5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Transcriber: Leslie Gauthier Reviewer:

Have you ever reached the end of what feels like a grueling workday

Translator: shelan rasul Reviewer: Daban Q. Jaff

ئایا هەرگیز گەیشتووی بە هەست کردن بە ماندوویەتی لە کاری ڕۆژانەت دا

only to realize you didn’t actually accomplish anything?

تەنها بە دەرخستنی ئەوە هیچ شتێک تەوا نەبووە؟

That it was just meeting after meeting

ئەمە تەنها دوای چاوپێکەوتن بوو

after meeting after meeting after meeting --

دوای چاوپێکەوتن دوای چاوپێکەوتن.

[The Way We Work]

{ڕێگای کارکردنمان}

(Music)

(موزیک)

As a recovering corporate executive,

دووبارەکردنەوەی پشتیوانی گشتی،

I know we all feel like our time isn’t our own,

هەموومان هەست دەکەین کاتەکانمان هی خۆمان نین،

like other people are controlling our calendars

وەک ئەوەی خەڵکانی تر بەڕێوەمان ببەن

and we’re simply reacting to their whims.

بە سادەیی کاردانەوەمان هەیە بۆیان.

But calendar creep isn’t inevitable.

ساڵنامە دەبێت هەبێت.

There's so much in the world we can't control.

زۆر شت هەیە لە جیهان ناتوانین کۆنتڕۆڵی بکەین.

We can’t control our senior leaders,

ناتوانین سەرکردەکان کۆنتڕۆڵ بکەین،

we can’t control our customer demands,

ناتوانین کڕیارەکانمان کۆنتڕۆڵ بکەین.

and we certainly can’t control a global pandemic.

ناتوانین نەخۆشی جیهانی کۆنتڕۆڵ بکەین.

But we can actually control our time,

بەڵام دەتوانین کات کۆنتڕۆڵ بکەین،

we’ve just forgotten how to do it.

ئێمە تەنها نازانین چۆن ئەمە بکەین.

I’ve come up with five, easy-to-implement steps

من بە پێنج هەنگاوی جیاوازەوە هاتووم

that can take your calendar from working against you

کە دەتوانێ ساڵنامەکەت بگرێت کە لە دژت کار بکات

to working for you.

بۆ کارکردن بۆ تۆ.

And they really work.

و بە ڕاستی کار دەکەن.

We worked with a big global company

لەگەڵ کۆمپانیایەکی گەورە کاریان کرد

and asked some of their leaders to put these tips into practice

داوایان لە سەرکردەکانیان کرد بە کردار قسە بکەن کە

while others didn’t.

ئەوانی تر نایکەن.

And guess what?

چی دەخەمڵێنێت؟

The leaders who used these steps saw significant hours open up

ئەو سەرکردانەی ئەو هەنگاوانەیان گرتۆتەبەر کاتە گرنگەکەیان

on their calendars

لەسەر ساڵنامەکەیانە

for, you know, actual work.

بۆ، تۆ دەزانی، کاری ڕاستی.

Tip number one:

هەنگاوی یەکەم :

Ask yourself, “Do you really need the meeting?”

پرسیار لە خۆت بکە ئایا پێویستت بە چاوپێکەوتن هەیە؟

We’re under the illusion that we need a meeting for everything.

لە ئەنجامێکداین کە بۆ هەموو شتێک پێویستمانە

We think “I need to make sure so-and-so is OK with this

من پێم وایە ئەمە ڕاستە لەگەڵ

so I’ll book time.”

هەموو کاتەکانم.

Or “I’ve got a quick question on process, I’ll grab a meeting.”

یان پرسیارێکی خێرا من چاوپێکەوتن دەڕفێنم.

The reality is for almost half of the meetings we schedule,

ڕاستی هەموو چاوپێکەوتنەکان خشتەدانانە،

we could simply pick up the phone or shoot a text for a quick answer.

بە سادەیی مۆبایل هەڵدەگرین یان نوسینی نامە بۆ وەڵامی خێرا.

A trick to stop this:

بۆ وەستانی ئەمە:

when you’re thinking of calling a meeting,

بیرکردنەوە لە بانگێشتکردنی چاوپێکەوتن،

write the invitation first.

نوسینی بانگێشتنامە یەکەم جار.

And if you can’t start with a subject line with an action verb,

گەر نەتتوانی بە چی دەست پێبکەیت

you shouldn’t have the meeting.

تۆ چاوپێکەوتنت نییە.

“Decide, finalize, create next steps.”

”بڕیاردان، بردنەسەر، درووستکردن هەنگاوی ترە.“

Those are reasons to call a meeting.

هۆکارن بۆ بانگکردنی چاوپێکەوتن.

“Review,” on the other hand, isn’t an action verb.

پێداچونەوە لە لایەکی ترەوە

If you're calling a meeting to review something,

ئەگەر چاوپێکەوتنت هەبێت بۆ پێداچونەوە بەشتێک،

send it out ahead of time

بینێرە لە کاتی خۆی

and schedule a 15-minute meeting for questions.

خشتە دابنێ بۆ ١٥ دەقە بۆ پرسیاری چاوپێکەوتن.

That should get Joe to finally read the deck.

ئەمە دەتباتە کۆتایی.

Related to that action verb,

بەستنەوە بەو فرمانە جوڵاوە،

if you’re going to call a meeting

ئەگەر چاوپێکەوتن بکەیت

you should be able to create a clear purpose statement.

دەبێت پێشەکیەکی ڕوونت هەبێت.

“In this meeting we’re going to decide boom, boom, boom.

لەم چاوپێکەوتنە بڕیارمانداوە باسی ئەمە و ئەمە و

Come prepared.”

ئامادەیی بکەین.“

You don’t need a whole agenda;

پێویستت بە هەموو نەخشە نییە؛

nobody’s going to read it anyway.

کەسی تر نایخوێنێتەوە.

But that purpose statement is enough so that when you start,

بەڵام ئەم پێشەکییە بەسە کاتێک دەست پێدەکەی،

everybody is sitting up, paying attention and focused on the goal.

هەموو خەڵک سەرنجی لەسەرە و گرنگی پێدەدات.

Tip number two:

هەنگاوی دووەم :

invite the least number of people possible.

بانگێشتکردنی خەڵکانی کەم.

Let’s be honest,

با ڕاستگۆبین،

most of us invite people to meetings defensively.

زۆربەی ئێمە خەڵک بانگ دەکەین بە پارێزراوی.

We know that Raco’s the one we need

دەزانین ئەوەی پێویستمانە

but if Dion doesn’t feel like he’s involved,

بەڵام ئەگەر دیۆن هەستی کرد بەشداری کردووە،

he’s going to be cranky,

ئەو دەبێتە کەسێکی سەیر.

so you invite him and then Shannon and then Jane.

دواتر شانۆ و جان.

And now we’re wasting all of these people’s time

ئێمە کاتی هەموو ئەو خەڵکانە بە فیڕۆ دەدەین

instead of just going directly to the decision maker.

لە جیاتی بڕیاردان.

It’s time to let go of those grade-school fears

ئەمە کاتی ڕۆیشتنی ترسی قوتابخانەیە

and just invite the people who are necessary for the objective.

تەنها بانگهێشتی ئەوانە بکە کە پەیوەستن پێیەوە بە بابەتەکە.

Everyone else can be informed later.

دواتر هەموو کەس دەتوانن بێن.

Let’s also agree it’s OK if we’re not invited to everything.

با ڕازی بین کە بانگهێشتی هەموو خەڵک نەکەین.

Research has found that the optimal size of a decision-making meeting

توێژینەوە دەریخستوە کە ژمارەی کەسانی بەشدار

is around five to eight people.

لە دەورووبەری پێنج بۆ هەشت کەسە.

Any time you're inviting more,

هەر کاتێک زیاترت بانگهێشت کرد،

you're making it less likely you'll achieve your goal.

ناتوانی مەبەستەکەت بە دەست بهێنیت.

Tip number three:

هەنگاوی سێیەم :

make your meetings shorter.

چاوپێکەوتنەکەت کورت بکە.

If you want your time back,

دەتەوێت کاتت بۆ بگەڕێتەوە،

ditch the hour-long meeting.

کاتەکانی کەم بکەوە.

I schedule 30- and 45-minute meetings.

٣٠ بۆ ٤٥ دەقە چاوپێکەوتن.

That’s it, period.

ئەمە ماوەیەکە.

Full stop.

بوەستە،

That gives people time to digest,

کات دەدا بە خەڵک بۆ گفتوگۆ،

figure out next steps,

بۆ دۆزینەوەی هەنگاوی تر،

then take a breath

هەناسەیەک وەربگرە

and maybe, I don’t know, go to the bathroom.

لەوانەیە، نازانم ڕۆیشتن بۆ حەمام.

It stops that horrible snowball of lateness

ئەمە دەیوەستێنێت و درەنگی دەکات.

that rolls downhill over the course of a day.

بە درێژایی ڕۆژەکە.

Tip number four:

هەنگاوی چوارەم:

say no to other’s people’s meetings.

وتنی نەخێر بۆ چاوپێکەوتنی کەسانی تر.

We’re in the habit of saying yes to every meeting we’re invited to.

ڕاهاتووین لەسەر وتنی بەڵێ بۆ هەموو کەسێک کە بانگێشتمان دەکات.

Often we show up out of fear of missing out, or worse yet, ego.

هەندێکجار دەترسان لە لە دەستدان بەشدار دەبین.

Neither of those is a reason to spend your precious time in a meeting.

ئەمانە هیچی هۆکارنین بۆ بە فیڕۆدانی کاتەکەت لە چاوپێکەوتن دا.

A better way to decide:

باشترین ڕێگا بۆ بڕیاردان:

Ask yourself, “Is my opinion absolutely vital to the purpose of this meeting?”

پرسیار لە خۆت بکە ئایا من گونجاوم لەگەڵ مەبەستی ئەم چاوپێکەوتنە؟

Even better, “Does this meeting move my goals,

یان ئایا ئەم چاوپێکەوتنە ئامانجم دیاری دەکات،

my team’s goals or my customers’ goals forward?”

بردنی ئامانجەکانم بۆ پێشەوە؟

If not, just say no.

ئەگەر نا ، تەنها بڵێ نەخێر.

Now I know what you’re thinking:

ئێستا دەزانم بیر لە چی دەکەیەوە:

it’s hard to say no to a meeting.

قورسە وتنی نەخێر بۆ چاوپێکەوتن.

But it really isn’t.

بەڵام لە ڕاستیدا نابێت.

Simply tell the organizer the truth.

بە سادەیی ڕاستیەکە بڵێی بە ڕێکخەرەکە.

You know that they’ve got this,

دەزانی کە بە دەستیان هێناوە،

and if they need you,

گەر تۆیان بوێت،

simply give you a ring.

گوستیلەیەکت پێدەبەخشن.

You can also use the opportunity to delegate the meeting

دەتوانی ئەم هەلە بەکاربێنی لە چاوپێکەوتن دا

to a high performer or subject matter expert

بۆ بابەتێکی گرنگی ئەزموندار

who may be a better choice anyway.

کێ باشترین هەڵبژاردەیە.

You can even simply let them know you have other priorities that week

دەتوانی لێی گەڕێی بزانە کە کاری ترت هەیە

and ask if your attendance is necessary.

پرسیاربکە گەر کارەکەیان گرنگە و پێویستە.

All you need to do is communicate with honesty and clarity.

ئەوەی پێویستە ئەوەیە ڕاستگۆبیت.

Tip number five:

هەنگاوی پێنجەم:

be ruthless with your time.

لەگەڵ کاتەکانت ڕاستگۆبە.

As any flight attendant will tell you,

ئەگەر بەشداربوویەک پێی وتی،

you have to put your own oxygen mask on first.

پێویستە ماسک ببەستی سەرەتا.

It’s the only way you can be at your best for others,

ئەمە باشترینە بۆ دەورووبەرەکەت کە دەیکەیت،

so give yourself time to do the things you need to

کات بە خۆت بدە بۆ کردنی شتە پێویستەکانت

in order to feel like a human being.

بۆ هەست کردن بە مرۆڤ بوون.

That includes scheduling blocks of uninterrupted time

دانانی خشتە بۆ کاتە پچڕاوەکان،

to focus on your own work.

و تەرکیز خستنەسەر کاری خۆت.

If you have a project that going to take you 10 hours

گەر پڕۆژەیەک ١٠ کاتژمێری پێویست بێت

of really focused time and effort,

لە کاتەکانی تۆ دا

schedule that time in your calendar.

خشتە دابنێ بۆ ئەو کاتە لە ساڵنامەکەت.

Try putting in “no-fly zones” two hours a day,

دانانی کات دوو کاتژمێر لە ڕۆژێک دا،

a few days a week,

چەند ڕۆژێک لە هەفتەیەک،

at whatever time you’re at your most productive.

هەر کاتێک بۆ بەدەستهێنانی شتە گرنگەکانت.

You don’t have to make these changes in a vacuum,

پێویست ناکات ئەمانە گۆڕانکاریان لێ بکرێت،

like it’s some kind of secret.

هاوشێوەی چەند نهێنیەک ئەمە.

You can tell people that you’re trying something new

دەتوانی بە خەڵک بڵێی کە بە نیازی شتێکی نوێی

and taking control of your calendar.

و کۆنتڕۆڵکردنی ساڵنامەکان.

And you do not have to do everything at once.

یەکەم جار هیچی تر مەکە.

Simply pick one idea and try it.

یەک بیرۆکە هەڵبژێرە و کاری لەسەربکە.

People will not only understand it,

خەڵک بە تەنها لێی تێناگەن.

but they’ll appreciate it.

بەڵکو دەینرخێنن.

So the only question left is:

تاکە پرسیار کە مابێت ئەوەیە:

Do you have the courage to own your own calendar?

ئایا ئازایەتی خۆتت هەیە لە ساڵنامەکەت؟

I think you do.

دەزانم تۆش دەیکەیت.