa.

Here's an example from my own life.

Ecco un esempio tratto dalla mia esperienza.

I have a ton of trouble staying on top of my inbox.

Faccio molta fatica a star dietro alle mie email.

I'm the CEO of a start-up,

Dirigo una start-up,

and so this was really hard for me to admit at first.

quindi all’inizio mi era difficile ammetterlo.

It seemed like an indictment of me and my ability to be successful

Sembrava la dicesse lunga su di me e sul mio successo

if my inbox was a mess.

avere le email nel caos.

Ma l’anno scorso, dopo molte riflessioni,

But last year, after a lot of reflection,

ho capito di dover affrontare il fatto che stava causando problemi nell’azienda.

I realized that I had to face the fact

that the backlog was causing problems throughout my company.

Una volta consapevole del problema, sono passato oltre: all’osservazione.

Once I was aware of the problem, I could start the next step: observation.

Passato alla fase dell’osservazione,

When I moved into the observation stage,

ho cercato di capire, giudicando il meno possibile,

I wanted to see with as little judgment as possible

cosa porta di solito all’accumulo delle mie email.

what usually leads to my inbox being crowded.

Observing without judgment was really difficult for me.

Osservare senza giudicare mi è stato molto difficile.

My sense of doubt and fear came up.

Ha risvegliato il mio dubbio e la paura.

I thought: Should I really need to do this?

Ho pensato: “È davvero necessario?”

I really felt like I should just be able to get through my inbox

Pensavo di dover essere in grado di gestire le email senza problemi.

without any problems.

Ma una volta andato oltre,

But once I got beneath that,

ho iniziato a notare una cosa sorprendente.

I began to notice something really surprising.

C’erano molti periodi in cui non avevo posta arretrata.

There were actually many periods where I was on top of my inbox.

Ma ogni paio di settimane c’era un momento

It's just that every couple of weeks there would be a shift

where it would just turn into a giant mess.

in cui diventava un gran macello.

And it had a very specific trigger,

E l’origine era molto specifica,

o una singola email a cui proprio non volevo pensare

either a single email I really didn't want to deal with

o un periodo molto frenetico

or a really busy period in my life

in cui non ho potuto leggere le email.

where I couldn't look at my inbox for a day or two.

E quando succedeva,

And when this happened,

le email si accumulavano, e io mi vergognavo.

emails would start to pile up, and I’d start to feel shame.

Evitavo la mia casella di posta e la pila di email cresceva.

I'd avoid my inbox and the pile would just get way worse.

Era un circolo vizioso.

It was a vicious cycle.

Quando l’ho notato, ho capito che c’era una cosa logica da fare.

Once I saw this,

I realized that there was a logical place to intervene.

Ciò che dovevo fare era fermarmi

What I really needed to do was to catch myself

giusto al punto ogni paio di settimane

right at the point every couple of weeks

in cui le email iniziavano ad accumularsi.

where my clean inbox was turning into a mess.

Se fossi riuscito a farlo, avrei potuto tenerle ordinate sempre.

And if I could do that, I knew I could keep it clean the rest of the time.

Questo ci porta alla fase della sperimentazione.

This brings us to the next step: experimentation.

Quando le persone produttive hanno riconosciuto e studiato il problema,

Once productive people have recognized a problem

and observed its contours without judgment,

provano soluzioni per scoprire quale funziona.

they try new solutions to find out what works.

Ancora una volta, è facile ingarbugliarsi nel farlo.

Again, this can be really easy to get twisted up about.

Siamo tutti pieni di preconcetti su cosa sia appropriato sperimentare,

We're all filled with preconceptions about what's in and out of bounds

e siamo davvero incatenati a questi preconcetti.

to experiment with,

and we're really boxed in by those preconceptions.

Non vogliamo sembrare sciocchi o deboli.

We don't want to look silly or weak.

But if we allow ourselves to find what works for us,

Ma se ci permettiamo di scoprire quello che funziona per noi,

we often find things that no one else would.

spesso facciamo scoperte uniche.

I tried a lot of different experiments to deal with my inbox problems.

Ho sperimentato molte cose per affrontare i miei problemi di email.

I tried going to a new coffee shop

Ho provato nuovi bar ogni volta che dovevo affrontare le email.

every time I needed to power through some emails.

Ho provato a parlarne con il mio socio

I tried talking about it with my business partner

e con altre persone dell’azienda per provare meno vergogna.

and other people at my company to try to lower my sense of shame about it.

La tecnica da una volta e via,

controllare le email solo due volte al giorno.

I tried a one-touch email strategy,

I tried only checking my email twice a day.

Ma niente di tutto ciò ha risolto completamente il problema.

But none of these really solved the problem completely.

Così ho continuato e ho avuto un’illuminazione.

So I kept going and I had a big insight.

Ho scoperto di poter usare il mio desiderio di non deludere la gente

I figured out I might be able to use my own desire not to let people down

per gestire le email.

to help me get through my inbox.

Condivido un assistente virtuale con il mio socio,

I'm lucky enough to split a virtual assistant with my business partner,

così ho pensato di fissare un’ora alcune volte alla settimana

so I wondered, what if I put an hour on my calendar a few times a week

in cui poteva farmi da babysitter.

where they would babysit me.

All’inizio dell’ora,

At the beginning of the hour,

mi scriveva per chiedermi quante email avessi da leggere.

they'd message me and ask me how many emails I had in my inbox.

E, alla fine, mi scriveva di nuovo

And at the end of the hour,

per chiedermi a quante avessi risposto.

they'd message me again to ask how many I'd gotten done.

Io ho usato l’assistente, ma voi potete usare chiunque.

I used my virtual assistant, but you could use anyone in your life.

Un familiare

o un amico che ha un problema simile e aiutarvi a vicenda.

A family member or friend who struggles with something similar

Servono solo un paio di secondi per scambiarsi un messaggio.

and propose a trade.

It literally takes a couple of seconds to message back and forth.

Quando ho iniziato a pensarci, me ne sono vergognato.

When I started to consider this, my immediate reaction was shame.

Non mi sarebbe dovuta servire una babysitter per fare il mio lavoro.

I felt like I should not need a babysitter to do my work.

E mi spaventava il dover chiedere questo genere di cosa.

And I dreaded the conversation where I had to ask for this kind of thing.

Mi spaventava anche ammetterlo ad altri.

I also dreaded admitting it to anyone else.

Sembrava una cosa molto sciocca, ma ho deciso di provarci comunque.

It all seemed very silly, but I decided to try it anyway.

E ho scoperto che quel piccolo scambio alcune volte alla settimana

And it turns out just that little interaction a few times a week

fa un’enorme differenza per me.

makes a gigantic difference for me.

Ricevere il messaggio mi mantiene concentrato sulle email

Getting a message from my assistant keeps me on task on my email

e impedisce che si accumulino,

and prevents the piles from being created,

facilitandomi il compito di tenere la mia casella di posta sempre ordinata.

which makes it really easy for me to keep my inbox clean at every other time.

E ora sono qui, quasi un anno dopo,

And now I'm sitting here almost a year later with a clean inbox

con una casella di posta regolarmente ordinata.

Potrebbe non funzionare per voi, ma funziona per me.

on a consistent basis.

This may not work for you, but it does work for me.

You might find that other approaches are better,

Voi potreste preferire altri approcci,

like transferring your emails to your to-do list

come inserire le email in una lista di cose da fare

o seguire la strategia da una volta e via

or making sure you’re following a one-touch inbox strategy

o magari esaminare il perché facciate tanta fatica a gestire le email.

or maybe even examining why you need to get through your inbox

in the first place.

Ma l’unico modo per scoprirlo è provare.

But the only way to find that out is to try it.

Ciò che ho realizzato nella mia ricerca

What I've realized in all of my exploring

è che non ho mai voluto davvero essere una macchina.

is that I actually didn't really ever want to be a machine.

Mi sentivo solo in colpa e mi vergognavo di non esserlo.

I just felt guilty and ashamed for not being one.

And once I started to work with that, everything changed for me.

E quando ho iniziato a lavorarci, tutto è cambiato.

We think productivity is about software, notebooks and to-do lists

Pensiamo che la produttività sia fatta di software, quaderni, liste,

frameworks, calendars, schedules and inboxes.

schemi, calendari, programmi e caselle di posta.

And it is all of those things,

Ed è davvero tutto ciò,

but it's also about our brains and our bodies.

ma è anche questione di mente e corpo.

It's about our emotions and how they guide us

Questione di emozioni, di come ci guidano

e di come a volte ci ostacolano.

and sometimes get in our way.

If you turn over the rock of productivity, you can find a lot hiding underneath.

Sotto l’ostacolo della produttività, puoi trovare nascoste molte cose.

Identifying what's there is the best productivity hack I know.

Scoprire cosa c’è dietro è il miglior trucco che conosco.